Выбор искусственного интеллекта для ведения заметок на совещаниях может оказаться неожиданно сложным. Существует так много инструментов, каждый из которых утверждает, что он умнее, быстрее или точнее, чем другой. Но большинству людей не нужны яркие демонстрации, им нужно то, что действительно работает.
Последние несколько лет я работал с этими инструментами на всевозможных встречах: звонках клиентам, командных встречах, интервью, стратегических сессиях и многом другом. Как автор контента для B2B с опытом работы в журналистике, продажах и маркетинге (как в офисе, так и remote), я сделал больше заметок, чем хотел бы сосчитать. Я знаю, что делает заметки полезными, и протестировал большинство инструментов, которые утверждают, что делают это за вас.
В этом руководстве рассказывается о том, что действительно важно при выборе инструмента, на основе реального опыта, а не просто списка функций.
Оглавление
TL;DR: Как выбрать искусственный интеллект для создания заметок (на основе реального использования)
Если вам нужны только основные выводы, вот что я понял после нескольких лет тестирования этих инструментов:
- Четко определите, что вы хотите использовать: стенограммы, резюме, совместное использование или поиск.
- Убедитесь, что он работает с вашей реальной системой организации встречZoom, Google Meet, Teams).
- Точность важнее всего, особенно если речь идет об акценте или нечетком звучании.
- Вам нужен правильный поиск, а не просто транскрипт, в котором нужно копаться
- Бесплатные планы сильно отличаются друг от друга, поэтому проверьте, что включено, а что закрыто за платной стенкой.
- Если вы находитесь в Великобритании или ЕС, сделайте соблюдение GDPR обязательным.
- Следите за предвзятостью настроений или резюме, особенно в разных культурах и ролях.
- Каждому свое, поэтому выбирайте то, что подходит для вашего дня, а не просто список функций.
По моему опыту, лучшие инструменты - это те, которые спокойно экономят ваше время, не создавая дополнительной работы.
Начните с того, зачем вам это нужно
Прежде чем зацикливаться на функциях или ценах, сделайте шаг назад. Первый шаг к выбору ИИ-блокнота - это понимание конкретного случая использования.
Возможно, вы ведете собственный бизнес и нуждаетесь в надежных стенограммах, чтобы можно было сосредоточиться во время разговора, а не делать заметки. Возможно, вы работаете в растущей команде, которой нужны четкие резюме и способ отслеживать решения. Или вы руководите интервью, семинарами или встречами с клиентами, где быстрое извлечение цитат просто необходимо.
Мне не всегда было нужно много. Вначале мне нужна была простая запись того, что было сказано. Со временем мои потребности изменились. Мне нужны были основные моменты, которые я мог бы отправлять клиентам. Затем мне понадобились архивы с возможностью поиска, чтобы не копаться в старых документах Google Docs и аудиофайлах. То, что вам нужно сейчас, может быть основным, но стоит подумать и о будущем.
Выбор правильного инструмента начинается с проработки и четкого понимания того, какую проблему вы пытаетесь решить. Все остальное вытекает из этого.
Точность не является чем-то необязательным
По своей сути блокнот для совещаний должен правильно подбирать слова. Если он не может этого сделать, все остальное не имеет значения.
Я пользовался инструментами, которые создавали безупречные стенограммы, даже если качество звука было не очень высоким. Я также встречал такие, которые превращали понятный разговор в полную неразбериху. Если мне приходится читать расшифровку три раза, чтобы понять, что кто-то сказал, это не экономит мне время. Это заставляет меня работать дважды.
Точность - это не только орфография. Она включает в себя пунктуацию, обозначения дикторов и то, как инструмент обрабатывает слова-заполнители или неловкие паузы. Одни инструменты хорошо очищают текст без потери смысла. Другие настолько буквальны, что включают в текст все "гм" и половинчатые предложения, которые быстро становятся нечитабельными.
В журналистских кругах Великобритании, Otter это уже почти шутка. Известно, что он полностью рассыпается, когда сталкивается с региональными акцентами, особенно с ливерпульским. Я видел, как он превращал интервью в полноценные мемы. Он просто не справляется с вариациями тона, диалекта или перекрестной речи.
Если в ваших звонках присутствуют сильные акценты, несколько дикторов или фоновый шум, протестируйте инструмент должным образом. Лучшие из них обрабатывают реальные разговоры, а не просто записанное аудио в идеальных условиях.
Главный вывод здесь прост: с кем вы будете разговаривать на самом деле?
Работает ли AI Meeting Note Taker с вашими настройками?
Прежде чем влюбиться в возможности инструмента, проверьте, действительно ли он подходит к тому, как вы проводите свои встречи.
Большинство ИИ-блокнотов интегрируются с распространенными платформами, но не все из них делают это хорошо. Некоторые работают только с Zoom. Другим требуется расширение Chrome, работающее в фоновом режиме. Некоторые из них требуют загружать записи вручную, что, в общем-то, сводит на нет весь смысл.
Недавно я протестировал инструмент, у которого было много достоинств: четкие транскрипты, чистый интерфейс и действительно полезные теги. Мне было интересно посмотреть, как он сравнится с tl;dv, который я уже давно использую. Но потом я понял, что оно поддерживает только Zoom. А я почти для всего использую Google Meet . Это полностью исключило его.
Вот несколько распространенных интеграций, которые следует проверить:
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Календарь Google или календарь Outlook
- Slack
- Zapier
- Понятие или инструменты управления проектами
Чем плавнее интеграция, тем лучше. Хороший ИИ-блокнот должен вписаться в вашу систему и просто работать. Без суеты. Никакого трения.
Хорошо ли ИИ-блокнот справляется с резюме, основными моментами и пунктами действий?
Хороший ИИ-блокнот должен не просто повторять сказанное. Умные резюме, четкие выделения и пункты действий - вот где вещи начинают становиться по-настоящему полезными.
Вопрос в том, кто решает, что важнее? Вы или искусственный интеллект? Некоторые инструменты делают это правильно. Они определяют темы, выявляют решения и выделяют задачи, не перегружая вас повторениями. Другие просто упаковывают стенограмму и называют ее резюме. Это не полезно. Это просто шум.
Как человек, работавший в продажах, журналистике, маркетинге и контенте, я видел, как разным командам нужны разные вещи на встрече. То, что важно для меня как маркетолога, может показаться неважным для тех, кто работает с продуктами или клиентами. Некоторые инструменты с этим не справляются. Вы устанавливаете их и понимаете, что все это создано для отдела продаж и не учитывает другие роли. Клиентский успех остается позади. Стратегические звонки кажутся плоскими. Никто не знает, для кого на самом деле предназначено это резюме.
Есть и культурная сторона. Будучи британцем, я замечаю, когда инструмент полностью упускает нюансы или тон. Формулировки, ориентированные на американцев, слишком восторженные пункты или пункты действий, с которыми никто не согласился. Это незаметно, но когда вы работаете на международном уровне, вы замечаете это быстро. Я работаю с людьми по всему миру, и это то, что tl;dv действительно понимает правильно. Он не пытается навязать каждому разговору универсальный стиль.
Поэтому, прежде чем вы будете очарованы эффектной демонстрацией, спросите себя: понимает ли этот инструмент, как вы и ваша команда на самом деле говорите, думаете и работаете? Или он просто навязывает чужую версию того, как выглядит хорошее совещание?
Вот что должно включать в себя действительно полезное резюме:
- Ключевые решения, принятые во время разговора
- Следующие шаги или действия, в идеале - порученные кому-то.
- Основные затронутые темы, не переписывая всю стенограмму
- Полезные моменты, а не просто повторяющиеся фразы
- Язык, подходящий по тону и соответствующий тому, как общается ваша команда
Если их нет, то, скорее всего, он не так умен, как кажется.
Конфиденциальность, безопасность и соответствие нормативным требованиям для вашего ИИ-носителя заметок (особенно в Великобритании/ЕС)
Это очень мешает мне. Мне приходилось отказываться от отличных в других отношениях инструментов, основываясь исключительно на их политике конфиденциальности (или ее отсутствии). Если вы живете в Великобритании или ЕС, вы не можете позволить себе пропустить эту часть.
Многие американские инструменты признают существование GDPR, но если вникнуть в мелкий шрифт, то он часто оказывается расплывчатым или неполным. Данные могут храниться в разных регионах, к ним могут получить доступ третьи лица или они могут использоваться для обучения моделей, если вы специально не откажетесь от этого. А многие люди даже не подозревают, что все это происходит в фоновом режиме.
Кроме того, существует анализ настроения.
Звучит разумно: отслеживать тон, настроение и эмоциональные сигналы. Но на практике это может показаться дико неправильным. Я видел, как инструменты отмечали нейтральные ответы британцев как негативные или ошибочно считали спокойный профессионализм незаинтересованностью. То, что человек говорит, - это только половина истории. То, как они это говорят, имеет глубокие культурные корни и часто неправильно интерпретируется моделями, обученными в основном американскому стилю речи.
В нашей команде мы работаем в разных часовых поясах и культурах, в том числе регулярно сотрудничаем с коллегами из Бразилии, Японии, Канады и еще большего количества мест. То, что считается ясным и уважительным в одной культуре, может быть названо "плоским" или "холодным" в другой. Риск здесь заключается не только в неточности. Он заключается в том, что мы начинаем сводить людей к фиксированным эмоциональным категориям, которые они никогда не выбирали. Даже если инструмент утверждает, что учитывает региональные нормы, все равно может возникнуть ощущение, что упрощенная версия личности человека передается без контекста и без согласия.
Я буду первым, кто признает, что у меня есть своя собственная линза. Я занимаюсь продажами и маркетингом, поэтому я естественно улавливаю энергию и убежденность. Но я также знаю, что не все люди общаются таким образом. Инструменты, которые предполагают, что существует один "правильный" способ озвучивания на встрече, рискуют исказить мнение людей, которые их используют.
И это еще до того, как вы перейдете к главному вопросу: безопасности. Если вы делитесь конфиденциальными беседами, обрабатываете звонки клиентов или храните стенограммы в течение длительного времени, технология должна быть герметичной.
Вот на что следует обратить внимание в качестве базового показателя:
- Хранение данных в соответствии с требованиями GDPR
- Центры обработки данных в ЕС
- Сквозное шифрование (в состоянии покоя и при транспортировке)
- Настраиваемое сохранение данных
- Управление доступом на основе ролей
Если инструмент не может дать вам четких ответов о том, где хранятся ваши данные, кто может их видеть или как он обрабатывает анализ, это не "серая зона". Это "нет".
Поиск и извлечение информации не должны быть кошмаром при использовании ИИ для создания заметок на совещаниях
Множество инструментов позволяют записывать совещания. Настоящий тест заключается в том, насколько быстро вы сможете извлечь полезную информацию.
Если я не могу найти ключевое решение из звонка прошлого месяца менее чем за десять секунд, значит, инструмент не справляется со своей задачей. Вам не нужно пролистывать стену стенограмм, чтобы понять, что кто-то сказал, и сказал ли он это вообще.
Поиск должен быть быстрым, гибким и основанным на вашем мышлении. Ищите инструменты, которые предлагают:
- Поиск по ключевым словам и спикерам
- Тегирование или кластеризация тем
- Экспортируемые основные моменты и цитаты
- Фильтры по дате, участнику или названию встречи
Также полезно, если инструмент понимает смысл, а не просто слова. Если ваш мозг работает с понятиями, а не с точными фразами, Ctrl+F не поможет вам далеко уйти. И давайте не будем забывать об ошибках транскрипции. Если вы когда-нибудь уверенно произносили не тот текст песни, то поймете, как "неправильно услышанные встречи" могут привести к неловким моментам. С помощью умного инструмента их легче поймать и исправить.
Мне нравится в tl;dv то, что его библиотека встреч работает почти как Google. Вы можете искать во всех своих прошлых записях по теме, ключевому слову или имени и сразу же переходить к нужному моменту. Это небольшая функция, которая экономит огромное количество времени.
Вам не нужно расшифровывать свои разговоры. Правильный инструмент позволяет сразу перейти к главному.
Бесплатный план против платного - что вы получаете на самом деле?
Множество ИИ-ноутбуков утверждают, что они бесплатны, но слово "бесплатный" не всегда означает то, что вы думаете.
Некоторые предлагают настоящую freemium-установку. Это означает полный набор функций, без ограничений по времени, только обновление, если вам нужно больше хранилища или доступ к команде. Другие представляют собой замаскированную бесплатную пробную версию, где вы вводите свои данные, получаете доступ на неделю, а затем резко останавливаетесь. Некоторые предоставляют полный доступ, но ограничивают количество минут записи. Другие ограничивают базовые функции, такие как экспорт или воспроизведение видео.
Полная информация: tl;dv предлагает бесплатный тарифный план, который включает неограниченное количество записей, транскрипцию и ведение заметок. Вы получаете доступ не ко всем функциям. Такие вещи, как расширенная аналитика, контроль администратора или определенные интеграции, доступны только на платных уровнях, но основной опыт действительно удобен. Кроме того, его очень легко обновлять и расширять по мере необходимости, без необходимости фиксироваться на 3 года, как в других инструментах, основанных на продажах.
Сравните это с Firefliesкоторая также бесплатна, но вы не получите видеозапись, если не сделаете апгрейд. По сути, вы работаете только со стенограммой. И Fathom предлагает резюме на бесплатном тарифном плане, но не имеет более глубоких организационных функций и гибкости, которые могут понадобиться, если вы управляете несколькими проектами или командами.
Я уже попадался на эту удочку. Бесплатный план кажется щедрым до тех пор, пока одна функция, которая вам действительно нужна, не окажется заблокированной. Вот почему я обычно тестирую платные версии заранее, не потому что мне нужны все функции сразу, а потому что я хочу увидеть, как инструмент справляется с реальным использованием.
Если вы ищете долгосрочную ценность, остановитесь на модели freemium, которая позволит вам развиваться. Что-то, что будет хорошо работать с первого дня, не закрывая основы за платной стеной.
Как выглядит "хороший" ИИ для ведения заметок на совещаниях?
Не каждый ИИ-блокнот подойдет каждому человеку, и в этом как раз и есть смысл. Прежде чем решиться на что-то, спросите, что для вас значит "хорошо".
Вы предпочитаете что-то минимальное, что позволяет взять только самое необходимое и не мешать?
Или вам нужна более многофункциональная платформа с поиском, тегами, выделениями, интеграциями и аналитикой?
Вы используете его в одиночку или обмениваетесь записями с командой или клиентами?
Нужен ли он вам для ежедневных совещаний, еженедельных проверок или просто случайных стратегических звонков?
Очень легко увлечься броскими функциями, но чаще всего лучший инструмент - это тот, о котором почти не приходится думать. Тот, который незаметно заставляет ваш день проходить более гладко.
Для меня хороший помощник по организации встреч с искусственным интеллектом не просто транскрибирует. Он активно зарабатывает мое время. Он помогает мне оставаться организованным, подключать соратников и переходить к следующему делу, не копаясь в папках. Это мой стандарт. Ваш может выглядеть иначе, и именно поэтому его стоит выяснить, прежде чем погружаться в работу.
Шпаргалка: Как выбрать искусственный интеллект для ведения записей на совещаниях
Не все инструменты созданы одинаковыми. Прежде чем приступить к работе, запомните эти ключевые вопросы:
- Для чего мне это нужно: стенограммы, резюме, совместное использование или поиск?
- Будет ли он работать с тем, как я уже провожу совещанияZoom, Meet, Teams)?
- Может ли он справиться с разговорами в реальном мире: акцентами, перекрестными помехами, фоновым шумом?
- Действительно ли функция поиска помогает мне быстро находить нужные вещи?
- Можно ли использовать бесплатный план на самом деле, или это просто крючок?
- Будет ли она соблюдать конфиденциальность и региональные требования, особенно GDPR?
- Чувствуется ли в резюме точность, или в них не хватает тона и контекста?
- Подходит ли он для моей роли и стиля общения, а не только для чьего-то другого?
Тестируйте то, что нужно вам, а не то, что вам подсказывает целевая страница.
Если вам нужен инструмент, который охватывает все самое необходимое, не заставляя вас прыгать через обручи, tl;dv это отличное место для начала.
Я работаю с ними, это полная прозрачность, но, даже если говорить объективно, я бы в любом случае остановился именно на нем. Он действительно свободен в использовании, легко работает с реальными встречами и лучше других справляется с поиском, резюме и нюансами.
Я протестировал множество этих инструментов. tl;dv - это тот, к которому я возвращаюсь не по обязанности, а потому что он действительно работает так, как мне нужно.
Часто задаваемые вопросы о том, как выбрать ИИ-блокнот для совещаний
Какая самая важная функция в ИИ-блокноте для совещаний?
Для большинства людей это точность. Инструмент, который не может четко транскрибировать или правильно идентифицировать выступающих, скорее мешает, чем помогает. После этого обратите внимание на умные резюме, удобный поиск и надежную интеграцию с платформой для проведения совещаний.
Стоит ли использовать бесплатные ассистенты для встреч с искусственным интеллектом?
Можно ли использовать ИИ-блокноты для проведения интервью или исследований?
Да, некоторые инструменты отлично подходят для этого. Обратите внимание на разделение колонок, тегирование и возможность экспорта основных моментов или цитат. Если вы работаете с конфиденциальными данными, дважды проверьте политику конфиденциальности.
Какой лучший ИИ-блокнот для небольших команд?
Как протестировать искусственный интеллект для ведения записей на совещаниях, не теряя времени?
Назначьте пару встреч, не требующих больших усилий (внутренние встречи, одиночные записи и т. д.), запустите инструмент, а затем спросите себя:
- Легко ли им пользоваться?
- Доверяю ли я выводам?
- Буду ли я обращаться к этим записям?
Обычно этого достаточно, чтобы понять, подходит ли он вам.
Кроме того, если вы хотите сэкономить еще больше времени, попробуйте добавить один или два инструмента к одной встрече. Хотя это и не идеально для работы с клиентами, вы можете буквально сравнить инструменты бок о бок.
