L'importance de Travail en profondeur et le Le pouvoir du kumbaya d'une équipe est déjà bien documenté. Nous en avons parlé ici, iciet ici. Aujourd'hui, cependant, j'aborde les nuances alternatives des réunions facultatives. Alors, sautons le pas !(invitation facultative, évidemment 😆)@tldv.io C'est parfaitement logique. #meeting #comedy #corporate #meetings #9to5 #firstday ♬ original sound - tldv.io - AI Meeting Recorder
Dans cet article
Réunions facultatives = meilleures réunions
Les réunions ne sont plus des échanges d'informations de haut en bas ou à sens unique. C'est encore plus vrai pour les startups et les équipes async-first et remote . Il y a toujours des exceptions à la règle. Certaines réunions ne devraient pas être omises pour l'intégration des nouveaux membres de l'équipe ou pour des mises à jour importantes à l'échelle de l'entreprise. Cependant, dans 99 % des cas, la participation facultative augmente la qualité des réunions.
Voici les principaux avantages que nous avons observés au cours des centaines de réunions de bénévoles auxquelles nous avons participé (et non participé) aux endroits suivants tl;dv.
#1 Les réunions facultatives motivent les organisateurs
La participation forcée ne rend pas justice aux organisateurs de réunions : Si tous les "participants" à la réunion sont obligés d'y assister, les organisateurs ne sont pas incités à améliorer l'expérience de la réunion. Dans un monde alternatif, si un organisateur souhaite obtenir un taux de participation plus élevé(ce qui n'est pas possible), il est susceptible de rendre la participation volontaire plus attrayante. Ce site pourrait ressembler :
- Choisir un moment opportun pour tous.
- Une planification minutieuse de l'ordre du jour, afin que tous puissent évaluer la valeur de la réunion. Ainsi, les participants arriveront préparés, ce qui augmentera le rendement de la réunion.
- Les points qui ne concernent qu'un petit nombre de participants peuvent être abordés en premier.
- Une séance de micro ouvert, afin que les participants puissent discuter des points pertinents.
💡TIP : Faites gagner du temps à votre équipe en n'imposant pas une présence à 100% aux réunions. Utilisez ce temps gagné pour une séance de rapprochement facultative !
Au fil du temps, cet effet s'amplifie. L'organisateur est incité à rendre les réunions facultatives attrayantes dès la première fois. L'organisateur tire également des enseignements de ce qui n'a pas fonctionné. Prenons l'exemple d'une séance de cohésion d'équipe. En voyant qui n'y a pas participé, les organisateurs peuvent apprendre ce que leur équipe apprécie, afin d'améliorer les séances volontaires de cohésion d'équipe la prochaine fois.
En résumé : les réunions facultatives, comme un bon vin, se bonifient avec l'âge. 🍷
#2 Les réunions facultatives sont plus légères
Tout le monde ne retire pas la même valeur d'une réunion donnée. Robin Dunbar affirme que les conversations avec plus de 4 personnes deviennent une conférence dominée par quelques extravertis. En outre, les réunions forcées sont souvent dominées par ceux qui ont le plus à gagner.
Par exemple, dans un sprint marketing, le responsable marketing est plus susceptible d'obtenir le plus de valeur. Le graphiste chargé du marketing ne tirera qu'une valeur limitée des sujets sans rapport avec le design. Si le graphiste est obligé d'assister à toute la réunion, il risque de rester silencieux et passif.
Le fait de rendre les réunions facultatives élimine la peur de sortir plus tôt et encourage uniquement les personnes pertinentes à y assister. Cela profite aux personnes qui ne participent pas aux réunions (moins de temps perdu, plus de temps pour travailler en profondeur), mais aussi aux participants (plus de participants actifs = plus de résultats pour la réunion). Le coût moyen d'une réunion étant de plus de 1 000 USD par réunion, il y a beaucoup d'argent à économiser !
#3 Les réunions facultatives sont collaboratives
Comme les participants s'inscrivent volontairement, ils se sont probablement inscrits en raison de la valeur perçue de la réunion. Cela conduit à un investissement accru dans la réunion. Les personnes investies sont incitées à travailler pour obtenir de meilleurs résultats.
Ainsi, plutôt que d'avoir 10 plateformes de réunion semi-investies, ayez 4 participants actifs et investis. Lorsque vous êtes investi, vous avez plus de chances de vous concentrer sur les solutions, et non sur les problèmes, et de ne retenir que les informations pertinentes.
Équilibrer la dynamique du pouvoir lors des réunions
La dynamique des réunions non optionnelles encourage une culture de réunion unidirectionnelle, inefficace et passive. Examinons plutôt une meilleure méthode.
#1 Réunions facultatives = égalité des chances
En général, les organisateurs de réunions sont des dirigeants, des managers et des cadres. Par conséquent, la relation organisateur > invité est souvent inégale. Cela entraîne un retour d'information et une communication moins honnêtes, ce qui a un impact sur le résultat et la valeur de la réunion.
La participation facultative aux réunions est un petit pas vers une dynamique de pouvoir égal. L'organisateur de la réunion (généralement le détenteur du pouvoir), dit "hey, votre temps est tout aussi important que le mien". Avec une dynamique de pouvoir équilibrée, il y a plus de chances d'avoir un retour ouvert, et donc des réunions plus productives.
#2. Les réunions facultatives instaurent la confiance
Les réunions facultatives ne garantissent pas la cohésion de l'équipe. Mais elles sont certainement une indication de de confiance. Si vous faites confiance à vos employés pour faire leur travail, ils doivent certainement être capables de répartir leur temps et de décider des réunions auxquelles ils doivent assister. Fini le temps où l'excuse des réunions Blackbooks.
Si vous faites confiance à vos employés et que vous leur avez donné l'environnement nécessaire pour agir de manière autonome, les réunions facultatives sont une étape suivante logique et naturelle.
Comment bien faire des réunions facultatives
Alors, dans un monde parfait, à quoi ressemble le Saint Graal des réunions facultatives ?
Un agenda clair
Avec un ordre du jour clair et des informations contextuelles, les participants apporteront probablement leurs opinions et leurs idées toutes faites à la table, prêtes à être discutées. Un plus grand nombre de voix équivaut généralement à de meilleurs résultats de la réunion. Une réunion ne devrait jamais être un grand sac de surprises.
Rendre explicite la participation facultative
Nous choisissons toujours consciemment, sur tl;dv , de renforcer notre culture et notre éthique de la réunion. Après tout, les habitudes prennent du temps à se former. Il ne suffit pas de mentionner une fois aux nouveaux employés la politique de l'entreprise en matière de réunions. Voici comment vous pourriez(ou devriez) le faire savoir à la place :
- Marquez-le sur la réunion.
- Inscrivez-le dans la description.
- Répétez cela pendant la réunion.
- Répétez fréquemment à votre équipe votre culture et vos politiques de réunion.
Documentation fiable des réunions
Il s'agit de la facette la plus importante des réunions facultatives. Sans une documentation appropriée, la valeur des réunions(facultatives) sera malheureusement perdue pour les non-participants. 😢 Il en résultera des gouffres de connaissances dans votre entreprise, créant une asynchronie de l'information et réduisant la productivité.
Dans notre équipe, nous assurons une documentation robuste des réunions en enregistrant toutes les réunions pertinentes(Sprints, sessions de recherche utilisateur, entretiens d'embauche, démos clients, onboardings, etc). Pendant la réunion, nous transformons l'ordre du jour de notre réunion en temps forts horodatés(voir ci-dessus ☝️). Chaque horodatage vous transporte au moment EXACT de l'enregistrement de votre réunion. Ne passez pas 60 minutes en réunion pour les 3 minutes qui vous importent !
À quoi ressemble une réunion facultative ?
Voici un exemple(ci-dessus) d'une réunion facultative sur Google Meet . A noter :
- Les participants non essentiels sont indiqués.
- L'ordre du jour de la réunion est clairement lié.
- Certains points sont soulevés en premier, ce qui permet aux invités non essentiels de sortir plus tôt.
- La réunion est tl;dv'ed.
Réunions obligatoires =/= rester dans le coup
Avec votre documentation de réunion appropriée prête, les réunions obligatoires ne sont plus le seul moyen de garder toute votre équipe dans la boucle ! Désormais, tout membre de l'équipe peut être participant asynchrone à n'importe quel QBR, Sprint ou réunion en ligne.
Notre astuce préférée pour tirer profit de chaque réunion pour les "non-participants" est de marquer les moments importants et pertinents de la réunion à la bonne personne. Cela permet (par exemple) Jenny d'être alertée directement sur Slack lorsqu'elle est marquée dans un moment de la réunion. Cliquez sur ce message horodaté sur Slack et vous accéderez DIRECTEMENT au moment exact de l'enregistrement de la réunion !
Transformez votre FOMO en JOMO
Tout au long de cet article, j'ai montré comment transformer la corvée typique des réunions forcées et à l'ancienne en réunions facultatives participatives et efficaces. GÉNIAL !
Honnêtement, il n'y a plus à craindre de ne pas assister à tous les Standup, Townhall ou Sprint ! Au lieu de cela, transformez la FOMO en JOMO. Célébrez le fait que vous et votre équipe dépensez votre temps judicieusement ET ne compromettez pas la collaboration, l'harmonie de l'équipe ou la synchronisation des informations.
Nous vivons au XXIe siècle et disposons des outils nécessaires pour travailler de manière asynchrone de manière efficace. Nous vous encourageons à monter à bord. Croyez-moi, vous allez adorer !
