Якщо ви хочете дізнатися, як організувати нотатки з нарад для підвищення ефективності, ви вже знаєте, наскільки важливо робити це правильно. Багато людей роблять нотатки, але не багато хто їх використовує. Який у цьому сенс? 

Чесно кажучи, справжній потенціал нотаток майже не реалізований через, здавалося б, нескінченний пошук найкращого способу організації нотаток із зустрічей. Люди записують щось на папері, роблять нерозбірливі нотатки на полях, а потім дивуються, чому вони не отримують від них ніякої користі. Відповідь проста і лежить на поверхні. Нотатки потрібно організовувати. Але це не так просто, як здається. Щоб отримати користь від своїх нотаток, потрібно знати, як їх організувати для максимальної ефективності. 

Ми тут, щоб розгадати для вас цю давню загадку. 

Зміст

Чому важливо робити нотатки?

Команди продажів, які ефективно організовують нотатки з нарад, значно прискорюють підготовку своїх презентацій та отримують доступ до важливої інформації з нарад швидше, ніж команди з неорганізованими нотатками. Це дає вам значну перевагу над конкурентами. Ви зможете розрізати безлад ножем для м'яса, тоді як ваші конкуренти будуть рубати та пиляти ножами для масла. По суті, ви залишите їх далеко позаду.

Причина цього проста. Ваша команда зможе краще за інших зберігати інформацію про потенційних клієнтів. Ви створите міцніші зв'язки, оскільки ваші потенційні клієнти відчуватимуть, що про них пам'ятають, поважають і щиро цінують. Мова йде не тільки про запам'ятовування імені потенційного клієнта, але й про його захоплення, хобі, бажання, потреби та болючі точки. Якщо ви змусите потенційного клієнта відчути себе незабутнім, він буде набагато більш схильний до конверсії, ніж той, хто відчуває себе ще однією статистичною одиницею.

Індивідуальний підхід — це лише початок. Якщо ви хочете дізнатися, як ефективно організувати нотатки з нарад, ці навички не обмежуються лише продажами. Ви можете організувати нотатки з внутрішніх нарад таким самим чином. Це створює оптимізоване робоче середовище, де всі перебувають на одній хвилі та працюють над досягненням спільної мети. 

Стилі ведення нотаток

Не кожен стиль ведення нотаток підходить кожній особистості. Залежно від кожного члена вашої команди та мети нотаток, ви можете обрати один із декількох стилів.

Недбалі нотатки

Ці нотатки не містять деталей, але зосереджуються на найважливіших моментах під час зустрічей. Нотатки часто мають формат списку і їх легко переглянути.

Такий спосіб ведення нотаток може призвести до неточності інформації, оскільки записи часто робляться дуже швидко. Крім того, нотатки пишуться від руки, що може призвести до непорозумінь.

Методичні зауваження

Більш структурований стиль ведення нотаток, методичні нотатки містять більше деталей і розбивають різні теми на невеликі частини, які можна швидко проглянути. Ті, хто веде методичні нотатки, часто використовують шаблон, щоб щоразу дотримуватися одного і того ж формату.

Використовуючи цей стиль, ви ризикуєте надмірно ускладнити нотатки. Якщо ваш торговий представник приділяє увагу деталям під час складання нотаток, це добре, але чи не зосереджується він на нотатках більше, ніж на зустрічі? Це може призвести до того, що він пропустить важливі деталі, особливо такі тонкі нюанси спілкування, як мова тіла або інтонація.

Детальні нотатки

Подібно до методичних нотаток, детальні нотатки забезпечують вичерпний і ретельний огляд зустрічі. Вони містять багато деталей, посилань і конкретних даних. Мета полягає в тому, щоб робити нотатки точно і акуратно.

Як і вище, цей стиль вимагає часу і зосередженості, тому його може бути складно застосовувати під час самої зустрічі, не відволікаючись від розмови.

Візуальні нотатки

Візуальні нотатки переважно містять діаграми та малюнки, що стосуються ключових моментів. Вони також можуть включати інтелектуальні карти або павутинні діаграми для ілюстрації важливих взаємопов'язаних контекстів.

Однак візуальні нотатки можуть бути складними при документуванні більш складних ідей, які важко представити візуально.

Короткі нотатки

Короткі нотатки надають більш детальний огляд, виділяючи ключові моменти без їх дослівного запису. Вони є корисною формою нотаток для швидкого та ефективного передавання інформації, отриманої під час зустрічі.

Такий стиль конспектування може призвести до надмірного спрощення змісту, але вимагає найменшої концентрації уваги.

Як ефективно вести нотатки під час зустрічей

Робити нотатки під час зустрічей і телефонних розмов — це важливий спосіб фіксувати інформацію, але саме точність нотаток підвищує ефективність роботи вашої команди продажів. Існує тонка грань між тим, щоб робити якісні нотатки, і тим, щоб повністю зануритися в розмову.

Ось кілька способів, як можна робити нотатки під час зустрічей. Ми оцінили їх за рівнем ефективності.

Ручка і папір

Ніщо не зрівняється зі старим добрим пером і папером, коли потрібно робити нотатки на зустрічі, чи не так?

Неправильно.

Плюси
  • Доступність. Більшістьлюдей завжди мають під рукою ручку і папір, тому ним швидко і легко користуватися.
  • Природно. Це найприродніший спосіб робити нотатки. Тому його і називаютьблокнотом.
  • Виділення. Ви можете робити примітки та виділяти певні нотатки, щоб вони виділялися та краще запам'ятовувалися. Однак важливо пам'ятати, що це залежить від людини, від її індивідуальних навичок ведення нотаток.
Мінуси
  • Нечіткість. Коли ви пишете нотатки від руки, іноді вони можуть бути нечіткими або нерозбірливими (навіть для вас самих).
  • Транскрибування займає багато часу. Якщо ви хочете оцифрувати нотатки або поділитися ними зі своєю командою, їх набір може зайняти багато часу.
  • Складно ділитися. Співпрацянад рукописними нотатками практично неможлива. Щоб поділитися ними, потрібно вручну переписати їх.
  • Відволікає від зустрічі. Коли ви робите нотатки від руки, ви не зосереджуєтеся на розмові. Ви також не дивитеся на екран, а це означає, що ви пропускаєте важливі жести, які особливо корисні під час продажів.
  • Складно редагувати. Редагування рукописних нотаток може зробити їх нечіткими та незрозумілими.
Оцінка: 4/10

Це може бути корисно в екстрених випадках, але якщо ви хочете дізнатися, як організувати нотатки з нарад для максимальної ефективності, вам доведеться відпустити минуле і рухатися в майбутнє. 

Набирайте текст під час відвідування

Набирання нотаток під час зустрічі також має свої переваги та недоліки. 

Плюси
  • Швидко. Більшість людей друкують швидше, ніж пишуть.
  • Простіше організувати. Оскільки ваші нотатки з наради вже надруковані, ви можете легко поділитися ними та організувати їх в іншому місці, наприклад, у CRM.
  • Співпраця. Залежно від інструменту, який ви використовуєте, ви можете легко співпрацювати над нотатками з колегами по команді.
Мінуси
  • Пропустити важливу інформацію. Якщо ви друкуєте на клавіатурі, ви не звертаєте уваги на зустріч і можете легко пропустити важливу інформацію.
  • Менше залучайте потенційного клієнта. Якщо ви не слухаєте уважно, то менш імовірно, що ви залучите потенційного клієнта або по-справжньому співчуватимете йому.
Оцінка: 5/10

Набір тексту може бути дещо кращим за рукописний текст, оскільки ви можете записувати нотатки більш дослівно, легше співпрацювати та організовувати їх і робити їх більш зрозумілими.

Однак це відволікає вас від зустрічі і заважає вам повністю зосередитися на потенційному клієнті. 

Призначення протоколіста

Призначення спеціального секретаря для запису нотаток може вирішити проблему концентрації уваги, яка є характерною для двох вищезазначених методів. Однак цей метод має свої недоліки.

Плюси
  • Покращена концентрація. Торгові представники можуть зосередитися на продажах, а не на веденні нотаток, що підвищує ефективність роботи відділу продажів.
  • Вища точність. Залучивши людину, яка буде займатися виключно складанням протоколів, ви отримаєте набагато точніші записи.
Мінуси
  • Дорого. Хронометристи коштують недешево. Це буде додаткова витрата для кожного дзвінка з продажу, для якого ви хочете отримати нотатки.
  • Відсутністьконтексту. Авторкороткихповідомлень, ймовірно, не матиме такого ж контексту, як решта вашої команди продажів, а це означає, що він не зможе зробити ті ж висновки, що й ваші торгові представники.
Оцінка: 5/10

Якщо у вас є зайві гроші, ви можете підвищити рейтинг, але більшість підприємств шукають способи скоротити витрати, а не збільшити їх. Насправді наймати спеціального секретаря для ведення записів під час продажів нереально.

Використовуйте AI Note Taker

Штучний інтелект, що веде нотатки, може допомогти вам підвищити показники ефективності продажів. Він веде нотатки за вас, як стенографіст, але за значно меншу ціну. Насправді, деякі програми для ведення нотаток та транскрипції на основі штучного інтелекту настільки потужні, що роблять ручне ведення нотатокмайже непотрібним.

Якщо ви хочете зробити конкретну нотатку, ви все одно можете це зробити, але це звільняє вас від необхідності робити нотатки протягом більшої частини розмови, оскільки ви знаєте, що після її закінчення у вас буде повний стенограма, а також AI-резюме основних моментів. 

Якщо ви вирішите використовувати tl;dv свій інструмент штучного інтелекту, ви також отримаєте можливість переглянути дзвінок або перейти до часових міток із підсумком штучного інтелекту, щоб переглянути, що саме сказав потенційний клієнт, як він це сказав і яке тонке повідомлення передавала його мова тіла в той самий час. Ви навіть можете використовувати його для планування періодичних звітів на будь-яку тему, яку ви бажаєте, повсіх дзвінках вашої команди, або створювати ролики з кліпів з різних зустрічей, де обговорюється заперечення на ваш вибір. Це чудово підходить, наприклад, для навчання холодним дзвінкам.

Плюси
  • Повнатранскрипція.Повнатранскрипція— це спосіб запам'ятати всю розмову.
  • Запис зустрічі. Якщо ви використовуєте інструмент штучного інтелекту, який також записує зустріч, наприклад tl;dv, то ви можете переглянути запис, щоб отримати додаткову інформацію про тон і мову тіла.
  • Автоматично згенеровані резюме. Після кожного дзвінка отримуйте резюме від штучного інтелекту з усіма ключовими моментами, що були обговорені, а також будь-якими закликами до дії.
  • Легко ділитися. Діліться не тільки нотатками, а й уривками з самого дзвінка. 
  • Часові мітки. Перегляньтенотатку в режимі реального часу.
  • Повна концентрація. Поки штучний інтелект робить нотатки, складає резюме та стенограми від вашого імені, ви можете повністю зосередитися на розмові.
  • Переклади. Транскрипти tl;dvможна миттєво перекласти на понад 30 мов.
  • Організація. Для організації на експертному рівні ви можете налаштувати інтеграцію, щоб пересилати нотатки або підсумки зустрічей до обраної CRM-системи одразу після закінчення дзвінка. tl;dv понад 5000 інтеграцій!
Мінуси
  • Потрібна передплата. Більшість інструментів штучного інтелекту вимагають передплати для створення нотаток і запису зустрічей. tl;dv безкоштовно tl;dv і транскрибує всі ваші зустрічі, але за його розширені функції організації вам доведеться заплатити 20 доларів на місяць за кожного користувача, який здійснює запис.
  • Сумісність. Різні програми сумісні з різними платформами для відеоконференцій. tl;dv для MS Teams, Zoom та Google Meet.
  • Може знадобитися час для навчання. Як і у випадку з будь-яким новим програмним забезпеченням, щоб отримати від нього максимум користі, потрібно докласти певних зусиль.
Оцінка: 9,5/10

Якщо порівняти інструменти для створення нотаток на основі штучного інтелекту з рукописним записом, друкуванням на клавіатурі або наймом стенографістів, то легко зрозуміти, чому вони є безперечними переможцями.

Якщо ви хочете дізнатися, як організувати нотатки з нарад, найкращим способом є використання інструментів штучного інтелекту. Уявіть: ви проводите ділову розмову, повністю зосередившись на потенційному клієнті, і до того часу, як ви закінчите розмову і закриєте вкладку, повний стенограма, записана копія розмови, нотатки з наради та підсумки вже будуть у вашій CRM під ім'ям потенційного клієнта. Такої організації ви не знайдете ніде інде. Крапка.

Асистенти для зустрічей на базі штучного інтелекту здатні з високою точністю транскрибувати та узагальнювати зустрічі на різних мовах, забезпечуючи фіксацію всіх деталей та їх легку доступність після зустрічі.
Чи знали ви?
Дізнайтеся більше

Як організувати нотатки з нарад для досягнення найкращих результатів

Дуже важливо, щоб нотатки з нарад були чітко організовані, щоб ви могли надійно перевірити їх у майбутньому. Якщо вони не будуть послідовними, це тільки затьмарить ваш процес прийняття рішень. Ми хочемо його поліпшити!

Ми вже вказали на необхідність використання AI-нотатника, але це ще не все. Платформи для управління відносинами з клієнтами можуть стати в нагоді, і є безліч порад та хитрощів, які ви можете застосувати, щоб краще організувати свої нотатки з нарад. 

Почнемо з CRM-систем.

Платформи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM)

CRM-системи можуть відігравати ключову роль у наданні допомоги вам і вашій команді в ефективній організації нотаток із зустрічей. Вони складаються з централізованого місця для зберігання інформації про ваших потенційних клієнтів і клієнтів. А що найкраще? Ви можете синхронізувати свої нотатки із зустрічейлише одним кліком!

Зберігаючи нотатки про зустрічі у вашій CRM, ви можете отримативсю інформацію про потенційного клієнта в одному місці. Хочете дізнатися його ім'я, електронну адресу, демографічні дані? Все це є. Хочете отримати нотатки, резюме та часові мітки попередніх дзвінків з продажу? Все це теж є. 😉 

Більшість CRM також пропонують шаблони для створення нотаток. Їх використання може підвищити надійність і узгодженість робочих процесів вашої команди, оскільки між різними торговими представниками не буде розбіжностей у стилі роботи. Це чудово підходить для організації нотаток із зустрічей, оскільки всі торгові представники зможуть знайти потрібну інформацію, навіть якщо вони ніколи раніше не зустрічали потенційного клієнта особисто.

Ось кілька провідних CRM-систем, на які варто звернути увагу.

  • Salesforce
  • Хабспот
  • Pipedrive
  • Інсайтлі
  • Apptivo

Порада № 1: Робіть короткі нотатки

Якщо ви робите нотатки вручну, що все ще можливо з більшістю AI-нотатників, то важливо бути лаконічним. Занадто багато інформації може призвести до нерозуміння ключових моментів і важливого контексту. Короткі нотатки більше зосереджуються на основних моментах, зменшуючи надмірну кількість інформації та забезпечуючи зрозумілість основних висновків із зустрічі. Це покращує чіткість, зосередженість і швидкість.

Короткі нотатки також легко передавати. Інші члени команди можуть їх прочитати і все одно добре зрозуміти контекст. Це також значно спрощує перегляд нотаток для вас. Останнє, що ви хочете робити після напруженого дня, — це перебирати сторінки безладних нотаток. Пишіть їх коротко і лаконічно. 

Це ще більше стосується 12% співробітників, які не займають керівні посади і відвідують понад 15 годин нарад на тиждень. Напишіть щось більше, ніж короткі нотатки, і ваша рука буквально згорить.

@tldv.io

Це цілком логічно. #зустріч #комедія #корпоративні #зустрічі #9до5 #першийдень

оригінальний звук - tldv.io - AI Meeting Recorder

Порада № 2: Робіть нотатки спільно

Залучіть усіх до співпраці під час процесу запису нотаток, щоб всі були на одній хвилі. Кожен може по-різному інтерпретувати певні моменти, тому важливо, щоб уся ваша команда мала однакове бачення щодо перспектив та внутрішніх цілей. 

Якщо ви вирішили робити нотатки вручну, ключовим фактором є співпраця. Це може стосуватися навіть нотаток, зроблених штучним інтелектом. Ви можете додати щось конкретне, що штучний інтелект пропустив, наприклад, як виглядав потенційний клієнт, коли йому задали певне питання, або як він відповів саркастичним тоном. Штучний інтелект — це чудово, але він не завжди вловлює тонкі нюанси людської поведінки. Співпрацюючи над своїми нотатками, ви можете переконатися, що це буде зазначено, щоб не неправильно зрозуміти, що мав на увазі потенційний клієнт.

Порада №3: Завжди підбивайте підсумки наприкінці зустрічі

Поки інформація ще свіжа, запишіть найважливіші моменти, які ви можете запам'ятати. Один із способів зробити це, якщо ви вирішили робити нотатки вручну, — це записати слово або дуже коротке речення, яке нагадає вам про необхідність детальніше розібратися в цьому питанні після закінчення зустрічі.

Якщо ви використовуєте AI-записник дзвінків і хочете зробити конкретну нотатку, ви можете додати позначку часу, а потім повернутися після закінчення зустрічі, щоб записати свою нотатку. Таким чином, ви не втратите концентрацію під час дзвінка.

Порада № 4: Дотримуйтесь єдиного форматування

Немає нічого гіршого, ніж неформатовані нотатки. Їх важко переглядати, і вони створюють захаращене та заплутане резюме.

Виберіть формат і дотримуйтесь його. Заохочуючи свою команду структурувати свої нотатки однаковим чином, ви прискорите процес їхнього подальшого перегляду. Щоб ефективно організувати нотатки з нарад, ваша команда може дотримуватися певного шаблону з такими розділами:

  • Час і дата
  • Учасники
  • Порядок денний
  • Рішення
  • Дії, які необхідно виконати
  • Додатково

Якщо ви впровадите конкретний тип методології, наприклад метод Корнелла, уся команда матиме єдиний план для кожного майбутнього засідання.

Різні методи ведення нотаток

Якщо ви вирішили робити нотатки вручну, вам слід знати про декілька методів. Дотримуючись єдиного методу в усій команді, ви полегшите собі організацію нотаток. Саме тоді і відбувається диво, і ваша команда продажів починає процвітати.

Ось 4 методи ведення нотаток, які допоможуть ефективно організувати нотатки з нарад.

  • Метод конспектування. Структурований метод, за допомогою якого ваша команда може розділити свої нотатки за темами та підтемами. Це організований спосіб форматування, що дозволяє занотувати всі ключові моменти без необхідності друкувати або писати дослівно.
  • Метод Корнелла. Метод Корнелла складається з двох стовпців: одного маленького стовпця ліворуч і одного більшого стовпця праворуч. У лівому стовпці записуються теми та ключові ідеї, викладені на зустрічі, а в правому стовпці детальніше розглядаються ці теми. Внизу ви матимете підсумок обох стовпців. Це чудовий спосіб переглянути нотатки після зустрічі.
    Щоб отримати вичерпний огляд того, як ефективно організувати нотатки із зустрічей за допомогою цього методу, прочитайте цей посібник із ведення нотаток за методом Корнелла.
Метод Корнелла для ведення нотаток є одним з найкращих способів ефективної організації нотаток із зустрічей.
Джерело: MyProductiveJournal
  • Метод маппінгу. Метод мапування — це павутинна діаграма або ментальна карта з гілками, які розбивають центральну тему на більш детальні частини. Це візуальна форма конспектування, яка використовується для зручного перегляду взаємозв'язків. Павутинні діаграми часто мають кольорове кодування для більш чіткого огляду. Однак майте на увазі, що це буде майже неможливо зробити під час зустрічі. Найкраще це робити в кінці розмови.
  • Метод квадрантів. Метод квадрантів складається з чотирьох різних квадратних секцій. Питання в верхньому лівому куті, загальні нотатки в верхньому правому куті, особисті завдання в нижньому лівому куті та завдання для інших в нижньому правому куті. Ці секції можна змінювати залежно від контексту зустрічі. Білл Гейтс відомий тим, що використовував метод квадрантів для запису своїх нотаток під час зустрічей, коли особисті ділові зустрічі були звичним явищем. 
Метод квадранта для ефективної організації нотаток із зустрічей
Джерело: Fireflies

Організуйте свої нотатки

Якщо ви хочете навчитися ефективно організовувати нотатки з нарад, саме час інвестувати в AI-нотатник і підключити його до вашої CRM-системи. Це важливий фактор для розуміння ключового контексту та збереження інформації з ваших нарад. Це дасть вам можливість швидко отримувати доступ до важливої інформації та діяти на її основі, що є необхідним для прийняття стратегічних рішень у майбутньому.

Незалежно від того, чи ви вирішите робити нотатки самостійно, використовуючи один із чотирьох описаних вище методів, чи доручите це штучному інтелекту, щоб зосередитися на розмові, ми сподіваємося, що ця стаття допомогла вам визначитися з організацією нотаток із зустрічей.