La incorporación eficaz de los empleados es crucial para los nuevos empleados, ya que marca la pauta para toda su permanencia en la empresa. Remote onboarding puede ser una forma estupenda de agilizar el proceso de incorporación, pero no está exenta de dificultades.
Uno de los principales obstáculos de la incorporación a remote es garantizar que todos los empleados de remote tengan acceso a las herramientas tecnológicas y de comunicación necesarias. Por ejemplo, software para reuniones virtuales, videoconferencias, intercambio de archivos, etc.
Otro reto es garantizar que los empleados de remote puedan mantenerse en contacto con otros miembros del equipo. Esto puede hacerse mediante reuniones periódicas o llamadas de equipo, así como a través de herramientas de gestión de proyectos colaborativos o plataformas de colaboración en línea como Slack o Trello.
Para superar estos retos, es importante hacer hincapié en la flexibilidad y comodidad de la incorporación a remote . Con las herramientas y la preparación adecuadas, la incorporación a remote puede ser un proceso sencillo y eficaz que ayude tanto a los empleados como a las empresas a sacar el máximo partido de su experiencia laboral. Además, es importante ser proactivo a la hora de proporcionar a los empleados de remote toda la información necesaria para que tengan éxito en sus nuevas funciones. Esto puede incluir material de formación en línea, listas de control de incorporación u otras herramientas y recursos digitales.
Sin embargo, crear un proceso de incorporación eficiente puede ser más fácil si se sabe qué hay que tener en cuenta en cada etapa, especialmente cuando se trabaja a distancia. Con tantas opciones y formas de hacerlo, puede ser difícil saber por dónde empezar. Esta sencilla lista de control de incorporación de remote le ayudará a crear un proceso racionalizado que sea eficaz y eficiente.
Una sencilla lista de control de incorporación a Remote para crear incorporaciones eficientes
Echemos un vistazo a una sencilla lista de control de incorporación a remote que puede utilizar para agilizar el proceso.
1. Tecnología y herramientas de comunicación
¿Has puesto en marcha todas las medidas para que los empleados de remote tengan acceso a las herramientas tecnológicas y de comunicación necesarias? Esto podría incluir software para reuniones virtuales como Donut para reuniones de puesta al día programadas y actividades sociales como juegos, videoconferencias como Zoom y Google Meet para reuniones en directo y formación, uso compartido de archivos como Google Drive, Dropbox u Onedrive, herramientas de documentación como Notion y Google Docs y mucho más.
Si no es así, considere la posibilidad de proporcionar estas herramientas o de impartir formación a los empleados sobre cómo utilizarlas de forma eficaz. tl;dv es una herramienta estupenda para crear vídeos estándar, como los que ayudan a los nuevos empleados y clientes a utilizar determinadas funciones y herramientas. En definitiva, contar con una herramienta de gestión de empleados de 360 grados como Workday y Eddy puede ser fundamental para lograr altas tasas de éxito con la retención de empleados y la productividad, ya que le ayudan a gestionar a cada empleado tanto a nivel personal como organizativo.
Cosas a tener en cuenta:
- Asegúrese de que el nuevo empleado tiene acceso a todas las herramientas de videoconferencia que utiliza la empresa.
- Ayuda al empleado a configurar la videoconferencia a medida y tiene acceso a los manuales de usuario.
- Asegúrese de que la conexión a Internet del empleado no va a ser un obstáculo y es lo suficientemente estable como para facilitar las videoconferencias y el trabajo. 1,5 Mbps debería ser lo mínimo para facilitar las reuniones en línea y las actividades laborales en general.
- ¿Se han configurado correctamente todos los elementos tecnológicos, tanto de software como de hardware, para el empleado o por él?
- Envíe todo el equipo del puesto de trabajo, incluidos los ordenadores, los auriculares, el ratón, el teclado y otros elementos de trabajo.
- Organizar una sesión con el equipo de TI
2. Manténgase conectado
¿Existe un plan para que los empleados de remote se mantengan en contacto con otros miembros del equipo? Esto podría incluir reuniones periódicas o llamadas de equipo, así como herramientas de gestión de proyectos colaborativos o plataformas de colaboración en línea como tl;dv, Google Docs, Slack o Trello.
Introduzca sistemas potentes como el coaching, los mentores y los sistemas de compañeros para ayudar a sus nuevos empleados a asimilarse culturalmente de forma adecuada. También estarán más abiertos a la comunicación con ellos si está formalizada. Zavvy es una gran herramienta que no sólo te ayuda a automatizar los procesos de gestión de los empleados, sino que también te ayuda a racionalizar tu sistema de compañeros para asegurarte de que no ejerce una presión indebida sobre otros empleados, como entrenadores, mentores y otros compañeros.
Lo ideal es tener sesiones de recuperación. Donut puede ayudarte a crear una programación automatizada de todas las sesiones de recuperación para que no tengas que enviar manualmente las invitaciones y realizar las tareas relacionadas cada vez que haya una sesión.
Cosas a tener en cuenta:
- Asegúrese de que el nuevo empleado se relaciona con personas de varios departamentos en sus primeras semanas
- Configurar series de correos electrónicos de bienvenida automatizados
- Los sistemas de comunicación deben estar preparados para los nuevos empleados, como el correo electrónico, el canal Slack y otras herramientas. El equipo de TI debe tener una lista de todas las plataformas de comunicación para que los nuevos empleados se fijen en ellas.
- ¿Se ha establecido un sistema de compañeros, mentores o entrenadores?
- Comuníquese con la mayor frecuencia posible, tanto en las sesiones asíncronas como en las presenciales. Los acuerdos deben ser bien comunicados cada vez
- Las expectativas deben estar bien comunicadas. Deben quedar claros los KPI, los OKR, los plazos, etc. ¿Cómo se llevarán a cabo las revisiones del rendimiento?
- ¿Se ha añadido el empleado a todas las listas de correo electrónico de comunicaciones internas pertinentes?
- Garantizar un fácil acceso a las funciones, las responsabilidades y los beneficios.
- Organice con antelación las reuniones iniciales necesarias, por ejemplo con RRHH, el director, el equipo y toda la organización.
- Deben crearse otros horarios, como reuniones mensuales, reuniones de puesta al día e itinerario de actividades sociales, y compartirlos con los nuevos empleados.
3. Considerar las preferencias
Al crear su lista de control de incorporación a remote , asegúrese de tener en cuenta las necesidades y preferencias tanto de su equipo actual como de sus nuevos empleados. No hay dos empleados iguales, y es difícil conocer a una persona por completo en uno o dos días.
Pero para acelerar la incorporación de los empleados, es necesario tener ciertas preferencias personales básicas de los empleados. ¿En qué zonas horarias viven? ¿Cómo afectarán estas zonas horarias o cambiarán la dinámica de trabajo para ellos y otros miembros del equipo? ¿Prefieren las reuniones en directo o asíncronas? ¿Se corresponde esto con los sistemas ya existentes, o se pueden hacer algunos cambios para ellos? Tal vez sean más introvertidos, por lo que prefieren las reuniones asíncronas y en directo sólo cuando sea absolutamente necesario.
Conocer detalles adicionales sobre ellos como persona, como sus intereses, aficiones, cosas favoritas, etc., puede ayudarte a enviarles regalos y hacer que se sientan más cómodos y muy contentos de trabajar contigo. Armado con esta información, estará preparado para crear un plan completo y eficaz para conseguir que den lo mejor de sí mismos.
Cosas a tener en cuenta:
- Planificar las zonas horarias
- Compartir calendarios para facilitar la reserva de reuniones
- ¿Introvertido o extrovertido? ¿Cuáles son las mejores maneras de comunicarse? El equipo debe estar al tanto de esa información y de cómo relacionarse con los nuevos empleados.
- Pregunte por sus expectativas
- ¿Cuáles son sus intereses?
- Evalúe el grado de comodidad de las disposiciones. ¿Hay margen de mejora?
4. Recursos adicionales
¿Dispone de recursos adicionales que los empleados de remote puedan encontrar útiles? Por ejemplo, material de formación en línea, listas de control para la incorporación, manuales u otras herramientas y recursos digitales. En cualquier caso, es importante ser proactivo y proporcionar a los empleados de remote toda la información necesaria para que tengan éxito en sus nuevas funciones.
Un buen ejemplo del manual del empleado perfecto es el manual de GitLab, que cuando se imprime, tiene 2.400 páginas que contienen toda la información que un empleado de GitLab necesitaría. Dependiendo de la función que el empleado vaya a desempeñar, es posible que necesite algunos recursos adaptados, como el historial y la información de los clientes.
Las reuniones grabadas con tl;dv podrían compartirse con ellos para darles una máquina del tiempo a los eventos que ocurrieron mucho antes de que se incorporaran. De este modo, tendrían un acceso total a los aprendizajes de la organización y podrían construir una sólida comprensión de cómo funcionan las cosas. tl;dv también podría servir como un único centro de aprendizaje para los empleados, repleto de sesiones pregrabadas que profundizan en demostraciones, como las de compartir pantallas, de cómo hacer las cosas en la práctica.
Como estos vídeos son a la carta, pueden permitir a los empleados revisarlos en cualquier momento que necesiten refrescar o aprender algo. Con las marcas de tiempo y las transcripciones, los empleados pueden saltarse fácilmente los aspectos de los vídeos que ya conocen y centrarse solo en lo que necesitan en ese momento.
Cosas a tener en cuenta:
- ¿Existe una base de conocimientos? ¿Hay un catálogo de información valiosa siempre accesible?
- ¿A quién hay que dirigirse cuando surgen problemas?
- ¿Tienen acceso al directorio de contactos del personal?
- ¿Tienen acceso al Manual de RRHH?
5. Registros
Asegúrate de contar con un plan para que los empleados de remote se reúnan periódicamente con Donut, ya sea a través de videoconferencias con Zoom o Happy Hour, conversaciones telefónicas, chats a través de Slack u otros medios. Esto ayudará a garantizar que todo el mundo está en la misma página y que cualquier preocupación o problema se aborda tan pronto como sea posible.
El nuevo empleado debe tener una sesión individual con su jefe directo para hablar de su función y otros detalles. La reunión con su jefe debería marcar el rumbo del resto del proceso de incorporación después de haber pasado por RRHH. El director debe establecer el curso de las actividades de seguimiento y tener un seguimiento acordado con el nuevo empleado. Lo ideal es celebrar estas reuniones de puesta al día a las dos semanas, a las cuatro semanas y a los dos meses. De este modo, el directivo puede hacer un seguimiento de los progresos y ayudarles a entender la empresa y su funcionamiento de la forma prevista.
Durante estas reuniones, especialmente la primera, el nuevo empleado debe conocer sus KPIs, OKRs, y cómo se supervisará y medirá su rendimiento, incluyendo su progreso en la asimilación a la empresa. En Notion se puede incluir un directorio de sesiones de formación obligatorias para la incorporación a la empresa, con marcas de verificación para que el empleado pueda comprobar cada una de ellas después de haberlas superado con éxito. Pero además de Notion, existen otras herramientas como Trello para el seguimiento del progreso y Zavvy para la gestión del empleado.
6. Retroalimentación
Por último, asegúrese de solicitar la opinión tanto de los empleados de remote como del equipo existente a lo largo del proceso de incorporación. Esto le ayudará a identificar las áreas que deben mejorarse y a realizar los ajustes necesarios en la lista de control de incorporación de remote .
Puede crear una lista de control para la incorporación a remote que sea completa y eficaz siguiendo las ideas anteriores. Si dedica tiempo a planificar su inminente incorporación y tiene en cuenta las necesidades de todas las partes implicadas, podrá agilizar el proceso de incorporación en remote y ayudar a los empleados de remote a prosperar en sus nuevas funciones.
¿Qué debe incluirse en la incorporación virtual?
A la hora de crear una lista de control de incorporación a remote , deben incluirse algunos elementos clave. En primer lugar, es importante presentar al nuevo empleado al equipo y ofrecer una visión general de la cultura y los valores de la empresa. Esto ayudará a los empleados de remote a sentirse parte del equipo desde el primer día. Puede conseguirlo mediante una serie de correos electrónicos, presentaciones por chat en línea y reuniones.
Sin embargo, tener reuniones para cada una de las incorporaciones consume rápidamente el tiempo productivo. Así que la mejor manera es grabar todo lo que necesitan los nuevos empleados, clientes o prospectos (dependiendo del tipo de onboarding) utilizando tl;dv, y compartir los vídeos con el participante para que los repase. Así se ahorra tiempo y se garantiza que la información llegue a su destino. Utiliza marcas de tiempo para resaltar las notas clave y ayudarles a asimilar las partes importantes del vídeo. La parte buena de todo esto es que recibes una notificación cuando tu vídeo es visto, de modo que puedes hacer un seguimiento rápido y asegurarte de que todo va bien. ¿Qué te parece el ahorro de tiempo? Prueba esto.
A continuación, deberá proporcionar a los empleados de remote toda la información que necesiten para desempeñar con éxito sus nuevas funciones. Esto puede incluir descripciones del puesto, políticas de la empresa o material de formación. Además, es importante dar a los empleados de remote acceso a la tecnología y las herramientas de comunicación necesarias. Esto puede incluir software para reuniones virtuales, videoconferencias, intercambio de archivos, etc. tl;dv es ideal para enviar información crítica. Tanto si se trata de una sesión con un nuevo cliente como de la incorporación de un nuevo empleado, puedes crear un catálogo de vídeos sobre preguntas frecuentes y un centro de conocimientos para garantizar una incorporación más rápida y a tu propio ritmo.
Por último, a lo largo del proceso de incorporación, es fundamental recabar la opinión tanto de los trabajadores de remote como del personal actual. Esto le ayudará a detectar cualquier deficiencia y a realizar las modificaciones necesarias en su lista de control de incorporación a remote . Puede simplificar el procedimiento de incorporación a remote si dedica tiempo a deliberar con antelación y tiene en cuenta las demandas de todas las partes implicadas.
Consejos para Remote Onboarding
1. Comunicación
Ante todo, la comunicación es fundamental en la incorporación a remote . Asegúrate de presentar al nuevo empleado al equipo y de proporcionarle una visión general de la cultura y los valores de la empresa. Además, facilite a los empleados de remote el acceso a la tecnología y las herramientas de comunicación necesarias.
2. Formación
Proporcione a los empleados de remote toda la información que necesiten para tener éxito en su nuevo puesto. Esto puede incluir descripciones del puesto, políticas de la empresa o material de formación. Además, es importante ser proactivo y proporcionar a los empleados de remote acceso a la tecnología y las herramientas de comunicación necesarias.
3. Retroalimentación
Por último, es importante solicitar la opinión tanto de los empleados de remote como del equipo existente a lo largo del proceso de incorporación. Esto le ayudará a identificar las áreas que necesitan mejoras y a realizar los ajustes necesarios en su lista de control de incorporación de remote . Si dedica tiempo a planificar con antelación y a tener en cuenta las necesidades de todas las partes implicadas, podrá agilizar el proceso de incorporación a remote y ayudar a los empleados de remote a prosperar en sus nuevas funciones.
Por qué Remote Onboarding es preferible al Onboarding tradicional
La incorporación virtual es preferible a los métodos de incorporación tradicionales por algunas buenas razones, dada nuestra nueva dispensación mundial y el aumento de remote y de las condiciones de trabajo desde casa.
Para empezar, remote onboarding es más flexible y puede adaptarse a las necesidades de cada empleado o cliente.
Además, remote onboarding permite a los empleados empezar a trabajar inmediatamente, sin tener que esperar a una reunión u orientación en persona.
Por último, remote onboarding es sencillamente más cómodo para ambas partes: no hay que preocuparse de coordinar horarios ni de encontrar un lugar adecuado. Coordinar reuniones entre zonas horarias diferentes puede ser bastante difícil.
Conclusión
Eso es todo. Ahora puede crear una lista de control de incorporación en remote que le ahorrará tiempo y ayudará a los trabajadores de remote a tener éxito siguiendo estos sencillos pasos. ¿Tienes más ideas? Inclúyelas en los comentarios más abajo, ¡y no olvides probar tl;dv gratis!
