Эффективное введение сотрудников в должность имеет решающее значение для новых сотрудников, поскольку оно задает тон всей их работе в компании. Remote onboarding может быть отличным способом рационализировать процесс введения в должность, однако он не лишен своих сложностей.
Одно из главных препятствий при внедрении remote - обеспечить всем сотрудникам remote доступ к необходимым технологиям и средствам коммуникации. Это может быть программное обеспечение для проведения виртуальных совещаний, видеоконференций, обмена файлами и т. д.
Еще одна задача - обеспечить сотрудникам remote возможность поддерживать связь с другими членами команды. Это можно сделать с помощью регулярных встреч или командных звонков, а также с помощью инструментов совместного управления проектами или онлайн-платформ для сотрудничества, таких как Slack или Trello.
Чтобы преодолеть эти трудности, важно подчеркнуть гибкость и удобство remote onboarding. При наличии необходимых инструментов и подготовки remote онбординг может стать простым и эффективным процессом, который поможет как сотрудникам, так и работодателям получить максимальную отдачу от своего рабочего опыта. Кроме того, важно активно предоставлять сотрудникам remote всю необходимую информацию для успешной работы в новой должности. Это могут быть материалы для онлайн-обучения, контрольные списки при приеме на работу или другие цифровые инструменты и ресурсы.
Тем не менее, создать эффективный процесс адаптации может быть проще, если вы знаете, на что обратить внимание на каждом этапе - особенно при удаленной работе. При наличии множества вариантов и способов, с которых можно начать, бывает трудно понять, с чего начать. Этот простой контрольный список remote поможет вам создать упорядоченный процесс, который будет эффективным и результативным.
Простой контрольный список Remote для создания эффективных кампаний по вводу в должность
Давайте рассмотрим простой контрольный список remote , который вы можете использовать для оптимизации процесса.
1. Технологии и средства коммуникации
Приняли ли вы все меры для того, чтобы сотрудники remote имели доступ к необходимым технологиям и средствам коммуникации? Это может быть программное обеспечение для виртуальных встреч, такое как Donut для запланированных встреч и социальных мероприятий, таких как игры, видеоконференции, такие как Zoom и Google Meet для живых встреч и обучения, совместное использование файлов, таких как Google Drive, Dropbox или Onedrive, инструменты документирования, такие как Notion и Google Docs, и многое другое.
Если нет, подумайте о предоставлении этих инструментов или обучении сотрудников их эффективному использованию. tl;dv - отличный инструмент для создания стандартных видеороликов, например, видео, помогающих новым сотрудникам и клиентам использовать определенные функции и инструменты. В целом, наличие таких инструментов управления сотрудниками на 360 градусов, как Workday и Eddy, может сыграть важную роль в достижении высоких показателей удержания сотрудников и производительности, поскольку они помогают управлять каждым сотрудником как на личном, так и на организационном уровне.
Что нужно учитывать:
- Убедитесь, что новый сотрудник имеет доступ ко всем средствам видеоконференций, которые использует компания.
- Помощь сотрудникам в настройке видеоконференций на заказ и доступ к руководствам пользователя.
- Убедитесь, что интернет-соединение сотрудника не будет мешать и будет достаточно стабильным для проведения видеоконференций и работы. Скорость 1,5 Мбит/с должна быть минимальной, чтобы облегчить проведение онлайн-совещаний и общую рабочую деятельность.
- Все ли технические средства, как программные, так и аппаратные, были правильно настроены для сотрудника или им самим?
- Передайте все оборудование рабочего места, включая компьютеры, наушники, мышь, клавиатуру и другие рабочие предметы.
- Организуйте сеанс связи с ИТ-командой
2. Оставайтесь на связи
Существует ли план для сотрудников remote , позволяющий им поддерживать связь с другими членами команды? Это могут быть регулярные встречи или командные звонки, а также инструменты управления проектами или онлайн-платформы для совместной работы, такие как tl;dv, Google Docs, Slack или Trello.
Внедряйте такие эффективные системы, как коучинг, наставничество и система приятелей, чтобы помочь новым сотрудникам правильно культурно ассимилироваться. Они также будут более открыты для общения с этими сторонами, если оно будет формализовано. Zavvy - это отличный инструмент, который не только помогает автоматизировать процессы управления сотрудниками, но и оптимизировать систему приятельства, чтобы она не оказывала излишнего давления на других сотрудников, таких как тренеры, наставники и другие коллеги.
Идеально проводить сессии догонялок. Donut поможет вам создать автоматизированное расписание всех сессий догонялок, чтобы вам не пришлось вручную отправлять приглашения и выполнять связанные с этим задачи каждый раз, когда проводится сессия.
Что нужно учитывать:
- Убедитесь, что новый сотрудник в течение первых недель работы познакомится с сотрудниками различных отделов.
- Настройка автоматической серии приветственных писем
- Для новых сотрудников должны быть настроены коммуникационные системы, такие как электронная почта, канал slack и другие инструменты. У ИТ-команды должен быть список всех коммуникационных платформ для новых сотрудников, на которые они должны обратить внимание.
- Создана ли система поддержки, наставничества или коучинга?
- Общайтесь как можно чаще как с асинхронными, так и с живыми сессиями. Каждый раз следует хорошо информировать о договоренностях
- Ожидания должны быть хорошо донесены. KPIs, OKRs, сроки и многое другое должны быть четко определены. Как будут проводиться обзоры эффективности?
- Добавлен ли сотрудник во все соответствующие списки электронной почты для внутренних коммуникаций?
- Обеспечьте легкий доступ к ролям, обязанностям, а также преимуществам.
- Заранее организуйте первичные необходимые встречи, например, с HR, менеджером, командой и всей организацией.
- Другие графики, такие как ежемесячные собрания, встречи для догонялок и маршруты социальных мероприятий, должны быть составлены и доведены до сведения новых сотрудников.
3. Рассмотрите предпочтения
При составлении контрольного списка remote обязательно учитывайте потребности и предпочтения как уже работающих, так и новых сотрудников. Нет двух одинаковых сотрудников, и трудно полностью узнать человека за день или два.
Но чтобы ускорить процесс приема сотрудников на работу, вам необходимо знать некоторые основные личные предпочтения сотрудников. В каких часовых поясах они живут? Как эти часовые пояса повлияют или изменят динамику работы для них и других членов команды? Предпочитают ли они встречи в прямом эфире или асинхронные? Соответствует ли это уже существующим системам, или для них могут быть сделаны какие-то изменения? Возможно, они более интроверты, поэтому предпочитают async, а живые встречи проводят только в случае крайней необходимости.
Знание дополнительных деталей о них как о личности, таких как их интересы, хобби, любимые вещи и многое другое, поможет вам отправлять им подарки, а также сделает их более комфортными и очень довольными сотрудничеством с вами. Вооружившись этой информацией, вы сможете создать комплексный и эффективный план, чтобы заставить их быть лучшими.
Что нужно учитывать:
- Планируйте работу с часовыми поясами
- Совместное использование календарей для упрощения бронирования встреч
- Интроверт или экстраверт? Каковы наилучшие способы общения? Команда должна быть в курсе такой информации и того, как относиться к новым сотрудникам.
- Спросите об их ожиданиях
- Каковы их интересы?
- Оцените, насколько комфортными являются положения. Есть ли возможности для улучшения?
4. Дополнительные ресурсы
Есть ли у вас дополнительные ресурсы, которые могут оказаться полезными для сотрудников remote ? Это могут быть материалы для онлайн-обучения, контрольные списки, справочники или другие цифровые инструменты и ресурсы. Как бы то ни было, важно быть активным и предоставлять сотрудникам remote всю необходимую информацию, чтобы они могли преуспеть в своей новой роли.
Хорошим примером идеального справочника сотрудника является справочник GitLab, который при печати занимает 2400 страниц и содержит всю информацию, которая может понадобиться сотруднику GitLab. В зависимости от роли, которую будет выполнять сотрудник, ему могут понадобиться некоторые специальные ресурсы, например, история и информация о клиентах.
Встречи, записанные на tl;dv , могут быть предоставлены сотрудникам, чтобы они могли воспользоваться машиной времени и узнать о событиях, произошедших задолго до их прихода в компанию. Таким образом, они получат полный доступ к организационному опыту и смогут сформировать твердое понимание того, как все работает. tl;dv также может служить единым центром обучения для сотрудников, где собраны предварительно записанные сессии, которые углубляются с демонстрацией, например, совместного использования экрана, как действовать практически.
Поскольку эти видеоматериалы предоставляются по требованию, они позволяют сотрудникам просматривать их в любое время, когда им нужно что-то освежить или узнать. Благодаря временным меткам и расшифровке сотрудники могут легко пропустить те части видео, с которыми они уже знакомы, и сосредоточиться только на том, что им нужно в данный момент.
На что следует обратить внимание:
- Существует ли база знаний? Всегда ли доступен каталог ценной информации?
- С кем можно связаться при возникновении проблем?
- Имеют ли они доступ к справочнику контактов персонала?
- Имеют ли они доступ к справочнику по управлению персоналом?
5. Регистрация
Убедитесь, что у вас есть план регулярных встреч сотрудников с Donut на сайте remote , будь то видеоконференции с Zoom или Happy Hour, телефонные разговоры, чаты в Slack или другие способы. Это поможет гарантировать, что все находятся на одной волне и что любые проблемы или вопросы решаются как можно скорее.
Новый сотрудник должен встретиться один на один со своим непосредственным руководителем, чтобы обсудить роль и другие детали. Встреча с руководителем должна определить ход остальной части процесса адаптации после прохождения сотрудника через отдел кадров. Менеджер должен определить курс последующих действий и согласовать с новым сотрудником время их проведения. Идеально проводить такие встречи в течение двух недель, четырех недель и двух месяцев. Таким образом, менеджер может проследить за прогрессом и помочь сотруднику понять компанию и то, как она работает.
Во время этих встреч, особенно первой, новому сотруднику должны быть известны его KPI, OKR, а также то, как будет контролироваться и измеряться его работа, включая прогресс в ассимиляции в компании. На Notion можно разместить каталог обязательных тренингов по вхождению в компанию с отметками, чтобы сотрудник мог отметить каждый из них после успешного прохождения. Но помимо Notion, существуют и другие инструменты, такие как Trello для отслеживания прогресса и Zavvy для управления сотрудниками.
6. Обратная связь
И наконец, не забудьте получить отзывы как от сотрудников remote , так и от уже работающей команды на протяжении всего процесса адаптации. Это поможет вам выявить области, требующие улучшения, и внести необходимые коррективы в ваш контрольный список remote .
Следуя приведенным выше идеям, вы можете создать контрольный список remote , который будет одновременно и полным, и эффективным. Если вы уделите время планированию предстоящей работы и учтете потребности всех заинтересованных сторон, вы сможете оптимизировать процесс remote и помочь сотрудникам remote успешно освоиться в новой роли.
Что должно быть включено в виртуальное обучение?
При составлении контрольного списка remote по вводу в должность необходимо включить несколько ключевых элементов. Во-первых, важно представить нового сотрудника коллективу и рассказать о культуре и ценностях компании. Это поможет сотрудникам remote почувствовать себя частью команды с первого дня работы. Этого можно добиться с помощью серии электронных писем, знакомства в онлайн-чате и встреч.
Однако проведение совещаний для каждого нового сотрудника быстро съедает продуктивное время. Поэтому лучший способ - записать все, что нужно новым сотрудникам, клиентам или потенциальным клиентам (в зависимости от типа онбординга), используя tl;dv, и предоставить видеозаписи участникам для просмотра. Это экономит время и гарантирует, что информация будет донесена до слушателей. Используйте временные метки, чтобы выделить ключевые моменты и помочь им усвоить важные части видео. Самое приятное во всем этом то, что вы получаете уведомление, когда ваше видео просматривают, так что вы можете быстро проследить за ходом событий и убедиться, что все идет гладко. Как насчет экономии времени? Попробуйте это.
Далее вы должны предоставить сотрудникам remote всю необходимую информацию, которая поможет им добиться успеха на новом месте. Это могут быть должностные инструкции, правила компании или учебные материалы. Кроме того, важно предоставить сотрудникам remote доступ к необходимым технологиям и средствам коммуникации. Это может быть программное обеспечение для проведения виртуальных встреч, видеоконференций, обмена файлами и т. д. tl;dv отлично подходит для передачи важной информации. Будь то встреча с новым клиентом или введение в должность нового сотрудника, вы можете создать каталог видеороликов с часто задаваемыми вопросами и центр знаний, чтобы обеспечить более быстрое и самостоятельное введение в должность.
И наконец, в ходе процесса адаптации очень важно получать мнения как от сотрудников remote , так и от ваших нынешних работников. Это поможет вам выявить любые недостатки и внести необходимые изменения в контрольный список remote . Вы можете упростить процедуру приема на работу remote , если заранее все обдумаете и учтете требования всех заинтересованных сторон.
Советы по внедрению Remote
1. Общение
Прежде всего, общение является ключевым моментом в процессе адаптации remote . Обязательно познакомьте нового сотрудника с командой и расскажите о культуре и ценностях компании. Кроме того, предоставьте сотрудникам remote доступ к необходимым технологиям и средствам коммуникации.
2. Обучение
Предоставьте сотрудникам remote всю информацию, необходимую для успешной работы в новой должности. Это могут быть должностные инструкции, правила компании или учебные материалы. Кроме того, важно проявить инициативу и предоставить сотрудникам remote доступ к необходимым технологиям и средствам коммуникации.
3. Обратная связь
И наконец, важно получить отзывы как от сотрудников remote , так и от уже работающей команды на протяжении всего процесса адаптации. Это поможет вам выявить области, требующие улучшения, и внести необходимые коррективы в ваш контрольный список remote . Уделив время предварительному планированию и учитывая потребности всех заинтересованных сторон, вы сможете оптимизировать процесс remote и помочь сотрудникам remote преуспеть в своей новой роли.
Почему Remote Onboarding предпочтительнее традиционного Onboarding
Виртуальный ввод в должность предпочтительнее традиционных методов ввода в должность по некоторым веским причинам, учитывая новое устройство мира и рост числа сайтов remote и условий работы на дому.
Для начала, remote onboarding более гибкий и может быть адаптирован к потребностям каждого отдельного сотрудника или клиента.
Кроме того, remote onboarding позволяет сотрудникам сразу же приступить к работе, не дожидаясь личной встречи или ориентации.
Наконец, remote просто удобнее для обеих сторон - не нужно беспокоиться о согласовании расписания или поиске подходящего места. Согласовывать встречи в разных часовых поясах бывает довольно сложно.
Заключение
Вот и все! Теперь вы можете создать контрольный список remote , который сэкономит время и поможет работникам remote добиться успеха, следуя этим простым шагам. У вас есть дополнительные идеи? Опишите их в комментариях ниже, и не забудьте попробовать tl;dv бесплатно!
