Эффективное введение сотрудников в должность имеет решающее значение для новых сотрудников, поскольку оно задает тон всей их работе в компании. Remote onboarding может быть отличным способом рационализировать процесс введения в должность, однако он не лишен своих сложностей.
Одно из главных препятствий при внедрении remote - обеспечить всем сотрудникам remote доступ к необходимым технологиям и средствам коммуникации. Это может быть программное обеспечение для проведения виртуальных совещаний, видеоконференций, обмена файлами и т. д.
Еще одна задача - обеспечить сотрудникам remote возможность поддерживать связь с другими членами команды. Это можно сделать с помощью регулярных встреч или командных звонков, а также с помощью инструментов совместного управления проектами или онлайн-платформ для сотрудничества, таких как Slack или Trello.
Чтобы преодолеть эти трудности, важно подчеркнуть гибкость и удобство remote onboarding. При наличии необходимых инструментов и подготовки remote онбординг может стать простым и эффективным процессом, который поможет как сотрудникам, так и работодателям получить максимальную отдачу от своего рабочего опыта. Кроме того, важно активно предоставлять сотрудникам remote всю необходимую информацию для успешной работы в новой должности. Это могут быть материалы для онлайн-обучения, контрольные списки при приеме на работу или другие цифровые инструменты и ресурсы.
Тем не менее, создать эффективный процесс адаптации может быть проще, если вы знаете, на что обратить внимание на каждом этапе - особенно при удаленной работе. При наличии множества вариантов и способов, с которых можно начать, бывает трудно понять, с чего начать. Этот простой контрольный список remote поможет вам создать упорядоченный процесс, который будет эффективным и результативным.
Простой контрольный список Remote для создания эффективных кампаний по вводу в должность
Давайте рассмотрим простой контрольный список remote , который вы можете использовать для оптимизации процесса.
1. Технологии и средства коммуникации
Приняли ли вы все меры для того, чтобы сотрудники remote имели доступ к необходимым технологиям и средствам коммуникации? Это может быть программное обеспечение для виртуальных встреч, такое как Donut для запланированных встреч и социальных мероприятий, таких как игры, видеоконференции, такие как Zoom и Google Meet для живых встреч и обучения, совместное использование файлов, таких как Google Drive, Dropbox или Onedrive, инструменты документирования, такие как Notion и Google Docs, и многое другое.
Если нет, подумайте о том, чтобы предоставить эти инструменты или обучить сотрудников их эффективному использованию. tl;dv - отличный инструмент для создания стандартных видеороликов, например, видеороликов, помогающих новым сотрудникам и клиентам использовать определенные функции и инструменты. В целом, использование таких инструментов управления сотрудниками, как Workday и Eddy, может способствовать достижению высоких показателей удержания и продуктивности сотрудников, поскольку они помогают управлять каждым сотрудником как на персональном, так и на организационном уровне.
Что нужно учитывать:
- Убедитесь, что новый сотрудник имеет доступ ко всем средствам видеоконференций, которые использует компания.
- Помощь сотрудникам в настройке видеоконференций на заказ и доступ к руководствам пользователя.
- Убедитесь, что интернет-соединение сотрудника не будет мешать и будет достаточно стабильным для проведения видеоконференций и работы. Скорость 1,5 Мбит/с должна быть минимальной, чтобы облегчить проведение онлайн-совещаний и общую рабочую деятельность.
- Все ли технические средства, как программные, так и аппаратные, были правильно настроены для сотрудника или им самим?
- Передайте все оборудование рабочего места, включая компьютеры, наушники, мышь, клавиатуру и другие рабочие предметы.
- Организуйте сеанс связи с ИТ-командой
2. Оставайтесь на связи
Существует ли план, позволяющий remote сотрудникам поддерживать связь с другими членами команды? Это могут быть регулярные встречи или командные звонки, а также инструменты для совместного управления проектами или онлайн-платформы для сотрудничества, такие как tl;dv, Google Docs, Slack или Trello.
Внедряйте такие эффективные системы, как коучинг, наставничество и система приятелей, чтобы помочь новым сотрудникам правильно культурно ассимилироваться. Они также будут более открыты для общения с этими сторонами, если оно будет формализовано. Zavvy - это отличный инструмент, который не только помогает автоматизировать процессы управления сотрудниками, но и оптимизировать систему приятельства, чтобы она не оказывала излишнего давления на других сотрудников, таких как тренеры, наставники и другие коллеги.
Идеально проводить сессии догонялок. Donut поможет вам создать автоматизированное расписание всех сессий догонялок, чтобы вам не пришлось вручную отправлять приглашения и выполнять связанные с этим задачи каждый раз, когда проводится сессия.
Что нужно учитывать:
- Убедитесь, что новый сотрудник в течение первых недель работы познакомится с сотрудниками различных отделов.
- Настройка автоматической серии приветственных писем
- Для новых сотрудников должны быть настроены коммуникационные системы, такие как электронная почта, канал slack и другие инструменты. У ИТ-команды должен быть список всех коммуникационных платформ для новых сотрудников, на которые они должны обратить внимание.
- Создана ли система поддержки, наставничества или коучинга?
- Общайтесь как можно чаще как с асинхронными, так и с живыми сессиями. Каждый раз следует хорошо информировать о договоренностях
- Ожидания должны быть хорошо донесены. KPIs, OKRs, сроки и многое другое должны быть четко определены. Как будут проводиться обзоры эффективности?
- Добавлен ли сотрудник во все соответствующие списки электронной почты для внутренних коммуникаций?
- Обеспечьте легкий доступ к ролям, обязанностям, а также преимуществам.
- Заранее организуйте первичные необходимые встречи, например, с HR, менеджером, командой и всей организацией.
- Другие графики, такие как ежемесячные собрания, встречи для догонялок и маршруты социальных мероприятий, должны быть составлены и доведены до сведения новых сотрудников.
3. Рассмотрите предпочтения
При составлении контрольного списка remote обязательно учитывайте потребности и предпочтения как уже работающих, так и новых сотрудников. Нет двух одинаковых сотрудников, и трудно полностью узнать человека за день или два.
Но чтобы ускорить процесс адаптации сотрудников, вам необходимо знать их основные личные предпочтения. В каких часовых поясах они живут? Как эти часовые пояса повлияют или изменят рабочую динамику для них и других членов команды? Предпочитают ли они встречи в прямом эфире или асинхронные? Соответствует ли это уже существующим системам или можно внести в них какие-то изменения? Возможно, они более интровертные, поэтому предпочитают async и проводят встречи в прямом эфире только в случае крайней необходимости.
Знание дополнительных деталей о них как о личности, таких как их интересы, хобби, любимые вещи и многое другое, поможет вам отправлять им подарки, а также сделает их более комфортными и очень довольными сотрудничеством с вами. Вооружившись этой информацией, вы сможете создать комплексный и эффективный план, чтобы заставить их быть лучшими.
Что нужно учитывать:
- Планируйте работу с часовыми поясами
- Совместное использование календарей для упрощения бронирования встреч
- Интроверт или экстраверт? Каковы наилучшие способы общения? Команда должна быть в курсе такой информации и того, как относиться к новым сотрудникам.
- Спросите об их ожиданиях
- Каковы их интересы?
- Оцените, насколько комфортными являются положения. Есть ли возможности для улучшения?
4. Дополнительные ресурсы
Есть ли у вас дополнительные ресурсы, которые могут оказаться полезными для сотрудников remote ? Это могут быть материалы для онлайн-обучения, контрольные списки, справочники или другие цифровые инструменты и ресурсы. Как бы то ни было, важно быть активным и предоставлять сотрудникам remote всю необходимую информацию, чтобы они могли преуспеть в своей новой роли.
Хорошим примером идеального справочника сотрудника является справочник GitLab, который при печати занимает 2400 страниц и содержит всю информацию, которая может понадобиться сотруднику GitLab. В зависимости от роли, которую будет выполнять сотрудник, ему могут понадобиться некоторые специальные ресурсы, например, история и информация о клиентах.
Записанные на tl;dv совещания могут быть переданы сотрудникам, чтобы они могли воспользоваться машиной времени и узнать о событиях, произошедших задолго до их прихода в компанию. Таким образом, они получат полный доступ к знаниям организации и смогут составить представление о том, как все работает. tl;dv также может служить единым центром обучения для сотрудников с заранее записанными сессиями, которые углубленно демонстрируют, как практически действовать, например, на экране.
Поскольку эти видеоматериалы предоставляются по требованию, они позволяют сотрудникам просматривать их в любое время, когда им нужно что-то освежить или узнать. Благодаря временным меткам и расшифровке сотрудники могут легко пропустить те части видео, с которыми они уже знакомы, и сосредоточиться только на том, что им нужно в данный момент.
На что следует обратить внимание:
- Существует ли база знаний? Всегда ли доступен каталог ценной информации?
- С кем можно связаться при возникновении проблем?
- Имеют ли они доступ к справочнику контактов персонала?
- Имеют ли они доступ к справочнику по управлению персоналом?
5. Регистрация
Убедитесь, что у вас есть план регулярных встреч сотрудников с Donut на сайте remote , будь то видеоконференции с Zoom или Happy Hour, телефонные разговоры, чаты в Slack или другие способы. Это поможет гарантировать, что все находятся на одной волне и что любые проблемы или вопросы решаются как можно скорее.
Новый сотрудник должен встретиться один на один со своим непосредственным руководителем, чтобы обсудить роль и другие детали. Встреча с руководителем должна определить ход остальной части процесса адаптации после прохождения сотрудника через отдел кадров. Менеджер должен определить курс последующих действий и согласовать с новым сотрудником время их проведения. Идеально проводить такие встречи в течение двух недель, четырех недель и двух месяцев. Таким образом, менеджер может проследить за прогрессом и помочь сотруднику понять компанию и то, как она работает.
Во время этих встреч, особенно первой, новому сотруднику должны быть известны его KPI, OKR, а также то, как будет контролироваться и измеряться его работа, включая прогресс в ассимиляции в компании. На Notion можно разместить каталог обязательных тренингов по вхождению в компанию с отметками, чтобы сотрудник мог отметить каждый из них после успешного прохождения. Но помимо Notion, существуют и другие инструменты, такие как Trello для отслеживания прогресса и Zavvy для управления сотрудниками.
6. Обратная связь
И наконец, не забудьте получить отзывы как от сотрудников remote , так и от уже работающей команды на протяжении всего процесса адаптации. Это поможет вам выявить области, требующие улучшения, и внести необходимые коррективы в ваш контрольный список remote .
Следуя приведенным выше идеям, вы можете создать контрольный список remote , который будет одновременно и полным, и эффективным. Если вы уделите время планированию предстоящей работы и учтете потребности всех заинтересованных сторон, вы сможете оптимизировать процесс remote и помочь сотрудникам remote успешно освоиться в новой роли.
Что должно быть включено в виртуальное обучение?
При составлении контрольного списка remote по вводу в должность необходимо включить несколько ключевых элементов. Во-первых, важно представить нового сотрудника коллективу и рассказать о культуре и ценностях компании. Это поможет сотрудникам remote почувствовать себя частью команды с первого дня работы. Этого можно добиться с помощью серии электронных писем, знакомства в онлайн-чате и встреч.
Однако проведение совещаний по каждому вопросу быстро съедает продуктивное время. Поэтому лучший способ - записать все, что нужно новым сотрудникам, клиентам или потенциальным покупателям (в зависимости от типа онбординга), с помощью tl;dv и предоставить видео участникам для просмотра. Это экономит время и гарантирует, что информация будет донесена до слушателей. Используйте временные метки, чтобы выделить ключевые моменты и помочь им усвоить важные части видео. Самое приятное в этом то, что вы получаете уведомление о том, что ваше видео просмотрено, так что вы можете быстро проследить за ходом событий и убедиться, что все идет гладко. Как насчет экономии времени? Попробуйте это.
Далее вы должны предоставить remote сотрудникам всю необходимую информацию, которая поможет им добиться успеха в новой роли. Это могут быть должностные инструкции, правила компании или учебные материалы. Кроме того, важно предоставить remote сотрудникам доступ к необходимым технологиям и средствам коммуникации. Это может быть программное обеспечение для проведения виртуальных совещаний, видеоконференций, обмена файлами и т. д. tl;dv отлично подходит для передачи важной информации. Будь то встреча с новым клиентом или ввод в должность нового сотрудника, вы можете создать каталог видеороликов с часто задаваемыми вопросами и центр знаний, чтобы обеспечить более быстрое и самостоятельное введение в должность.
И наконец, в ходе процесса адаптации очень важно получать мнения как от сотрудников remote , так и от ваших нынешних работников. Это поможет вам выявить любые недостатки и внести необходимые изменения в контрольный список remote . Вы можете упростить процедуру приема на работу remote , если заранее все обдумаете и учтете требования всех заинтересованных сторон.
Советы по внедрению Remote
1. Общение
Прежде всего, общение является ключевым моментом в процессе адаптации remote . Обязательно познакомьте нового сотрудника с командой и расскажите о культуре и ценностях компании. Кроме того, предоставьте сотрудникам remote доступ к необходимым технологиям и средствам коммуникации.
2. Обучение
Предоставьте сотрудникам remote всю информацию, необходимую для успешной работы в новой должности. Это могут быть должностные инструкции, правила компании или учебные материалы. Кроме того, важно проявить инициативу и предоставить сотрудникам remote доступ к необходимым технологиям и средствам коммуникации.
3. Обратная связь
И наконец, важно получить отзывы как от сотрудников remote , так и от уже работающей команды на протяжении всего процесса адаптации. Это поможет вам выявить области, требующие улучшения, и внести необходимые коррективы в ваш контрольный список remote . Уделив время предварительному планированию и учитывая потребности всех заинтересованных сторон, вы сможете оптимизировать процесс remote и помочь сотрудникам remote преуспеть в своей новой роли.
Почему Remote Onboarding предпочтительнее традиционного Onboarding
Виртуальный ввод в должность предпочтительнее традиционных методов ввода в должность по некоторым веским причинам, учитывая новое устройство мира и рост числа сайтов remote и условий работы на дому.
Для начала, remote onboarding более гибкий и может быть адаптирован к потребностям каждого отдельного сотрудника или клиента.
Кроме того, remote onboarding позволяет сотрудникам сразу же приступить к работе, не дожидаясь личной встречи или ориентации.
Наконец, remote просто удобнее для обеих сторон - не нужно беспокоиться о согласовании расписания или поиске подходящего места. Согласовывать встречи в разных часовых поясах бывает довольно сложно.
Заключение
Вот и все! Теперь, следуя этим простым шагам, вы можете создать контрольный список для remote сотрудников, который сэкономит время и поможет remote добиться успеха. У вас есть дополнительные идеи? Опишите их в комментариях ниже, и не забудьте попробовать tl;dv бесплатно!
