Unas estrategias de reunión eficaces para remote y los equipos híbridos, cuando están preparadas y listas para funcionar, son la clave para minimizar la pérdida de tiempo.
While the remote revolution continues (and at tl;dv WE.ARE.HERE.FOR.IT 👏 👏👏 👏), there is a slight assumption that remote meetings are held in a slightly different time-space continuum compared to on-premises. Aunque sí, no hay desplazamientos y no necesitas salir de la sala de conferencias para que el equipo financiero se ponga al día, siguen llevando tiempo, energía y recursos. Sí, es cierto, se está desperdiciando potencialmente tiempo de trabajo productivo.
Si está buscando estrategias para dirigir reuniones eficaces, ha llegado al lugar adecuado. A continuación, te presentamos un cronograma punto por punto para poner orden y hacer que las reuniones te lleven menos tiempo en general.
Pero, antes de entrar en materia, hay algo importante que debemos señalar.
tl;dv reuniones más eficaces
Hay muchísimas razones para ello, y podríamos estar todo el día hablando de nuestro grabador de reuniones online. Sin embargo, para ahorrarte todo el tiempo del que hemos hablado, vamos a señalarlo todo por el camino.
Definir los objetivos de la reunión
El primer paso en toda estrategia eficaz de reunión de equipo es definir el objetivo. Pregúntese: "¿Cuál es el propósito de esta reunión?".
¿Se trata de una sesión de toma de decisiones, de intercambio de información o de lluvia de ideas?
Antiguamente, las reuniones se celebraban para hablar de reuniones... para hablar de reuniones. Y, para ser justos, las reuniones en persona tenían fama de ser una pérdida de tiempo.
Pero con la tecnología moderna y el auge del trabajo en remote , ahora se espera que las reuniones tengan un objetivo, estén centradas y sean productivas.
Las reuniones se volvieron más frías y elegantes.
Así que fija tus objetivos antes de convocar a la gente. Así todos sabrán de antemano lo que se espera de ellos y lo que hay que conseguir.
Crear una agenda
Una vez decidido el objetivo, elabore un orden del día para poder compartirlo con los participantes en la reunión con antelación. El orden del día estructurará la reunión y permitirá que todos se mantengan centrados y centrados en el tema.
Incluye temas que deban debatirse, preguntas que deban responderse y cualquier otra información que consideres relevante. Tener un orden del día antes de la reunión significa que todos están en la misma página, tangentes, digresiones, y conversaciones profundas y significativas sobre La Voz no descarrilarán su flujo.
Puedes entrar y salir tan rápido como un rayo, con todo cubierto.
Decidir la tecnología
Hoy en día hay MUCHAS maneras de celebrar una reunión en remote , pero no des por sentado que todo el mundo puede conectarse a Zoom. Siempre es mejor consultar con el equipo antes de que empiece la reunión.
Cuando tienes un equipo híbrido, es aún más importante porque puede haber algunos miembros del equipo que no puedan unirse de forma remota. Esto puede deberse a la tecnología, la accesibilidad, los permisos o simplemente a equipos ocupados que necesitan menos reuniones.
Sin embargo, si te decides por Google Meet, o incluso Zoom como tu herramienta de reuniones virtuales preferida, ambas se integran a las mil maravillas con tl;dv.
tl;dv ofrece una plataforma accesible para todos, ya sea remote o híbrida. Es la herramienta de reuniones en línea perfecta para garantizar que todo el mundo pueda participar... aunque técnicamente no pueda.
En este caso, tl;dv puede ser útil, ya que todo el mundo puede acceder a todas las decisiones tomadas y hacer un seguimiento de ellas.
Elegir asistentes
Una vez fijado el objetivo y el orden del día, es hora de organizar la lista de invitados.
Si alguna vez ha asistido a una reunión en la que no ha tenido nada que hacer, salvo mirar fijamente a lo lejos, es que algo no se ha planificado correctamente.
Nadie quiere estar en una reunión innecesaria, y tampoco nadie quiere traer gente innecesariamente a una reunión.
Aparte de que puedes perder mucho tiempo productivo, a veces añadir más voces a la mezcla puede complicar asuntos super sencillos.
Incluso si la reunión es relevante para diferentes equipos y personas, utilizar tl;dv para ponerse al día después del evento puede ser la mejor opción.
Gracias a las marcas de tiempo, el etiquetado y la asombrosa transcripción, las personas y los equipos pueden hojear lo que es importante y omitir el resto.
Nombrar funciones
Como en todas las reuniones, tiene que haber un líder. Esta persona se encargará de que la reunión se desarrolle sin contratiempos y se mantenga fiel al objetivo y al orden del día.
También es una buena práctica designar otras funciones, como un cronometrador, que controle cuánto tiempo lleva cada tema durante la reunión; un decisor, que emita el voto decisivo sobre lo que se hace; o incluso un tomador de notas, que tome apuntes o simplemente sea el responsable de asegurarse de que tl;dv está configurado (el trabajo más fácil del mundo. ¡Es TAN sencillo e incluso se puede automatizar!).
Enviar invitaciones al calendario (y enviar el orden del día)
Ya tienes el plan, la gente y el poderrrrrr... ahora sólo tienes que decidir la fecha y enviar las invitaciones.
Cuando hagas esto, asegúrate de adjuntar el orden del día a la invitación de la reunión, junto con los enlaces/códigos de acceso/claves mágicas para acceder a la reunión virtual.
Asegurarse de que todo el mundo tiene todo lo que necesita con antelación simplificará mucho las cosas cuando llegue el momento de la reunión.
Además, si hay algo que deba traerse o prepararse (figuras, diapositivas o búhos de macramé), envíe un correo electrónico a cada miembro del equipo para recordárselo.
Además, si utilizas tl;dv y descubres que la gente no puede llegar a esa hora. No te preocupes. No hace falta que cambies la hora para que quepan una o dos personas. Sólo tienes que compartir la grabación de la reunión después, con las etiquetas y marcas de tiempo pertinentes para los que no pudieron asistir.
Comienza la reunión
Ya has hecho todos los preparativos y ha llegado el momento.
Llegue a tiempo.
Coge agua.
Asegúrese de que todas sus cuestiones técnicas están resueltas de antemano y ¡adelante!
Establecer reglas básicas
Lo primero es lo primero: cuando todo el mundo esté en la reunión, hay que tener en cuenta algunas normas de etiqueta para videoconferencias.
Micrófonos apagados, pantallas encendidas preferiblemente, y sé amable.
Se levanta acta automáticamente
Esta es la parte en la que confirmarías que la persona que está levantando acta está levantando acta...
PERO, fuiste increíblemente inteligente y decidiste usar tl;dv, así que puedes saltarte esta parte.
Toda la reunión se transcribe automáticamente, lista para ser compartida, recortada, consultada e incluso introducida en su CRM en cualquier momento.
¡Woohoo! Te llevas una estrella de oro. ⭐
Manténgase en el buen camino (¡Tenga una Karen!)
Las Karen tienen mala reputación, pero Dios mío, el tipo adecuado de "Karen" puede mantenerte en el buen camino.
Las karenas pueden ser muy útiles. Asegurarse de que la reunión sigue su curso es clave para cosechar los beneficios de los que hablamos: menos tiempo invertido, menos recursos desperdiciados.
Consigue que alguien saque el látigo y evite que la conversación se desvíe.
¡Pero que sea bonito!
Tiempo de monitorización
Y aunque ya se hayan establecido las funciones y se cuente con un cronometrador, asegúrate de que todos vigilan el reloj.
Aunque, obviamente, cada punto de la reunión debe recibir el tiempo que merece, asegúrate de que los puntos sean concisos, procesables y, lo que es más importante, dinámicos.
Empezar y cumplir la agenda
Es fundamental respetar el orden del día, pero si alguien cree que hay que hablar de algo en ese momento, asegúrate de que todos estáis de acuerdo antes de empezar.
Unos minutos de debate sobre la conveniencia o no de discutir algo pueden ahorrar mucho tiempo a largo plazo.
La mejor práctica sería (a menos que sea increíblemente superurgente) posponerlo al final de la reunión.
Sin embargo, si aún no está del todo seguro de cómo estructurar su agenda, aquí tiene una forma de decidir qué se hace y cuándo:
1. Prioriza lo más importante
Sencillo, pero importante. Estas son las cosas que DEBES hacer antes de que termine la reunión.
2. Artículos urgentes más cortos
No como cosas grandes y aterradoras que hacer, sino puntos que se pueden decidir, delegar o actuar rápidamente para ahorrar tiempo.
3. Mantener la lógica
Hablar de la fiesta de Navidad en febrero es menos lógico que discutir los planes para el impulso de las ventas finales del primer trimestre. Intenta utilizar el razonamiento y la lógica para los puntos más pequeños de la agenda.
4. "Artículos de resaca"
Con los mejores planes y todo eso, no lo conseguirás todo.
Asegúrate de tomar nota de lo que podríamos llamar "artículos de resaca".
Estas son las pequeñas cosas que no son ni urgentes ni superimportantes, que no se discutieron.
Pueden rastrearse en tl;dv y volver a plantearse más adelante.
Si se da cuenta de que estos temas se pasan de largo varias veces, piense si son realmente importantes.
Asignar tareas
Ahora que ha terminado la parte sustanciosa de la reunión y hemos hablado de lo que necesitamos, es hora de ponerse manos a la obra.
Asignar tareas durante la reunión es vital, de lo contrario, la reunión habrá sido simplemente una pérdida de tiempo.
Deje claro qué hay que hacer, quién tiene que hacerlo y cómo se controlará el progreso.
Hacerlo ahora significa que no hay pérdida de tracción, y también significa que hay un momento documentado en el que alguien recibe o asume la responsabilidad.
Fijar plazos
Y, por supuesto, ¡fija plazos para todo ello!
Sí, todas. Y que queden grabados en piedra. Nada de vaguedades, ¡porque se olvidarán!
Siempre puedes modificar los plazos más adelante, pero no puedes hacerlo si no los fijas desde el principio.
Resumir las decisiones y acciones clave
Antes de que termine la reunión, el responsable de la misma debe repasar todas las decisiones que se han tomado y las medidas que se han adoptado. Algo así como cuando un camarero te lee el pedido. De este modo, todos se aseguran de que están de acuerdo.
Acordar la próxima reunión
Antes de que todos hagan clic y vuelvan al trabajo, asegúrate de organizar la próxima reunión. Tiene que ser lo suficientemente lejos como para tener algo que aportar al equipo, pero no tanto como para olvidarse de todo.
Envuélvelo
No dejes que se alargue. Ponte un límite de tiempo para terminar la reunión y que todo el mundo pueda volver al trabajo.
Y eso es todo.
Te has cargado otra reunión. ⭐⭐⭐
Date una palmadita en la espalda, tómate una merecida taza de té o café y ponte manos a la obra con todas esas tareas.
Evaluar la reunión
Oh, espera... ¡una cosa más!
Una vez terminada la reunión, es importante evaluar cómo ha ido. ¿Ha sido productiva? ¿Qué se podría haber mejorado? ¿Todos contribuyeron y participaron en el debate o unos pocos se adueñaron de la conversación?
Al reflexionar sobre cada reunión, puedes identificar cualquier problema que deba abordarse y asegurarte de que no se repita. También puedes obtener comentarios de los participantes sobre lo que ha ido bien y lo que podría hacerse mejor en futuras reuniones.
Una vez más, tl;dv puede ofrecer una visión increíble de todo esto. Además de poder incluir a todos los no asistentes, puedes buscar en las transcripciones, clip y enviar información clave a otras personas y, en general, echar un vistazo rápido para volver a comprobarlo todo. Es una herramienta de seguimiento increíble.
Plantillas de reuniones gratuitas
Aunque la plantilla anterior es fantástica, puede que no sirva para todos los casos. Puede que tengas reuniones semanales, reuniones de departamentos concretos o incluso reuniones con clientes que necesiten una estructura ligeramente diferente.
No se preocupe, le tenemos cubierto. Aquí tienes algunas plantillas para distintos tipos de reuniones, tanto remote como híbridas:
Confluence Remote Plantilla de reunión
6 Miro Remote Plantillas de reuniones
Conceptboard Remote Plantillas de reuniones
Hugo Remote Plantillas de reuniones
Fellow Plantilla de reunión híbrida
Plantilla de reunión híbrida Mural
Todo esto no son más que directrices para ayudarle a empezar y sacar el máximo partido de sus reuniones. Es importante recordar que cada equipo es diferente, así que modifícalas en consecuencia.
Y si tl;dv puede facilitarle las cosas y hacer que tenga que acudir a menos reuniones... ¡sin duda merece la pena comprobarlo!
