Si vous souhaitez savoir comment organiser vos notes de réunion pour gagner en efficacité, vous savez déjà à quel point il est important de bien faire les choses. Beaucoup de gens prennent des notes, mais peu de gens les utilisent. Quel en est l'intérêt ?
À vrai dire, le véritable potentiel de la prise de notes n'a guère été exploité en raison de la recherche apparemment sans fin de la meilleure façon d'organiser les notes de réunion. Les gens notent des choses sur le papier, griffonnant des notes illisibles dans les marges, et se demandent ensuite pourquoi ils n'en tirent aucune valeur. La réponse est simple, et elle vous saute aux yeux. Les notes doivent être organisées. Mais ce n'est pas aussi simple qu'il y paraît. Pour tirer parti de vos notes, vous devez savoir comment les organiser pour une efficacité maximale.
Nous sommes là pour résoudre cette énigme séculaire.
Pourquoi la prise de notes est-elle importante ?
Les équipes de vente qui organisent efficacement leurs notes de réunion donnent un coup de fouet à la préparation de leurs argumentaires de vente et accèdent plus rapidement aux informations essentielles issues des réunions que les équipes dont les notes sont désorganisées. Cela vous donne une longueur d'avance sur vos concurrents. Vous serez en mesure de trancher dans le désordre avec un hachoir à viande, tandis que vos concurrents tailleront dans le vif avec des couteaux à beurre. En fait, vous les laisserez dans la poussière.
La raison en est simple. Votre équipe retiendra mieux que les autres les informations sur les prospects. Vous créerez des liens plus forts, car vos prospects se sentiront rappelés, respectés et véritablement choyés. Il ne s'agit pas seulement de se souvenir du nom d'un prospect, mais aussi de ses passions, de ses passe-temps, de ses désirs, de ses besoins et de ses points faibles. Si vous faites en sorte qu'un prospect se sente inoubliable, il sera bien plus enclin à se convertir qu'une personne qui se sent comme une statistique de plus.
Une approche personnalisée n'est qu'un début. Si vous voulez savoir comment organiser efficacement des notes de réunion, la compétence ne s'arrête pas aux appels de vente. Vous pouvez organiser vos notes de réunion internes de la même manière. Cela permet de créer un environnement de travail rationalisé où tout le monde est sur la même longueur d'onde et travaille dans le même sens.
Styles de prise de notes
Tous les styles de prise de notes ne conviennent pas à toutes les personnalités. En fonction de chaque membre de votre équipe et de l'intention qui sous-tend les notes, vous pouvez adopter plusieurs styles.
Notes en pagaille
Ces notes manquent de détails mais se concentrent sur les points les plus importants des réunions. Elles sont souvent présentées sous forme de puces et sont faciles à parcourir.
Ce type de prise de notes peut être à l'origine d'informations inexactes car elles sont souvent prises très rapidement. En outre, les notes sont écrites à la main, ce qui peut entraîner des malentendus.
Notes méthodiques
Un style de prise de notes plus structuré, les notes méthodiques comprennent plus de détails et décomposent les différents sujets en morceaux faciles à saisir. Les personnes qui prennent des notes méthodiques utilisent souvent un modèle pour suivre le même format à chaque fois.
En utilisant ce style, vous risquez de compliquer les notes à l'excès. Si votre commercial se concentre sur les détails lorsqu'il prend des notes, c'est très bien, mais se concentre-t-il davantage sur les notes que sur la réunion ? Il est alors très facile de passer à côté de certaines choses, en particulier d'une communication plus subtile comme le langage corporel ou le ton.
Notes détaillées
Tout comme les notes méthodiques, les notes détaillées fournissent un aperçu complet et approfondi de la réunion. Elles contiennent beaucoup de détails, de références et de données spécifiques. L'objectif est de prendre des notes avec précision et exactitude.
Comme indiqué ci-dessus, ce style demande du temps et de la concentration, et il peut donc s'avérer difficile de le mettre en œuvre pendant la réunion elle-même sans perdre de vue la conversation.
Notes visuelles
Les notes visuelles comprennent principalement des diagrammes et des gribouillis qui se rapportent à des points clés. Elles peuvent également inclure des cartes mentales ou des diagrammes en araignée pour illustrer des contextes interconnectés importants.
Cependant, les notes visuelles peuvent s'avérer difficiles à utiliser lorsqu'il s'agit de documenter des idées plus complexes qui sont difficiles à représenter visuellement.
Notes de synthèse
Les notes de synthèse fournissent une vue d'ensemble plus détaillée, soulignant les points clés sans les noter mot pour mot. Il s'agit d'une forme de prise de notes utile pour communiquer rapidement et efficacement les résultats d'une réunion.
Ce mode de prise de notes peut présenter le risque de simplifier à l'extrême le contenu, mais c'est celui qui demande le moins de concentration.
Comment prendre des notes de réunion de manière efficace
Prendre des notes pendant les réunions et les appels est un moyen important de capturer des informations, mais s'assurer qu'elles sont exactes est ce qui améliore l'efficacité de votre équipe de vente. Il y a un juste milieu entre prendre des notes de qualité et s'engager à fond dans la conversation.
Voici quelques-unes des façons de prendre des notes de réunion. Nous les avons classées en fonction de leur efficacité.
La plume et le papier
Rien ne vaut un bon vieux stylo et du papier pour prendre des notes lors d'une réunion, n'est-ce pas ?
C'est faux.
Pour
- Accessibilité. La plupart des gens ont toujours un stylo et du papier à portée de main, de sorte que l'utilisation est rapide et facile.
- Naturel. C'est la façon la plus naturelle de prendre des notes. C'est pourquoi on l'appelle un bloc-notes.
- Surligner. Vous pouvez annoter et surligner certaines notes pour les faire ressortir et mieux les retenir. Cependant, il est important de se rappeler que cela varie d'une personne à l'autre en fonction de ses compétences en matière de prise de notes.
Cons
- Manque de clarté. Lorsque vous écrivez des notes, il arrive qu'elles manquent de clarté ou qu'elles soient illisibles (même pour vous).
- La transcription prend beaucoup de temps. Si vous souhaitez numériser les notes ou les partager avec votre équipe, leur dactylographie peut prendre beaucoup de temps.
- Difficile à partager. La collaboration sur des notes manuscrites est pratiquement impossible. Pour les partager, vous devez les transcrire manuellement.
- Distrait de la réunion. Lorsque vous écrivez des notes de réunion à la main, vous ne vous concentrez pas sur la conversation. Vous ne regardez pas non plus l'écran, ce qui signifie que vous ne verrez pas le langage corporel important, particulièrement utile dans les appels de vente.
- Difficile à éditer. L'édition de notes manuscrites peut les rendre désordonnées et difficiles à suivre.
Note : 4/10
Elle peut être utile dans certains cas, mais si vous voulez savoir comment organiser vos notes de réunion pour une efficacité maximale, vous allez devoir abandonner le passé et vous tourner vers l'avenir.
Tapez au fur et à mesure de votre présence
Taper ses notes pendant une réunion présente également des avantages et des inconvénients.
Pour
- Rapide. La plupart des gens tapent plus vite qu'ils n'écrivent.
- Plus facile à organiser. Comme vos notes de réunion sont déjà dactylographiées, vous pouvez facilement les partager et les organiser ailleurs, comme dans un système de gestion de la relation client (CRM).
- Collaboration. Selon l'outil que vous utilisez, vous pouvez facilement collaborer sur des notes avec des coéquipiers.
Cons
- Oublier des informations essentielles. Si vous tapez, vous n'êtes pas attentif à la réunion et vous pouvez facilement manquer des informations essentielles.
- Engagez moins le prospect. Si vous n'écoutez pas activement, vous avez moins de chances d'impliquer le prospect ou de le comprendre vraiment.
Note : 5/10
La dactylographie peut être légèrement supérieure à l'écriture manuscrite, car elle permet d'obtenir des notes plus exactes, de collaborer plus facilement et de les organiser et de les clarifier plus aisément.
Cependant, cela vous distrait de la réunion et vous empêche de vous engager pleinement avec le prospect.
Désignation d'un rédacteur de procès-verbaux
Le fait d'avoir un rédacteur de procès-verbaux désigné pour taper les notes pourrait résoudre le problème de concentration qui prévaut dans les deux méthodes susmentionnées. Toutefois, cette méthode comporte ses propres défauts.
Pour
- Amélioration de la concentration. Les commerciaux peuvent se concentrer sur l'entretien de vente et non sur la prise de notes, ce qui augmente les performances de l'équipe de vente.
- Une plus grande précision. En engageant une personne qui se consacre à la rédaction des procès-verbaux, la précision des notes sera beaucoup plus élevée.
Cons
- Coûteux. Les rédacteurs de minutes ne sont pas bon marché. Il s'agit d'une dépense supplémentaire pour chaque visite de vente pour laquelle vous souhaitez obtenir des notes.
- Manque de contexte. Le rédacteur de la minute n'aura probablement pas le même contexte que le reste de votre équipe de vente, ce qui signifie qu'il ne fera pas les mêmes constatations que vos commerciaux.
Note : 5/10
Si vous avez de l'argent à brûler, vous pouvez augmenter la note, mais la plupart des entreprises cherchent à réduire les coûts, pas à les augmenter. En réalité, il n'est pas possible d'embaucher un preneur de notes spécialisé pour les visites de vente.
Utiliser une IA pour prendre des notes
Un preneur de notes IA peut vous aider à améliorer vos indicateurs de performance commerciale. Il prend les notes à votre place, comme le ferait un rédacteur de procès-verbaux, mais pour une fraction du coût. En fait, certains outils de transcription et de prise de notes par IA sont si puissants qu'ils rendent la prise de notes manuelle presque obsolète.
Si vous souhaitez prendre une note spécifique, vous pouvez toujours le faire, mais cela vous libère pour la majeure partie de l'appel, car vous savez que vous disposerez d'une transcription complète, ainsi que d'un résumé des points clés par l'IA après l'appel.
Si vous choisissez d'utiliser tl;dv comme outil d'IA, vous aurez également la possibilité de revoir l'appel ou d'accéder aux horodatages du résumé de l'IA pour revoir exactement ce que le prospect a dit, comment il l'a dit et quel message subtil son langage corporel a exprimé en même temps. Vous pouvez même l'utiliser pour programmer des rapports récurrents sur le sujet de votre choix pour tous les appels de votre équipe, ou créer des bobines de clips provenant de plusieurs réunions différentes et traitant d'une objection de votre choix. C'est un excellent outil pour la formation au démarchage téléphonique, par exemple.
Pour
- Transcription intégrale . Une transcription complète permet de se souvenir de l'ensemble de la conversation.
- Enregistrement de la réunion. Si vous utilisez un outil d'IA qui enregistre également la réunion, tel que tl;dv, vous pouvez alors réécouter la réunion pour recueillir des informations sur le ton et le langage corporel.
- Résumés générés automatiquement. Après chaque appel, vous recevez un résumé AI de tous les points clés discutés, ainsi que des CTA.
- Facile à partager. Ne vous contentez pas de partager des notes, partagez des clips de l'appel lui-même.
- Horodatage. Revoir la note en temps réel.
- Concentration totale. Pendant que l'IA prend des notes, des résumés et des transcriptions en votre nom, vous pouvez consacrer toute votre attention à la conversation.
- Traductions. tl;dvLes transcriptions de la Commission européenne peuvent être traduites instantanément dans plus de 30 langues.
- Organisation. Pour une organisation de niveau expert, vous pouvez configurer des intégrations pour transférer vos notes ou résumés de réunion vers le CRM de votre choix dès la fin de l'appel. tl;dv compte plus de 5 000 intégrations!
Cons
- Nécessite un abonnement. La plupart des outils d'IA nécessitent un abonnement pour pouvoir prendre des notes et enregistrer des réunions. tl;dv enregistre et transcrit toutes vos réunions gratuitement, mais pour ses fonctions d'organisation avancées, vous devrez débourser 20 $ par utilisateur d'enregistrement et par mois.
- Compatibilité. Différents logiciels sont compatibles avec différentes plateformes de vidéoconférence. tl;dv est disponible pour MS Teams, Zoom, et Google Meet.
- L'apprentissage peut prendre du temps. Comme tous les nouveaux logiciels, vous devez faire quelques efforts pour en tirer le meilleur parti.
Note : 9.5/10
Lorsque l'on compare les outils de prise de notes par IA à l'écriture manuscrite, à la dactylographie ou à l'embauche de rédacteurs, il est facile de comprendre pourquoi ils sont les grands gagnants.
Si vous cherchez à savoir comment organiser les notes de réunion, les outils d'IA sont la meilleure solution. Imaginez : vous passez votre entretien de vente, vous vous concentrez pleinement sur le prospect et, lorsque vous mettez fin à l'entretien et fermez l'onglet, une transcription complète, une copie enregistrée de l'entretien, ainsi que les notes et résumés de la réunion se trouvent déjà dans votre CRM sous le nom du prospect. Une telle organisation n'existe nulle part ailleurs. Un point c'est tout.
Comment organiser les notes de réunion pour obtenir les meilleurs résultats ?
Il est essentiel de veiller à ce que les notes de réunion soient organisées avec clarté afin que vous puissiez les consulter à l'avenir en toute confiance. Si elles ne sont pas cohérentes, votre processus de prise de décision n'en sera que plus obscur. Nous voulons l'améliorer !
Nous avons déjà souligné la nécessité d'un preneur de notes IA, mais ce n'est pas tout. Les plateformes de gestion de la relation client peuvent s'avérer utiles, et il existe un certain nombre de conseils et d'astuces que vous pouvez mettre en œuvre pour mieux organiser vos notes de réunion.
Commençons par les CRM.
Plateformes de gestion de la relation client (CRM)
Les CRM peuvent jouer un rôle essentiel en vous aidant, vous et votre équipe, à organiser efficacement les notes de réunion. Ils consistent en un emplacement centralisé où sont stockées les informations relatives à vos prospects et à vos clients. Et le plus beau, c'est que vous pouvez synchroniser vos notes de réunion en un clin d'œil. Vous pouvez synchroniser vos notes de réunion en un seul clic !
En stockant vos notes de réunion dans votre CRM, vous pouvez obtenir toutes les informations relatives à votre prospect sous un même toit. Vous souhaitez connaître son nom, son adresse électronique, ses données démographiques ? Tout est là. Vous voulez les notes, les résumés et les horodatages des précédents entretiens de vente avec lui ? Tout est là aussi. 😉
La plupart des CRM proposent également des modèles pour la prise de notes. Lorsqu'ils sont utilisés, ces modèles peuvent renforcer la fiabilité et la cohérence des flux de travail de votre équipe, car il n'y aura pas de différences de style entre les différents commerciaux. C'est une excellente chose pour l'organisation des notes de réunion, car cela signifie que tous les commerciaux peuvent trouver les informations qu'ils recherchent, même s'ils n'ont jamais rencontré le prospect personnellement auparavant.
Voici quelques CRM de pointe qui valent la peine d'être examinés.
- Salesforce
- Hubspot
- Pipedrive
- En toute connaissance de cause
- Apptivo
Conseil n° 1 : prendre des notes brèves
Si vous prenez des notes manuellement, ce qui est encore possible avec la plupart des logiciels de prise de notes, il est important d'être bref. Trop d'informations peuvent conduire à un manque de compréhension des points clés et du contexte important. Les notes brèves se concentrent davantage sur les points essentiels, réduisant la surcharge d'informations et garantissant que les principaux enseignements de la réunion sont compréhensibles. La clarté, la concentration et la rapidité s'en trouvent améliorées.
Les notes brèves sont également facilement transférables. D'autres membres de l'équipe peuvent les relire tout en conservant une bonne compréhension du contexte. La relecture des notes est également beaucoup plus simple pour vous. La dernière chose que vous voulez faire après une journée bien remplie est de parcourir des pages de notes désordonnées. Faites en sorte qu'elles soient courtes et agréables à lire.
C'est encore plus vrai pour les 12 % de salariés non cadres qui assistent à plus de 15 heures de réunions par semaine. Écrivez autre chose que de brèves notes et votre main sera littéralement brûlée.
@tldv.io C'est parfaitement logique. #meeting #comedy #corporate #meetings #9to5 #firstday
♬ son original - tldv.io - AI Meeting Recorder
Conseil n° 2 : prendre des notes en collaboration
Faites en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde en collaborant à votre processus de prise de notes. Chacun peut interpréter les points différemment, il est donc important que votre équipe soit sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les prospects et les objectifs internes.
Si vous optez pour une prise de notes manuelle, la collaboration est essentielle. Cela peut même s'appliquer aux notes de l'IA. Vous pourriez vouloir ajouter quelque chose de spécifique que l'IA n'a pas remarqué, comme l'expression du prospect lorsqu'on lui a posé une certaine question, ou le ton sarcastique qu'il a employé dans l'une de ses réponses. L'IA est formidable, mais elle ne saisit pas toujours les nuances subtiles des humains. En collaborant à la rédaction de vos notes, vous pouvez vous assurer que ces éléments sont pris en compte afin de ne pas déformer ce que le prospect a voulu dire.
Conseil n° 3 : résumez toujours à la fin de la réunion
Pendant que le contenu est encore frais, notez les points les plus importants dont vous vous souvenez. Si vous optez pour des notes manuelles, vous pouvez noter un mot ou une phrase très brève qui vous rappellera d'entrer dans les détails à la fin de la réunion.
Si vous utilisez un enregistreur d'appels AI et que vous souhaitez prendre une note spécifique, vous pouvez ajouter un horodatage et revenir à la fin de la réunion pour rédiger votre note. De cette façon, vous ne perdez pas votre concentration pendant l'appel.
Conseil n° 4 : être cohérent avec le formatage
Il n'y a rien de pire que des notes non formatées. Il est difficile de les parcourir et elles donnent lieu à un résumé encombré et confus.
Choisissez un format et respectez-le. Encourager votre équipe à structurer sa prise de notes de la même manière accélérera le processus de révision ultérieur. Pour organiser efficacement vos notes de réunion, votre équipe peut suivre un modèle spécifique comportant des sections telles que :
- Heure et date
- Participants
- Agenda
- Décisions
- Points d'action
- Supplémentaire
Si vous mettez en œuvre un type de méthodologie spécifique, comme la méthode Cornell, l'ensemble de l'équipe disposera d'un schéma cohérent pour chaque réunion à venir.
Différentes méthodes de prise de notes
Si vous avez l'intention de prendre des notes manuellement, il existe quelques méthodes que vous devez connaître. En appliquant une méthode cohérente à l'ensemble de votre équipe, vous facilitez l'organisation des notes. C'est alors que la magie opère et que votre équipe de vente s'épanouit.
Voici 4 méthodes de prise de notes pour organiser efficacement les notes de réunion.
- Méthode des grandes lignes. Il s'agit d'une méthode structurée, dans laquelle votre équipe peut diviser ses notes en fonction des sujets et des sous-thèmes. Il s'agit d'une méthode de mise en forme organisée qui permet de noter tous les points clés sans avoir à les taper ou à les écrire mot pour mot.
- La méthode Cornell. La méthode Cornell consiste en deux colonnes, une petite colonne à gauche et une plus grande colonne à droite. La colonne de gauche contient les sujets et les idées clés notés lors de la réunion, tandis que la colonne de droite approfondit les sujets. En bas de page, vous trouverez un résumé des deux colonnes. C'est un excellent moyen de revoir les notes après la réunion.
Pour un aperçu complet de la manière d'organiser efficacement les notes de réunion à l'aide de cette méthode, lisez ce guide sur la prise de notes à Cornell.
- La méthode de la cartographie. La méthode de la cartographie est un diagramme en araignée ou une carte mentale avec des branches qui décomposent le sujet central en plus de détails. Il s'agit d'une forme visuelle de prise de notes qui permet de visualiser facilement les relations. Les diagrammes en araignée sont souvent codés par couleur pour une meilleure vue d'ensemble. Cependant, n'oubliez pas qu'il sera pratiquement impossible de le faire pendant la réunion. Il est préférable de le faire à la fin d'un appel.
- La méthode des quadrants. La méthode des quadrants se compose de quatre sections carrées différentes. Les questions en haut à gauche, les notes générales en haut à droite, les actions personnelles en bas à gauche et les actions pour les autres en bas à droite. Ces sections peuvent être modifiées en fonction du contexte de la réunion. Bill Gates a notoirement utilisé la méthode des quadrants pour consigner ses notes de réunion, à l'époque où les réunions d'affaires en personne étaient courantes.
Organisez vos notes
Si vous voulez apprendre à organiser efficacement les notes de réunion, il est temps d'investir dans un preneur de notes IA et de le relier à votre CRM. C'est un facteur essentiel pour comprendre le contexte clé et retenir les informations de vos réunions. Il vous donnera la possibilité d'accéder rapidement à des informations critiques et d'agir en conséquence, ce qui est impératif pour prendre des décisions stratégiques à l'avenir.
Que vous choisissiez de prendre des notes vous-même en utilisant l'une des quatre méthodes décrites ci-dessus ou que vous demandiez à AI de prendre des notes pour vous afin que vous puissiez concentrer toute votre attention sur la conversation, nous espérons que cet article vous a orienté dans la bonne direction en ce qui concerne l'organisation de vos notes de réunion.
