Las reuniones. El atasco de todas las agendas. La pesadilla administrativa de todo empleado medio. Lo que harás cuando deberías estar haciendo otra cosa.
Sin embargo, por mucho que nos quejemos de ellas, las reuniones no son un lujo, sino una necesidad en los negocios.
Por eso las herramientas eficaces para reuniones pueden marcar la diferencia.
En el libro de Cal Newport Minimalismo digitalde Cal Newport, el Rey de la Concentración habla de cómo los mensajes de texto, los pings, las notificaciones y todo lo demás no sustituyen a hablar y ver a alguien, aunque sea por videoconferencia.
Sin embargo, las reuniones tienen que ser PRODUCTIVAS. Y, para ser sinceros, en el pasado muchas personas interpretaban la productividad más bien como una mezcla de presentismo, confusión sobre la palabra "obligatorio" y ataques de poder por reservar una sala de conferencias. Sin embargo, que hubiera gente sentada no significaba necesariamente que se hicieran cosas.
Todo suma. Según una encuesta de Reclaim, el empleado medio que trabaja 40 horas semanales pasa, de media, el 50% de su tiempo en algún tipo de reunión. Sí, así es, la mitad desu semana laboral.
Y ni siquiera el auge del trabajo en remote lo ha impedido. De hecho, hay más reuniones como resultado. Según un estudio de Microsoft, desde 2020 se ha producido un aumento del 250 % en el tiempo dedicado a las reuniones de Teams. Además, las reuniones que nunca tienen lugar pueden ser igual de derrochadoras. Una estadística de Booqed mostró que el tiempo perdido en reuniones canceladas o innecesarias cada semana afecta a alrededor del 71% de los empleados.
La Ley de Parkinson afirma que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible. Lo mismo ocurre con las reuniones. Si no tienes cuidado, puedes sobrecargarte a ti mismo y a tus equipos con reuniones que mermarán la productividad de todos sin conseguir nada tangible.
Un estudio de 2014 de Bain & Co descubrió que una empresa de Fortune 500 que celebrara regularmente una reunión de 90 minutos para mandos intermedios podría costarle a la empresa unos 15 millones de dólares al año en salarios.
Entonces, si las reuniones son necesarias pero ineficaces, ¿cómo podemos hacerlas más productivas?
Herramientas, por supuesto.
He aquí nuestra lista de las principales herramientas que, si se aplican correctamente, pueden ahorrarle absolutamente tiempo, dinero y energía en sus reuniones.
Las mejores herramientas de productividad para reuniones
tl;dv
Empezando por tl;dv. Disponible tanto para Google Meet como para Zoom, esta grabadora de reuniones transcribe y proporciona una toma de notas y resúmenes de la reunión basados en inteligencia artificial.
Es realmente útil porque garantiza que no se pierde el tiempo y las reuniones pueden ser más cortas. El elemento de grabación y transcripción puede hacer que ya no sea necesaria la asistencia obligatoria. Se ahorra tiempo a los empleados y se les mantiene al corriente de lo que ocurre en la reunión cuando no están presentes.
Los usuarios pueden etiquetar a sus colegas para que asistan a la parte correspondiente de la reunión. Incluso después de la reunión, el almacenamiento en la nube permite guardar todas las reuniones para futuras consultas. Incluso dispone de sellado de tiempo, sellado de tiempo basado en IA y búsqueda por palabras clave para que sea aún más accesible. Perfecto para enviar resúmenes de reuniones o crear resúmenes de lo más destacado.
Toda esta información a tu alcance significa que la posibilidad de tener una reunión sobre algo que ya se ha discutido disminuye inmediatamente.
tl;dv es la definición pura de eficiencia para un grabador inteligente de reuniones de IA. Además, funciona tanto con Google Meet como con Zoom, lo que significa que es ideal para tomar notas enGoogle Meet y enZoom . También tiene una versión gratuita.
Calendly
A no ser que seas vidente o una especie de niño prodigio hiperorganizado, gestionar un montón de calendarios es imposible. Incluso intentar quedar con viejos amigos para tomar algo puede ser una pesadilla.
Lo mismo ocurre con las reuniones en el lugar de trabajo, con múltiples calendarios, equipos y ubicaciones que hay que tener en cuenta. Basta pensar en ello para sentir palpitaciones.
Menos mal que inventaron Calendly. En serio, este programador de reuniones es un salvavidas total y ha salvado muchos proyectos, reuniones y llamadas de ventas del olvido total y los problemas de programación.
Calendly ayuda a los usuarios a sincronizar rápida y fácilmente sus calendarios con los de sus colegas, eliminando la necesidad de enviar correos electrónicos de un lado a otro y de intentar encontrar una hora adecuada para todos. Todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que tu calendario está actualizado; el resto es tan sencillo como reservar un hueco.
Incluso va más allá, ya que le ayuda a programar reuniones en múltiples ubicaciones, en diferentes zonas horarias e idiomas.
Puedes crear distintos tipos de reuniones (perfectas para distintos proyectos, departamentos y duraciones) e incluso añadir preguntas personalizadas a tus invitaciones.
En definitiva, Calendly es una herramienta imprescindible para cualquier persona que se ocupe de programar y gestionar reuniones. Ahorra tiempo y cordura.
Calendly funciona con Google Meet, Zoom, y Microsoft Teams. Aunque la configuración puede requerir algunos ajustes, también puede hacer que Calendly genere automáticamente un enlace a la reunión al mismo tiempo que la reserva entra en su calendario.
Reuniones lúcidas
La mitad de la batalla de una reunión productiva es estar preparado. No hay nada que empiece con mal pie si no se tiene un orden del día o alguien no ha traído los datos adecuados. Incluso si se recupera, se pierde tiempo en ponerse al día.
Lucid Meetings puede ayudarle realmente en todo el proceso de planificación previa. Es como tener un genio de las reuniones al alcance de la mano.
La herramienta puede ayudarle a planificar el orden del día de la reunión, asignar tareas a miembros concretos del equipo, tomar notas e incluso hacer un seguimiento de las acciones una vez finalizada la reunión.
Lucid Meetings puede hacer que sus reuniones sean más atractivas con funciones interesantes como pizarras virtuales y encuestas. Puedes personalizar las plantillas de tus reuniones para adaptarlas a las necesidades y el ambiente de tu equipo.
Así que despídete de esas reuniones aburridas e improductivas y da la bienvenida a una forma más organizada y divertida de hacer las cosas. Lucid Meetings funciona con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, y Skype.
Compañeros de
Si estás buscando una forma súper eficiente de programar reuniones y organizarte, Fellow puede ayudarte. Fellow no solo se sincroniza con tu calendario, sino que también te permite hacer un seguimiento de tus tareas, proyectos y objetivos.
Es como tener un asistente virtual de reuniones que puede ayudarte a enviar invitaciones, programar reuniones e incluso preparar agendas para la reunión, eliminando todo el trabajo duro. Además, se integra con Slack para notificarte a ti y a todo el equipo inmediatamente cuando se programan o cancelan reuniones.
Fellow también dispone de una función de toma de notas automática, de modo que, por muy caótica que sea la reunión, todo el mundo puede acceder a un registro preciso de lo tratado. Y si es necesario realizar alguna acción de seguimiento después de la reunión, Fellow se asegura de que no se olvide nada y de que las tareas se asignen con prontitud.
La herramienta se integra con Microsoft Teams, GSuite, Slack y Zoom.
Temporizador de llamada para Google Meet
A menudo, las reuniones se descontrolan porque todo el mundo no para de hablar y nadie se acuerda de poner un cronómetro.
Call Timer para Google Meet está aquí para salvar el día (¡Hurra!) Esta sencilla extensión es muy útil para cualquier persona que utiliza Google Meet con regularidad y quiere mantener sus reuniones en la pista.
Aunque sólo es compatible con Google Meet, realmente hace un gran trabajo para mantener tus reuniones eficientes y dentro del horario. Te permite establecer un temporizador para la duración de la reunión y puede darte un recordatorio visual rápido para ayudar a mantener a todo el mundo al tanto del tiempo.
Se acabaron las reuniones de tres horas para un asunto de 20 minutos. Y es gratis. ¡Woohoo!
Tiempo de conversación para Google Meet
Ya que hablamos de hablar, tener un temporizador es genial y todo eso, pero inútil si tienes a alguien que DOMINA toda la llamada. Talk Time para Google Meet es otra extensión que se conecta a su Google Meet. Esta, sin embargo, en lugar de cronometrar la llamada, también puede cronometrar los altavoces. Esto significa que es fácil detectar quién no está contribuyendo a la discusión, pero también proporcionará algunas respuestas al por qué (pista, es esa Kathy charlatana que todos conocemos y amamos).
De nuevo, la conciencia del tiempo es la mayor parte del problema. Cuando se es consciente del tiempo, la gente lo trata con más cuidado. Y si la gente se da cuenta de que está secuestrando la conversación o perdiendo un tiempo valioso con anécdotas irrelevantes, puede parar. O que su jefe o sus colegas tengan unas palabras amables o lo incluyan en su plan de desarrollo.
Una vez más, esta versión gratuita es SÓLO para Google Meet, pero merece la pena dedicarle tiempo (jaja, ¿lo pillas?).
Refuerzo de reuniones
Si desea un sistema todo en uno que cubra una ENORME cantidad de tareas, como la creación de agendas, la captura de notas de reuniones, el seguimiento del tiempo... todo el tinglado, conozca Meeting Booster.
Meeting Booster no sólo cubre todos los aspectos básicos, como la creación de calendarios y la asignación de tareas, sino que también permite realizar un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo y medir la eficacia. También tiene un panel de análisis, así que si tus reuniones están durando demasiado, tienes gráficos y tablas para justificar que sean cortas.
Sin embargo, sólo funciona con Microsoft Teams. Aunque ofrece integraciones para Slack y HubSpot, no tiene por qué quedarse exclusivamente en un ecosistema de Microsoft.
Evernote
Evernote es una herramienta de notas realmente práctica. Y, sin duda, una herramienta de reuniones virtuales que puede hacer la vida mucho más eficiente.
Puedes utilizar Evernote para crear archivadores digitales de notas de tus reuniones, asegurándote clip lo que necesitas y organizarlo todo junto. Además, también puedes utilizar funciones como plantillas de reuniones, grabaciones de audio y funciones de uso compartido para enviar seguimientos después de la reunión.
Aunque Evernote no está basado en IA como otras herramientas mencionadas, sigue siendo un gran recurso perfecto para preparar reuniones, tomar notas y mantenerse organizado. Además, puedes conectarla a prácticamente cualquier otra herramienta que utilices, como Slack o Zoom. Sin embargo, para ello es necesario utilizar una herramienta de terceros como Zapier.
Evernote se integra con todas tus aplicaciones y servicios favoritos, como Google Calendar, Zoom, Microsoft Office, Apple Notes, Dropbox y otras herramientas de terceros, ayudándote a hacerlos más eficientes y productivos. Además, ¡es completamente gratis!
Hugo
No sabemos ustedes, pero nosotros somos de los que nos gusta vivir peligrosamente. Y con eso queremos decir que hemos mirado el reloj, nos hemos dado cuenta de que tenemos una reunión en 20 minutos y no hemos preparado el orden del día.
Quiero decir, la ansiedad que puede inducir es fuera de serie.
Gracias a Dios por Hugo.
Hugo es el amigo que te permite copiar todos sus deberes pero en forma de herramienta de reunión.
Aunque es muy sencillo, te permite tener siempre un plan de reserva si no tienes tiempo para prepararte. Y aunque no recomendaríamos vivir únicamente de plantillas, en el caso de hacer reuniones efectivas, es sin duda una ayuda.
Además, puedes revisar las notas de reuniones anteriores, compartir el orden del día con otras personas que acudan a la reunión y, a continuación, capturar y enviar tareas de seguimiento.
Se integra con la mayoría de los calendarios y plataformas, incluyendo Zoom, Google Meet y otras plataformas. La ventaja añadida es que empieza con un nivel gratuito.
Coste de la reunión
Al principio de este artículo, mencionamos la aterradora cifra de Bain & Co de 15 millones de dólares gastados en tiempo de reuniones de personal. Aunque se trataba de una empresa de Fortune 500, puede afectar a cualquier empresa -grande O pequeña- en lo que se refiere a la pérdida de tiempo en reuniones.
La herramienta "Coste de una reunión" es una herramienta interactiva, aunque algo aterradora. Introduciendo algunas cifras, como el salario, el tiempo dedicado, etc., puedes calcular el "coste" de una reunión. Si celebras varias reuniones a la semana, puedes empezar a ver cómo invertir ese tiempo (¡y dinero!) en otras cosas.
Puedes utilizar esta sencilla herramienta del mismo modo que un equipo de marketing calcularía el rendimiento de la inversión de sus actividades de marketing. De este modo, es bastante fácil saber si merece la pena celebrar una reunión de toda la empresa o si hay otra forma de hacerlo. Incluso si la reunión es esencial, puedes convocar a los representantes o jefes de departamento en el momento oportuno utilizando una herramienta como tl;dv y luego compartir la grabación con todo el equipo.
También puedes pensar en cómo ser más eficiente con la logística de las reuniones. Por ejemplo, ¿es realmente necesario que las reuniones duren una hora? ¿O media hora? En caso necesario, ¿podría organizar cafés virtuales o charlar por teléfono en lugar de en persona, o por videollamada?
O, incluso, la temida frase...
¿podría ser un correo electrónico?
Miro
Todo el mundo tiene su propia forma de asimilar y retener los datos; para algunos, una representación visual funciona mejor. Aquí es donde una herramienta de pizarra, como Miro, puede ayudar realmente a unir al equipo (y asegurarse de que nadie se queda totalmente confuso tras una rápida conferencia telefónica).
Las pizarras aportan a las reuniones un elemento visual de colaboración en tiempo real que puede ayudar a explicar mejor las ideas, las estrategias y los resultados. Puedes marcar tareas, aportar ideas y asignar responsabilidades mediante pizarras, diagramas y notas Post-It, todo en el mismo sitio.
Puedes compartir la pizarra con todos los equipos para que todos estén de acuerdo desde el primer día, y revisar los progresos realizados a lo largo del tiempo es muy fácil. Además, no se pierde como los trozos de papel garabateados.
Miro se integra directamente con Zoom, Google Meet, y Microsoft Teams, lo que significa que todo el mundo puede verlo y utilizarlo. Super impactante e increíblemente práctico para equipos visuales e individuos.
Telar
¿Ha asistido alguna vez a una reunión que no era más que una sesión de formación? Puede que necesite que le enseñen un nuevo programa informático. O un superior o jefe quería explicarles a usted y a su equipo algunas cifras o indicadores clave de rendimiento.
¿Has estado alguna vez en una reunión en la que tu papel como asistente ha sido más pasivo que activo?
Casi seguro, imaginamos.
El caso es que una reunión -incluso en remote - PUEDE ser útil en estas circunstancias. Pueden ofrecer la oportunidad de hacer preguntas; se puede ver todo desplegado en tiempo real. Sin embargo, podría haber una forma mejor de aprovechar el tiempo.
Quizá prefiera convertir esas reuniones en telares. "¿Qué es Loom?", te preguntamos. Es una herramienta de grabación de pantalla que permite al presentador grabar su pantalla en directo, con narración para crear una especie de mini seminario web. Después se convierte en un vídeo alojado, se comparte con un enlace y se distribuye a personas individuales o incluso a todo el equipo. Puede grabar su mensaje en cualquier momento y lugar, sin necesidad de coordinar horarios ni preocuparse por las zonas horarias. Simplemente grabe su mensaje y su equipo podrá verlo cuando le convenga.
También puede ahorrar mucho tiempo. Los telares, al recorrer algo específico, suelen ser más breves y directos, por lo que puedes ahorrar tiempo e ir directamente a lo importante. También puedes crear marcas de tiempo.
Al ser Loom un grabador de pantalla y no una herramienta de reuniones propiamente dicha, no necesita integrarse con una plataforma de videoconferencia.
Las herramientas deben ser PRODUCTIVAS, no distraer
Como puedes ver en las herramientas anteriores, realmente pueden añadir valor a las reuniones haciéndolas más eficientes. Las reuniones deben ser funcionales y lo más breves posible para maximizar la cantidad de trabajo en profundidad que se puede lograr fuera de ellas. Además, si se trabaja de forma asíncrona, las herramientas deberían tratar de mejorar las reuniones para apoyar este aspecto (e incluso combatir la necesidad de que todo el mundo esté presente).
Recuerda que, aunque las herramientas pueden ayudarnos con la comunicación y la colaboración, no deben distraernos ni utilizarse en detrimento de otras tareas. Si utilizas muchas herramientas basadas en reuniones, asegúrate de que eres consciente del tiempo que pasas en cada una de ellas y de lo que estás sacando de ellas.
En última instancia, de todas las herramientas anteriores, tl;dv es la que puede resultar más eficaz. Cuando las reuniones son lo más breves y directas posible, y pueden celebrarse con un mínimo de interrupciones, es increíble cuánto más se puede conseguir en poco tiempo. Piensa en la cantidad de trabajo que vas a conseguir hacer ahora.
