Ir al contenido
Últimamente se ha generado mucho revuelo en torno a las herramientas de IApara grabar «sin bots», aquellas que prometen permanecer en segundo plano mientras hablas. Afirman resolver el problema de los «bots de reunión inquietantes» y hacer que todo vuelva a parecer más humano. Pero aquí está el quid de la cuestión. El círculo gris y sin rostro llamado Notetaker AI no es el enemigo. Es una señal de transparencia. Indica a todo el mundo que se está grabando la reunión, que existe consentimiento y que lo que se diga podría quedar registrado.
Puede que ese pequeño círculo no sea muy atractivo, pero ahora resulta familiar. Incluso previsible. Es el equivalente digital de decir: «¿Te importa si grabo esto?». Nadie se sorprende porque es sincero. Y si no lo deseas, puedes eliminarlo.
El consentimiento es consentimiento.
Pasar de una presencia tipo bot a una captura silenciosa en segundo plano no cambia nada en lo que se graba. Elimina la única señal visual en la que os basáis para saber que estáis siendo grabados, lo que crea problemas mayores en torno al consentimiento y la gobernanza interna en cuanto la grabadora deja de ser visible. Una grabadora silenciosa e invisible no hace que las reuniones sean más seguras ni más privadas. Las hace más difíciles de regular y más fáciles de explotar. Dentro de una empresa, demostrar que todo el mundo ha aceptado ser grabado se convierte en algo casi imposible, y con un solo clic puedes acabar con una biblioteca de llamadas, pantallas y voces que nunca se autorizaron para su almacenamiento.
Así que antes de celebrar la «ausencia de bots» como la próxima gran innovación, vale la pena plantearse la pregunta más aburrida, pero también la más importante: ¿es siquiera legal?
resumiendo
La ausencia de bots suena atractiva, pero la realidad es mucho menos reconfortante.
Quitar el bot visible de la reunión no genera más privacidad, solo oculta lo que está sucediendo.
Un bot visible muestra que las personas saben que están siendo grabadas y que se ha solicitado su consentimiento, en lugar de darlo por sentado.
La versión silenciosa deja espacio para la duda y el simple error humano, y una vez que aparece esa duda, puede derivar en desconfianza y problemas legales. La visibilidad clara puede parecer un poco torpe, pero es la única forma honesta de manejar la grabación.
La paradoja del consentimiento
Toda la premisa de la IA «sin bots» se basa en una contradicción. Al eliminar el bot visible, también se elimina la señal visual que indica a todos que se está grabando una reunión.
Según el RGPD y la mayoría de las leyes de protección de datos, cualquier grabación que capture los datos personales de alguien, su voz, su rostro, su nombre o la información que compartes requiere un consentimiento claro e informado. No importa si se trata de una transcripción de audio, de pantalla o «ambiental».
Cuando el bot es visible, el consentimiento es obvio.
Cuando es invisible, el consentimiento se convierte en un interrogante legal.
Las empresas pueden argumentar que los empleados «saben implícitamente» que están siendo grabados, pero a los reguladores no les importan las suposiciones. Les importa el consentimiento demostrable. Sin un indicador visible o un registro de auditoría, es difícil demostrar que alguien haya sido informado, y mucho menos que haya dado su consentimiento.
Por lo tanto, «sin bots» no es necesariamente sinónimo de privacidad. En todo caso, es potencialmente más arriesgado. Elimina el único elemento que demostraba el cumplimiento normativo en la práctica.
Por qué es fácil abusar de la grabación sin bots
Desde un punto de vista técnico, la grabación invisible es fácil de implementar e imposible de controlar. Los empleados pueden grabar reuniones discretamente sin decírselo a los demás. Las herramientas que graban localmente o a través de extensiones del navegador pueden capturar datos confidenciales, nombres en una diapositiva, rostros en una llamada, incluso mensajes privados de Slack que aparecen en medio de una pantalla compartida, sin que nada de ello sea auditable.
Sin un registro centralizado o un registro de consentimientos, los equipos de cumplimiento normativo están trabajando a ciegas. No pueden verificar quién ha grabado qué, cuándo o por qué. Y si esa grabación acaba siendo compartida, filtrada o violada, la organización podría incurrir en responsabilidad total.
La falsa elección: audio o pantalla
Muchas herramientas «sin bots» plantean la grabación como una disyuntiva. O bien capturas el audio o bien grabas toda la pantalla. Ambas opciones plantean nuevos problemas de privacidad.
El audio también procesa datos biométricos, ya que tu voz es identificable de forma única. Este es el tipo de bot que está disponible en la función de grabación de Chat GPT y en una función similar de Notion.
La grabación de pantalla puede capturar documentos confidenciales, datos de clientes o incluso sistemas de terceros que no tienen nada que ver con la reunión en sí.
La idea de que una opción es de alguna manera «más segura» que la otra es falsa. Ambas requieren una base legal, un consentimiento explícito y procedimientos de tratamiento de datos que muchas de estas nuevas herramientas simplemente no proporcionan.
En cualquier caso, existe la posibilidad de que alguien, en algún lugar, esté siendo grabado sin saberlo.
Cómo la grabación «sin bots» se convirtió en la nueva palabra de moda
El término «sin bots» no parece provenir de los reguladores. Es más probable que haya surgido de los equipos de marketing que intentan distanciar sus productos de la reacción negativa contra los «inquietantes» tomadores de notas con IA. Se trata de relaciones públicas disfrazadas de progreso, y funciona porque la gente confunde la invisibilidad con la privacidad.
Algunas herramientas se autodenominan «conformes por diseño» o «preparadas para la empresa» y lucen distintivos como ISO 27001, SOC 2, GDPRy CCPA. Esas certificaciones son importantes. Se obtienen con mucho esfuerzo y demuestran que la empresa sigue estrictas normas de seguridad de datos. Pero no hacen que el uso de un producto sea automáticamente conforme. Demuestran que el proveedor cuenta con sistemas sólidos para almacenar y gestionar datos, no que el uso que cada cliente hace de ellos respete el consentimiento.
Una plataforma puede ser de nivel empresarial, pero el verdadero cumplimiento depende de cómo las personas que la utilizan recopilan, procesan y comparten la información día a día. La responsabilidad recae en la organización, no en la herramienta.
El cumplimiento normativo no tiene que ver con la seguridad de los servidores, sino con si las personas sabían que sus datos estaban siendo recopilados. La expresión «sin bots» elude esa responsabilidad y la traslada al usuario, que es quien menos probabilidades tiene de comprender los detalles legales.
Bots visibles y grabadoras ocultas: comparación entre las herramientas
| Herramienta | Transparencia en la grabación | Riesgo potencial |
|---|---|---|
| tl;dv | El bot visible se une a todas las reuniones con su nombre y avatar visibles para todos los participantes. No hay modo oculto. Señal de consentimiento clara. | Bajo: transparente y conforme cuando se utiliza correctamente. |
| Tactiq | La extensión del navegador captura los subtítulos de forma silenciosa. No hay bots, banners ni avisos automáticos para los asistentes. Hay un aviso automático, pero el grabador tiene 10 segundos para cancelar su envío si lo deseas. | Potencial: es posible que otros no se den cuenta de que la transcripción está activa. |
| Granola | Transcripción local sin bots. Sin indicadores visibles ni anuncios automáticos para los demás participantes. | Potencial: invisible para los demás, podría infringir los requisitos de consentimiento. |
| Noción AI | Utiliza API externas para la transcripción, sin bot visible ni indicaciones durante la reunión. | Potencial: depende totalmente de la divulgación por parte del usuario para cumplir con las normas de consentimiento. |
| Registro de ChatGPT | Grabaciones locales a través de la aplicación, no a través de un bot de reunión visible. Sin notificación automática a los participantes. | Potencial: riesgo de captura silenciosa si el usuario no lo anuncia. |
| Cluely | Herramienta empresarial con certificaciones SOC 2 / ISO 27001. Los documentos públicos no confirman las señales visibles durante las reuniones. | Potencial: visibilidad poco clara; lo más seguro es asumir que se requiere divulgación. |
Ninguno de estos enfoques es perfecto, pero el bot visible al menos mantiene la honestidad del proceso. Actúa como un testigo digital, mostrando que se está capturando algo y quién lo está haciendo.
La zona gris del cumplimiento normativo
Seamos claros, la grabación «sin bots» no es ilegal.
Ninguna de estas empresas está infringiendo la ley al eliminar el bot visible de la reunión. Lo que ha cambiado es quién asume el riesgo. La responsabilidad legal del consentimiento recae ahora en quien pulsa el botón de grabar.
Eso significa que depende de cada usuario, es decir, de los empleados, autónomos y directivos, asegurarse de que todos los participantes en una llamada sepan que están siendo grabados. En teoría, es sencillo. En la práctica, casi nadie lo hace correctamente.
Es el mismo tipo de teatro de conformidad silenciosa que todos hemos aceptado en otros ámbitos. Piensa en cuántas veces Apple actualiza sus términos y condiciones. Páginas y páginas de denso texto legal, cada una de las cuales te pide tu consentimiento antes de que puedas volver a tu teléfono.
¿Quién los lee?
Nadie.
Hacemos clic en «Aceptar» porque confiamos en que el sistema sabe lo que hace. La misma lógica se aplica ahora dentro de las empresas. Confiamos en que la plataforma gestiona la privacidad en tu nombre... y normalmente no es así.
Así que, aunque las plataformas pueden afirmar técnicamente que cumplen con la normativa, las personas que las utilizan a menudo no pueden hacerlo. Se trata de un cambio silencioso de la responsabilidad del sistema a la responsabilidad personal, y la mayoría de los usuarios ni siquiera se dan cuenta de que ha ocurrido.
El costo humano de la grabación invisible
Si hoy tienes una reunión, es muy probable que haya un robot de grabación visible sentado en silencio en un rincón. Todo el mundo puede verlo y todo el mundo sabe lo que hace. Esa simple claridad cambia el ambiente de forma positiva.
En el vídeo anterior, Andrew Swinand, director ejecutivo de Leo Burnett, explica que las personas ya no aceptan que se les mantenga al margen. Quieren estar informadas, sentirse incluidas y formar parte de la conversación. Cuando se oculta información, las personas se inventan sus propias historias. Esa incertidumbre aumenta el estrés y daña la confianza.
El mismo principio se aplica en las reuniones. Cuando la grabación es invisible, las personas lo perciben. Se contienen, preguntándose qué podría captarse o compartirse más tarde. La grabación oculta genera ansiedad y especulación.
Y cuando las personas no lo perciben, pueden hablar libremente sin darse cuenta de que están siendo grabadas. La mayoría de las veces, esa franqueza es saludable, pero también puede exponerlas a riesgos. Un comentario casual sobre un compañero, una idea inicial que aún se está probando o una preocupación sincera sobre la carga de trabajo pueden sonar muy diferentes cuando se reproducen más tarde. Sin una señal clara de que se está grabando, las personas pierden la capacidad de elegir qué pertenece a la parte pública de la conversación y qué debe quedarse en el momento.
Un bot visible elimina esa ambigüedad. Proporciona contexto a las personas. Ustedes saben cuándo se está capturando la discusión y pueden decidir cómo contribuir. No se trata de censura, sino de permitir una participación informada.
Cuando las personas confían en que no se les oculta nada, se sienten seguras para hablar abiertamente, cuestionar ideas y colaborar. El pequeño icono que indica «grabando» no es un obstáculo para la creatividad. Es un recordatorio de que la transparencia protege tanto a la empresa como a las personas que la integran.
Cuando la gente no da nada por sentado
El mayor problema surge cuando las personas no piensan que están siendo grabadas. La mayoría aún no lo hace. Se unen a una llamada, comparten una pantalla, hablan abiertamente y confían en que lo que ocurre en esa reunión se queda en esa reunión.
Ahora imagina que una de esas llamadas es grabada discretamente por un compañero que está probando una herramienta «sin bots». Los demás asistentes no tienen ni idea de que se está ejecutando. Comparten borradores de documentos, precios internos, tal vez incluso el nombre de un cliente que está sujeto a un acuerdo de confidencialidad. Nada de esto es malintencionado. Se trata de una colaboración normal y corriente. Pero si esa grabación se filtra, se sube a un conjunto de entrenamiento o acaba almacenada en algún lugar inseguro, la responsabilidad recae directamente sobre la organización.
El RGPD trata el contenido de voz y en pantalla como datos personales. Eso significa que la persona que sea grabada sin su consentimiento puede exigir copias, solicitar la eliminación o presentar una queja ante los organismos reguladores. Si los organismos reguladores deciden que la empresa no ha impedido la grabación ilegal, se impondrán multas y se producirá un daño a la reputación. En algunos sectores, también puede infringir las cláusulas de confidencialidad o las normas de conducta financiera.
Es posible que el empleado que realizó la grabación no tuviera malas intenciones, pero la intención no importa. Desde el punto de vista del cumplimiento normativo, el daño ya está hecho. Y cuando esa grabación incluye comentarios privados de un directivo, una conversación con RR. HH. o un comentario sincero sobre un compañero, las consecuencias pueden ir más allá de la privacidad de los datos. Lo que se pretendía que fuera un momento de confianza se convierte en un registro permanente.
Grabación transfronteriza: el mosaico jurídico y cultural
La mayoría de las herramientas para reuniones «sin bots» proceden de Estados Unidos, donde la grabación en el lugar de trabajo y la recopilación de datos se consideran parte de la vida empresarial cotidiana. La grabación de llamadas con fines de productividad o «formación» rara vez suscita preocupación. Sin embargo, cuando esa misma tecnología se traslada a Europa o Asia, las suposiciones comienzan a desmoronarse.
En Estados Unidos, la ley federal solo exige que una de las partes dé su consentimiento para grabar, y muchos estados siguen ese enfoque. Un grupo más reducido de estados, entre los que se incluyen California, Florida y Pensilvania, exigen que todos los participantes en la llamada den su consentimiento. Esto significa que grabar en silencio puede ser perfectamente legal en un lugar, pero constituir un delito en otro, dependiendo de dónde se encuentren los participantes.
En lugares como Alemania, Francia y gran parte del norte de Europa, las normas y la mentalidad son más estrictas. Grabar a alguien sin su consentimiento claro e informado puede infringir tanto la ley de privacidad como las políticas de conducta en el lugar de trabajo. Se trata de regiones en las que los banners de cookies se toman muy en serio y los reguladores esperan transparencia en lugar de avisos legales ocultos. Es poco probable que una herramienta «sin bots» que depende de los usuarios para gestionar el consentimiento cumpla esas expectativas.
Las leyes de privacidad de Japón están moldeadas por una cultura de respeto y discreción. Grabar sin revelarlo no solo supondría un riesgo de problemas legales, sino que se consideraría una falta de cortesía. Australia y Canadá se sitúan en un término medio. Sus marcos legales se asemejan a los de Estados Unidos en algunos aspectos, pero se alinean más con los de Europa en lo que respecta a la privacidad y la supervisión de los empleados.
Este mosaico global significa que no existe una única norma segura. Una empresa podría instalar legalmente una grabadora «sin bots» en un país y enfrentarse a un escrutinio regulatorio en otro. Más allá de la cuestión de la legalidad, la reacción cultural puede ser igual de perjudicial. En regiones donde se valora la confianza y la transparencia, las herramientas de grabación invisibles pueden erosionar silenciosamente ambas cosas.
Precedente legal: cuando la grabación cruza la línea
Aún no se han impuesto multas importantes contra las herramientas de reuniones con IA «sin bots», pero ya hay señales de advertencia legales. Los reguladores han demostrado una y otra vez que grabar a personas sin su consentimiento expreso, incluso dentro de una empresa, constituye una grave infracción de la ley de protección de datos.
En 2020, la Autoridad de Protección de Datos de Hamburgo multó a la cadena de moda H&M con 35 millones de euros por grabar y elaborar perfiles de sus empleados de forma encubierta. Los directivos almacenaban datos de reuniones individuales grabadas sobre salud, vida familiar y religión, y los utilizaban en decisiones de recursos humanos. Los datos no fueron recopilados por herramientas de inteligencia artificial, pero el principio es idéntico: recopilación invisible de datos sin consentimiento explícito. La multa sigue siendo una de las más elevadas jamás impuestas por violaciones de la privacidad de los empleados en Europa.
El Reino Unido también ha sido escenario de disputas legales en torno a las grabaciones encubiertas en el lugar de trabajo.
Los tribunales laborales han dictaminado que las grabaciones secretas, incluso las realizadas por los propios empleados, pueden constituir una conducta indebida o un abuso de confianza, especialmente cuando se trata de información confidencial o se ve involucrado a terceros.
El hecho de que nadie haya probado aún una grabadora «sin bots» en los tribunales no es una prueba de seguridad, sino simplemente una prueba de sincronización. La ola de aplicación de la ley siempre llega más tarde.
Argumentos a favor de mantener el bot
Vale la pena preguntarse por qué la gente está tan desesperada por eliminar el bot en primer lugar. ¿De qué os estáis protegiendo exactamente? ¿Del círculo que dice «grabando» o del recordatorio de que lo que decís podría ser recordado con precisión?
Sí, puede resultar un poco molesto que cinco bots se presenten en una llamada con un cliente y anuncien tu presencia como taquígrafos demasiado entusiastas. Pero, ¿es eso realmente un problema? ¿O es una prueba de que todo el mundo está siendo transparente sobre lo que recopilan y por qué? Un bot visible no es vigilancia, es una señal compartida de que existe un registro y que todo el mundo puede verlo.
La alternativa es mucho peor. Cuando la grabación se vuelve invisible, también se fragmenta. Los diferentes empleados utilizan herramientas diferentes, las grabaciones se guardan en carpetas aleatorias y nadie sabe realmente dónde se encuentran los datos ni quién puede acceder a ellos. Un único bot visible y estandarizado, utilizado en toda la empresa, hace lo contrario. Crea una fuente de información compartida y fiable. Todos saben qué se graba, cómo se almacena y quién es responsable de ello.
Si trabajas en un sector regulado, esto es esencial. Proporciona a los equipos de cumplimiento normativo una pista de auditoría clara. Proporciona a los equipos jurídicos un registro fiable. Y proporciona a los empleados la tranquilidad de saber que la transparencia no es opcional ni depende del comportamiento individual.
Así que antes de descartar el bot por «inquietante», vale la pena preguntarse a qué se debe realmente esa incomodidad. Porque si el objetivo es la confianza, la seguridad y la responsabilidad compartida, tal vez el bot visible no sea el problema en absoluto. Tal vez sea la señal de que estás haciendo las cosas bien.
Preguntas frecuentes sobre la grabación sin bots
¿Qué significa «grabación sin bots»?
La grabación «sin bots» se refiere a herramientas para reuniones que graban o transcriben sin mostrar un bot visible en la llamada, lo que hace que la grabación sea invisible para los participantes.
tl;dv está tl;dv ?
No, no lo es. El equipo se ha centrado en desarrollar funciones que mejoren realmente la eficiencia y la confianza en las reuniones, en lugar de ocultar el proceso de grabación.
¿Por qué son importantes los bots visibles para el consentimiento?
Los bots visibles indican que se está grabando una reunión, lo que proporciona a los participantes una notificación clara y ayuda a las empresas a demostrar el consentimiento informado en virtud del RGPD.
¿Es legal la grabación «sin bots» según el RGPD?
Depende de cómo se haga. El RGPD no prohíbe totalmente la grabación «sin bots», pero exige un consentimiento claro e informado y una razón legítima para capturar datos personales, como la voz o el vídeo. Si no se informa explícitamente a los participantes de que se está realizando una grabación, o si no hay pruebas visibles o documentadas del consentimiento, la organización corre el riesgo de incumplir la normativa.
¿Las herramientas «sin bots» mejoran la privacidad?
Las herramientas sin bot no mejoran la privacidad. Eliminan la señal clara de que se está grabando una reunión, lo que dificulta demostrar el consentimiento y facilita cometer errores. Un bot visible mantiene a todos informados. Una grabadora oculta depende de una divulgación perfecta, y en el momento en que se produce un descuido, se corre el riesgo de generar desconfianza y problemas de cumplimiento.
¿Quién es responsable si alguien graba una reunión sin consentimiento?
La responsabilidad suele recaer en la empresa, no en el proveedor del software, incluso si un empleado realiza grabaciones sin permiso.
¿Existen diferencias regionales en las leyes de grabación?
Sí. En Estados Unidos, algunos estados solo exigen el consentimiento de una de las partes. En el Reino Unido y la Unión Europea, todas las personas deben dar su consentimiento explícito e informado para ser grabadas.
¿Por qué mantener visibles los bots de reuniones?
Los bots visibles proporcionan transparencia, generan confianza y crean un registro de auditoría fiable para el cumplimiento normativo. Esto convierte, en efecto, el registro de un acto secreto en una responsabilidad compartida.No. Pueden hacer que las reuniones sean menos transparentes y más difíciles de regular. Sin señales visibles ni registros de auditoría, los riesgos para la privacidad aumentan.
