Aparte de Monica Gellar, es difícil encontrar a alguien cuya tarea favorita sea organizar las cosas. La mayoría de las veces, la gente prefiere hacer el trabajo y dejar la organización a otro. Afortunadamente, existen herramientas de documentación que ahorran tiempo y hacen que organizar y almacenar la información esencial de tu empresa sea casi automático.
¿Por qué ser un maniático del control cuando existe un software de documentación que desempeña ese papel por nosotros?
¿Qué es una herramienta de documentación?
Una herramienta de documentación es una forma de que una empresa almacene y organice la información crítica para que haya una única fuente de verdad.
Funciona como un manual para las empresas, ayuda en la incorporación y fomenta la transparencia y el intercambio de conocimientos. Puede compararse con Wikipedia, pero para su propia empresa. Todo está enlazado y con referencias cruzadas para que la información importante sea fácil de encontrar.
¿Por qué son importantes las herramientas de documentación?
Las herramientas de documentación reducen los silos de información, garantizando que todo el mundo pueda acceder a la misma información desde la misma fuente. Minimiza los posibles errores derivados de los malentendidos que surgen al disponer de información incompleta u obsoleta. El uso de una plataforma de documentación permite crear equipos de trabajo remote y asíncronos más fuertes.
Las 8 mejores herramientas de documentación
Si está buscando el mejor software de documentación, le presentamos las 7 mejores opciones. Las hemos desglosado en función de lo que estés organizando exactamente.
Sin más preámbulos, aquí tienes las 8 mejores herramientas de documentación que te ayudarán a organizar tu empresa.
1. Document360 - Mejor para documentos escritos
Document360 está ampliamente considerado como lo mejor de lo mejor en cuanto a herramientas de documentación, pero ese nivel de experiencia tiene un precio. Uno muy alto.
En resumen, Document360 es una herramienta de documentación perfecta para crear manuales de usuario. Cuenta con un editor de última generación que permite crear categorías y subcategorías de contenido que se pueden mover fácilmente a través de una intuitiva interfaz de usuario de arrastrar y soltar.
Y lo que es más importante, Document360 es una solución híbrida que puede fusionar la documentación orientada al cliente con sus documentos internos. Dispone de funciones SEO, recordatorios de revisión de contenidos e incluso análisis que te ayudan a hacer un seguimiento de la interacción de los lectores con tus documentos.
El plan más barato cuesta 99 dólares al mes. También hay un plan gratuito, pero solo obtienes 50 artículos y 1 GB de almacenamiento, así como un conjunto limitado de funciones.
2. Confluence - Mejor para plantillas predefinidas
Si quieres que te echen una mano a la hora de crear tu wiki interna, Confluence puede ser la mejor opción para ti. Confluence, uno de los programas de documentación más antiguos y conocidos del sector, comparte la misma empresa matriz que otros programas de colaboración de primer nivel como Trello, así que sabes que estás en buenas manos. De hecho, la empresa, Atlassian, ha sido noticia recientemente enremote por ser una de las primeras empresas en crear la figura del director de remote para abordar los problemas laborales de remote de forma proactiva.
Como Atlassian es también la empresa matriz de Jira y Bitbucket, Confluence se integra perfectamente con ellos para que puedas utilizar toda su suite en tu beneficio.
Como constructor de wikis internos, Confluence es una de las mejores herramientas de documentación gracias a sus opciones de plantillas, que te ahorran horas de tiempo con sus diseños cuidadosamente pensados.
Aunque carece de opciones de personalización de gama alta y puede resultar difícil de utilizar para una documentación de software más extensa y exhaustiva, Confluence sigue siendo una herramienta estupenda para agilizar el proceso de incorporación y crear una guía de trabajo clara y transparente.
Tiene un plan gratuito para hasta diez usuarios, o puedes pagar 5,75 $ por usuario para hasta 35.000 usuarios. También hay disponibles planes más avanzados.
3. tl;dv - La mejor herramienta de documentación para reuniones
tl;dv es la herramienta de documentación número uno para reuniones virtuales. Es un software de gestión de reuniones que permite grabar, transcribir y traducir reuniones virtuales. También puede añadir marcas de tiempo a Zoom o Google Meet para que los participantes no esenciales puedan saltarse la reunión y ponerse al día rápidamente más tarde. Si tu empresa es remote y asíncrona, entonces tl;dv es una herramienta maestra para el seguimiento de las reuniones de trabajo.
Todas las actas, grabaciones y transcripciones de las reuniones se guardan en la biblioteca de tl;dv , lo que te da acceso permanente a todas las reuniones virtuales de tu equipo. Puedes encontrar fácilmente partes concretas de una reunión buscando por palabras clave, y puedes organizar distintas reuniones creando categorías en las que almacenarlas.
Otras funciones de tl;dv, como las marcas de tiempo y los clips, se integran perfectamente con otras herramientas de documentación como Notion.
Si necesitas encontrar el mejor software de documentación para hacer un seguimiento de las reuniones, tl;dv es una opción absolutamente obvia. Con un potente plan gratuito y solo 20 dólares al mes para la versión profesional, tl;dv es mucho más barato que muchas otras herramientas de documentación de esta lista.
4. Notion - Lo mejor para la flexibilidad
Notion supone un obstáculo porque no está diseñado específicamente para ser una herramienta de documentación. Sin embargo, eso no significa que no pueda hacer el trabajo extraordinariamente bien.
Notion, una herramienta todo en uno para la gestión de proyectos, la planificación y el almacenamiento de conocimientos, puede utilizarse para crear todo tipo de documentación. Notion no se ha creado pensando en el cliente, sino más bien para el trabajo interno y el intercambio de ideas.
Sin embargo, cuando se asocia con Engine.so, puede utilizar Notion para crear una hermosa base de conocimientos. Le permite crear fácilmente un centro de conocimientos que también se puede publicar en su sitio web.
Notion ofrece formas únicas de presentar la información que le dan una ventaja flexible sobre sus competidores en herramientas de documentación. Es fácil de aprender y utilizar, y con planes a partir de 5 dólares al mes por usuario, también es asequible. El principal inconveniente de Notion es que no está diseñada para ser una herramienta de documentación. Aunque se puede utilizar como tal, si está planificando una base de conocimientos compleja con cientos de artículos interconectados, es mejor que elija una herramienta diseñada para esa tarea.
5. ProofHub - Lo mejor para combinarlo TODO
ProofHub es una herramienta imprescindible para las empresas que combinan la gestión de proyectos con una documentación eficaz. Además de una excelente gestión de tareas, centraliza la documentación gracias a funciones como Notas y Archivos y documentos.
Lo que lo distingue es su conjunto de herramientas de colaboración, en particular la herramienta Discussions, que garantiza que la documentación se mantenga actualizada e interactiva. Con ventajas añadidas como la compatibilidad multilingüe y la marca blanca, la personalización es pan comido.
Cuando hablamos de precios, ProofHub ofrece un valor inmejorable. A 89 dólares al mes (facturados anualmente) o 99 dólares al mes, es una tarifa plana para usuarios ilimitados, lo que la convierte en una opción económica para equipos de todos los tamaños.
6. Dropbox Paper - Mejor para documentos internos
Dropbox Paper es una gran plataforma de documentación para crear documentos internos o mini wikis para tu equipo. Si alguna vez tus empleados tienen una pregunta de trabajo, pueden consultar tus documentos internos fácilmente y encontrar la respuesta que buscan. Puedes utilizarlo para mostrar texto, archivos multimedia y otros archivos en un solo lugar.
Además, Dropbox Paper se puede compartir fácilmente y los usuarios pueden incluso comentar o asignar plazos o hitos. Es un gran detalle que la convierte en una de las mejores herramientas de documentación disponibles. También es gratuito si ya tienes una cuenta de Dropbox, lo que puede ser muy beneficioso para los equipos que utilizan Dropbox como software de almacenamiento.
Dropbox Paper tiene una interfaz muy fácil de usar que hace que organizar tus documentos sea divertido y creativo, algo que de otro modo podría aburrirte soberanamente. Sin embargo, no es realmente adecuado para mostrar los documentos públicamente. Si tienes la ambición de hacer que tu wiki interno sea visible externamente, entonces Dropbox Paper probablemente no sea para ti.
7. Nuclino - Mejor para estructura y visualización
Nuclino es un software de documentación diseñado para organizar tus documentos internos de la forma más estructurada posible. Desde listas anidadas a tablas, pasando por mapas mentales y tableros Kanban, Nuclino le ayuda a visualizar su flujo de trabajo como ninguna otra herramienta de documentación puede hacerlo. Al ver su documentación interna desde este ángulo, puede identificar fácilmente los cuellos de botella y supervisar el progreso de su equipo.
Es una gran herramienta para los equipos deremote que se comunican de forma asíncrona, ya que permite consolidar todo el trabajo en una sola herramienta, minimizando los cambios de contexto innecesarios.
Con una interfaz de usuario limpia e intuitiva, Nuclino se ha diseñado pensando en un trabajo sin fricciones. Su sistema de enlaces internos tipo wiki permite conectar fácilmente los artículos pertinentes. ¿Y lo mejor? Nuclino puede editarse en colaboración de forma simultánea sin problemas de sincronización. No es necesario editar y guardar para que el otro usuario vea las actualizaciones. Todo es automático y lo más sencillo posible.
El plan estándar cuesta a partir de 5 dólares al mes por usuario.
8. GitHub - Mejor software de documentación para desarrolladores
GitHub es una plataforma de documentación para desarrolladores que se creó pensando en la colaboración. Si alguna aplicación es de código abierto, lo más probable es que encuentres sus repositorios de código en GitHub. Se trata de una herramienta de documentación mundialmente conocida que es la crème de la crème para los programadores.
Puedes elegir entre la sección wiki principal de GitHub o GitHub Pages, que te permite tener una página gratuita, alojamiento y un dominio personalizado. Si combinas GitHub Pages con Jekyll, puedes crear unos sitios atractivos y modernos.
Uno de los principales inconvenientes de GitHub es que requiere conocimientos de desarrollador para poder utilizarlo con eficacia. Puede que no sea accesible para todos los miembros de tu equipo. También puede ser un poco difícil de navegar para los no expertos en tecnología.
Si no te importa que tus repositorios sean públicos, GitHub es totalmente gratuito. Sin embargo, si tu equipo está programando una nueva aplicación o sitio web, probablemente querrás mantener tu código privado. En ese caso, el plan Equipo puede costarte 44 dólares al año por usuario.
Organice su documentación interna
Como puedes ver, existen muchas herramientas de documentación diferentes en función de lo que necesites organizar. Esperamos que esta lista te haya sido útil en tu proceso de toma de decisiones y que puedas dejar a un lado a tu Mónica interior y dejar que una de estas plataformas de documentación haga el trabajo por ti.
