Os gerentes podem achar que a integração de novos funcionários é uma tarefa difícil. Além de ter de se preocupar em colocá-los a par das regras e dos procedimentos da empresa, você também precisa garantir que eles se sintam à vontade em seu novo ambiente de trabalho. Este artigo abordará a possibilidade de facilitar o processo de integração por meio da criação de um mundo virtual que espelhe o mais fielmente possível o mundo real.

O que é o processo de integração virtual?

O processo de integração virtual é quando uma empresa usa a tecnologia para ajudar na transição de um novo funcionário. Isso pode ser qualquer coisa, desde módulos de treinamento on-line até software de videoconferência que simula uma reunião presencial. O objetivo da integração virtual é tornar o processo o mais suave e eficiente possível para empregadores e funcionários.

Como criar uma boa experiência de integração virtual?

Muitos fatores contribuem para a criação de uma excelente experiência de integração virtual. 

1. Certifique-se de fornecer treinamento e recursos adequados. Módulos on-line, vídeos e outros materiais podem ajudar os novos funcionários a se atualizarem rapidamente sobre as políticas e os procedimentos da empresa. Uma das maneiras mais fáceis de facilitar a atualização dos novos funcionários sobre as ferramentas e os sistemas da empresa é criar um hub de conhecimento que abranja todos os tópicos de que os novos funcionários precisam para concluir o treinamento de integração. Algumas ferramentas populares usadas para isso são Notion, Trello e tl;dv. tl;dv oferece uma maneira ainda mais visual de treinar novos funcionários por meio de vídeos personalizados ou padrão para novos funcionários. Ao identificar as principais áreas de sua organização que precisam de compreensão aprofundada, categorize-as e faça vídeos, escreva guias e crie documentação detalhada para elas. As ferramentas já mencionadas são ótimas maneiras de distribuir conteúdo de texto e vídeos para acesso fácil e individualizado. 

2. Crie um ambiente de apoio por meio de comunicação e feedback regulares. Seja por meio de software de videoconferência ou reuniões de equipe, certifique-se de que os funcionários se sintam à vontade para fazer perguntas e compartilhar seus pensamentos e ideias com outras pessoas. A integração virtual depende muito de várias ferramentas para ser bem-sucedida. Mas isso não significa ferramentas muito caras ou fora de alcance. Uma ferramenta como o Slack é ótima para a comunicação. O Trello é perfeito para acompanhar projetos e o tl;dv é perfeito para enviar mensagens detalhadas que tenham um lado mais visual ou demonstrativo. Em geral, um canal do Slack é suficiente para uma comunicação rápida e fácil, pois permite o acesso tanto por PC quanto por celular. 

3. Adapte a experiência de integração virtual às necessidades de sua equipe ou organização específica. Isso pode envolver a personalização do conteúdo do treinamento com base nas funções do cargo ou a incorporação de ferramentas ou tecnologias exclusivas em seu processo de integração.

4. Priorize a facilidade de uso e a acessibilidade. É essencial ter em mente as necessidades de seus funcionários e de outras partes interessadas de sua organização. Isso pode significar tornar sua experiência de integração virtual compatível com dispositivos móveis ou oferecer várias opções de idiomas para aqueles que não falam inglês como língua materna.

A acessibilidade também significa que os novos funcionários podem passar pelo processo de integração por conta própria e em seu próprio ritmo. Longas horas de integração em uma única semana geralmente não funcionam para muitos, e eles voltarão para buscar informações quando encontrarem um obstáculo. Por que não facilitar a busca de informações por conta própria? Um hub de conhecimento ou uma base de conhecimento é uma das melhores maneiras de apoiar continuamente o processo de integração de forma prática e individualizada.

O Google Docs e o Notion são ótimas ferramentas para criar uma base de conhecimento simples, mas pesquisável, com capítulos baseados em problemas, tópicos e questões comuns específicos que surgiram nos primeiros dias. Você pode até mesmo incluir tópicos avançados para garantir que todos os funcionários tenham um centro que possam consultar sempre que tiverem um problema ou precisarem aprender mais sobre a organização.

Para reuniões, o uso do tl;dv em todas as reuniões torna sua organização melhor e mais produtiva, pois ninguém precisa assistir a horas inteiras de vídeo para obter alguns minutos do conteúdo que está procurando. Com o tl;dv, o uso de carimbos de data/hora e anotações permite que você pule facilmente para aspectos de qualquer reunião que queira rever. Se preferir uma visão mais detalhada do vídeo, você pode alternar para as transcrições e revisitar a reunião em texto. 

5. Enfatize a importância do desenvolvimento profissional contínuo. O treinamento e o suporte contínuos são cruciais para ajudar os funcionários a crescer e prosperar em suas funções, independentemente do local de trabalho, seja pessoalmente ou pelo site remote. A implementação de um sistema de amigos é uma das melhores maneiras de garantir o desenvolvimento contínuo de todos os seus novos funcionários.

Fazer amigos é bastante difícil para alguns novos funcionários, especialmente em funções totalmente remote . Designar um colega para ele pode facilitar a amizade, a conexão com toda a equipe e ter um par de ombros com os quais ele pode contar quando precisar de ajuda. 

6. Certifique-se de definir expectativas realistas. É fundamental entender e ter um plano para atender às expectativas desde o início e informar aos funcionários que a integração virtual não substitui a interação presencial.

Os novos funcionários geralmente levam algum tempo para atingir seu melhor desempenho. Mas isso não acontece por acaso. Ter expectativas realistas bem estabelecidas e comunicadas é a melhor maneira de fazer com que os novos funcionários se preparem sem sacrificar a produtividade ou a receita. Um plano de aceleração é a melhor maneira de definir a realidade da função e o que os novos funcionários devem fazer no dia a dia, semana a semana e assim por diante.

Ao estabelecer os OKRs, os KPIs e os cronogramas necessários, você estará preparando o novo funcionário para subir a curva de crescimento com muita facilidade. Os materiais de seus funcionários devem ser projetados para seguir as expectativas e ajudá-los a obter o que precisam exatamente quando precisam. Tudo começa com a adaptação de sua integração para cada função e com a empatia com os novos funcionários para que encontrem os recursos, as ferramentas e o suporte de que precisam para alcançar resultados surpreendentes. 

7. Incentive a socialização e a formação de redes. A socialização e o networking são importantes para ajudar os funcionários a se sentirem conectados com seus colegas, mesmo que não estejam trabalhando no mesmo espaço físico. Isso pode ser feito por meio de happy hours virtuais com o Donut and Happy Hour, jogos on-line com o Emoji Stories ou outras atividades sociais. Outras ferramentas de envolvimento dos funcionários, como butter.us e icebreaker.video, também são ótimas para criar sessões de funcionários mais envolventes que contribuam para a união da equipe e a construção da cultura corporativa. 

8. Priorize o bem-estar do funcionário. O processo de integração pode ser estressante tanto para os funcionários novos quanto para os atuais, por isso é importante tomar medidas para apoiar a saúde mental e física deles durante esse período. Isso pode incluir opções de trabalho em casa ou oferecer um horário flexível para ajudar a reduzir os níveis de estresse. Zoom fadiga, já que as sessões de reunião on-line se tornaram normais, é real e os novos funcionários podem facilmente ficar estressados com tantas coisas acontecendo. Tenha outros meios de aprendizado, como o uso de eventos sociais por meio de plataformas como a Donut. Usando o site tl;dv e outras ferramentas on-line, você pode reduzir a pressão psicológica sobre os funcionários em geral e sobre os novos funcionários. 

9. Tenha em mente que a integração virtual é um processo contínuo. Assim como qualquer outro tipo de integração, a integração virtual é um processo contínuo que deve ser continuamente refinado e aprimorado ao longo do tempo. À medida que sua equipe cresce e muda, o mesmo deve acontecer com os procedimentos de integração.

10. Acima de tudo, lembre-se de que o processo de integração é colaborativo. É fundamental trabalhar em estreita colaboração com os membros da sua equipe, as partes interessadas e outras partes relevantes para criar uma experiência de integração que funcione para todos. Você pode criar a melhor experiência de integração virtual para seus novos funcionários levando em conta estas considerações.

Ao se concentrar nesses fatores, você pode criar uma experiência de integração virtual que seja eficaz, envolvente e que dê suporte às necessidades de seus funcionários. Seja você um empregador ou um funcionário, a chave é ver a integração virtual como uma oportunidade de crescimento e desenvolvimento, e não apenas mais uma tarefa em sua lista de afazeres. Além disso, ao adotar a tecnologia e trabalhar de forma colaborativa com os membros da sua equipe, você pode obter ótimos resultados no local de trabalho, independentemente de onde estiver.

Ideias para ótimas experiências de integração virtual

Pacote de boas-vindas

Envie ao recém-contratado um pacote com brindes da empresa, incluindo bonés personalizados, cadernos com a marca e garrafas de água com o tema da empresa, juntamente com informações sobre a cultura, os valores e as metas da empresa. Isso os ajudará a se sentirem mais conectados à equipe e estabelecerá um tom positivo para a experiência de integração. Um pacote de boas-vindas ao funcionário também pode incluir itens que ajudarão o novo contratado a se adaptar ao escritório virtual, como uma lista dos membros da equipe e suas informações de contato, um tour pelo escritório virtual e calendários virtuais.

Portal de integração

Crie um portal onde os novos contratados possam acessar informações sobre a empresa, sua equipe e sua função. Isso pode incluir descrições de cargos, listas de contatos, organogramas e muito mais. Essa ferramenta virtual pode ajudar seus novos contratados a se sentirem mais confortáveis e confiantes ao iniciarem o processo de integração.

Considere a possibilidade de oferecer cursos de treinamento virtual que ensinem aos novos funcionários sobre a empresa, seus produtos e serviços e as práticas recomendadas para trabalhar com sucesso na organização. Esses cursos ajudarão a prepará-los para o sucesso em suas funções, reduzindo a ansiedade sobre o que esperar no primeiro dia. Todos esses recursos devem ser facilmente acessíveis em um único portal ou talvez em dois.

Ter muitas plataformas onde os recursos podem ser acessados torna o processo cansativo e estressante. Ao registrar todas as sessões de treinamento com registros de data e hora precisos em tl;dv, você pode reduzir o estresse e ajudar os novos funcionários a manter o equilíbrio mental à medida que crescem na organização. 

Módulos de treinamento on-line

Desenvolva módulos de treinamento on-line que os novos funcionários possam concluir em seu próprio ritmo usando o site tl;dv para bibliotecas de vídeo e o Notion e o Google Docs para documentação. Essa pode ser uma ótima maneira de apresentá-los às políticas e aos procedimentos da empresa. Em ambientes virtuais, as sessões de treinamento virtual podem ser uma maneira especialmente eficaz de ajudar os novos funcionários a se adaptarem às suas funções e responsabilidades.

Algumas ideias para sessões de treinamento virtual incluem reuniões virtuais com gerentes ou colegas, cursos on-line ou webinars e apresentações virtuais de membros da equipe sênior sobre os valores e a visão da empresa. Ao proporcionar aos novos contratados experiências de treinamento envolventes em um ambiente virtual, você pode garantir que eles tenham todos os recursos de que precisam para ter sucesso em suas funções.

Videoconferência

Use um software de videoconferência para realizar reuniões regulares com os novos funcionários. Isso pode ajudá-los a se sentirem conectados com os colegas e a obterem respostas para quaisquer dúvidas que possam ter. Isso também permite que você veja como eles estão se adaptando e se há algum problema que precise ser resolvido. Com o software de conferência virtual, os novos funcionários podem se sentir parte integrante da equipe desde o início, ajudando-os a se adaptar mais rapidamente ao novo ambiente de trabalho.

Atividades sociais

Incentive a socialização e o networking organizando happy hours virtuais, jogos on-line ou outras atividades sociais. Atividades sociais divertidas e animadas podem ajudar os novos funcionários a se sentirem mais confortáveis e promover um senso de camaradagem entre os colegas. Elas também podem ajudar a reduzir a sensação de isolamento e ajudá-los a entender toda a vibração cultural da empresa. 

Sistema Work Buddy

Combine novos funcionários com membros existentes da equipe que possam atuar como mentores e apoiá-los durante o processo de integração. Essa pode ser uma ótima maneira de construir relacionamentos e ajudar os novos contratados a se sentirem confortáveis em suas funções. Além de um sistema de amigos, você também pode considerar a possibilidade de designar mentores ou treinadores virtuais que possam oferecer orientação individual durante todo o processo de integração. Isso pode ser especialmente útil se o novo contratado tiver dúvidas ou preocupações específicas sobre a função ou a equipe. 

Feedback contínuo

Solicite regularmente feedback dos novos funcionários sobre sua experiência e trabalhe para resolver quaisquer problemas ou preocupações que eles possam ter. É possível criar um programa de integração virtual mais eficaz que prepare todos para o sucesso, ouvindo os membros da equipe e atendendo às suas necessidades. O feedback pode ajudá-lo a determinar quais aspectos da integração virtual estão funcionando bem e quais áreas podem precisar de melhorias. Ao monitorar o feedback, você pode garantir que seu

Gamificação de seu processo de integração virtual

Considere o uso de técnicas de gamificação para envolver os novos contratados e tornar o processo de integração mais agradável. Por exemplo, você pode criar tabelas de classificação ou prêmios para a conclusão de determinadas tarefas ou marcos. Isso pode ajudar a criar um senso de camaradagem e incentivar os novos contratados a se esforçarem mais e a terem um desempenho melhor. 

Automatizando o processo

Considere automatizar o maior número possível de tarefas para simplificar o processo de integração e minimizar o trabalho administrativo. Isso pode incluir a configuração de lembretes automáticos, o envio de listas de verificação de integração ou o uso de outras ferramentas de produtividade que podem ajudar os novos contratados a se manterem organizados e no caminho certo. O site tl;dv serve como um repositório de sessões de reuniões antigas e de materiais de treinamento pré-gravados, com registros de data e hora e transcrições, caso os novos funcionários prefiram ler a documentação.

Esse sistema de integração leva qualquer funcionário do zero ao herói em informações relevantes da empresa de forma automatizada, pois os vídeos podem ser organizados em ordem de cronograma e precisam ajudá-los a operar um sistema de aprendizado em ritmo próprio que não seja prejudicado por outros funcionários devido a ocorrências como calendários incompatíveis, fusos horários diferentes e muito mais. 

Criação de um ambiente de apoio

Por fim, lembre-se de que a integração virtual tem como principal objetivo criar um ambiente de apoio no qual os novos funcionários possam crescer e prosperar. Ao priorizar o bem-estar dos funcionários, fornecer feedback regular e concentrar-se na colaboração e na comunicação, você pode dar aos membros da sua equipe o apoio de que precisam para ter sucesso em suas funções.

Use vídeos curtos de treinamento e instrução

Inclua conteúdo de vídeo em seu processo de integração virtual para ajudar os novos funcionários a entender as políticas e os procedimentos da empresa. Esses vídeos podem ser curtos e diretos, abordando código de vestimenta, política de presença, horário de trabalho e muito mais. Uma maneira melhor de usar vídeos curtos é criar um hub de conhecimento com tl;dv.

Seu hub de conhecimento pode incluir tutoriais sobre como fazer login em sistemas organizacionais, ferramentas de configuração, como executar determinadas tarefas e outros aspectos críticos, como a história, os valores e a visão da empresa. Esses são assuntos que não mudam com frequência. E, ao criar vídeos para eles, você economiza o tempo da equipe em reuniões que levam horas, quando tudo poderia ser comunicado em um vídeo curto em tl;dv.

O uso de vídeos como parte de seu processo de integração pode fornecer aos novos funcionários as informações de que eles precisam e, ao mesmo tempo, tornar a experiência de integração mais envolvente e agradável.

Torne-o interativo

Torne sua experiência de integração virtual interativa e envolvente, incorporando questionários, enquetes, pesquisas e outros elementos que incentivem os novos contratados a participar. Isso pode ajudá-los a reter informações e a se envolver com o material.

tl;dv permite que você utilize a já típica integração por videoconferência e a transforme em uma experiência automatizada, de ritmo próprio e melhor para os novos contratados. Com hubs de vídeo, registros de data e hora e ritmo próprio, você pode ter certeza de que os novos contratados serão bem assimilados pela cultura e, ao mesmo tempo, adquirirão o conhecimento necessário sobre a empresa, como fazer melhor seu trabalho e alcançar altos níveis de produtividade.

Você também pode considerar o uso de realidade virtual (VR) ou realidade aumentada (AR) para criar uma experiência imersiva de integração. A RV e a RA podem simular cenários do mundo real, ajudando os novos funcionários a se familiarizarem com suas responsabilidades profissionais e a se sentirem mais confiantes em suas funções.

De modo geral, ao criar um processo de integração virtual eficaz que envolva seus novos contratados e os prepare para o sucesso, você pode ajudar sua empresa a atrair e reter os melhores talentos e, ao mesmo tempo, impulsionar a produtividade e o crescimento do local de trabalho.

Conclusão

A integração de novos funcionários pode ser uma tarefa assustadora, mas você pode criar uma experiência de integração virtual que seja eficaz e agradável para a sua equipe seguindo estas dicas. Há muitas maneiras de tornar seu processo de integração virtual mais envolvente e bem-sucedido, desde o uso de vídeos e elementos interativos até a automatização de tarefas com o site tl;dv e a incorporação de RV/RA.