Il y a eu récemment beaucoup de bruit autour des outils d'IAd'enregistrement « sans bot », ceux qui promettent de rester silencieux en arrière-plan pendant que vous parlez. Ils prétendent résoudre le problème des « bots de réunion effrayants » et rendre tout cela plus humain. Mais voici le problème. Le cercle gris et sans visage appelé Notetaker AI n'est pas l'ennemi. C'est un signe de transparence. Il indique à tout le monde qu'une réunion est enregistrée, qu'il y a consentement et que ce qui est dit peut être consigné par écrit.

Ce petit cercle n'est peut-être pas très charmant, mais il est désormais familier. On s'y attend même. C'est l'équivalent numérique de « Ça vous dérange si j'enregistre ? ». Personne ne sourcille, car c'est honnête. Et si vous ne voulez pas qu'il soit là, vous pouvez le supprimer.

Le consentement, c'est le consentement.

Le passage d'une présence de type bot à une capture silencieuse en arrière-plan ne change rien à ce qui est enregistré. Il supprime le seul indice visuel sur lequel les gens se basent pour savoir qu'ils sont enregistrés, ce qui crée des problèmes plus importants en matière de consentement et de gouvernance interne dès que l'enregistreur n'est plus visible. Un enregistreur silencieux et invisible ne rend pas les réunions plus sûres ou plus privées. Il les rend plus difficiles à réglementer et plus faciles à exploiter. Au sein d'une entreprise, il devient presque impossible de prouver que tout le monde a accepté d'être enregistré, et d'un simple clic, vous pouvez vous retrouver avec une bibliothèque d'appels, d'écrans et de voix qui n'ont jamais été autorisés à être stockés.

Avant de célébrer la « suppression des bots » comme la prochaine grande innovation, il convient donc de poser la question la plus ennuyeuse, mais aussi la plus importante : est-ce seulement légal ?

Table des matières

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L'absence de bot semble séduisante, mais la réalité est bien moins réjouissante. 

Supprimer le bot de réunion visible ne renforce pas la confidentialité, cela ne fait que masquer ce qui se passe.

Un bot visible montre que les gens savent qu'ils sont enregistrés et que leur consentement a été demandé plutôt que présumé.

La version silencieuse laisse place au doute et à la simple erreur humaine, et une fois que ce doute apparaît, il peut se transformer en méfiance et en problèmes juridiques. Une visibilité claire peut sembler un peu maladroite, mais c'est la seule façon honnête de gérer l'enregistrement.

Le paradoxe du consentement

Le principe même de l'IA « sans bot » repose sur une contradiction. En supprimant le bot visible, vous supprimez également l'indicateur visuel qui signale à tout le monde qu'une réunion est enregistrée.

En vertu du RGPD et de la plupart des lois sur la protection des données, tout enregistrement qui capture les données personnelles d'une personne, sa voix, son visage, son nom ou les informations qu'elle partage nécessite un consentement clair et éclairé. Peu importe qu'il s'agisse d'une transcription audio, d'écran ou « ambiante ».

Lorsque le bot est visible, le consentement est évident.

Lorsqu'il est invisible, le consentement devient un point d'interrogation juridique.

Les entreprises peuvent prétendre que les employés « savent implicitement » qu'ils sont enregistrés, mais les autorités de réglementation ne se soucient pas des suppositions. Elles se soucient du consentement démontrable. Sans indicateur visible ni piste d'audit, il est difficile de prouver que quelqu'un a été informé, et encore moins qu'il a donné son accord.

Ainsi, l'absence de robots n'est pas nécessairement synonyme de respect de la vie privée. Au contraire, cela peut même présenter un risque supplémentaire. Cela supprime en effet le seul élément qui garantissait la conformité dans la pratique.

Pourquoi l'enregistrement sans bot est facile à détourner

D'un point de vue technique, l'enregistrement invisible est facile à mettre en œuvre et impossible à contrôler. Les employés peuvent enregistrer discrètement les réunions sans en informer les autres. Les outils qui enregistrent localement ou via des extensions de navigateur peuvent capturer des données sensibles, des noms sur une diapositive, des visages lors d'un appel, voire des messages Slack privés apparaissant au milieu d'un partage d'écran, sans que rien de tout cela ne puisse être vérifié.

Sans registre centralisé ou dossier de consentement, les équipes chargées de la conformité avancent à l'aveuglette. Elles ne peuvent pas vérifier qui a enregistré quoi, quand et pourquoi. Et si cet enregistrement finit par être partagé, divulgué ou piraté, l'organisation encourt potentiellement l'entière responsabilité.

Le faux choix : audio ou écran

De nombreux outils « sans bot » considèrent l'enregistrement comme un compromis. Soit vous capturez l'audio, soit vous enregistrez l'intégralité de l'écran. Ces deux options créent de nouveaux problèmes de confidentialité.

Même en mode audio uniquement, les données biométriques sont traitées, car votre voix est identifiable de manière unique. C'est le type de bot disponible dans la fonctionnalité d'enregistrement de Chat GPT et dans la fonctionnalité similaire de Notion.

L'enregistrement d'écran peut capturer des documents confidentiels, des données clients ou même des systèmes tiers qui n'ont rien à voir avec la réunion elle-même.

L'idée selon laquelle une option serait en quelque sorte « plus sûre » que l'autre est fausse. Les deux nécessitent une base légale, un consentement explicite et des procédures de traitement des données que bon nombre de ces nouveaux outils ne fournissent tout simplement pas.

Dans tous les cas, il est possible que quelqu'un quelque part soit filmé à son insu.

Comment l'enregistrement « sans bot » est devenu le nouveau mot à la mode

Le terme « sans bot » ne semble pas provenir des régulateurs. Il semble plus probable qu'il ait été inventé par des équipes marketing cherchant à démarquer leurs produits de la réaction négative suscitée par les assistants IA « effrayants ». Il s'agit d'une opération de relations publiques déguisée en progrès, qui fonctionne parce que les gens confondent invisibilité et confidentialité.

Certains outils se qualifient eux-mêmes de « conformes dès leur conception » ou « prêts à l'emploi en entreprise », arborant fièrement des labels tels que ISO 27001, SOC 2, RGPDet CCPA. Ces certifications sont importantes. Elles sont difficiles à obtenir et montrent que l'entreprise respecte des normes strictes en matière de sécurité des données. Mais elles ne garantissent pas automatiquement la conformité de l'utilisation d'un produit. Elles prouvent que le fournisseur dispose de systèmes solides pour stocker et gérer les données, mais pas que chaque client les utilise dans le respect du consentement.

Une plateforme peut être de qualité professionnelle, mais sa conformité réelle dépend de la manière dont les personnes qui l'utilisent collectent, traitent et partagent les informations au quotidien. La responsabilité incombe à l'organisation, et non à l'outil.

La conformité ne concerne pas la sécurité des serveurs. Elle concerne le fait de savoir si les personnes savaient que leurs données étaient collectées. Le terme « sans bot » élude cette responsabilité en la transférant à l'utilisateur, la personne la moins susceptible de comprendre les détails juridiques.

Bots visibles et enregistreurs cachés : comparaison des outils

OutilTransparence des enregistrementsRisque potentiel
tl;dvLe bot visible participe à chaque réunion avec son nom et son avatar visibles par tous les participants. Pas de mode caché. Signal de consentement clair.Faible — transparent et conforme lorsqu'il est utilisé correctement.
TactiqL'extension du navigateur capture les légendes en silence. Aucun bot, bannière ou notification automatique pour les participants. Il existe une notification automatique, mais l'enregistreur dispose de 10 secondes pour annuler son envoi s'il le souhaite. Potentiel — les autres peuvent ne pas se rendre compte que la transcription est active.
GranolaTranscription locale sans bot. Aucun indicateur visible ni annonce automatisée pour les autres participants.Potentiel — invisible pour les autres, pourrait enfreindre les exigences en matière de consentement.
Notion AIUtilise des API externes pour la transcription, aucun bot visible ni indication pendant la réunion.Potentiel — repose entièrement sur la divulgation des informations par l'utilisateur pour respecter les règles de consentement.
Enregistrement ChatGPTEnregistre localement via l'application, et non via un bot de réunion visible. Pas de notification automatique des participants.Risque potentiel de capture silencieuse si l'utilisateur ne l'annonce pas.
CluelyOutil d'entreprise certifié SOC 2 / ISO 27001. Les documents publics ne confirment pas les indices visibles pendant les réunions.Potentiel — visibilité incertaine ; il est plus prudent de supposer que la divulgation est requise.

Aucune de ces approches n'est parfaite, mais le bot visible garantit au moins la transparence du processus. Il agit comme un témoin numérique, indiquant que quelque chose est capturé et par qui.

La zone grise de la conformité

Soyons clairs, l'enregistrement « sans bot » n'est pas illégal.

Aucune de ces entreprises n'enfreint la loi en supprimant le bot de réunion visible. Ce qui a changé, c'est qui assume le risque. La responsabilité légale du consentement incombe désormais à la personne qui appuie sur « enregistrer ».

Cela signifie qu'il appartient à chaque utilisateur, c'est-à-dire aux employés, aux freelances et aux managers, de s'assurer que tous les participants à un appel savent qu'ils sont enregistrés. En théorie, c'est simple. En pratique, presque personne ne le fait correctement.

C'est le même genre de théâtre de conformité silencieuse que nous avons tous accepté ailleurs. Pensez au nombre de fois où Apple met à jour ses conditions générales. Des pages et des pages de texte juridique dense, chacune vous demandant votre accord avant que vous puissiez revenir à votre téléphone.

Qui les lit ?

Personne.

Nous cliquons sur « Accepter » parce que nous avons confiance dans le fait que le système sait ce qu'il fait. La même logique s'applique désormais au sein des entreprises. Nous avons confiance dans le fait que la plateforme gère la confidentialité en notre nom... mais ce n'est généralement pas le cas.

Ainsi, alors que les plateformes peuvent techniquement se déclarer conformes, les personnes qui les utilisent ne le sont souvent pas. Il s'agit d'un glissement discret de la responsabilité du système vers la responsabilité individuelle, et la plupart des utilisateurs ne se rendent même pas compte que cela s'est produit.

Le coût humain de l'enregistrement invisible

Si vous participez à une réunion aujourd'hui, il y a de fortes chances qu'un robot d'enregistrement visible soit discrètement installé dans un coin. Tout le monde peut le voir et tout le monde sait ce qu'il fait. Cette simplicité et cette clarté changent l'atmosphère de manière positive.

Dans la vidéo ci-dessus, Andrew Swinand, PDG de Leo Burnett, explique que les gens n'acceptent plus d'être tenus à l'écart. Ils veulent être informés, inclus et participer à la conversation. Lorsque l'information est cachée, les gens inventent leurs propres histoires. Cette incertitude augmente le stress et nuit à la confiance.

Le même principe s'applique aux réunions. Lorsque l'enregistrement est invisible, les gens le sentent. Ils se retiennent, se demandant ce qui pourrait être capturé ou partagé plus tard. L'enregistrement caché crée de l'anxiété et des spéculations.

Et lorsque les gens ne s'en rendent pas compte, ils peuvent parler librement sans réaliser qu'ils sont enregistrés. La plupart du temps, cette franchise est saine, mais elle peut aussi les exposer à des risques. Une remarque en passant sur un collègue, une idée préliminaire encore à l'étude ou une préoccupation sincère concernant la charge de travail peuvent prendre un tout autre sens lorsqu'elles sont rejouées plus tard. Sans indication claire qu'un enregistrement est en cours, les gens perdent la capacité de choisir ce qui doit être rendu public et ce qui doit rester confidentiel.

Un bot visible élimine cette ambiguïté. Il fournit un contexte aux utilisateurs. Ceux-ci savent quand la discussion est enregistrée et peuvent décider comment y contribuer. Il ne s'agit pas de censure, mais plutôt de permettre une participation éclairée.

Lorsque les gens ont confiance qu'on ne leur cache rien, ils se sentent en sécurité pour s'exprimer ouvertement, remettre en question des idées et collaborer. La petite icône indiquant « enregistrement en cours » n'est pas un obstacle à la créativité. Elle rappelle que la transparence protège à la fois l'entreprise et les personnes qui la composent.

Quand les gens ne font pas de suppositions

Le problème majeur survient lorsque les gens ne pensent pas être enregistrés. La plupart d'entre eux ne le pensent toujours pas. Ils participent à un appel, partagent leur écran, parlent ouvertement et sont convaincus que ce qui se passe pendant cette réunion restera confidentiel.

Imaginez maintenant que l'un de ces appels soit discrètement enregistré par un collègue qui teste un outil « sans bot ». Les autres participants n'ont aucune idée qu'il est en cours d'exécution. Ils partagent des brouillons de documents, des tarifs internes, voire le nom d'un client soumis à un accord de confidentialité. Rien de tout cela n'est malveillant. Il s'agit d'une collaboration ordinaire. Mais si cet enregistrement venait à être divulgué, téléchargé dans un ensemble de données d'entraînement ou stocké dans un endroit non sécurisé, la responsabilité incomberait entièrement à l'organisation.

Le RGPD considère les enregistrements vocaux et les contenus affichés à l'écran comme des données à caractère personnel. Cela signifie que la personne enregistrée sans son consentement peut exiger des copies, demander la suppression des enregistrements ou déposer une plainte auprès des autorités de contrôle. Si celles-ci estiment que l'entreprise n'a pas empêché les enregistrements illégaux, des amendes et une atteinte à la réputation peuvent s'ensuivre. Dans certains secteurs, cela peut également constituer une violation des clauses de confidentialité ou des règles de conduite financière.

L'employé qui a enregistré la conversation n'avait peut-être pas de mauvaises intentions, mais l'intention n'a pas d'importance. Du point de vue de la conformité, le mal est déjà fait. Et lorsque cet enregistrement comprend les commentaires privés d'un responsable, une discussion avec les RH ou une remarque honnête sur un collègue, les conséquences peuvent aller au-delà de la confidentialité des données. Ce qui était censé être un moment de confiance devient un enregistrement permanent.

Enregistrer au-delà des frontières : un patchwork juridique et culturel

La plupart des outils de réunion « sans bot » proviennent des États-Unis, où l'enregistrement et la collecte de données sur le lieu de travail sont considérés comme faisant partie intégrante de la vie professionnelle quotidienne. L'enregistrement des appels à des fins de productivité ou de « formation » soulève rarement des inquiétudes. Cependant, lorsque cette même technologie est importée en Europe ou en Asie, ces hypothèses commencent à s'effondrer.

Aux États-Unis, la loi fédérale exige seulement qu'une partie consente à l'enregistrement, et de nombreux États suivent cette approche. Un petit groupe d'États, dont la Californie, la Floride et la Pennsylvanie, exigent que toutes les personnes participant à l'appel donnent leur accord. Cela signifie qu'un enregistreur silencieux peut être tout à fait légal dans un endroit, mais constituer une infraction pénale dans un autre, selon l'endroit où se trouvent les participants.

Dans des pays comme l'Allemagne, la France et une grande partie de l'Europe du Nord, les règles et les mentalités sont plus strictes. Enregistrer quelqu'un sans son consentement clair et éclairé peut constituer une violation de la législation sur la protection de la vie privée et des politiques de conduite sur le lieu de travail. Dans ces régions, les bannières de cookies sont prises très au sérieux, et les régulateurs exigent la transparence plutôt que des clauses de non-responsabilité dissimulées. Un outil « sans bot » qui repose sur les utilisateurs pour gérer le consentement a peu de chances de répondre à ces attentes.

Les lois japonaises sur la protection de la vie privée sont façonnées par une culture de respect et de discrétion. Enregistrer sans en informer les personnes concernées risquerait non seulement d'entraîner des poursuites judiciaires, mais serait également considéré comme impoli. L'Australie et le Canada se situent quelque part entre les deux. Leurs cadres juridiques ressemblent à ceux des États-Unis à certains égards, mais s'alignent davantage sur ceux de l'Europe en matière de protection de la vie privée et de surveillance des employés.

Cette mosaïque mondiale signifie qu'il n'existe pas de règle unique en matière de sécurité. Une entreprise pourrait déployer légalement un enregistreur « sans bot » dans un pays et faire l'objet d'un contrôle réglementaire dans un autre. Au-delà de la question de la légalité, la réaction culturelle peut être tout aussi préjudiciable. Dans les régions où la confiance et l'ouverture sont prisées, les outils d'enregistrement invisibles peuvent discrètement éroder ces deux valeurs.

Précédent juridique : quand l'enregistrement dépasse les limites

Il n'y a pas encore eu d'amendes importantes contre les outils de réunion IA « sans bot », mais les signaux d'alerte juridiques sont déjà là. Les régulateurs ont montré à maintes reprises que l'enregistrement de personnes sans leur consentement explicite, même au sein d'une entreprise, constitue une violation grave de la loi sur la protection des données.

En 2020, l'autorité chargée de la protection des données de Hambourg a infligé une amende de 35 millions d'euros au détaillant de mode H&M pour avoir secrètement enregistré et profilé ses employés. Les responsables ont conservé des informations issues d'entretiens individuels enregistrés concernant la santé, la vie familiale et la religion, et les ont utilisées dans le cadre de décisions relatives aux ressources humaines. Les données n'ont pas été collectées à l'aide d'outils d'IA, mais le principe est identique : collecte invisible de données sans consentement explicite. Cette amende reste l'une des plus importantes jamais infligées pour violation de la vie privée des employés en Europe.

Le Royaume-Uni a également connu des contestations judiciaires concernant les enregistrements secrets sur le lieu de travail.

Les tribunaux du travail ont statué que les enregistrements secrets, même réalisés par les employés eux-mêmes, peuvent constituer une faute professionnelle ou un abus de confiance, en particulier lorsque des informations sensibles ou des tiers sont impliqués. 

Le fait que personne n'ait encore testé un enregistreur « sans bot » devant les tribunaux n'est pas une preuve de sécurité, mais simplement une question de timing. La vague de répression arrive toujours plus tard.

Les arguments en faveur du maintien du bot

Il convient de se demander pourquoi les gens tiennent tant à supprimer le bot. De quoi nous protégeons-nous exactement ? Du cercle qui indique « enregistrement en cours » ou du rappel que nos propos pourraient être fidèlement mémorisés ?

Oui, cela peut être légèrement irritant lorsque cinq robots se présentent à un appel client, annonçant tous leur présence comme des sténographes trop zélés. Mais est-ce vraiment un problème ? Ou est-ce la preuve que tout le monde est transparent sur ce qu'il collecte et pourquoi ? Un robot visible n'est pas une surveillance, c'est un signal partagé qui indique qu'un enregistrement existe et que tout le monde peut le voir.

L'alternative est bien pire. Lorsque l'enregistrement devient invisible, il devient également fragmenté. Différents employés utilisent différents outils, les enregistrements sont stockés dans des dossiers aléatoires et personne ne sait vraiment où se trouvent les données ni qui peut y accéder. Un bot unique, visible et standardisé, utilisé dans toute l'entreprise, fait le contraire. Il crée une source de vérité partagée. Tout le monde sait ce qui est capturé, comment cela est stocké et qui en est responsable.

Si vous travaillez dans un secteur réglementé, cela est essentiel. Cela fournit aux équipes chargées de la conformité une piste d'audit claire. Cela fournit aux équipes juridiques un registre fiable. Et cela rassure les employés, qui savent que la transparence n'est pas facultative ni dépendante du comportement individuel.

Avant de rejeter le bot comme étant « effrayant », il convient donc de se demander d'où vient réellement ce malaise. Car si l'objectif est la confiance, la sécurité et la responsabilité partagée, peut-être que le bot visible n'est pas du tout le problème. Peut-être est-ce le signe que vous faites les choses correctement.

FAQ sur l'enregistrement sans bot

L'enregistrement « sans bot » fait référence aux outils de réunion qui enregistrent ou transcrivent sans afficher de bot visible dans l'appel, rendant ainsi l'enregistrement invisible pour les participants.

Non, ce n'est pas le cas. L'équipe s'est plutôt concentrée sur le développement de fonctionnalités qui améliorent réellement l'efficacité et la confiance lors des réunions, plutôt que de masquer le processus d'enregistrement.

Des robots visibles signalent qu'une réunion est enregistrée, ce qui permet d'informer clairement les participants et aide les entreprises à démontrer qu'elles ont obtenu le consentement éclairé des personnes concernées, conformément au RGPD.

Cela dépend de la manière dont cela est fait. Le RGPD n'interdit pas purement et simplement l'enregistrement « sans bot », mais il exige un consentement clair et éclairé ainsi qu'une raison légitime pour la collecte de données personnelles telles que la voix ou la vidéo. Si les participants ne sont pas explicitement informés de l'enregistrement ou s'il n'existe aucune preuve visible ou documentée de leur consentement, l'organisation s'expose à un risque de non-conformité.

Les outils sans bot n'améliorent pas la confidentialité. Ils suppriment le signal clair indiquant qu'une réunion est enregistrée, ce qui rend le consentement plus difficile à prouver et les erreurs beaucoup plus faciles à commettre. Un bot visible permet à tout le monde d'être informé. Un enregistreur caché repose sur une divulgation parfaite, et dès que celle-ci fait défaut, vous risquez de susciter la méfiance et de rencontrer des problèmes de conformité.

La responsabilité incombe généralement à l'entreprise, et non au fournisseur du logiciel, même si un employé effectue des enregistrements sans autorisation.

Oui. Aux États-Unis, certains États n'exigent que le consentement d'une seule partie. Au Royaume-Uni et dans l'Union européenne, tout le monde doit donner son consentement explicite et éclairé pour être enregistré.

Les robots visibles assurent la transparence, renforcent la confiance et créent une piste d'audit fiable pour la conformité. Cela transforme en effet l'enregistrement d'un acte secret en une responsabilité partagée.Non. Ils peuvent rendre les réunions moins transparentes et plus difficiles à réglementer. Sans indices visibles ni pistes d'audit, les risques liés à la confidentialité augmentent en réalité.