Escrever anotações eficazes para reuniões é uma habilidade que nem sempre recebe o crédito que merece pelo alto desempenho. Fazer boas anotações pode melhorar imediatamente o seu trabalho, ajudá-lo a desenvolver a escuta ativa, ser mais organizado e ajudá-lo a construir relacionamentos mais fortes com suas novas habilidades.
Mas a maioria das pessoas não faz anotações por motivos como pensar que a arte de anotar é arcaica ou desnecessária. Isso não poderia estar mais longe da verdade.
Aqueles que fazem anotações geralmente se concentram nas coisas erradas e acabam com informações que não são valiosas para eles após o término da reunião. A principal razão para tudo isso é que fazer boas anotações é bastante desafiador, e é preciso um pouco de consciência, treinamento e prática consistente para dominar a arte de fazer boas anotações para si mesmo e para os outros.
A anotação é cada vez mais importante em nosso mundo digital e interconectado, onde as reuniões em Zoom são a norma e a capacidade de atenção está cada vez mais curta.
Fazer anotações pode economizar muito tempo e ajudá-lo a ser mais produtivo no trabalho e na vida pessoal, independentemente da ocasião: sessões de brainstorming, reuniões com clientes, chamadas de vendas, reuniões de equipe, entrevistas, pesquisas com usuários e muito mais. Este artigo aborda o que é fazer anotações, algumas técnicas de anotações e dicas para escrever as melhores anotações de reunião.
Índice
O que são notas de reunião?
As anotações de reunião são um registro dos procedimentos das reuniões e podem conter as opiniões ou observações pessoais do anotador. Normalmente, as anotações são para uso pessoal, mas às vezes são para toda a equipe.
Nos casos em que as anotações de reunião são para uma equipe ou para toda a organização, a tarefa de escrever as anotações é, na maioria das vezes, designada a um anotador profissional que tenha sido treinado e bem qualificado o suficiente para manter registros precisos da reunião sem comprometer o significado real e as decisões tomadas na reunião. As anotações de reunião são importantes não apenas para manter os registros, mas também para atualizar todos os participantes sobre os acontecimentos e para serem usadas pelos membros da equipe que não compareceram à reunião.
Se há algo em que as anotações de reunião não podem comprometer, é a precisão, que inclui a capacidade do anotador de manter absoluta clareza em suas anotações. As reuniões não terminam até que as anotações precisas tenham sido enviadas e aprovadas como registro oficial e preciso da reunião; essa é a importância das anotações de reunião quando usadas como registros oficiais de reuniões organizacionais.
As notas de reunião não são exatamente transcrições de reuniões e tampouco são iguais às atas de reunião. No entanto, as notas de reunião normalmente contêm muitas das mesmas coisas que as atas de reunião e, é claro, as transcrições, mas em uma versão mais curta. Elas podem conter qualquer coisa, desde itens de ação, decisões, próximas etapas e muito mais.
As notas de reunião são iguais às atas de reunião?
Notas de reunião não são o mesmo que atas de reunião. E ambas não são o mesmo que transcrições. Enquanto as notas de reunião são registros da reunião que podem não ser oficiais, as atas de reunião são sempre oficiais e são registradas em ordem cronológica. As atas são redigidas de acordo com a pauta da reunião e refletem o que foi dito, as decisões e os cronogramas dos vários acontecimentos da reunião e dos membros presentes.
Uma ata de reunião é uma versão resumida de uma reunião. Uma transcrição é um relato exato, palavra por palavra, da reunião, o que a torna diferente das outras. Embora os três: notas de reunião, atas de reunião e transcrições não sejam a mesma coisa, eles podem ser usados para os mesmos fins na maioria dos casos.
Quando se trata de atas de reunião, elas são sempre escritas formalmente e são versões resumidas de uma transcrição da reunião. Em geral, elas seguem um modelo e precisam ser aprovadas, um processo que envolve várias partes interessadas presentes na reunião e que concordam que as atas refletem a inexatidão do que aconteceu na reunião. As atas são sempre compartilhadas com os participantes da reunião, bem como com os participantes que não puderam comparecer. Outras partes interessadas também recebem uma cópia das atas da reunião quando necessário. Entretanto, as anotações da reunião podem ser informais e até mesmo pessoais para qualquer participante da reunião.
Um exemplo é decidir fazer anotações de suas reuniões para uso pessoal e não compartilhá-las com toda a equipe. As anotações podem não ser tão detalhadas quanto as atas e até mesmo excluir itens inteiros da pauta com base nas preferências da pessoa que está fazendo as anotações. Novamente, elas não costumam seguir um modelo e não precisam ser aprovadas oficialmente.
Por que as anotações de reunião são importantes
1. Decisões sobre documentos
Embora algumas pessoas tenham a memória afiada, outras são propensas a esquecer as decisões tomadas durante uma conversa ou reunião. Fazer anotações pode ajudar os membros da equipe a se lembrarem das decisões tomadas em uma discussão. As anotações de reuniões também podem ser usadas para manter a responsabilidade dos membros da equipe e são úteis para consulta posterior no decorrer de um projeto.
Um método para garantir que todos os membros da equipe possam consultar as anotações posteriormente é armazená-las em um local específico para servir como uma fonte central de informações. O sitetl;dv pode servir como o repositório perfeito para o conhecimento organizacional e a videoteca. Fazer uma lista de todas as anotações de reuniões e agendas em um único espaço pode fornecer um histórico importante para a conversa, caso alguém saia e queira rever o que foi realizado pela equipe.
2. Melhore suas reuniões
Vamos fazer uma retrospectiva e analisar como você conduziu as reuniões que teve, seja com os clientes (externos) ou com os membros da sua equipe (internos); você poderá observar o quanto avançou desde o início se tiver um cronograma de anotações dedicado. Ter uma máquina do tempo como o tl;dv o ajudará a melhorar a forma como você coordena as reuniões, fala sobre sua agenda e, em seguida, leva em conta o feedback e responde para melhorar cada sessão.
Isso não é algo que acontece por si só. Você dedicou tempo para descobrir o que não está funcionando e melhorar as reuniões ao longo do tempo. Com a ajuda das anotações das reuniões, você está aumentando a eficiência do seu processo. É muito melhor se essas anotações forem acompanhadas de vídeos das reuniões com registro de data e hora.
Anote os pontos que poderiam ser melhorados e escreva um esboço de como você poderia melhorá-los. Você pode fazer isso algumas vezes e fará alguns aprimoramentos para implementar a fim de aumentar a eficácia de suas reuniões e beneficiar todos os participantes.
3. Melhore seu desempenho
Ninguém quer permanecer no mesmo lugar. Todo mundo quer se sair melhor no trabalho para poder relaxar à noite e nos finais de semana. Se você trabalha em um local onde o tempo é mais precioso do que qualquer outro (também conhecido como startups), suas reuniões são o momento de dar o melhor de si, registrar o momento, criar resultados, propor ideias e receber feedback.
Tomar notas é o melhor método para fazer isso. No entanto, é possível descobrir lacunas e conceitos para aprimorar seu trabalho.
4. Oferecer participação assíncrona
Se algum membro da equipe não puder participar das reuniões, o compartilhamento de anotações anteriores das reuniões poderá ajudá-lo a se atualizar e, ao mesmo tempo, dar a ele a capacidade de participar do processo de tomada de decisão em seu próprio ritmo. Alguns membros da equipe talvez não possam estar presentes devido a conflitos de agenda; no entanto, o compartilhamento das anotações da reunião permite que eles participem do processo de tomada de decisão enquanto ele está acontecendo. Para fazer isso de forma virtual, comece a usar o tl;dv e compartilhe a gravação e as anotações da reunião quando terminar, assim como o Google Docs.
5. Torne suas reuniões significativas!
Todo mundo sofre de Zoom amnésia. É possível que você tenha tido um momento em uma reunião em que decidiu anotar algo para lembrar em outra reunião ou conversa. Entretanto, no dia seguinte, você não se lembra disso. É provável que você tenha esquecido totalmente o que queria lembrar.
Isso não é incomum. Os seres humanos não conseguem se lembrar muito das reuniões. Infelizmente, a memória não é a melhor opção, e está longe disso.
Hermann Ebbinghaus, um psicólogo alemão conhecido por sua pesquisa sobre memória e memória humana, concluiu que todos nós começamos a perder informações pouco depois de tê-las.
Técnicas de anotação
Método Cornell
O método Cornell de anotações envolve a criação de duas colunas em suas páginas de anotações. No lado esquerdo da página, você deixa um pequeno espaço para escrever e, no lado direito, deixa um espaço grande o suficiente para escrever as anotações principais. Agora, é assim que você usa essas duas colunas. O lado esquerdo contém apenas os destaques e as ideias principais que você obteve na reunião. No lado direito, você entra nos detalhes de cada destaque ou ideia. À medida que a conversa passa de um assunto para o outro, surgem ideias, e você pode escrevê-las na coluna da esquerda e ter explicações detalhadas, pontos de vista e opiniões no lado direito da página. Esse tipo de organização de anotações o ajuda a encontrar rapidamente as ideias e seus respectivos detalhes sem perder muito tempo.
Método de esboço
O método de esboço é bom quando sua reunião tem uma pauta escrita. Quando a pauta é compartilhada, você pode começar a fazer anotações. Tudo o que você precisa fazer é usar a pauta para criar um esboço para suas anotações. Use os pontos-chave da pauta como seus principais destaques, aguardando detalhes quando a reunião finalmente ocorrer. Você pode combinar esse método com o Método Cornell de anotações.
Método do quadrante
O método do quadrante envolve dividir suas anotações em quadrantes e, em seguida, dar a cada seção um rótulo no seguinte formato: anotações gerais, itens de ação pessoal, itens de ação dos colegas de equipe e, por último, perguntas. Anote seus destaques, ideias e principais conclusões na parte de anotações gerais. Em seguida, use as outras partes de suas anotações para o conteúdo designado.
Método de mapeamento mental
Talvez você esteja familiarizado com o mapeamento mental por meio de brainstorming e outros processos de ideação. Acontece que o mapeamento mental é uma ótima maneira de fazer anotações. Ele é executado da mesma forma que você faria em qualquer lugar. Tudo o que você precisa fazer é usar a pauta e os procedimentos da reunião para criar uma ideia central e criar ramificações, juntamente com várias conexões das ideias compartilhadas na reunião. Usar um mapa mental para fazer anotações é agradável se você for uma pessoa visual.
Como fazer anotações em reuniões virtuais
Nosso mundo está cada vez mais digital, e mais reuniões estão sendo realizadas em Zoom e Google Meet do que fisicamente. As organizações estão se tornando mais globais e remote, fazendo com que as reuniões virtuais ganhem tanta popularidade. Se você está se perguntando se existe uma maneira fácil de fazer anotações diretamente no seu Zoom ou Google Meet, a resposta seria SIM. tl;dv é uma extensão simples que leva segundos para ser instalada. Ela funciona perfeitamente com o aplicativo nativo, o que dá uma sensação de naturalidade. tl;dv também é um gravador e oferece cobertura para todas as suas reuniões. Tudo o que você precisa fazer é clicar em gravar, e o bot entrará automaticamente na reunião com um painel lateral para que você digite todas as suas anotações sem tirar os olhos da tela.
Qual é o melhor formato para anotações de reuniões?
Não existe um formato ideal para as anotações de reuniões. Algumas pessoas preferem fazer anotações de forma linear, registrando tudo o que acontece na ordem em que acontece. Outras preferem fazer anotações mais estruturadas, usando títulos e marcadores para organizar seus pensamentos. Não existe uma maneira certa ou errada de fazer anotações de reuniões, portanto, escolha o melhor formato para você.
Lembre-se de que as anotações da reunião não são apenas para seu benefício. Elas também podem ser compartilhadas com outras pessoas que não puderam participar da reunião. Se for compartilhar suas anotações com outras pessoas, certifique-se de que elas sejam claras e fáceis de entender. Isso significa usar frases completas e evitar abreviações ou acrônimos que nem todos conhecem.
Como fazer anotações em reuniões como um profissional? (Dicas para fazer anotações)
1. Use uma técnica comprovada de anotações.
Você já conhece os métodos comuns de anotação. Qual deles lhe agrada mais? Qual deles você acha que se encaixa em sua reunião? Decidir por um método pode ajudá-lo a não ter que decidir cada vez que quiser fazer anotações e a agir mais rapidamente.
2. Não faça anotações textuais.
Escrever as anotações da reunião palavra por palavra desperdiça tempo e energia. Uma reunião consiste em muitas conversas, mas nem todos os aspectos da discussão são essenciais para serem lidos por aqueles que lerão as anotações da reunião posteriormente. Em vez disso, anote as principais questões que foram discutidas e o resultado da discussão, bem como as próximas etapas, para garantir que você se concentre no trabalho mais importante.
Se estiver escrevendo anotações à mão, use símbolos de taquigrafia, abreviações, acrônimos ou abreviações para passar conceitos ou frases familiares para a página em pouco tempo. Certifique-se de desenhar uma explicação ou uma chave antes de escrever para garantir que você saiba a que a taquigrafia está se referindo mais tarde.
3. Os modelos de anotações são úteis.
O uso de um modelo de anotação ou de um modelo de ata de reunião projetado facilitará a tomada de notas e evitará o incômodo de ter de criar ou formatar as anotações durante o trabalho. Independentemente de quem estiver fazendo as anotações, suas anotações para as reuniões seguirão o mesmo formato, e todas as pessoas da equipe estarão cientes das informações que devem esperar.
4. Designe um anotador que seja específico para a reunião.
Se for você quem estiver conduzindo a reunião, pode ser difícil acompanhar simultaneamente as anotações e conduzir as conversas com outros membros da equipe. Se você estiver encarregado de uma reunião importante, convide alguém da sua equipe para fazer anotações em seu nome. Se estiver realizando uma reunião que acontece com frequência, mude quem será o anotador designado para dar a todos a chance de participar da conversa.
5. Gravação de conversas e transcrições usando tl;dv
Como muitas equipes trabalham remotamente, é mais simples gravar e compartilhar um vídeo em vez de escrever anotações para as reuniões. Use integrações como Zoom e tl;dv para gravar e transcrever a reunião para que os membros da equipe possam ler a transcrição no futuro. Ao ler a transcrição da conferência, você poderá discernir facilmente a discussão típica dos elementos e ações mais importantes em um relance.
Antes de gravar, é importante notificar a todos durante a chamada em conferência que ela será gravada e a finalidade para a qual essa gravação será usada. É importante compartilhar a transcrição e a gravação em um local central para garantir que todos na equipe possam acessar a gravação, como o canal do Slack da equipe ou o quadro do Trello para o cronograma das reuniões.
6. Certifique-se de destacar os pontos de contato mais importantes
Se alguém mencionar algo que precise ser acompanhado posteriormente, certifique-se de escrever o nome dessa pessoa nessa data. Dessa forma, quando estiver buscando respostas ou quiser se comunicar com eles no futuro, você saberá com quem falar sobre o assunto.
Essa abordagem também é útil quando duas pessoas discordam em um determinado assunto. Ao capturar os pontos de vista de ambas, você pode usar os argumentos como base para a decisão final.
7. Certifique-se de compartilhar suas anotações da reunião com todos os participantes
Após uma reunião, o acompanhamento é um bom método para garantir que as partes estejam cientes das decisões tomadas. Se alguém estiver ausente de um evento ou reunião, poderá se atualizar com suas anotações da reunião. Além disso, se algum item importante não tiver sido abordado, sua equipe terá a opção de adicioná-lo às anotações para acompanhamento.
Se você acompanhar as partes interessadas após a reunião, certifique-se de que o documento possa ser facilmente compartilhado e disponibilizado. Como equipe, crie um plano de comunicação para garantir que todos saibam o local desses dados e o que é possível recuperar posteriormente.
Coisas incríveis podem acontecer em reuniões. Seja em remote, híbridas ou presenciais, as reuniões geralmente são o local onde ideias incríveis são formadas, incubadas e transformadas na base para a próxima grande coisa! Saber como
Quais são os 4 A's para fazer anotações em reuniões?
Não existe uma resposta única para fazer anotações em reuniões, mas a abordagem dos 4 A's oferece uma estrutura que pode ser útil para muitas pessoas. Os 4 A's significam Precisão, Ação, Atenção e Associação.
Precisão
As anotações da reunião devem ser precisas. Isso significa registrar não apenas o que foi dito, mas também quem o disse. Se houver alguma discordância sobre o que aconteceu durante a reunião, as anotações podem ser usadas para resolvê-la.
Ação
As notas de reunião não devem ser apenas um registro do que aconteceu, mas também devem incluir quaisquer ações que precisem ser tomadas como resultado da reunião. Isso pode incluir a atribuição de tarefas a pessoas específicas, o estabelecimento de prazos ou a tomada de decisões sobre as próximas etapas.
Atenção
Para fazer anotações precisas e práticas, você precisa prestar atenção à reunião. Isso significa deixar de lado as distrações e concentrar-se na discussão. Se perceber que sua mente está divagando, anote o que estava pensando para poder voltar ao assunto mais tarde.
Associação
Uma das partes mais importantes de fazer anotações de reunião é associar as anotações à própria reunião. Isso significa ter um sistema para organizar e armazenar suas anotações de modo que você possa encontrá-las facilmente quando precisar delas. Isso pode incluir manter todas as anotações da reunião em um único caderno ou criar uma pasta para cada projeto em seu computador. Seja qual for o sistema escolhido, certifique-se de que ele funciona para você e de que poderá encontrar suas anotações quando precisar delas.
Conclusão
Fazer anotações de reuniões é uma maneira crucial de garantir que você se lembre do que aconteceu durante uma reunião e capture todos os itens de ação. Os 4 A's das anotações de reunião podem ajudá-lo a garantir que suas anotações sejam precisas, práticas e fáceis de encontrar. Escolha o formato de suas anotações que seja mais adequado para você e que facilite a compreensão. Use o site tl;dv para gravar e fazer anotações que correspondam automaticamente aos registros de data e hora do vídeo da reunião.
