La incorporación de nuevos empleados es esencial para cualquier organización, pero puede ser una tarea desalentadora. La automatización del proceso de incorporación digital puede ahorrarle tiempo y energía, a la vez que proporciona a los nuevos empleados todos los recursos necesarios para que sean eficientes y productivos. Mediante el uso de herramientas digitales, puede mejorar la comunicación y crear una experiencia más positiva para sus nuevos empleados. Estas son algunas de las ventajas de la incorporación digital y consejos para empezar.
¿Qué es la incorporación digital?
La incorporación digital es el proceso de utilizar herramientas digitales para agilizar el proceso de incorporación de los nuevos empleados. Esto puede incluir el uso de una lista de control de incorporación de empleados digital, una carta de bienvenida digital, un manual del empleado digital o una incorporación de empleados totalmente online.
Por ejemplo, puede crear un centro de conocimientos para empleados con vídeos sobre diversos temas de su organización. Esto ahorra tiempo y ayuda al nuevo empleado a ponerse al día a su propio ritmo. Si automatizas el proceso de incorporación, aumentarás la productividad y los recursos, y te asegurarás de que los nuevos empleados tienen todo lo que necesitan para empezar con buen pie.
¿Qué es una reunión de incorporación?
Una reunión de incorporación es una reunión organizada para el nuevo empleado. Suele ser la primera reunión después de que se les haya hecho una oferta y la hayan aceptado. El objetivo de la reunión de incorporación es repasar las expectativas del puesto, proporcionar información sobre la cultura de la empresa y responder a las preguntas que pueda tener el recién contratado. Algunos de los temas más comunes que pueden tratarse durante una reunión de incorporación son el plan de incorporación, los paquetes de prestaciones y retribución, los objetivos de rendimiento, las actividades de creación de equipo, etc.
Cómo es una buena reunión de incorporación
La organización de una reunión de incorporación que garantice la satisfacción, la retención y la máxima productividad de los nuevos empleados puede enmarcarse en las 5 C de la incorporación: Cumplimiento, Clarificación, Cultura, Conexión y Revisión.
Conformidad
La reunión de incorporación debe comenzar con el cumplimiento de las normas. Ayude al recién contratado a comprender la información, los procedimientos y las políticas pertinentes de la empresa. Facilítele el acceso a documentos como los manuales de la empresa y otros documentos que le ayuden a comprender los canales para hacer las cosas.
El cumplimiento es el primero y probablemente no el más importante en la retención de empleados, ya que a menudo se encuentra en el lado soso y aburrido de las cosas. Pero también son importantes, así que más vale hacerlas bien desde el principio.
Intente profundizar en las políticas de la empresa sobre aspectos básicos como la confidencialidad, las normas sobre acoso y los procedimientos departamentales.
Para agilizar esta parte esencial de la incorporación, la utilización de un software de formación en materia de cumplimiento puede ser muy eficaz, ya que garantiza que los nuevos empleados reciban una formación exhaustiva en materia de cumplimiento de forma atractiva y eficaz.
Aclaración
Puede que los recién contratados conozcan la descripción de su puesto, pero ¿qué hay realmente en cada entrada de la JD? ¿Cuáles son las expectativas, los KPI y los OKR? ¿Existen recompensas por un rendimiento superior? El punto de referencia de la clarificación pretende que el nuevo empleado esté bien informado sobre su función, lo que puede esperar de la empresa y lo que la empresa espera de él. En el nivel de clarificación, haz que el nuevo empleado entienda cómo encaja su papel individual en el nivel organizativo. Averigüe cuáles son sus objetivos y qué otras preguntas pueden tener. Si te centras en hacer de la reunión de incorporación un asunto bidireccional, podrás incorporar sus expectativas a los procedimientos en lugar de alienar sus necesidades; una semilla para una renuncia posterior.
Cultura
La cultura es uno de los aspectos más poderosos de una empresa. Hace o deshace a un empleado y es importante saber desde el principio si va a encajar bien o no. Evaluar la adecuación cultural de los candidatos es una cosa, pero conseguir que se asimilen correctamente es el verdadero reto al final del día. La cultura va más allá de enviarles a su sitio web para que lean su visión, misión y valores. La cultura es un cierto tipo de mentalidad, una forma de abordar los problemas, una actitud y mucho más. Aunque no se puede enseñar cultura, sí se pueden establecer los sistemas necesarios para ayudar a los nuevos empleados a asimilarse correctamente a la cultura de la empresa. Comunique todas estas disposiciones, como horas felices y actividades sociales, para que se integren plenamente.
Conexión
Los nuevos empleados deben estar bien conectados desde el principio. Después de que RR.HH. haya procesado completamente al nuevo empleado, el director debe tener una entrevista personal con él y programar reuniones de seguimiento a las dos, cuatro semanas y dos meses. Las conexiones no sólo les ayudan a asimilarse e integrarse plenamente, sino que también les ayudan a sentirse parte de una familia y no alienados del resto de la empresa. Esto es especialmente importante para los trabajadores de remote . No debe dejarse al azar. Las secuencias de correos electrónicos de bienvenida, los sistemas de compañeros, de coaching o de mentores también pueden ayudarles a establecer conexiones no sólo horizontales, sino también verticales en la organización.
Volver a comprobar
Las reuniones de incorporación no deben consistir en presentaciones en las que uno o varios miembros del personal hagan largas declaraciones sin involucrar en ningún momento al recién contratado. Una buena reunión de incorporación tiene en cuenta las opiniones, expectativas, gustos y preferencias personales del nuevo empleado. El objetivo es que se sientan cómodos y, en la mayoría de los casos, eso no se consigue sin escuchar directamente al nuevo empleado.
Los directivos deberían programar reuniones de puesta al día para evaluar el rendimiento del nuevo empleado. Para hacerlo más natural y ayudarles a asimilarlo mejor, las reuniones de puesta al día podrían repartirse entre jefes, colegas, compañeros, mentores y entrenadores, en función de lo que haya adoptado la empresa.
¿Cuáles son las ventajas de la incorporación digital?
La incorporación digital ofrece muchas ventajas a las organizaciones, como la mejora de la comunicación y la eficiencia, una experiencia más positiva para los empleados y la reducción de costes. Algunos factores clave a tener en cuenta a la hora de digitalizar el proceso de incorporación son la evaluación del proceso de incorporación actual, la búsqueda de herramientas digitales disponibles, la implantación eficaz de estas herramientas digitales en la organización y el seguimiento del proceso de incorporación virtual a lo largo del tiempo. Con la estrategia adecuada, podrá aprovechar al máximo todas las ventajas que ofrece la incorporación digital.
La incorporación virtual tiene muchas ventajas, tanto para los empresarios como para los empleados. Algunas de las principales son:
Mejora de la comunicación
Si utiliza herramientas digitales para incorporar a los nuevos empleados, puede mejorar la comunicación entre directivos y empleados. Esto puede ayudar a reducir la confusión y garantizar que todo el mundo esté de acuerdo desde el primer día.
Eficacia y rapidez
La incorporación digital también le permite procesar las nuevas contrataciones más rápidamente, lo que puede ser especialmente valioso para las organizaciones con altas tasas de rotación de empleados. Ya no tendrá que pasar horas creando y distribuyendo papeleo o respondiendo a las preguntas de los nuevos empleados: la incorporación virtual agiliza y simplifica el proceso.
Por ejemplo, puedes crear un centro de conocimientos para empleados con vídeos sobre diversos temas de tu organización utilizando tl;dv. Esto ahorra tiempo y ayuda al recién contratado a ponerse al día a su propio ritmo. En lugar de organizar largas reuniones, pueden obtener lo que necesitan simplemente buscando en tu base de conocimientos.
Una base de conocimientos no es un lugar sólo para tutoriales, otros contenidos pertinentes de la empresa, tales como actualizaciones de la empresa CEO, llamadas de ventas, y seminarios web anteriores celebrados por la empresa pueden ser alojados en el conocimiento de proporcionar cualquier nuevo empleado con cualquier cosa y todo como una máquina del tiempo para que puedan visitar el pasado de las empresas para aprender.
Al automatizar el proceso de incorporación, puede aumentar la productividad y los recursos, al tiempo que se asegura de que sus nuevos empleados tienen todo lo que necesitan para empezar a trabajar.
Accesibilidad
Con la incorporación virtual, sus empleados pueden acceder a toda la información en línea en cualquier momento. Esto garantiza que siempre tengan a su alcance los recursos más actualizados, aunque trabajen a distancia o viajen con frecuencia.
Mayor retención
Al proporcionar a los empleados una experiencia de incorporación positiva, la incorporación virtual puede ayudar a reducir la rotación de personal y mejorar las tasas de retención a largo plazo. Esto puede ser especialmente valioso para las startups y otras organizaciones de rápido crecimiento que necesitan incorporar rápidamente a los nuevos empleados.
Aunque la incorporación digital tiene muchas ventajas, es importante adoptar un enfoque estratégico. Empiece por evaluar su actual proceso de incorporación e investigue las herramientas digitales disponibles que podrían ayudarle a agilizarlo. Una de las herramientas más populares es el software de retención de empleados, que permite establecer objetivos, realizar encuestas, obtener comentarios útiles y mucho más. A continuación, trabaje con su equipo para implantar eficazmente estas herramientas digitales en su organización y supervise su eficacia a lo largo del tiempo.
¿Cómo digitalizar la incorporación?
Hay muchas formas de digitalizar la incorporación, pero lo más importante es elegir las herramientas digitales que mejor se adapten a sus necesidades. Algunas de las herramientas virtuales de incorporación más comunes son el software de seguimiento de empleados, las listas de comprobación digitales de incorporación, las plantillas digitales de incorporación u otros recursos digitales. Una vez que haya seleccionado las herramientas digitales adecuadas para su organización, puede empezar a implementarlas en su proceso de incorporación.
Al digitalizar el proceso de incorporación, también es importante formar a los empleados para que sepan utilizar estas herramientas con eficacia. Al proporcionar a los empleados los conocimientos y habilidades que necesitan para tener éxito, puede prepararlos para el éxito en sus nuevas funciones. Además, es importante supervisar el proceso de incorporación virtual y realizar los ajustes necesarios sobre la marcha.
¿Cómo se puede mejorar la incorporación digital?
La incorporación digital puede mejorarse aún más personalizando el proceso para adaptarlo a las necesidades de su organización. Una forma de hacerlo es integrar las herramientas digitales en el proceso de incorporación existente, en lugar de empezar desde cero. Esto ayudará a los empleados a sentirse cómodos con la transición y facilitará su adaptación a las nuevas herramientas digitales.
Además, considere la posibilidad de ofrecer formación o apoyo a los empleados que puedan necesitar ayuda para utilizar las nuevas herramientas de incorporación virtual. Tomando estas medidas, puede asegurarse de que la incorporación digital sea un éxito tanto para los empresarios como para los empleados.
La incorporación digital ofrece muchas ventajas a las organizaciones, como la mejora de la comunicación y la eficiencia, una experiencia más positiva para los empleados y la reducción de costes.
Sin embargo, la incorporación virtual sólo puede tener éxito si se adapta a las necesidades de su organización. Si dedica tiempo a integrar las herramientas digitales en el proceso de incorporación existente, podrá garantizar una transición fluida para todos los empleados.
Además, ofrezca formación o apoyo a los empleados que puedan necesitar ayuda para utilizar las nuevas herramientas de incorporación digital. Con la estrategia adecuada, la incorporación digital puede ser una experiencia positiva y satisfactoria para todos.
Cómo crear un proceso de incorporación digital automatizado (paso a paso)
La incorporación digital es una forma estupenda de mejorar la comunicación y crear una experiencia más positiva para los nuevos empleados. Sin embargo, establecer un proceso automatizado de incorporación digital puede resultar desalentador. Aquí tienes algunos consejos para empezar:
1. Evalúe su actual proceso de incorporación e identifique las áreas que podrían mejorarse con herramientas digitales.
2. Investigue las herramientas digitales de incorporación disponibles y seleccione las que mejor se adapten a las necesidades de su organización.
3. Implemente las herramientas digitales seleccionadas en su organización y forme a los empleados sobre cómo utilizarlas eficazmente.
4. Supervise su proceso de incorporación digital y realice los ajustes necesarios sobre la marcha para garantizar un éxito continuado. Con la estrategia adecuada, podrá disfrutar de todas las ventajas de la incorporación digital. Automatizar el proceso de incorporación de los empleados le ayudará a dar a los recién contratados una cálida bienvenida. Mediante el uso de herramientas digitales, puede mejorar la comunicación y crear una experiencia más positiva para sus nuevos empleados. Ponga en práctica los consejos anteriores para comenzar hoy mismo con la incorporación digital en su organización.
El proceso de incorporación digital puede ser complejo y llevar mucho tiempo. tl;dv ofrece una solución de incorporación digital fácil de configurar y de utilizar. Con tl;dv, puede crear un proceso de incorporación digital automatizado que le ahorrará tiempo y energía. En lugar de hacer que el personal dedique tiempo a cada uno de los nuevos contratados que se incorporan, puede simplemente grabar sesiones que todos los nuevos contratados pueden utilizar para ponerse al día.
El onboarding digital es esencial para cualquier organización, pero puede ser una tarea desalentadora. Mediante el uso de herramientas digitales, puede mejorar la comunicación y crear una experiencia más positiva para sus nuevos empleados. tl;dv le permite utilizar marcas de tiempo para resaltar los aspectos importantes de las sesiones y la información clave de la empresa.
Para empezar con la incorporación digital, regístrese hoy mismo para una prueba gratuita de tl;dv.
Conclusión
Tanto si está incorporando a nuevos empleados como si está realizando la transición a herramientas digitales de incorporación, la automatización del proceso tiene muchas ventajas. Para crear una estrategia de incorporación digital eficaz, es importante evaluar su proceso de incorporación actual, investigar las herramientas digitales disponibles , como tl;dv, y proporcionar formación y apoyo a los empleados según sea necesario. Con las herramientas digitales adecuadas, podrá disfrutar de todas las ventajas de la incorporación digital durante muchos años.
