Риски, связанные со скрытыми записями, достаточно велики, связаны с законодательством и могут быть весьма колоссальными - как для предприятия, так и для отдельного человека.

Остановитесь на секунду и представьте, что вы находитесь на рабочем совещании по видеосвязи, а кто-то тайно записывает все происходящее. Многим это может показаться неприятным. В бизнесе мы обсуждаем сделки, планы, а иногда и конфиденциальную информацию, которая не предназначена для общего доступа. Если кто-то записывает это без спроса, это может показаться предательством.

На рабочем месте доверие имеет ключевое значение. Мы должны знать, что можем открыто высказывать свое мнение, не опасаясь ответных действий. Если такое доверие нарушено, это может испортить отношения и даже нанести ущерб репутации компании. Может возникнуть соблазн записать совещание, особенно если речь идет о чем-то очень важном или сложном, но все же важно получить одобрение всех участников, прежде чем нажимать кнопку записи. Дело не только в доверии и уважении, но и в том, что часто существуют правила и законы, касающиеся записи разговоров.

Во многих странах запись разговора без предупреждения всех участников является незаконной. Поэтому, когда речь идет о бизнесе, необходимо соблюдать баланс между необходимостью помнить о том, что было сказано, и правильным подходом к делу. А это, как правило, означает, что запись совещания - это нормально, если только все знают и согласны на это. Ведь не факт, что кто-то будет смотреть запись...

@tldv.io

Будьте честны. Вы когда-нибудь на самом деле смотрели запись? #работадома #совещания #записьсовещания #asyncwork

♬ оригинальный звук - tldv.io - AI Meeting Recorder

🔑Ключевые идеи 🔑
Лучшие практики записи разговоров

Не хватает времени? Если вы ищете наиболее актуальные моменты, то вот что вам нужно знать:
  • Согласие укрепляет доверие: Получая согласие, организации демонстрируют уважение к частной жизни, способствуя формированию доверительной и прозрачной культуры на рабочем месте.
  • Соблюдение правовых норм расширяет возможности: Соблюдение законов о конфиденциальности не только позволяет избежать юридических проблем, но и укрепляет репутацию организации как честной и этичной.
  • Открытое общение: Когда участники знают и соглашаются на запись, они общаются более свободно, что повышает качество дискуссии и совместной работы.
  • Безопасность как приоритет: При наличии согласия использование записывающего программного обеспечения гарантирует участникам, что их данные обрабатываются безопасно, что повышает доверие к мерам кибербезопасности организации.
  • Согласие поощряет участие: Зная, что их права соблюдаются, члены команды могут с большей готовностью вносить свой вклад, понимая, что они контролируют свое цифровое присутствие.
  • Этичная запись повышает имидж бренда: Этическая практика записи разговоров положительно отражается на бренде, сигнализируя клиентам и партнерам о приверженности высоким стандартам.
  • Обмен знаниями с уважением: Записи, основанные на согласии, позволяют осуществлять этичный обмен знаниями, обеспечивая соответствие распространения информации личным и организационным ценностям.
  • Избежание споров за счет ясности: Четкие протоколы согласия сводят к минимуму недопонимание того, что может быть передано, снижая вероятность возникновения споров.
  • Повышение концентрации внимания и эффективности: Когда вопрос о согласии решен, участники могут сосредоточиться на содержании встречи, что делает обсуждение более продуктивным и ориентированным на достижение цели.

Каковы юридические последствия записи видеозвонков без согласия?

Несмотря на то, что это может быть и не арест, легко предположить, что существует одно правило для всех, когда речь идет о записи видеозвонков. Тем не менее, все зависит от того, где вы находитесь, где находится собеседник и где расположена компания.

СОЕДИНЕННЫЕ ШТАТЫ АМЕРИКИ

Федеральное законодательство: На федеральном уровне действует Закон о конфиденциальности электронных коммуникаций (ECPA) допускает "одностороннее согласие", что означает, что любой участник разговора может законно записывать его без уведомления других участников.

Различия на уровне штатов: Однако на уровне штатов существуют существенные различия. В ряде штатов, включая Калифорнию, Коннектикут, Флориду, Иллинойс, Мэриленд, Массачусетс, Монтану, Нью-Гэмпшир, Пенсильванию и Вашингтон, приняты законы о "двухстороннем согласии". Эти законы требуют, чтобы все участники общения дали свое согласие на запись.

Этическая справка
В США, где "одностороннее" согласие может быть юридически достаточным, компании часто сталкиваются с этическим выбором: отдать предпочтение прозрачности или воспользоваться гибкостью, которую предоставляет закон. Этически сознательные компании, как правило, делают выбор в пользу прозрачности, понимая, что доверие, однажды разрушенное, трудно восстановить. Это особенно верно в "однопартийных" государствах, где этическим стандартом является информирование всех сторон о записи, несмотря на то, что это разрешено законом. Это отражает приверженность лучшим этическим практикам, способствующим укреплению доверия и демонстрирующим уважение к частной жизни во всех сферах делового взаимодействия.

Придерживаясь такого этического подхода, компания не только соответствует развивающимся нормам конфиденциальности, но и сигнализирует клиентам и партнерам о дальновидности и принципиальности своей деятельности.

ЕВРОПЕЙСКИЙ СОЮЗ

Соответствие требованиям GDPR: В Европейском союзе Общее положение о защите данных (GDPR) устанавливает высокие требования к соблюдению прав на конфиденциальность, требуя явного согласия всех участников перед любой формой записи. GDPR устанавливает строгие правила обработки персональной информации, и его нарушение может привести к значительным штрафам.

СОЕДИНЕННОЕ КОРОЛЕВСТВО

Закон о защите данных: После Brexit в Великобритании действует собственный Закон о защите данных, который полностью совпадает с принципами GDPR, фактически напрямую интегрируя их. Он предписывает, что люди должны быть проинформированы о записи, ее цели и должны дать согласие, обеспечивая высокий уровень защиты частной жизни.

ЮЖНАЯ АМЕРИКА

Разнообразное законодательство: Страны Южной Америки все больше ценят неприкосновенность частной жизни. Например, бразильский закон Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) является зеркальным отражением GDPR, требуя четкого согласия на запись коммуникаций. Другие страны следуют этому примеру, и их законодательство находится на разных стадиях разработки.

БЛИЖНИЙ ВОСТОК


Новые правила: На Ближнем Востоке подход к записи разговоров может существенно различаться. В некоторых странах действуют строгие законы о конфиденциальности, требующие согласия, в то время как в других странах нормативная база может быть менее четкой или находиться в стадии разработки. Компаниям, работающим в этих странах, необходимо внимательно следить как за местным законодательством, так и за развивающимися правовыми тенденциями.

ЯПОНИЯ

Законы о конфиденциальности: Закон Японии о защите личной информации (APPI) требует, чтобы люди были уведомлены о цели записи разговоров и получили их согласие, что отражает сильный культурный акцент на неприкосновенность частной жизни и уважение к ней.

АВСТРАЛИЯ


Закон о конфиденциальности: В соответствии с Законом о неприкосновенности частной жизни и Законом о телекоммуникациях (перехват и доступ), в Австралии обычно требуется согласие всех сторон на запись разговора. Существуют исключения, но они узки и четко определены.

ЭТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ В ГЛОБАЛЬНОМ МАСШТАБЕ

В разных странах мира, несмотря на различия в правовой специфике, этические императивы совпадают: уважение к частной жизни и принцип согласия не знают границ.

Компаниям, работающим на международном рынке, целесообразно придерживаться последовательного этического подхода к ведению документации, независимо от минимальных требований местного законодательства. Это не только упрощает соблюдение требований, но и укрепляет репутацию честной компании и уважает права личности.

Каждый из этих регионов подчеркивает необходимость для компаний не только соответствовать требованиям законодательства, но и работать с учетом глобальных этических норм в области конфиденциальности. Соблюдение прав частных лиц на неприкосновенность частной жизни становится универсальной нормой и лучшей практикой, которую все компании должны внедрять в свою корпоративную политику.

Даже если страна, в которой находится ваш коллега, потенциальный клиент или заказчик, не входит в этот список, стоит выяснить, какова местная практика. В качестве альтернативы можно выбрать надежную версию некоторых из наиболее строгих протоколов в качестве общей политики.

Влияние скрытой записи на доверие и конфиденциальность при проведении виртуальных совещаний

Скрытая запись виртуальных совещаний может нанести серьезный ущерб доверию на рабочем месте и нарушить неприкосновенность частной жизни. Эти цифровые пространства предназначены для открытого диалога и обмена идеями; когда это пространство нарушается негласной записью, это может полностью изменить динамику.

Доверие - важнейший элемент успеха любой команды. Если члены команды чувствуют, что их разговоры могут быть записаны без их согласия, то готовность к открытому общению, скорее всего, снизится. Такое нарушение доверия сказывается не только на непосредственных участниках, но и может вызвать волну настороженности во всей организации, влияя на общий моральный дух.

В самом деле, значительный результат опроса подчеркивает эту озабоченность: 73% сотрудников считают, что введение любого вида контроля на рабочем месте подорвет доверие между работниками и их работодателями. Подобные настроения свидетельствуют о шатком равновесии между контролем со стороны организации и неприкосновенностью личной жизни. Ожидание конфиденциальности является неотъемлемым условием, и если сотрудники полагают, что за ними ведется скрытое наблюдение, это может привести к возникновению всепроникающего чувства тревоги, препятствующего честному общению и сотрудничеству.

Не менее важна и конфиденциальность. Люди ожидают, что их беседы в профессиональном контексте останутся конфиденциальными. Обнаружив нарушение этих ожиданий, они могут почувствовать себя уязвимыми и не решаться на полноценное участие в будущих дискуссиях. Возникающая при этом атмосфера может препятствовать инновациям, поскольку члены коллектива могут предпочесть самоцензуру, чтобы защитить свою конфиденциальность, и тем самым помешать процессу совместной работы.

Не менее важна и конфиденциальность. Люди ожидают, что их беседы в профессиональном контексте останутся конфиденциальными. Обнаружив нарушение этих ожиданий, они могут почувствовать себя уязвимыми и не решаться на полноценное участие в будущих дискуссиях. Возникающая при этом атмосфера может препятствовать инновациям, поскольку члены коллектива могут предпочесть самоцензуру, чтобы защитить свою конфиденциальность, и тем самым помешать процессу совместной работы.

Эрик Эриксон подчеркивал, что доверие является первой стадией психосоциального развития, необходимой для здоровых отношений. Когда записи ведутся тайно, это наносит удар по этой важнейшей стадии развития, предполагая, что окружающая среда не заслуживает доверия, что может оказать отрицательное влияние на сотрудничество.

Психологическая безопасность- понятие, предложенное Эми Эдмондсон, - описывает пространство, в котором человек чувствует себя достаточно уверенно, чтобы рисковать и высказывать свое мнение, не опасаясь негативных последствий. Секретные записи ставят под угрозу эту безопасность, превращая открытые форумы для обмена идеями в места для конфиденциального общения. В результате люди могут утаивать ценные идеи, ограничивая потенциал группы для инноваций и решения проблем.

Если в результате тайной записи нарушается принцип конфиденциальности, доверие быстро разрушается. Эта эрозия может привести к нарушению динамики коллектива. Люди могут стать более осторожными, менее открытыми и более скептичными, что может замедлить процесс принятия решений, уменьшить обмен знаниями и в целом создать менее сплоченную команду. Последствия такого нарушения не ограничиваются только непосредственными участниками, они могут распространиться на всю организацию, создавая культуру подозрительности и оговорок.

Что нужно учесть перед записью видеозвонка?

Когда речь идет о записи видеозвонка, выбор подходящих инструментов и понимание их особенностей не менее важны, чем процесс получения согласия. Приведем сокращенный контрольный список, включающий эти аспекты:

1) Четко выраженное согласие: Перед началом записи всегда получайте четкое и явное согласие всех участников. Письменное согласие идеально подходит для формальных условий. Это может быть простое электронное письмо. 

2) Оповещение участников: Используйте программное обеспечение для видеоконференций, которое автоматически уведомляет всех участников о записи.

3) Укажите цель: четко сформулируйте причину записи сессии.

4) Конфиденциальность: При обсуждении конфиденциальной информации следует заключать соглашения о конфиденциальности.

5) Защита данных: Убедитесь, что ваши методы записи соответствуют действующему законодательству о защите данных. Если есть сомнения, используйте в качестве основы наиболее строгие рекомендации и законы. 

6) Безопасное хранение: Храните записи в защищенном виде, используя шифрование и строгий контроль доступа.

7) Информирование о правах: Проинформируйте участников об их правах в отношении записи.

8) Политика хранения: Четко определите, как долго будут храниться записи и когда они будут удалены.

9) Контролируемый доступ: Ограничьте доступ к записи для уполномоченного персонала и определите условия предоставления доступа.

10) Пересмотр лучших практик: Регулярно обновляйте методы записи, чтобы соответствовать действующему законодательству о конфиденциальности и этическим стандартам.

11) Выбор надежного инструмента: Выбирайте платформу для записи, имеющую хорошую репутацию в области безопасности и соблюдения конфиденциальности, обеспечивающую следование лучшим отраслевым практикам и соблюдение соответствующих законов.

12) Понимание возможностей инструмента: Знайте о возможностях инструмента записи, в частности, о начале, паузе и остановке записи, а также о том, как он обрабатывает запросы на удаление данных.

Сочетание этих рекомендаций позволит создать ответственную систему видеозаписи разговоров, учитывающую требования законодательства, этические нормы и технические средства защиты.

Уверенность с tl;dv

Интеграция tl;dv в практику видеозвонков может значительно повысить продуктивность и инклюзивность виртуальных встреч при условии правильной организации процесса получения согласия.

Вот краткий обзор того, почему выгодно использовать tl;dv и почему стоит предпринять дополнительные шаги по получению согласия:

Всесторонний захват: tl;dv обеспечивает запись всех аспектов разговора, что неоценимо для документирования, наглядности и для тех, кто может пропустить живую сессию. Благодаря такой комплексной записи ни одна деталь не будет упущена, и все, от словесных нюансов до визуальных подсказок, можно будет просмотреть позже.

Инклюзивность: Запись с помощью tl;dv способствует формированию инклюзивной среды. Члены команды, которые не могут присутствовать на прямой телефонной конференции из-за разницы в часовых поясах, личных обязательств или непредвиденных обстоятельств, могут посмотреть запись в удобное для них время, что позволит им быть в курсе всех событий.

Управление знаниями: Записи могут стать частью базы знаний вашей организации. Это особенно полезно для целей обучения, пересмотра сроков реализации проектов или пересмотра стратегических решений.

Подотчетность и точность: Запись разговоров может служить проверенным отчетом о том, что было согласовано или обсуждено, что может иметь решающее значение для обеспечения подотчетности и предотвращения недопонимания.

Эффективность: такие функции tl;dv, как автоматическая транскрипция и перевод, позволяют экономить время и ресурсы, позволяя участникам сосредоточиться на обсуждении, а не на ведении подробных записей. Это приводит к более активному и продуктивному проведению совещания.

Юридические и этические гарантии: Получение согласия гарантирует соблюдение правовых и этических норм при проведении записи. Это также способствует укреплению культуры прозрачности и уважения в организации. Когда совещание записывается с помощью tl;dv, участники предупреждаются об этом по нескольким каналам - электронной почте, календарю или в чате, - предоставляя им возможность отказаться от записи, покинув совещание.

Доверие и открытость: Когда участники знают, что запись разговора ведется с их согласия, это создает основу для доверия. Такая открытость способствует более откровенному разговору и может привести к появлению более инновационных идей и решений.

Сокращение числа недоразумений: Возможность воспроизведения фрагментов разговора позволяет быстро устранить недоразумения, обеспечивая всех одинаковой информацией и интерпретацией.

Получение согласия - небольшая плата за те преимущества, которые дает запись разговора.

Использование сайта tl;dv с его широкими возможностями записи в сочетании с культурой явного разрешения может изменить динамику общения в коллективе, что приведет к повышению уровня взаимодействия, информированности и продуктивности сотрудников.

Получите tl;dv бесплатно

Как защитить себя при видеосвязи?

С другой стороны, желание защитить себя от несанкционированной записи - вполне обоснованное желание. Эксперты по кибербезопасности рекомендуют несколько основных стратегий:

  • Используйте надежные платформы: Выбирайте инструменты для видеоконференций, которые известны своими надежными мерами безопасности. К ним относятся Google Meet, Zoom, Microsoft Teams - все они совместимы с не менее надежной tl;dv.
  • Постоянно обновляйте программное обеспечение: Регулярные обновления часто устраняют уязвимости в системе безопасности.
  • Опасайтесь неизвестных участников: Если среди участников есть неизвестные вам лица, проверьте их личность.
  • Управление настройками совместного доступа: Предоставляйте доступ к своему экрану или содержимому только в случае необходимости и следите за тем, что видно.
  • Используйте надежные пароли: Защищайте свои встречи надежными уникальными паролями и используйте комнаты ожидания.
  • Закройте веб-камеру: Когда веб-камера не используется, закрывайте ее во избежание несанкционированного просмотра.

Признаки, которые могут указывать на то, что разговор записывается без согласия, включают:

  • Необычные уведомления: Если средство конференц-связи показывает индикаторы или уведомления, не характерные для обычных звонков, это может свидетельствовать о необходимости записи.
  • Неизвестные дополнительные участники: Для записи разговора могут быть добавлены дополнительные участники.
  • Изменения в поведении: Если участники ведут себя неестественно или повторяют информацию без необходимости, это может быть сигналом.
  • Индикаторы, связанные с файлами: Будьте внимательны к любым действиям по созданию файлов в фоновом режиме, которые могут указывать на запись.

Почему tl;dv является отличным выбором для записи видеозвонков?

tl;dv Выделяется как этичный выбор для записи видеозвонков благодаря встроенным функциям, которые уважают и поощряют согласие.

tl;dv предназначен для создания прозрачной среды записи, четко указывая, когда идет запись. Функциональные возможности системы стимулируют пользователей к получению согласия, что соответствует юридическим и этическим нормам цифрового общения.

Мы также заботимся о безопасности: благодаря надежному хранению и защите данных tl;dv мы поддерживаем конфиденциальность и целостность записанных материалов.

При этом, как уже говорилось ранее, участники имеют возможность контролировать свое участие, имея четкие индикаторы и возможность уйти, если они не согласны на запись.

Наконец, возможности сайта tl;dvподдерживают соблюдение глобальных норм конфиденциальности, таких как GDPR, что делает его эффективным инструментом для работы за рубежом.

Благодаря интеграции лучших практик, таких как явное согласие и безопасное управление данными, tl;dv соответствует психологическому аспекту уважения личных границ, что способствует созданию безопасного пространства для открытого диалога. При этом не только соблюдаются необходимые правовые нормы, но и учитываются этические аспекты, необходимые для создания и поддержания доверия в коллективе и с клиентами. 

Поэтому, несмотря на то, что запись без разрешения никогда не будет крутой. Вы можете быть уверены, что запись с согласия, с использованием такой надежной платформы, как tl;dv , принесет дивиденды не только в виде записи, но и покажет, что делает передовой бизнес, когда речь идет о записи видеозвонков.