3 asistentes para reuniones que cumplen con el RGPD y en los que realmente puedes confiar

Elegir un asistente de reuniones que cumpla con el RGPD es uno de esos quebraderos de cabeza modernos que nadie querría tener.

Configuras una simple videollamada, pulsas grabar y, de repente, te ves envuelto en leyes sobre datos, normas de consentimiento y preguntas sobre dónde se almacena realmente tu reunión. Yo mismo he vivido ese pánico. Mucho antes de que entrara en vigor el RGPD, ya me ocupaba de los registros de la ICO en virtud de la antigua Ley de Protección de Datos, y cuando entró en vigor la nueva normativa, me preocupaba tanto cometer un error que me registré como responsable del tratamiento de datos por seguridad.

Parece que el RGPD lleva existiendo desde siempre, ya que la primera propuesta se presentó en 2012. La ley se aprobó en 2016 y entró en vigor en 2018, pero los años anteriores fueron un caos. Las bandejas de entrada se llenaron de correos electrónicos con mensajes del tipo «Por favor, mantén tu suscripción». Las empresas eliminaron listas de correo completas porque les aterrorizaban las multas. Los equipos añadieron la doble confirmación a todo lo que se movía porque estaban confundidos y no querían arriesgarse.

Y sí, las multas han sido reales. H&M recibió una importante sanción por mantener notas detalladas e inapropiadas sobre el personal. Un conocido sitio web británico sobre crianza de los hijos fue multado por vender datos de madres y niños a grupos políticos durante unas elecciones. Solo recuerdo ese caso porque, de alguna manera, sigo recibiendo correos electrónicos promocionales de ustedes, a pesar de que mis hijos ya son adolescentes y dominan el arte de poner los ojos en blanco.

Esto es aún más importante en el mundo de los asistentes de reuniones con IA. Estas herramientas graban voces, recopilan datos de los clientes y almacenan conversaciones que a menudo incluyen información confidencial o sensible. Todo ello son datos personales según el RGPD. Las grabaciones. Las transcripciones. Incluso los resúmenes de la IA. Por lo tanto, si trabajas en el Reino Unido o en la UE, o si colaboras con personas que lo hacen, necesitas un asistente de reuniones que cumpla realmente con el RGPD y no uno que almacene silenciosamente tus datos en una región de EE. UU. con vagas promesas sobre la seguridad.

Esta guía lo explica todo en un lenguaje sencillo. Qué significa el RGPD para las grabaciones de reuniones. Cuáles son los riesgos si lo ignoras. Qué asistentes para reuniones realmente ayudan a cumplir con la normativa y cuáles se quedan cortos. Sin jerga, sin postureo legal. Solo la información práctica que me hubiera gustado tener antes de entrar en pánico durante los primeros años del RGPD.

Tu lista de verificación del RGPD para elegir un asistente de reuniones

El RGPD de un vistazo

Utiliza esto como una lista de verificación rápida cuando busques cualquier asistente de reuniones o tomador de notas con IA.

✅ Las personas saben que están siendo grabadas
Se informa a los participantes de que la reunión está siendo grabada o transcrita, y ustedes comprenden el propósito.
✅ Existe un motivo legítimo para grabar
La empresa tiene una base jurídica válida, como el consentimiento o una necesidad comercial clara que ha sido documentada.
✅ Solo se conservan los datos mínimos
Las grabaciones y transcripciones se limitan a lo que realmente se necesita, en lugar de conservar todo por defecto.
✅ Los datos se almacenan en regiones adecuadas
Los datos personales de personas de la UE o el Reino Unido se almacenan en ubicaciones y con proveedores que cumplen con las normas del RGPD.
✅ Las personas pueden acceder a sus datos o eliminarlos en
. Existe un proceso claro para atender las solicitudes de acceso, corrección y eliminación del contenido de las reuniones.
✅ Los proveedores explican cómo utiliza la IA los datos
La herramienta indica si se utilizan grabaciones o transcripciones para el entrenamiento de la IA y permite a los clientes controlar esto.

Esta lista de verificación es solo para fines informativos generales y no sustituye el asesoramiento legal.

tl;dr: RGPD y asistentes de reuniones

Las grabaciones de las reuniones se consideran datos personales, por lo que necesitas una herramienta que sea transparente en cuanto al almacenamiento, la conservación, los subencargados del tratamiento, el comportamiento de la IA y el procesamiento regional.
Según lo que publican los proveedores, tl;dv, Sembly y Jamie ofrecen la documentación más clara en relación con el RGPD. Otras herramientas también pueden ser adecuadas, pero normalmente requieren comprobaciones adicionales con el proveedor.
Muchas otras herramientas hacen afirmaciones generales, pero dejan lagunas en cuanto a las regiones de alojamiento, la formación de modelos y el flujo de datos, lo que supone más trabajo para las organizaciones de la UE.
La opción más segura es un asistente para reuniones que ofrezca un control total sobre la conservación, la eliminación, la residencia de los datos y el procesamiento de IA, y que publique un DPA adecuado.

¿Qué es el RGPD y por qué es importante para los asistentes de reuniones?

El RGPD es la ley de protección de datos de la UE y el Reino Unido que, en esencia, está diseñada para proteger a las personas reales, incluso cuando estas participan en algo que parece puramente profesional. El entorno empresarial no elimina los derechos de las personas sobre su propia información. Si un asistente de reuniones graba una llamada en la que aparece la voz de alguien, su nombre, su cargo o cualquier dato que permita identificarlo, se aplica el RGPD.

Los asistentes de reuniones ocupan un lugar poco habitual. Manejan datos empresariales, pero los procesan a través de personas identificables. Una actualización de un proyecto, una conversación con un cliente o una llamada comercial pueden parecer impersonales, pero la información sigue perteneciendo a empleados, contratistas o clientes reales. Por eso es importante la normativa en este caso. Estas herramientas recogen los detalles de las decisiones, los debates, las ideas y las reacciones de una forma que, de repente, hace visible a la persona que hay detrás del cargo.

Cuando lo ves desde esa perspectiva, el RGPD cobra mucha más relevancia en el trabajo diario de lo que muchos equipos esperan.

¿Qué se considera dato personal en la grabación de una reunión de negocios?

Los datos personales en un contexto empresarial tienen un significado más amplio de lo que se suele pensar. Abarcan cualquier información que pueda identificar o relacionarse directamente con una persona, incluso si dicha información está vinculada a su trabajo y no a su vida privada.

Esto podría incluir la voz de alguien mientras habla durante una llamada. Podría ser tu nombre o tu cargo cuando te presentas. Podría ser una dirección de correo electrónico que aparece en una pantalla, o un comentario sobre tu carga de trabajo, rendimiento, asistencia o disponibilidad. Podría ser una cifra financiera vinculada a un gestor de clientes específico. Incluso podría incluir notas generadas por IA si estas resumen o hacen referencia a una persona identificable.

Una grabación de una reunión suele contener todo esto en cuestión de minutos, a veces sin que nadie se dé cuenta. La superposición entre «información comercial» e «información personal en un entorno empresarial» es donde muchas empresas se ven atrapadas.

Los principios del RGPD en lenguaje sencillo para equipos ocupados

El RGPD puede parecer complejo, pero las ideas subyacentes son sencillas. Debes ser transparente con las personas sobre lo que estás grabando y por qué. Solo debes recopilar lo que necesitas y evitar conservar las grabaciones mucho tiempo después de que hayan cumplido su propósito. Debes almacenar todo de forma segura y evitar los sistemas que dispersan tus datos por regiones desconocidas. Debes dar a las personas la posibilidad de revisar o eliminar su propia información cuando sea apropiado. También necesitas una razón válida para grabar, lo que en una reunión de negocios suele significar el acuerdo claro de las personas involucradas.

Estos principios se aplican tanto a una reunión de sincronización el lunes por la mañana como a una presentación para un cliente. El escenario cambia, pero los derechos no.

Por qué se aplica el RGPD incluso si tu empresa tiene su sede en EE. UU. o en cualquier otro lugar

Muchas personas fuera de Europa piensan que el RGPD solo se aplica si su empresa tiene su sede física en el Reino Unido o en la UE. En realidad, la ley también se aplica a cualquier organización que maneje datos personales de personas en esas regiones cuando ese manejo esté relacionado con la prestación de un servicio a ustedes.

Si tu empresa trabaja con clientes europeos o si tienes miembros del equipo en Europa que participan en reuniones grabadas, el RGPD pasa a formar parte de tus responsabilidades, incluso si tu sede se encuentra en otro lugar.

Esto puede pillar desprevenidas a las personas, ya que los asistentes a las reuniones permanecen en silencio en segundo plano, grabando voces y almacenando lo que parecen ser conversaciones cotidianas de trabajo. Esas grabaciones pueden contener nombres, cargos, opiniones, datos de clientes, conversaciones financieras y toda la información que permite identificar a una persona en su ámbito profesional. En cuanto un participante europeo se une a la llamada, tu información se convierte en datos personales según la legislación europea, lo que significa que necesitas una herramienta que los trate adecuadamente.

Las cosas se complican cuando tu asistente de reuniones almacena las grabaciones en regiones fuera de Europa. En el momento en que los datos personales salen del Reino Unido o de la UE, la empresa que los gestiona debe contar con garantías aprobadas y proporcionar información clara sobre el destino de los datos, el tiempo que permanecerán allí y quién podrá acceder a ellos. Esto también incluye ser transparente sobre si los datos de las reuniones se utilizan para desarrollar funciones de inteligencia artificial, ya que las personas tienen derecho a saber cómo se utiliza su información.

Esto no significa que no puedas utilizar un asistente de reuniones no europeo. Simplemente significa que necesitas dedicar más tiempo a realizar la debida diligencia. Debes comprender las ubicaciones de almacenamiento de datos de la empresa, las normas de conservación y las prácticas de formación antes de decidir si cumple con tus responsabilidades en materia de RGPD.

Las leyes de privacidad de otros lugares también reflejan esta tendencia. Brasil cuenta con la LGPD, Japón con la APPI y California con sus propias normas estrictas (CCPA), que incluyen requisitos más estrictos en materia de consentimiento para las grabaciones. El RGPD sigue siendo el punto de referencia para muchas empresas globales, pero el tema general es el mismo. Si manejas información de personas reales a través de las fronteras, necesitas un asistente de reuniones que trate esa información de forma responsable.

Los asistentes de reuniones europeos suelen facilitar esta tarea, ya que la residencia de tus datos, las solicitudes de consentimiento y las opciones de retención ya se ajustan a la normativa. Esto no los convierte en la única opción, pero sí los sitúa en una posición más sólida para cualquiera que trabaje con clientes europeos.

Cumplimiento del RGPD frente a «trabajar para lograr el cumplimiento»

La mayoría de los asistentes a reuniones se dividen en dos bandos. Están las empresas que realmente apoyan el RGPD y las que hablan de él con optimismo sin confirmar nada concreto. La diferencia es importante, porque el RGPD no es una etiqueta que se pueda reivindicar a través de textos publicitarios. Se trata de un marco legal con requisitos específicos que deben integrarse en el producto, no añadirse a posteriori.

Un asistente para reuniones que realmente te ayude a cumplir con la normativa te mostrará de forma clara cómo gestiona tus datos. Una empresa que todavía esté «trabajando para cumplir con la normativa» intentará parecerte útil sin darte los detalles que necesitas para tomar una decisión responsable. Una vez que sabes qué buscar, la diferencia se hace evidente.

Cómo reconocer el cumplimiento real del RGPD en un asistente de reuniones

Cuando una empresa se toma en serio el RGPD, se nota en la forma en que presenta su información. Explica dónde se almacenan tus datos y cuánto tiempo permanecen allí. Te da control sobre la conservación, la eliminación y el acceso. Detalla quiénes son sus subencargados del tratamiento. Te informa de si utiliza grabaciones de reuniones para entrenar funciones de IA. Describe sus medidas de seguridad con suficiente detalle como para que parezcan sólidas y no meramente decorativas.

También proporcionan un acuerdo de procesamiento de datos adecuado. Debe ser fácil de encontrar, no estar oculto tras una llamada comercial. El acuerdo debe describir las responsabilidades de ambas partes, reflejar la realidad del funcionamiento del servicio y tener sentido para una persona no especializada que intenta cumplir con sus obligaciones.

Las empresas genuinamente orientadas al RGPD tienden a diseñar sus herramientas de manera que el cumplimiento normativo sea la norma, en lugar de algo que haya que sortear. No es necesario obligarlas a ser transparentes, porque ya comprenden por qué es importante.

Señales de alerta en las políticas de privacidad y las páginas de seguridad

Las señales de alerta suelen aparecer cuando una empresa quiere la credibilidad del RGPD sin el trabajo que conlleva respaldarlo. La primera señal es un lenguaje ambiguo sobre las ubicaciones de almacenamiento. Si dicen «tus datos pueden almacenarse en varias regiones seguras» sin decirte cuáles son esas regiones, te quedas con la duda de dónde se encuentran realmente las grabaciones de tus reuniones.

Otra señal de alerta es cuando una empresa no indica claramente si utiliza los datos de los clientes para desarrollar sus funciones de IA. Algunas lo ocultan con expresiones generales como «mejorar el servicio», que no es lo mismo que decirte que tus reuniones grabadas podrían utilizarse en procesos de formación internos.

También debes hacer una pausa si la empresa habla mucho sobre seguridad general, pero evita entrar en detalles. Las frases sobre «mejores prácticas» y «estándares del sector» no te dicen si el servicio te ofrece controles de retención o respeta tus solicitudes de eliminación.

La mayor señal de alarma es la confusión. Si después de leer la política de la empresa no logras entender cómo gestiona tus datos de reuniones, probablemente haya una razón para ello.

Por qué no basta con afirmaciones vagas como «nuestros clientes dicen que cumplimos con el RGPD»

Algunos asistentes de reuniones intentan tranquilizar a la gente diciendo que sus clientes consideran que cumplen con el RGPD. Esto suena reconfortante hasta que te das cuenta de que no confirma nada. El RGPD no se basa en la opinión de los clientes. Se basa en obligaciones y responsabilidades claras que pueden demostrarse mediante documentación, decisiones técnicas y procesos responsables.

Una empresa no puede externalizar su cumplimiento normativo a la opinión de los clientes. Tampoco puede dar a entender que el cumplimiento normativo se consigue a través de la popularidad. Si la única prueba que se ofrece es que «muchos clientes utilizan nuestro producto en Europa», eso no te dice si la empresa en sí ha cumplido los requisitos de la normativa.

Necesitas certeza, no una sensación. Necesitas saber dónde van tus grabaciones, quién tiene acceso a ellas, cuánto tiempo se conservan y si alguien las está utilizando para entrenar modelos. Son preguntas concretas con respuestas concretas. Si una empresa no puede darte esas respuestas, no puedes confiar en la comodidad de una cita de un cliente.

¿Qué sucede si ignoras el RGPD?

La mayoría de las empresas tienen buenas intenciones. Graban las reuniones para ahorrar tiempo y reducir malentendidos. El problema es que el RGPD no se centra en las intenciones, sino en lo que realmente ocurre con los datos personales una vez que se han recopilado. Cuando una empresa incumple el RGPD, aunque sea de forma accidental, las consecuencias pueden ser graves y aparecer mucho tiempo después de que se haya celebrado la reunión.

El riesgo no solo radica en las cuantiosas multas, aunque estas son reales y han influido en el enfoque que adoptan los reguladores con respecto a los datos del lugar de trabajo. El problema más grave es que las grabaciones de las reuniones contienen mucha más información personal de lo que la gente cree. Una decisión descuidada sobre el almacenamiento puede convertirse en una infracción. Un enfoque poco claro sobre el consentimiento puede dar lugar a una queja. Un descuido en la conservación puede hacer que años de grabaciones permanezcan en un servidor.

Ejemplos que muestran lo estrictos que pueden ser los reguladores

Ya he mencionado estos casos anteriormente, pero vale la pena analizarlos detenidamente, ya que muestran exactamente cómo piensan los reguladores sobre las situaciones en las que las empresas recopilan o almacenan información sobre las personas sin una razón clara.

H&M recibió una multa de 35,3 millones de euros por parte de la autoridad de datos de Hamburgo después de que sus directivos crearan archivos detallados sobre los empleados. Estos archivos incluían asuntos familiares privados, cuestiones de salud y observaciones personales que se habían recopilado discretamente durante largos periodos de tiempo. La información se utilizó posteriormente para tomar decisiones sobre la plantilla. El regulador consideró que se trataba de una vigilancia intrusiva que iba mucho más allá de lo que los empleados podían esperar.

Emma's Diary, gestionado por Lifecycle Marketing, fue multado con 140 000 £ por la ICO. La empresa recopilaba datos de madres primerizas que creían estar suscribiéndose a un servicio de asesoramiento sobre el embarazo y los bebés. Posteriormente, esa información se transmitió a una organización política durante unas elecciones sin ninguna explicación en la política de privacidad. Los padres no tenían motivos para pensar que sus datos acabarían en ese contexto.

Aunque estos casos quedan fuera del ámbito de los asistentes de reuniones, el patrón es el mismo. Los reguladores actúan cuando las empresas recopilan o utilizan información personal de formas que tú no has aceptado y que no podrías prever razonablemente. Las grabaciones de reuniones suelen incluir las mismas categorías de información sin que nadie se dé cuenta en ese momento. Un comentario sobre la salud, una referencia al rendimiento, un dato de un cliente vinculado a una persona identificable o una actualización delicada compartida de forma casual en una llamada. Todo esto se convierte en datos personales una vez que se ha capturado.

Si esas grabaciones permanecen en un sistema más tiempo del necesario o se trasladan a regiones de las que nunca se ha informado a las personas, la situación comienza a parecerse a los casos que ya han sido sancionados por los organismos reguladores. La tecnología es diferente, pero la preocupación subyacente es idéntica. Se trata del tratamiento de datos personales sin claridad ni finalidad.

Todavía no se ha dado ningún caso público relacionado con el RGPD que se centre en los asistentes de IA. Eso no significa que las empresas que los utilizan estén exentas. Simplemente significa que el tema aún no ha sido objeto de una investigación regulatoria de alto perfil. El historial de otras multas muestra exactamente cómo se probablemente se considerarán estas situaciones cuando finalmente se produzca una.

Los 3 mejores asistentes para reuniones que cumplen con el RGPD

Quería crear una lista clara con cinco elementos. ¡De verdad que quería! Pasé demasiado tiempo investigando páginas sobre privacidad y documentos de seguridad, solo para descubrir que la mayoría de los asistentes para reuniones dependen en gran medida de centros de datos estadounidenses o hacen afirmaciones vagas que se desmoronan en cuanto lees la letra pequeña. Al final, solo tres herramientas ofrecían compromisos públicos claros, fundamentados y sólidos con el RGPD que me parecieron lo suficientemente sólidos como para compartirlos.

Estos tres cuentan con un alojamiento transparente, controles de retención viables, documentación adecuada y una postura de privacidad que se ajusta a la forma en que deben operar las empresas europeas.

1) tl;dv

Fabricado en Europa utilizando el RGPD como base de referencia.

Trabajo con tl;dv, así que sé exactamente cómo gestiona el producto los datos de las reuniones entre bastidores. Está diseñado con mucho cuidado, y eso se nota en su enfoque del RGPD, la seguridad y la transparencia. La plataforma tiene su sede en Europa, el alojamiento está en Europa y todo el sistema está configurado para que los clientes, especialmente los que manejan datos personales del Reino Unido o la UE, tengan una idea clara de lo que ocurre con sus grabaciones.

tl;dv un diseño que prioriza la privacidad en lugar de intentar adaptar el lenguaje del RGPD a una estructura que nunca se creó para ello. Los datos se cifran tanto en reposo como en tránsito. Las grabaciones y transcripciones se almacenan en centros de datos europeos. El equipo mantiene un registro interno de las actividades de procesamiento para poder mostrar exactamente cómo se mueven los datos personales a través del sistema. Estas cosas pueden parecer insignificantes, pero son la base de la confianza. Permiten a los clientes explicar y justificar sus decisiones si alguna vez lo necesitan.

Tienes control total sobre los datos de tus reuniones.

Una de las razones por las que confío tl;dv el nivel de elección que ofrece a los clientes. Puedes configurar cuánto tiempo se conservan tus grabaciones. Puedes eliminar cualquier cosa en cualquier momento. Puedes descargar todo. Puedes decidir dónde se aloja tu IA. Si tu empresa necesita que el procesamiento de tu IA permanezca en Europa, puedes bloquearlo en Europa. Si tu organización abarca varios continentes y prefiere el alojamiento en EE. UU., esa es una elección que puedes hacer. La cuestión es que la decisión te pertenece a ti.

tl;dv proporciona a los clientes información clara sobre cómo se utiliza la IA de terceros. Cuando la plataforma utiliza Anthropic la IA generativa, lo hace con medidas de seguridad. Los metadatos se anonimizan. Los segmentos se dividen y se mezclan para que ningún modelo vea nunca una conversación completa. Anthropic entrena nada a partir de tus datos. Este nivel de transparencia sigue siendo poco habitual en el ámbito de la IA, y es importante para el RGPD porque va directamente a la equidad, la limitación de la finalidad y la minimización de datos.

Los controles de seguridad son reales, no decorativos.

tl;dv un informe SOC 2 Tipo 1, y la empresa sigue un proceso de desarrollo estructurado con revisiones de código, pruebas, entornos separados y análisis periódicos de los sistemas de producción. El tráfico está encriptado. El almacenamiento utiliza un potente cifrado AES-256. La infraestructura se encuentra en proveedores que ya cuentan con la certificación ISO 27001 y las normas SOC, y el equipo interno supervisa el comportamiento de cada parte del sistema a lo largo del tiempo.

Una vez más, no se trata de conseguir distintivos para presumir. Se trata de garantizar que, cuando un cliente pregunte «¿Dónde están mis datos, quién puede verlos y cuánto tiempo permanecen allí?», puedas dar una respuesta que resista cualquier escrutinio.

Más que un asistente de reuniones

La parte que a menudo se pasa por alto es lo profundamente que tl;dv en la organización en general. La gente lo utiliza para grabar reuniones, pero también para la incorporación de nuevos empleados, la formación interna, la recopilación de conocimientos, el coaching, las revisiones de ventas, la investigación de productos y todo el trabajo cotidiano y desordenado que se realiza fuera de una llamada estándar. Una vez que la herramienta está en funcionamiento, se convierte en una capa silenciosa de documentación para toda la empresa. Eso hace que la base de la privacidad sea aún más importante, ya que el contenido no es solo charla de reuniones. Es la memoria operativa de la organización.

Por eso el RGPD no es una nota al pie aquí. Es una de las razones fundamentales por las que el producto se ha diseñado tal y como es.

tl;dv Resumen del RGPD

Fortaleza: Sólida postura en materia de privacidad basada en documentación disponible públicamente.
Alojamiento: Datos almacenados en Europa
Formación: El proveedor afirma que los datos de los clientes no se utilizan para la formación en IA.
Tratamiento de IA: metadatos anonimizados y segmentos de reuniones procesados en pequeñas partes aleatorias.
Controles: incluye modo de consentimiento, ajustes de retención personalizados y eliminación completa de datos.
Resumen: Según la información publicada, tl;dv una arquitectura centrada en la UE que, cuando se configura adecuadamente, permite un uso conforme al RGPD.

2) Sembly

Estructura de estilo empresarial con abundante documentación y controles estrictos.

Sembly adopta un enfoque muy formal en materia de protección de datos. Cuenta con un centro de confianza completo con auditorías SOC 2 Tipo 2, diagramas de flujo de datos, informes de pruebas de penetración y políticas de seguridad detalladas. También describen el RGPD como algo que han priorizado desde el principio y documentan cómo se gestionan los datos personales de una manera que resulta familiar para cualquiera que trabaje con equipos de cumplimiento normativo.

Una característica que destaca es su gestión del entrenamiento de modelos. Los clientes empresariales tienen la garantía clara de que tu audio, vídeo o texto no se utilizará para el entrenamiento. Otros planes pueden optar por no participar. Esto reduce el riesgo de que los datos personales se desvíen hacia un uso secundario no deseado. También publican una lista de subencargados del tratamiento, lo que resulta útil para las evaluaciones de impacto en materia de protección de datos.

Intenté acceder a documentación más detallada sobre el RGPD a través de tu Centro de confianza, pero en el momento de redactar este artículo aún no había recibido respuesta. Aun así, según lo que publican, Sembly ofrece un nivel de estructura adecuado para organizaciones grandes, siempre y cuando se gestionen adecuadamente el consentimiento y las obligaciones específicas de las reuniones.

Sembly — Descripción general del RGPD

Fortaleza: documentación y auditorías de cumplimiento normativo al estilo empresarial.
Alojamiento: los materiales públicos describen una infraestructura en la nube segura; los detalles completos sobre la residencia requieren la confirmación directa del proveedor.
Formación: los planes Enterprise excluyen la formación en modelos; los demás planes pueden optar por no participar.
Gestión de la IA: cifrado en reposo y en tránsito, subprocesadores publicados.
Controles: SOC 2 Tipo II, materiales del Centro de confianza, DPA disponible.
Resumen: La documentación pública indica un sólido marco de cumplimiento. Una evaluación completa depende del acceso a materiales adicionales proporcionados por el proveedor.

3) Jamie

Alojado en la UE y muy consciente de la privacidad, pero dependiente de la transparencia de los usuarios.

Jamie suele recomendarse como una opción que vela por la privacidad, ya que tiene su sede en Alemania, procesa los datos dentro de Alemania y elimina el audio sin procesar una vez que se ha creado la transcripción. También dejan claro que Anthropic almacena ni entrena con los datos de los clientes, y nombran a un responsable de protección de datos externo que audita su cumplimiento cada año. La base técnica es sólida y parece ajustarse a los principios del RGPD.

Lo que debes comprender es cómo funciona Jamie en la práctica. Se ejecuta silenciosamente en tu dispositivo en lugar de unirse a la reunión como un participante visible. Ese enfoque elimina la incomodidad de que un bot entre en la llamada, pero también significa que la responsabilidad de la transparencia recae completamente en la persona que inicia la grabación. El RGPD espera que las personas sepan cuándo se procesan sus voces. Sin un aviso claro o un paso de consentimiento, la base legal se vuelve inestable.

Si los equipos utilizan Jamie de forma responsable y lo comunican con antelación, se ajusta perfectamente a los requisitos del RGPD. Si no lo hacen, el riesgo proviene de la falta de comunicación y no de la tecnología en sí.

Jamie — Descripción general del RGPD

Fortaleza: procesamiento basado en la UE con eliminación rápida de audio y una arquitectura centrada en la privacidad.
Alojamiento: El proveedor afirma que el procesamiento y el almacenamiento se realizan en Fráncfort, Alemania.
Formación: El proveedor afirma que el audio se elimina tras la transcripción y no se utiliza para la formación del modelo.
Gestión de la IA: resúmenes finales procesados a través de Anthropic sin retención.
Controles: responsable externo de protección de datos, auditorías anuales del RGPD, documentación detallada sobre privacidad.
Resumen: Jamie admite el uso conforme al RGPD a nivel técnico; el cumplimiento depende de que los usuarios proporcionen el aviso adecuado, ya que la herramienta no es visible dentro de las reuniones.

¿Todas las herramientas de reclamación del RGPD cumplen con el RGPD?

Algunas herramientas proporcionan una documentación exhaustiva, mientras que otras utilizan un lenguaje más amplio que deja más cosas por verificar a los clientes.

Los ejemplos que se muestran a continuación ilustran cómo algunas herramientas conocidas se presentan en sus sitios web, junto con lo que ese posicionamiento puede significar si tu organización necesita una configuración más estricta y centrada en la UE. No se trata de un juicio sobre su calidad o legalidad, sino que simplemente refleja la diferencia entre un enfoque de alta transparencia y otro que requiere una confirmación más directa por parte del proveedor antes de su adopción.

MeetGeek

MeetGeek incluye el RGPD, SOC 2 e HIPAA entre sus estándares, lo que sugiere una amplia cobertura. La información disponible públicamente no entra en el mismo nivel de detalle sobre las regiones de alojamiento, los subprocesadores o la estructura de retención que las herramientas mencionadas anteriormente. Para muchos equipos esto puede estar bien, pero cualquiera que necesite una residencia confirmada solo en la UE o documentación detallada puede tener que solicitar más detalles directamente.

Leexi

Leexi destaca el RGPD, la certificación ISO y el procesamiento seguro. Sin embargo, sus materiales públicos proporcionan detalles técnicos limitados sobre las ubicaciones de almacenamiento, los subprocesadores y el comportamiento del entrenamiento de modelos. Las organizaciones que requieren una visibilidad completa de los flujos de datos tendrían que solicitar esta información antes de confiar en la plataforma para trabajos confidenciales.

Fireflies

Fireflies Hace referencia al RGPD y SOC 2 Tipo II, y la plataforma se utiliza ampliamente. Su infraestructura parece depender de regiones fuera de Europa, y algunas funciones implican controles de entrenamiento de modelos que los clientes deben configurar. Estos puntos no impiden un uso alineado con el RGPD, pero sí implican que los clientes tienen más trabajo de configuración si necesitan un manejo regional estricto.

Read.ai

Read.ai se posiciona como compatible con el RGPD y hace hincapié en la confianza y la precisión. El servicio procesa datos en Estados Unidos, lo cual es legal cuando se aplican las garantías adecuadas. Esto significa simplemente que los equipos que necesiten operar exclusivamente en la UE deberán evaluar cuidadosamente los acuerdos de transferencia y las prácticas de consentimiento.

Gong

Gong ofrece una sólida seguridad comercial y una documentación clara, y es compatible con el RGPD a través de garantías contractuales estándar. Su enfoque de alojamiento se basa principalmente en Estados Unidos, lo cual es habitual en el SaaS empresarial. Las organizaciones que requieran datos de residentes en la UE tendrían que confirmar esa configuración directamente antes de confiar en ella para los datos personales europeos.

Estas herramientas pueden ser adecuadas para muchos equipos. La única diferencia es que publican menos detalles sobre la residencia, las transferencias, el comportamiento de formación o la retención que las tres herramientas de la UE destacadas anteriormente. Si trabajas en un entorno que requiere un procesamiento regional estricto, una retención predecible y una documentación totalmente accesible, vale la pena solicitar esa información directamente al proveedor antes de adoptar cualquier herramienta descrita como «conforme al RGPD».

Cómo elegir un asistente de reuniones que cumpla con el RGPD para tu equipo

Una vez que comprendas las diferentes formas en que las empresas utilizan la expresión «cumplimiento del RGPD», te resultará más fácil elegir un asistente para reuniones que realmente te ayude a cumplir con tus responsabilidades. No es necesario tener conocimientos jurídicos para ello. Solo tienes que saber qué preguntas hacer y cómo debe responder un proveedor responsable.

Un buen punto de partida son los conceptos básicos:

Dónde se almacenan tus grabaciones y si todo puede permanecer dentro de Europa.
Cuánto tiempo conserva la herramienta tus datos y si puedes establecer tus propias reglas de retención.
Si el contenido de las reuniones se utiliza alguna vez para entrenar modelos de IA y si eso se puede desactivar.
¿Qué subencargados del tratamiento están involucrados y si ven datos personales?
Si puedes leer el Acuerdo de procesamiento de datos antes de comprometerte.
Cómo funcionan la eliminación, el acceso y la exportación de grabaciones y transcripciones
Si puedes elegir un alojamiento regional con IA o limitar todo el procesamiento a Europa.
Cualquier asistente de reuniones que espere que grabes a las personas debería sentirse cómodo respondiendo a estas preguntas de forma sencilla y directa.

Si trabajas con un delegado de protección de datos o un equipo jurídico, ellos querrán garantías predecibles.

Buscarán información clara sobre el alojamiento, detalles sobre el cifrado, una lista publicada de subprocesadores y una explicación sencilla sobre cómo la herramienta gestiona el entrenamiento de modelos y el procesamiento regional. No esperan la perfección, pero sí visibilidad y controles prácticos.

Puedes facilitar la decisión eligiendo una herramienta que se base en estos principios desde el principio. La página de Privacidad y seguridadtl;dv explica exactamente cómo se almacenan los datos en Europa, cómo funciona el procesamiento de la IA y cómo puedes mantener el control sobre la conservación, la eliminación y el alojamiento.

Si deseas un asistente para reuniones que sea compatible con el RGPD sin trabajo adicional ni conjeturas, este es un buen punto de partida.

Preguntas frecuentes sobre el RGPD y los asistentes de reuniones con IA

¿Necesitas consentimiento antes de utilizar un asistente de reuniones con IA en Europa?

Debes asegurarte de que todos los participantes en la reunión sepan que la llamada está siendo grabada o transcrita. El consentimiento es la base legal más sencilla, y la mayoría de los equipos la utilizan para evitar confusiones.

¿Se considera la grabación de una reunión como dato personal según el RGPD?

Sí. Las voces, los nombres, los puestos de trabajo y cualquier cosa que se diga en la llamada pueden identificar a una persona, lo que convierte las grabaciones de las reuniones en datos personales.

¿Se puede utilizar un asistente de reuniones con sede en EE. UU. en el contexto del RGPD?

Sí, pero solo cuando las transferencias de datos se gestionan correctamente y la herramienta ofrece las garantías adecuadas. Por este motivo, muchos equipos prefieren herramientas con sede en la UE.

¿Cómo puedes comprobar si un asistente de reuniones almacena datos en Europa?

Busca información explícita sobre el alojamiento, una lista publicada de subencargados del tratamiento y un acuerdo de tratamiento de datos que indique dónde se tratan los datos personales.

¿Se considera una infracción del RGPD que tu asistente de reuniones utilice grabaciones para el entrenamiento de IA?

Puede serlo. El RGPD exige información clara sobre cómo se utilizan los datos personales. Necesitas la opción de desactivar el entrenamiento si trabajas con contenido confidencial o con clientes europeos.

¿Qué debe documentar tu equipo al grabar las reuniones?

Debes registrar la base legal, cómo se informó a los participantes, dónde se almacenan los datos y cuánto tiempo piensas conservar las grabaciones.

¿Cuánto tiempo puedes conservar las grabaciones de las reuniones según el RGPD?

Solo mientras sean necesarias para un fin claro. Debes establecer reglas de conservación y eliminar las grabaciones cuando ya no sean necesarias.

¿Qué funciones de un asistente para reuniones ayudan a cumplir con el RGPD?

El alojamiento en la UE, los controles de eliminación, la configuración de retención, las políticas claras de formación en IA y una DPA accesible facilitan mucho el uso conforme al RGPD.

¿Cumple tl;dv con tl;dv ?

Sí, tl;dv el RGPD. Ofrece a los usuarios opciones de residencia de datos en la UE, publica un acuerdo de procesamiento de datos claro, proporciona controles de retención granulares y permite desactivar el entrenamiento de IA sobre el contenido de las reuniones. También divulga todos los subprocesadores y sigue estrictas normas de seguridad para que los equipos puedan grabar y procesar las reuniones de acuerdo con el RGPD.