Итак, мы собрались здесь, чтобы поговорить о стартовых встречах и звонках! Стартовая встреча имеет решающее значение для успеха любого нового проекта. Неудачная стартовая встреча не сулит ничего хорошего для только что начатой кампании.
Итак, мы рассмотрим, что именно представляет собой стартовая встреча или звонок и что делает ее успешной. У нас также есть несколько удобных шаблонов стартовых встреч, повесток дня и пунктов действий, чтобы ваша следующая стартовая встреча прошла гладко!
В этом руководстве по проведению стартовой встречи и списке RSS
Что такое стартовое совещание или стартовый звонок?
Стартовое совещание - это способ начать новый проект. Это может быть что угодно - от запуска совершенно нового продукта до многолетней маркетинговой кампании стоимостью 10 миллионов долларов.
По своей сути, цель любого стартового совещания или звонка заключается в том, чтобы все были на одной волне и работали вместе для достижения одной цели, какой бы она ни была. Будь то продажа вашей следующей большой идеи руководству или клиентам, добиться того, чтобы все были на одной волне и работали вместе для достижения одной цели, жизненно важно для успеха.
В целом, смысл стартового совещания - это совещание, на котором все собираются вместе, чтобы начать новый проект.
Кроме того, в целом, цель стартового совещания заключается в том, чтобы все были на одной волне, чтобы сделать успех проекта более плавным.
Как провести стартовую встречу?
Первая часть любого стартового совещания всегда должна включать обзор документации, подготовленной по проекту. На этом этапе следует обсудить любые вопросы или неопределенности, которые могут возникнуть в результате этого обзора.
Вторая часть стартового совещания заключается в том, чтобы дать участникам представление о том, что от них потребуется для успешного завершения проекта. Именно здесь необходимо разбить проект на этапы и сроки, чтобы все могли договориться о том, когда будут выполнены поставленные задачи.
Последняя часть стартовой встречи - это обсуждение того, что произойдет после завершения проекта. Будет ли еще одна встреча? Если да, то когда? Кто должен подписывать окончательные варианты? Кто решает, был ли проект успешным после завершения?
На этом этапе стартовые встречи и звонки могут идти в самых разных направлениях. После этого вы можете обсудить создание плана проекта и сроки его выполнения. Стартовые встречи - это отличный способ заставить всех членов вашей команды работать вместе для достижения одной цели.
Пример повестки дня установочного совещания
Ладно, хватит болтать, давайте перейдем к примерам. Ниже приведена типичная повестка дня стартовой встречи:
Пример повестки дня установочного совещания
- Представление руководителя проекта и членов команды
- Обзор документов (если применимо)
- Определение проекта/цель, что должно быть достигнуто к концу? Этапы, сроки, результаты. Как это выглядит? Когда они должны быть выполнены? Кто их подписывает?
- План проекта (если применимо)
- Как мы будем измерять успех?
Наши лучшие ресурсы для проведения стартового совещания: шаблоны, документы и образцы
Мы составили список наших любимых ресурсов, чтобы вы могли быстро и легко подготовить свое стартовое совещание.
Повестка дня установочного совещания
Здесь вы можете загрузить пустой бланк или отредактировать его в Google Docs.
Этот шаблон стартового совещания доступен в формате Microsoft Word, поэтому вы можете использовать его для любых своих проектов. В загрузку также входит распечатываемый контрольный список, который поможет вам пройти весь процесс.
Шаблон начального совещания
Вот еще один шаблон стартового совещания, который дает вам возможность заполнить всю необходимую информацию.
Цели начального совещания и пункты действий
Иногда письменной повестки дня недостаточно, чтобы все были в курсе дела для успешного проведения стартовой встречи. Вот тут-то и приходят на помощь списки целей и пунктов действий! Они помогут вам спланировать, расставить приоритеты и выполнить проект с самого начала. Скачайте этот простой список целей и пунктов действий стартового совещания.
Контрольный перечень для начала проекта
У каждого должен быть список того, что нужно обязательно сделать перед началом любого проекта, но давайте будем честными - кто помнит все до последней мелочи? Этот контрольный список - просто спасение! Он поможет вам вспомнить все важные детали, которые в противном случае вы могли бы упустить. Распечатайте его!
Установочное совещание PDF
Вот еще один шаблон для стартового совещания, в котором есть место для заполнения всей необходимой информации. Вы можете скачать его в формате Microsoft Word или PDF. Не забудьте приложить эти документы после завершения стартового совещания, чтобы все новички проекта могли войти в курс дела!
Шаблон для записей о начале совещания
Шаблон заметок о начальном совещании - еще один замечательный ресурс для организации вашего проекта. Вы можете использовать его в качестве руководства, чтобы убедиться, что вы охватили все вопросы на ваших встречах, или даже распечатать его и добавить дополнительную информацию прямо в шаблон.
Образец повестки дня установочного совещания
Повестка дня установочной встречи
Проект: ____________________
Дата: _______________
Время: ____ (продолжительность встречи)
Участники: (лично, по телефону, видеоконференция и т.д.) Список и названия должностей каждого участника и обозначение роли "присутствует" или "по телефону".
Назовите цель встречи и обсудите обзор проекта.
1-й пункт повестки дня: (Представление проекта)
2-й пункт повестки дня: (История проекта/обоснование) - Обучение провайдеров является важным фактором успешных проектов, особенно если это означает, что сотрудники могут эффективно доставлять продукцию из одного места в другое.
3-й пункт повестки дня: (Цели проекта) - Определите наиболее важные аспекты проекта, ответив на вопросы что, как и почему.
4-й пункт повестки дня: (Объем и результаты проекта): Что входит в объем проекта? Что выходит за рамки? Как мы узнаем, когда проект будет завершен? Каковы ваши первоначальные сроки? Как вы будете измерять успех?
5-й пункт повестки дня: (План проекта) - Здесь могут быть указаны этапы, сроки и результаты. Необходимо ли для этого проекта специальное оборудование/программное обеспечение? Нужно ли будет обучать кого-либо, как выполнять определенные задачи или использовать определенное оборудование/программное обеспечение?
6-й пункт повестки дня: (пункты действий) - Кто отвечает за выполнение каждого задания и к какому сроку оно будет выполнено? Потребуется ли им работать с кем-либо еще (например, с дополнительными членами команды, экспертами в данной области)?
7-й пункт повестки дня: (Команда проекта) - Этот раздел включает в себя роли и обязанности каждого члена команды, а также то, что им необходимо знать о проекте.
8-й пункт повестки дня: (Общение в команде) - В этом разделе следует указать, как часто вы будете встречаться или узнавать друг о друге, и кто отвечает за рассылку повестки дня и протоколов собраний.
9-й пункт повестки дня: (График проекта) - Что вы будете делать в первую очередь, во вторую и т.д.? Когда будет завершена каждая деятельность? Будут ли какие-либо сроки, этапы или люди, перед которыми нужно отчитываться?
10-й пункт повестки дня: (Документация) - В этом разделе следует указать, как документация по проекту будет передаваться другим. Вы можете рассмотреть возможность создания централизованного места хранения всех материалов проекта, например, файлообменника или папки Google Drive.
11-й пункт повестки дня: (Дополнительная информация) - В этот раздел можно включить другие вопросы, возникшие в ходе начальной встречи, или другие последующие действия, которые необходимо предпринять.
12-й пункт повестки дня: (Обзор пунктов действий) - Кто какие обязанности взял на себя после последнего заседания?
13-й пункт повестки дня: (Adjourn) - здесь вы увидите надпись "собрание окончено", любые шаблоны управления проектами и т.д.
Лучшие практики проведения стартовых совещаний
Стартовое совещание - это важный шаг на пути к успеху вашей команды. Используйте этот контрольный список лучших практик, чтобы убедиться, что ваш проект стартует правильно.
Когда лучше всего назначить стартовую встречу? На стартовой встрече должен присутствовать как минимум еще один член команды, хотя, конечно, можно проводить и более масштабные встречи с участием других заинтересованных сторон. Если вы планируете идеальные сроки, то рекомендуется провести это собрание после того, как проект будет одобрен вашим руководителем или компанией.
Кого вы приглашаете? Пригласите всех, кто участвует в планировании и реализации проекта, чтобы убедиться, что все находятся на одной волне. Вы также можете пригласить кого-либо не из вашей компании, но он должен участвовать в совещании только в том случае, если его опыт и знания будут полезны для обсуждения. Кто бы ни присутствовал на совещании, он должен быть готов активно участвовать в нем.
Сколько времени это занимает? Начальное совещание может длиться от 30 минут до часа и более в зависимости от типа проекта, над которым вы работаете, и количества участников. Планировщик встречи определяет повестку дня, поэтому обязательно выделите время, чтобы охватить все необходимые вопросы.
Как подготовиться? Соберите всю имеющуюся справочную информацию о вашем проекте, а также все вспомогательные материалы, которые могут быть полезны во время встречи. Вам также следует подготовить список тем для обсуждения и определить, кто будет вести каждую часть встречи.
Какова хорошая структура стартовой встречи? Вы можете начать с представления себя и приветствия участников. Затем вы можете обойти комнату и попросить каждого участника представиться и сказать несколько слов о своем вкладе во время встречи. Вы также можете представить обзор того, что представляет собой проект и почему он важен.
Заключительные мысли о стартовых совещаниях
Спасибо, что прочитали нашу статью о стартовых совещаниях! Важно помнить, что стартовые совещания являются неотъемлемой частью работы вашей команды над проектом. Если вы работаете над новым проектом, то наличие повестки дня поможет вам убедиться, что вы охватите все необходимые темы во время встречи.
Если вы планируете свое первое стартовое совещание, то для вдохновения можете ознакомиться с нашим шаблоном стартового совещания! Вы также можете прочитать о других лучших практиках управления проектами, таких как составление графика проекта и эффективные методы коммуникации.
Если мы что-то упустили, пожалуйста, сообщите нам об этом в разделе комментариев ниже.
