Ganz gleich, ob Sie per Fernzugriff oder im Büro arbeiten, es gibt nichts Schlimmeres, als in einem tiefen Zustand des Flow zu sein und unterbrochen zu werden. Die Unterbrechung mag nur Sekunden dauern, aber die Nachwirkungen lassen sich oft nur schwer abschütteln.
Dabei geht es nicht nur um den Zeitverlust oder die Frustration, die eine Unterbrechung mit sich bringt. Wenn man all diese Unterbrechungen am Arbeitsplatz zusammenzählt, hat das auch massive Auswirkungen auf die Unternehmenseinnahmen.
Statistik der Arbeitsunterbrechung
Der deutsche Think Tank Next Work Innovation hat vor kurzem einen neuen Bericht veröffentlicht, der Statistiken über Unterbrechungen am Arbeitsplatz enthält. Die Studie ergab, dass Arbeitnehmer in wissensintensiven Berufen durchschnittlich 15 Mal pro Stunde unterbrochen werden. Das entspricht einer Unterbrechung alle vier Minuten.
Die finanziellen Auswirkungen? Der Think Tank ermittelte anhand der Zahlen, dass Unterbrechungen die Unternehmen weltweit insgesamt rund 58 Milliarden Euro pro Jahr kosten.
Und dabei handelt es sich nicht nur um Unterbrechungen durch E-Mails, Kollegen, Telefonanrufe oder andere übliche Verdächtige. Die Studienteilnehmer verbrachten im Durchschnitt anderthalb Tage pro Woche in Besprechungen und versuchten, mindestens zweimal pro Stunde Multitasking zu betreiben.
Dieser ständige Zustand des Flusses führt oft zu mangelnder Konzentration und Effizienz sowie zu Überforderung und Stress.
Zum Vergleich: Das ist etwa so viel Zeit, Energie und Ressourcen, wie die gesamte Belegschaft von Siemens im Jahr 2021 aufbringt - das sind 303.000 Mitarbeiter weltweit!
Die Untersuchung ergab auch, dass jede einzelne Unterbrechung eines Mitarbeiters zu einem enormen Zeitgewinn von 15 bis 24 Prozent führt - je nach Komplexität der Aufgabe. Selbst wenn man konservativ von 15 % ausgeht, sind das durchschnittlich drei volle Arbeitstage pro Monat, die allein durch Unterbrechungen verloren gehen.
IGITT!
Zusammenfassung der Ergebnisse zu Unterbrechungen am Arbeitsplatz:
- Der durchschnittliche Wissensarbeiter wird durchschnittlich 15 Mal pro Stunde unterbrochen
- Das ist eine Unterbrechung alle vier Minuten
- Produktivitätsverluste aufgrund von Unterbrechungen kosten Unternehmen schätzungsweise 58 Milliarden Euro pro Jahr (weltweit)
- Die meisten Wissensarbeiter versuchen mindestens zweimal pro Stunde Multitasking
- Im Durchschnitt verbringen Wissensarbeiter jede Woche eineinhalb Tage in Sitzungen
- Bei jeder Unterbrechung dauert die Erledigung einer Aufgabe 15-24 % länger.
- Selbst wenn diese Zahl am unteren Ende liegt (nur 15 %), bedeutet dies, dass pro Monat drei volle Arbeitstage durch Unterbrechungen verloren gehen.
- E-Mails sind für die meisten Unterbrechungen verantwortlich
Wie werden wir am Arbeitsplatz unterbrochen?
In der Studie gab es nicht nur einen Hauptverursacher für Unterbrechungen, sondern eine echte Mischung von Einflüssen. Allerdings war keiner davon besonders überraschend.
Die Teilnehmer stellten fest, dass ihre Arbeit am häufigsten durch E-Mails unterbrochen wird, im Durchschnitt 3,3 Mal pro Stunde.
Viele Dienste wie Slack und Messaging-Apps sind zwar darauf ausgelegt, die Kommunikation effizienter zu gestalten, werden aber hauptsächlich reaktiv genutzt, anstatt den Kollegen eine Nachricht zu hinterlassen, die sie dann abrufen können, wenn sie gerade nicht beschäftigt sind.
Auch Online-Sitzungen - seit der Pandemie ein fester Bestandteil unserer Arbeitskultur - sind für viele ein großer Streitpunkt, wenn es darum geht, die Arbeit zu erledigen. Da so viele als "obligatorisch" eingestuft werden, ergab die Studie, dass viele Menschen nur deshalb zugestimmt haben, um ihre Kameras auszuschalten und gleichzeitig an anderen Aufgaben zu arbeiten.
Weder der Besprechung noch den Arbeitsaufgaben wird die volle Aufmerksamkeit des Einzelnen gewidmet, was zu Fehlern, Hektik und einem allgemeinen Mangel an Konzentration führen kann.
Obwohl wir gerne behaupten würden, dass alle Unterbrechungen unternehmensbedingt sind, ist es leider nicht nur die eine oder andere E-Mail-Benachrichtigung, die uns von unserer Arbeit ablenkt. Wir sind im Grunde genommen dopaminsüchtige Wesen. Das kann ein Blick mit dem Handy auf die sozialen Medien sein, ein Blick aus dem Fenster auf ein vorbeifahrendes Fahrzeug oder sogar der 46.
Der Bericht ergab, dass die Studienteilnehmer ihre Telefone 56 Mal pro Tag entsperrtenund 88 Mal auf ihr Handy schauten. Hatte dies mit der Arbeit zu tun? Nein! Sie nutzten hauptsächlich die sozialen Medien und sahen sich die Nachrichten an. In dem Bericht wurde zwar empfohlen, das Telefon vom Schreibtisch wegzulegen, aber zum Glück wurde erkannt, dass dies einfach nicht machbar ist (und in der heutigen Zeit auch ein bisschen grausam!)
Warum gibt es immer noch ständige Unterbrechungen bei der Arbeit?
Dem Bericht zufolge liegt eine der Hauptursachen für dieses Problem darin, dass es am Arbeitsplatz oft an klaren Prozessen und Kommunikationsstrukturen fehlt, was dazu führt, dass die Erwartungen der Mitarbeiter unklar sind. Oder diese sind zwar für die Mitarbeiter vorhanden, aber die Geschäftsleitung hält sich oft nicht an dieselben Regeln.
Viele Dinge, die für die Leistungsmessung als nützlich erachtet wurden, sind heute veraltete Konzepte. Dinge, die faktisch zu digitalem Präsentismus führen: Überstunden, die Teilnahme an jeder Sitzung und das Verschieben des Urlaubs.
Wenn man so weitermacht, kann das zu einer Kultur der performativen Arbeit führen. Die Mitarbeiter "sehen beschäftigt aus" und "fühlen sich beschäftigt", aber es wird insgesamt weniger Arbeit geleistet, da sie sich mehr darauf konzentrieren, wie sie aussehen.
Dadurch entsteht ein Umfeld, in dem die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie ihre Aufgaben nicht ohne Hilfe oder Input von anderen erledigen können. Da Unternehmen für die interne Kommunikation zunehmend auf digitale Lösungen wie Slack und E-Mails zurückgreifen, besteht zudem die Tendenz, dass diese Kanäle überlastet werden - was zu weiteren Ablenkungen führt.
Chat-Anwendungen wie Slack sollten dazu dienen, die E-Mail-Flut zu stoppen. Doch das Ergebnis ist oft nur ein zusätzlicher Slack-Overflow. Und die E-Mail-Flut hat keineswegs genug abgenommen, um Zeit und Ablenkung zu sparen. Wenn überhaupt, dann wird sie durch ein brandneues Medium, das die Aufmerksamkeit von den Aufgaben ablenkt, noch vergrößert.
Es ist auch erwähnenswert, dass nicht jeder in gleicher Weise betroffen ist. Während viele Menschen gerne von zu Hause aus arbeiten, wie z. B. Introvertierte, haben andere damit Probleme. An einem großen Schreibtisch zu arbeiten, mag für gesprächige, kontaktfreudige Rollen großartig sein, aber für diejenigen, die sich intensiv konzentrieren müssen, ist die ganze gemeinschaftliche Situation unglaublich ablenkend.
Wer also ist Next Work Innovation & Vera Starker
Next Work Innovation ist eine in Berlin ansässige Denkfabrik, die neue Arbeitsmethoden erforscht und Unternehmen bei der Umsetzung dieser Veränderungen berät.
Die Mitbegründerin Vera Starker ist Wirtschaftspsychologin und Juristin mit einem MBA in Organisationsentwicklung von der Johns Hopkins University und hat sich auf das Coaching von Teams und Unternehmen spezialisiert. Sie ist Senior Coach Mitglied im Deutschen Bundesverband für Coaching (DBVC). Darüber hinaus schreibt Vera Starker Ratgeber zum Thema Change- und Konfliktmanagement im digitalen Zeitalter.
Und wie sah die Studie aus?
Um herauszufinden, wie viel Arbeitsunterbrechungen deutsche Unternehmen kosten und wie sich Unterbrechungen und Ablenkungen auf die Produktivität und das Stressniveau auswirken, wurden zwischen Dezember 2021 und Februar 2022 637 Arbeitnehmer befragt. Die Teilnehmer, alle aus 25 wissensbasierten Unternehmen aus zwölf Branchen, füllten einen Online-Fragebogen aus und führten ein webbasiertes Tagebuch.
Wie man mit Unterbrechungen am Arbeitsplatz umgeht
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Unterbrechungen zu reduzieren und Ihre Produktivität zu steigern.
Überlegen Sie erstens, wann Sie E-Mails beantworten oder auf Nachrichten antworten - wenn Sie dafür bestimmte Zeiten am Tag vorsehen, können Sie sicherstellen, dass dies nicht zu viel Ihrer Zeit in Anspruch nimmt.
Wir müssen uns auch Gedanken darüber machen, wie wir Meetings und die Interaktion von Angesicht zu Angesicht am Arbeitsplatz sehen. Viele Besprechungen werden immer noch als obligatorisch angesehen, obwohl sie einfach nicht notwendig sind.
Indem Sie gezielter auswählen, wann und wo Sie an einer Besprechung teilnehmen oder diese abhalten, können Sie den Zeitaufwand für diese Besprechungen verringern.
Die Verwendung eines Meeting-Recorders wie tl;dv und die Einführung einer asynchronen Arbeitskultur sind eine gute Möglichkeit, dieses Schema zu durchbrechen.
Die Förderung einer Kultur, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Besprechungen zu einem Zeitpunkt nachzuholen, der ihnen passt, oder sogar nur bestimmte relevante Teile zu sehen, schafft ein wesentlich produktiveres und effizienteres Arbeitsleben.
Abgesehen von der Zeit- und Geldersparnis gibt es einfach weniger Unmut und Stress wegen der Ausweitung des Aufgabenbereichs oder dem Gefühl, zu Aufgaben oder Aktivitäten verpflichtet zu sein, die nichts bringen. Niemand zuckt bei Slack-Benachrichtigungen zusammen, und den Mitarbeitern wird das Vertrauen und die Freiheit gegeben, ihre Zeitpläne und Arbeitsmethoden festzulegen.
Sie ermöglicht es auch, einen Kanal für "Notfall"-Kommunikation freizuhalten, wenn dies erforderlich ist, aber ein ruhigeres und effizienteres Arbeitsumfeld wird zu weniger roten Fahnen und Panik in letzter Minute führen.
Wenn Sie sich bewusst machen, was Sie tun und wie es zu Ihrer Produktivität beiträgt, können Sie Ablenkungen reduzieren und sich auf die anstehende Arbeit konzentrieren.
Sie können auch versuchen, sich an das Konzept der Tiefenarbeitund sich regelmäßige, lange Zeiträume geben, in denen Sie Dinge ohne Unterbrechung erledigen können. Oder Sie wenden die Pomodoro-Methode an, bei der Sie sich innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens auf eine Aufgabe konzentrieren und dabei kleine Pausen einlegen, um diese Ablenkungen auf kontrollierte Weise zu ermöglichen.
Pausen können Ihnen helfen, sich zu konzentrieren und zu vermeiden, dass Sie von Ihrer Arbeitslast überwältigt werden. Wenn Sie sich ein paar Minuten von Ihrem Schreibtisch entfernen, können Sie den Kopf frei bekommen und erfrischt wieder an die Arbeit gehen.
Sich auf Unterbrechungen im Büro einstellen
Unterbrechungen werden immer Teil des Lebens sein. Sei es im Privatleben, im Berufsleben, bei der Arbeit im Büro oder bei der Arbeit von zu Hause aus. Aber wenn wir einige der oben genannten Tipps beherzigen, können wir die Kontrolle behalten und das Gefühl vermeiden, dass uns der Tag entgleitet. Mit ein wenig bewusster Anstrengung können wir uns konzentrieren und das Beste aus unserem Arbeitstag herausholen.
Alles beginnt mit Selbsterkenntnis, dem Setzen von Grenzen und einer soliden, transparenten Arbeitskultur. Dann investieren Sie in Hilfsmittel, die Ihnen helfen, produktiver zu sein, und schließlich nehmen Sie sich ein paar Momente Zeit, um sich von Ihrem Schreibtisch zu entfernen, um sich eine Atempause zu gönnen, bevor Sie sich wieder in die Arbeit stürzen. Viel Erfolg!
