Il y a de fortes chances que vous soyez tombé sur des articles intéressants concernant le travail sur remote qui mentionnent la "communication asynchrone". Vous vous grattez probablement la tête en entendant ce mot étrange.
Qu'est-ce que la communication asynchrone et pourquoi est-elle considérée comme la prochaine étape de la révolution du travail remote ?
Si le terme " communication asynchrone " peut ressembler à un mot de jargon super-technique qui vous fait tourner la tête, il s'agit en fait d'une expression fantaisiste pour un concept très simple.
Que signifie donc la communication asynchrone ?
La communication asynchrone désigne simplement toute communication qui n'est pas basée sur une interaction en direct - en d'autres termes, il peut y avoir un délai dans les réponses entre les parties communicantes. Asynchrone" signifie que la communication n'est pas instantanée, ou "synchrone".
Comment ? Un saut dans le temps, peut-être ? La théorie des multivers, peut-être ? Eh bien, non... communiquer de cette manière nécessite simplement une corodination, quelques outils asynchrones, et un alignement sur les principes de communication.
En ce sens, la communication asynchrone n'est pas nouvelle. Prenez les courriels ! Nous communiquons de manière asynchrone depuis des années déjà, en envoyant un courriel et en attendant patiemment une réponse (que nous n'obtenons parfois que plusieurs jours plus tard) !
Un appel téléphonique, quant à lui, est l'exemple parfait de communication synchrone, car il suppose qu'au moins deux personnes communiquent en même temps. Simple, non ?
Qu'est-ce que la collaboration asynchrone ?
La collaboration asynchrone consiste à travailler en collaboration sans travailler en même temps. Imaginez que votre collègue à l'autre bout du monde se déconnecte de son travail pour la journée. Pendant ce temps, vous vous servez une tasse de café, vous vous connectez et reprenez là où il s'est arrêté. C'est ça, l'asynchronisme !
Qu'est-ce que l'apprentissage asynchrone ?
Quant à l'enseignement asynchrone ? Vous l'avez deviné. Dans ce modèle d'enseignement, l'apprentissage et l'enseignement n'ont pas lieu en même temps. Les cours sont généralement téléchargés sur un espace partagé sous forme de ressources vidéo, et les étudiants choisissent quand ils veulent regarder ces cours ou faire leurs devoirs. La plupart des cours en ligne sont conçus pour un apprentissage asynchrone.
Pourquoi la communication asynchrone est-elle importante ?
Maîtriser l'art de la communication asynchrone sur le site remote et sur le lieu de travail hybride présente de nombreux avantages.
Les avantages de la communication asynchrone sont les suivants
- Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour les employés, car ils peuvent fixer leurs propres horaires de travail en fonction de leur style de vie et de leur fuseau horaire.
- La possibilité de collaborer avec des personnes situées dans le monde entier, quel que soit le fuseau horaire dans lequel elles se trouvent.
- Un besoin réduit de participation à des réunions en direct, ce qui signifie que personne ne doit se lever à 6 heures du matin pour des appels avec le bureau de Singapour.
- L'adoption d'outils, de méthodes et de principes de communication plus intelligents et plus efficaces en termes de temps.
- Une culture de la transparence, car la communication asynchrone repose sur une documentation claire du travail.
- Une meilleure productivité des employés. Si l'on ne s'attend pas à ce qu'un employé soit joignable à des heures fixes, il peut désactiver ses notifications et se concentrer sur son "travail en profondeur".
La communication asynchrone est bien plus que le simple fait de pouvoir commencer sa journée de travail quand bon vous semble (alerte spoiler, une approche laxiste du travail asynchrone ne permettra pas à ce concept de s'envoler). Une collaboration asynchrone efficace exige de la discipline, de la confiance, de la transparence, des outils de collaboration et une bonne attitude, tant de la part de l'individu que du lieu de travail dans son ensemble.
Communication synchrone et communication asynchrone
Les réunions peuvent être géniales. Qui n'aime pas une réunion productive et motivante ? tl;dv existe littéralement pour rendre les réunions virtuelles plus géniales. Comment ? Nous transformons toutes vos réunions en précieuses ressources asynchrones, de sorte qu'aucune information découverte lors d'un appel ne se perde dans le vide.
tl;dv enregistre les réunions Zoom ou les appels Google Meet de manière à ce que tout collègue qui n'a pas assisté à l'appel puisse rapidement prendre connaissance des points clés de la réunion. En tant qu'utilisateur de tl;dv , vous n'avez même pas besoin de partager l'enregistrement complet. Vous pouvez éditer une page clip, marquer un collègue à un moment précis ou simplement horodater les parties pertinentes pour une équipe.
Vous êtes-vous déjà retrouvé coincé dans une réunion qui aurait pu être un courriel ? On attend régulièrement de vous que vous participiez à des appels, même si seulement 10 minutes de la discussion d'une heure vous concernent ? Oui, vous avez besoin d'une part du gâteau de la communication asynchrone. 🥧🥧
Ne vous méprenez pas. La communication synchrone est parfois très bénéfique. Bien que le brainstorming et la résolution de problèmes puissent se faire de manière asynchrone via des canaux tels que Slack, Trello, et même l'humble courrier électronique, il y a définitivement un certain je ne sais quoi de la pensée en temps réel qui aide à faire jaillir la créativité.
Cette collaboration en temps réel est ce que nous appelons la communication synchrone. Un projet est peut-être extrêmement complexe et les conséquences d'une mauvaise communication sont trop graves. Peut-être y a-t-il un problème critique sur votre lieu de travail qui nécessite que tout le monde soit sur le pont. Peut-être êtes-vous en train d'accueillir un nouveau membre de votre équipe pour la première fois. Dans certaines situations, la communication instantanée ou "en direct" est tout simplement plus appropriée.
Mais ce processus "IRL" n'est évidemment pas très souple. Il demande plus d'engagement et d'effort mental. Dans le cas de la communication synchrone, les conflits de calendrier sont fréquents, les arriérés doivent souvent être remaniés, les fuseaux horaires deviennent un casse-tête et parfois, *GASP*, on attend même de nous que nous nous rendions dans un lieu physique ( !?!?!).
La bonne nouvelle, c'est qu'un nombre croissant de tâches dépendent de moins en moins de la communication synchrone grâce à la technologie et à une approche plus ouverte du travail.(Viva la remote work revolution !).
Cela signifie que nous pouvons entreprendre davantage de tâches quotidiennes et même des projets à long terme de manière asynchrone. Plus un lieu de travail adopte les principes de la communication asynchrone, plus il devient flexible et résilient. Woohoo !
Être ignoré ou laissé en lecture est ma plus grande bête noire. 😂 J'ai vraiment l'impression qu'on me manque de respect.
- ♚ Groovy ♚ (@GroovyRandall) 21 avril 2019.
(Il est indéniable que la communication asynchrone est moins appréciée en dehors du lieu de travail).
Quels sont quelques exemples d'outils et de techniques de communication asynchrones ?
Il existe de très nombreuses manières différentes de mettre en place une communication asynchrone. Les méthodes et outils asynchrones peuvent être utilisés individuellement ou en combinaison les uns avec les autres. Il existe une multitude d'outils et de plates-formes pour que tout s'enchaîne de manière auto-magique. Examinons quelques aspects à prendre en compte si votre lieu de travail s'oriente vers l'asynchrone.
Plateformes de messagerie
Qu'il s'agisse de Slack, de WhatsApp, d'Email, d'Intercom ou même de Facebook Messenger, tous ces outils peuvent être utilisés pour laisser des messages que les collègues pourront récupérer ultérieurement. Même si vous affichez un petit logo en forme de palmier indiquant que vous êtes en vacances, le message de vos collègues sera sain et sauf à votre retour. En fait, Slack vous permet même de programmer des messages pour une date et une heure précises.
Outils de gestion de projet
Il y en a beaucoup parmi lesquels choisir. Monday, Atlassin, Trello, Basecamp, Asana, et Notion.... dois-je en dire plus ? Quel que soit votre secteur d'activité, votre entreprise ou votre centre d'intérêt, il existe des outils pour vous aider à créer un écosystème d'information et de planification. Vous pouvez y télécharger des documents, ajouter des notes, répartir des tâches et planifier des projets. Inutile de dire que ces outils sont essentiels pour les équipes asynchrones. Vous pouvez exécuter un projet entier via des outils de gestion de projet sans parler une seule fois à votre équipe.
Réunions asynchrones et vidéo
Qu'il s'agisse d'un enregistrement d'écran avec Loom ou Slack, ou d'une réunion Zoom avec tl;dv , la vidéo est l'un des moyens les plus efficaces de communication asynchrone. La vidéo capture les nuances émotionnelles, l'expressivité et la personnalité des individus.
Avec les enregistrements d'écran, vous pouvez vous enregistrer en train de faire la démonstration d'un nouveau logiciel, puis télécharger cette ressource éducative sur un espace partagé. Grâce à l'application Zoom et aux extensions d'enregistrement Google Meet telles que tl;dv, vous pouvez clip partager avec vos collègues les moments forts des sessions de recherche d'utilisateurs, des entretiens avec les candidats, des appels de vente et des présentations. Ils rattraperont leur retard en temps voulu, en toute simplicité.
Sans vouloir nous vanter, l'utilisation de tl;dv en conjonction avec votre logiciel de réunion signifie que vous pouvez également ajouter de nombreuses notes, des points saillants et même des transcriptions à partager avec toute l'équipe.
Pourquoi adopter la communication asynchrone sur le lieu de travail ?
Maintenant que nous savons de quoi il s'agit, comment la communication asynchrone peut-elle être bénéfique pour vous et votre équipe ?
La communication asynchrone permet de gagner du temps
Le temps est une ressource précieuse. Beaucoup diront qu'il s'agit d'une construction humaine, et même Einstein a dit qu'il s'agissait d'une illusion (ok, ne soyons pas trop philosophiques...), mais il est - du moins dans le monde du travail - à la fois limité et fixe. Si vous avez une date limite... eh bien, vous avez simplement une date limite.
Mais si vous passez tout votre temps à attendre que les gens accomplissent leurs tâches pour que vous puissiez accomplir les vôtres, alors vous aurez l'impression de perdre du temps au lieu de le passer à être productif, heureux et tout simplement génial.
Vous pouvez bloquer le temps à votre guise, mais si Simon de la production ne vous donne pas le "oui/non" parce qu'il est pris dans une réunion, vous allez tourner sur votre chaise de bureau jusqu'à ce que votre déjeuner se répète sur vous.
En adoptant un flux de travail asynchrone à la base même de votre activité, vous aurez la permission de vous déconnecter et d'accomplir d'autres tâches de votre propre initiative, en sachant que la réponse "à cette autre chose" finira par arriver.
Le résultat ? Plus de travail est effectué, et vous pouvez obtenir une dose de dopamine en cochant tous les points de leur liste de choses à faire. Simon finit par échapper à sa réunion, et vous avez votre réponse.
La communication asynchrone est meilleure pour le bien-être mental
It also allows you to adopt some pretty neat concepts that can supercharge your productivity to make that >*iLluSioN*< of time really count.
Qu'il s'agisse d'exploiter le pouvoir de Pomodoro ou de maîtriser le Deep Work, la communication asynchrone vous donne le pouvoir de construire une journée de travail comme bon vous semble. Plus besoin d'être esclave de l'horloge, ni d'être interrompu par vos collègues. Il suffit de baisser la tête et de travailler jusqu'à ce que vous ayez atteint le résultat souhaité.
Imaginez ne pas avoir à vous demander si vous avez le temps de faire une séance de gym pendant votre pause déjeuner. Imaginez que vous ne vous sentiez pas obligé de répondre immédiatement à un message sur Slack et que vous puissiez refuser une réunion en sachant que les parties importantes seront de toute façon documentées plus tard.
Vous aurez moins tendance à vous sentir coupable de dormir un peu plus longtemps ou de prendre ce temps si important pour votre santé mentale. Le travail est toujours fait et il est fait à un niveau élevé.
Pour des raisons évidentes, la flexibilité offerte par le travail asynchrone se traduit par un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et une productivité accrue. Si un employé préfère faire la grasse matinée et terminer son travail le soir, le travail asynchrone lui permet de le faire ! Les lieux de travail asynchrones pourraient même prévenir l'épuisement professionnel et réduire les jours de maladie.
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(La collaboration asynchrone est la clé d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée ET de la productivité - c'est gagnant-gagnant).
Maîtriser la documentation, et ne plus jamais perdre une note
L'un des plus grands avantages du #asynclife est que vous ne perdrez plus jamais une note, une idée ou un message.
L'esprit d'un être humain est peut-être une merveille, mais il a ses limites. La mémoire de travail du cerveau ne peut physiquement pas se souvenir de plus de quatre choses à la fois. Ainsi, dans un environnement très actif et rapide, où vous devez jongler avec de multiples tâches, projets et échéances, il est très facile de se faire dire quelque chose et de l'oublier instantanément. Tout le monde a connu ce moment où l'on se rend compte que l'on a oublié d'envoyer un rapport par courriel ou de signer un document important.
Heureusement, comme toute communication asynchrone est écrite et documentée, vous ne perdrez jamais une seule note. *Phew*
Vous n'oublierez pas les points d'action que vous avez notés sur un bloc-notes et que vous avez ensuite rapidement perdus. Vous n'oublierez pas non plus ce que Marie a dit lors de cette séance de brainstorming, car tout est là, sur votre tableau de bord tl;dv (et consultable, en plus !).
Il y a des RECETTES pour tout.
Aucune idée ne passera plus entre les mailles du filet et vous disposerez toujours d'une réserve d'idées brillantes qui ne demandent qu'à être mises en œuvre au moment opportun.
La communication asynchrone crée une culture de l'honnêteté et de la transparence.
Savez-vous pourquoi les gens peuvent être méchants sur Internet ? C'est à cause d'une petite chose appelée "désinhibition en ligne". Et si le trollage n'est pas cool (#BeNice), ce même concept psychologique peut en fait créer un mode de communication plus direct, en particulier pour les personnes qui se considèrent comme plus introverties.
"Cette invisibilité donne aux gens le courage d'aller dans des endroits et de faire des choses qu'ils ne feraient pas autrement." Suler
En appliquant la même idée de communication ouverte en ligne à un scénario de travail asynchrone, les individus sont moins susceptibles d'être anxieux face à l'autorité.
En plus d'avoir le temps et l'espace pour planifier exactement ce qu'ils disent, les individus peuvent être plus honnêtes et parler librement sans craindre d'être jugés ou ridiculisés. Cela permet ensuite aux gens de partager leurs idées sans crainte, de prendre le temps de réfléchir à leurs réponses sans la pression de quelqu'un qui attend une réponse instantanée et, d'une manière générale, de communiquer de manière plus réfléchie.
La communication ssynchrone présente-t-elle des inconvénients ?
Tout cela semble assez merveilleux jusqu'à présent, non ?
Bien sûr, mais la communication asynchrone présente quelques difficultés à surmonter. Tous les lieux de travail ne sont pas assez matures pour intégrer la communication asynchrone dans leur culture. Pour que votre organisation se lance dans le travail asynchrone, il faut qu'il y ait de la confiance, un alignement sur les principes clés de la communication et une compétence dans la technologie asynchrone.
Avec les bons protocoles en place et une communication efficace, les défis peuvent bien sûr être minimisés.
Mauvaise communication
C'est le point essentiel. Pour que la collaboration asynchrone fonctionne, les gens doivent être extrêmement attentifs à la façon dont leurs mots peuvent être interprétés.
Envoyer des messages, c'est bien, mais avez-vous déjà reçu ce message vague et inquiétant d'un supérieur hiérarchique vous disant "Nous devons parler" ?
En définitive, 99 % du temps, ces messages sont totalement innocents, mais ils peuvent facilement susciter la peur.
Une façon de contrer ce phénomène est d'utiliser la vidéo et la voix pour communiquer. Bien qu'une réunion vidéo ne doive pas nécessairement se dérouler en temps réel, une vidéo enregistrée peut ajouter un contexte et des nuances qui réduisent la suranalyse du récepteur. Des éléments tels que le ton de la voix, le langage corporel et l'inflexion générale peuvent aider votre cerveau à se dire "Ahhh, ce n'est pas une menace".
La vidéo ne serait-elle pas un peu exagérée pour la communication nécessaire ? Pas de problème ! Ajoutez simplement un émoji ou un mème dans votre message. Même si ce n'est pas strictement "professionnel", un simple smiley peut instantanément dissiper l'anxiété. 😊😊😊😊
Isolation
Les êtres humains sont des créatures sociales. Même si nous insistons sur le fait que ce n'est pas le cas, nous avons en fait besoin d'une interaction quotidienne avec d'autres êtres humains.
Il est facile de se sentir un peu déprimé si l'on passe ses journées seul. Lorsque nous travaillions dans des bureaux, beaucoup d'entre nous considéraient comme acquise la quantité de socialisation que nous faisions au travail. Aujourd'hui, de nombreuses personnes ont découvert qu'elles dépendaient plus qu'elles ne le pensaient des bavardages avec Karen à la fontaine d'eau.
Certaines personnes choisissent la coworking pour cette raison. D'autres sont entourés de personnes dans un café ou sur une plage (Nous ne sommes pas jaloux, vraiment nous ne le sommes pas...😢) - mais pour d'autres ? Eh bien, ils peuvent lever les yeux et réaliser qu'ils n'ont pas quitté la maison depuis un mois et qu'ils portent le même pantalon de survêtement qu'en mai.
Là encore, la communication vidéo est un excellent moyen de sortir de cette ornière de l'isolement, et elle peut également être réalisée de manière asynchrone.
De même, une autre façon de rompre l'isolement est d'utiliser les applications de messagerie pour autre chose que le travail. Prenez des nouvelles de vos collègues et des membres du personnel, envoyez-leur un TikTok amusant, ou même laissez-leur un message vocal pour leur dire "Bonjour".
Heureusement, la flexibilité du travail asynchrone permet également aux employés de consacrer plus de temps et d'attention à leur vie sociale. Si vous trouvez que vous passez trop de temps seul au travail, cela vaut la peine de prendre l'habitude de faire au moins une activité sociale (non liée au travail) chaque jour.
Décalage horaire
Il peut y avoir des retards lorsqu'il s'agit du modèle asynchrone. Vous pouvez vous rendre compte que vous avez besoin d'une réponse tout de suite, mais que la personne qui vous la donne a 12 heures d'avance et qu'elle est en train de faire un petit somme bien mérité.
Bien qu'il puisse être tentant de commencer à envoyer des messages à la chasse, il est possible de remédier à cette situation en prenant quelques mesures simples.
Fixez des échéances solides, avec des mini-étapes à respecter, afin de savoir si vous obtiendrez votre réponse au moment voulu.
Vous pouvez également mettre en place un système de priorisation par feux de signalisation. Rouge, orange, vert. Cela permettra à votre collègue de savoir quand quelque chose de super-urgent se produit. Cependant, il faut que chacun soit attentif et que le rouge soit attribué avec parcimonie.
Résumer les principales conclusions des réunions est également un moyen de faire gagner du temps à vos collègues. Utilisez tl;dv pour horodater les moments importants de la réunion ou marquer vos coéquipiers directement pendant l'appel.
Fluage de la frontière
Parfois, il y a une personne qui ne comprend pas. Il s'agit généralement de quelqu'un qui a connu un environnement de travail un peu toxique dans le passé. Elle acquiescera et sourira d'accord au concept, mais commencera ensuite à repousser les limites de ce qui est acceptable. Oui, vous pouvez envoyer un message à quelqu'un à 2 heures du matin à propos du rapport de la semaine prochaine, mais non, ne le poursuivez pas avec 17 messages presque immédiatement après.
Cela peut être résolu en communiquant et en s'alignant sur les directives du "fair-play". Créez une culture de ce qui est acceptable et de ce qui ne l'est pas. Plutôt que de punir les contrevenants, cherchez à savoir POURQUOI ils agissent de la sorte.
Ils sont peut-être stressés par une échéance. Peut-être ont-ils l'impression d'avoir trop de travail, ou bien doivent-ils faire face à un problème personnel. En communiquant ouvertement et en fixant des limites pour tous, le concept fonctionnera plus efficacement.
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(Il faut faire attention à fixer des limites quand on travaille de manière asynchrone...)
Nous ❤️❤️❤️❤️❤️❤️ Communication asynchrone
L'ancienne méthode de travail, dans laquelle tout le monde est censé être disponible à des heures fixes, n'est pas compatible avec un travail efficace sur remote . S'il y aura toujours des lieux de travail où les collègues devront être au même endroit au même moment, il est presque toujours possible de rendre plus de tâches asynchrones. Pour de nombreuses entreprises, au moins 90 % du travail peut être effectué sur remote et de manière asynchrone.
Avec une base solide de limites, d'attentes et de bonne communication (plus des outils asynchrones puissants comme tl;dv à votre disposition), vous pouvez construire une entreprise incroyable qui fait ressortir la créativité, la productivité et le bien-être de votre équipe.
Prêt à adopter le mode de vie asynchrone ? Ici à tl;dv, pour paraphraser le grand Hall & Oates, 🎵♬ Nous sommes ici pour faire de vos rêves asynchrones une réalité, (Vous, vous, vous, ooh ooh ooh, vous) 🎵♬
Nous vivons et respirons notre philosophie. Toute notre équipe est 100% remote et 100% asynchrone. Et nous avons réussi à créer un outil de collaboration asynchrone primé pour Zoom et Google Meet, ce qui témoigne bien de la puissance de l'asynchronisme, n'est-ce pas ?
