Si vous êtes à la recherche du guide ultime des meilleures pratiques en matière d'intégrationremote , asseyez-vous, vous êtes au bon endroit. Qu'il s'agisse de conseils pour rendre le processus d'intégration aussi fluide que possible ou de petits détails qui ne manqueront pas d'impressionner la nouvelle recrue, nous avons tout ce qu'il faut pour vous aider.
tl;dv est elle-même une entreprise entièrement remote . Notre équipe étant répartie dans le monde entier et n'ayant pas de bureau physique, nous avons intégré à distance tous les employés à temps plein et les indépendants, c'est-à-dire littéralement tout le monde. Même le concierge... bien que nous ne soyons pas sûrs de savoir pourquoi nous avons eu besoin de le recruter. Je veux dire par là que nous sommes complètement remote.
Alors que nous pourrions vous donner un guide d'accueil basé uniquement sur notre formidable logiciel de gestion des réunions (indice, il est génial pour l'accueil), ce guide est basé sur nos propres expériences.
Nous avons la chance que le travail sur remote et la culture du travail asynchrone aient permis à l'ensemble de la pratique et de l'action de l'intégration de devenir beaucoup plus efficace ces dernières années. Malgré cela, de nombreux nouveaux employés peuvent se sentir intimidés par la perspective d'être intégrés à distance. Il vous appartient de leur donner la confiance dont ils ont besoin pour s'approprier rapidement le poste, tout en leur faisant sentir qu'ils sont les bienvenus dans la culture de votre entreprise.
Alors plongeons dans notre guide ultime des meilleures pratiques en matière d'onboarding sur remote !
Remote Meilleures pratiques en matière d'accueil des nouveaux arrivants
Qu'est-ce que l'onboarding remote ?
Avant de commencer, qu'est-ce que l'onboarding sur remote ?
L'intégration est le processus qui consiste à présenter les nouveaux employés à l'entreprise et à les aider à passer du statut de candidats externes à celui de membres à part entière de l'équipe. Il peut également s'agir d'un employé qui change de poste, qui est promu ou qui déménage : remote de personne à personne. Et faire cela à distance signifie simplement utiliser des moyens numériques, loin d'un système de bureau traditionnel.
Le processus d'intégration permet également aux managers, au personnel des RH et aux autres parties prenantes de s'assurer que les nouvelles recrues disposent de toutes les informations nécessaires pour réussir dans leur rôle.
L'onboarding contribue également à instaurer un climat de confiance entre l'organisation et ses nouveaux employés. C'est un moment clé où vous pouvez définir la norme de la culture d'entreprise et rassurer vos recrues quant à leur intégration en douceur dans l'écosystème de l'entreprise.
Si votre processus d'intégration est excellent, les nouveaux arrivants se sentiront très bien, mais s'ils sont livrés à eux-mêmes, sans soutien, il y a des chances que vous les effrayiez.
Pour les équipes de remote , l'intégration était particulièrement difficile car il n'y avait pas de contact physique ou d'interaction en face à face. Il était donc plus difficile pour les managers d'établir des relations avec leurs employés et de comprendre ce qui motive chaque membre de l'équipe, mais ce n'est plus le cas aujourd'hui. Nous avons été en mesure de passer si rapidement au travail sur remote qu'il est désormais aussi simple et bien ancré qu'il l'était autrefois pour les employés basés au bureau.
Quand devez-vous remote embarquer quelqu'un ?
Le processus d'intégration devrait commencer dès qu'un nouvel employé accepte l'offre d'emploi. Cela signifie que les organisations doivent commencer à préparer l'embauche avant même l'arrivée du nouveau collaborateur. Vous devez commencer à planifier des réunions virtuelles et à mettre en place l'équipement nécessaire pour que les employés de remote puissent travailler efficacement.
L'intégration ne s'arrête pas non plus aux premiers jours, elle doit se poursuivre pendant les premières semaines. Il peut s'agir de contrôles réguliers avec la nouvelle recrue, d'une formation continue et d'un soutien si nécessaire, ainsi que d'une orientation pour qu'elle sache comment naviguer sur son nouveau lieu de travail.
Comment réaliser l'onboarding ?
Nous devons être très clairs, PERSONNE N'A BESOIN D'ALLER DANS UN BUREAU.
Dans le passé, les employés - même s'il s'agissait de remote - devaient parfois parcourir de longues distances pour obtenir un dossier de bienvenue imprimé et quelques mots de passe.
Cela ne doit pas nécessairement être le cas.
L'intégration des équipes sur le site remote peut se faire de nos jours par le biais de diverses méthodes. Les plus courantes sont les réunions virtuelles, les appels vidéo, le courrier électronique et la messagerie instantanée, voire le logiciel d'intégrationremote . Ces moyens, ainsi que les nouveaux outils et intégrations, permettent aux nouveaux employés de mieux connaître les membres de leur équipe, de poser des questions, de recevoir des informations importantes sur l'entreprise et le rôle des nouveaux employés, et d'établir des relations avec d'autres collègues.
Il est également avantageux de disposer d'une plateforme d'accueil en ligne qui permet aux employés d'accéder à tous les documents relatifs à leur travail en un seul endroit. Il est ainsi plus facile de suivre les progrès réalisés tout au long du processus. tl;dv L'outil de gestion des ressources humaines, en particulier, vous permet de stocker toutes vos réunions et transcriptions dans un centre de recherche. Des dossiers peuvent être créés pour les nouvelles recrues, afin qu'elles puissent accéder immédiatement à du matériel pédagogique riche en contexte sous la forme d'anciens tutoriels, de présentations, d'annonces de l'entreprise, etc.
tl;dv vous permet également de partager avec les nouveaux arrivants de courts extraits de planifications Sprint, d'appels de vente, de réunions avec les clients et d'appels de recherche sur les utilisateurs. Cela leur donne une idée de la culture de l'entreprise, leur permet de se familiariser avec leurs nouveaux collègues et/ou clients et, en fin de compte, fournit un contexte plus riche que la documentation textuelle. Mieux encore, ce style de formation par vidéo peut être réalisé par le biais d'une communication asynchrone pour plus de facilité et de flexibilité.
Qui doit s'occuper de l'accueil des nouveaux arrivants ?
Le processus d'intégration doit être un travail d'équipe et impliquer les managers, le personnel des RH et d'autres parties prenantes.
Les managers doivent veiller à ce que les nouveaux employés disposent de toutes les informations nécessaires à l'exécution efficace de leurs tâches.
Le personnel des RH devrait apporter un soutien supplémentaire, par exemple en mettant en place des outils de travail remote tels que Zoom ou Slack, en fournissant un accès au logiciel de paie et en répondant à toutes les questions relatives aux avantages sociaux ou aux politiques.
Enfin, les autres parties prenantes peuvent contribuer à créer un environnement accueillant en se présentant et en veillant à ce que le nouvel embauché se sente bien accueilli dans l'équipe.
Cependant, vous pouvez également impliquer les pairs de vos nouveaux collègues dans le processus. Qu'il s'agisse d'offrir des déjeuners sur remote ou de les présenter à l'équipe, le fait d'impliquer les pairs dans l'intégration permet aux nouveaux employés de faire connaissance avec leurs collègues et de commencer à nouer des relations durables.
Quels sont les avantages d'un onboarding correct ?
Les avantages d'une intégration correcte des nouveaux employés sont les suivants :
- établir la confiance entre l'organisation et ses nouveaux employés,
- augmenter l'engagement des employés et les taux de rétention,
- réduire le temps nécessaire à la productivité,
- créant une transition beaucoup plus douce pour le nouvel employé.
C'est aussi l'occasion pour les managers de mieux connaître les membres de leur équipe, ce qui peut les aider à identifier les domaines dans lesquels ils ont besoin d'un soutien ou d'une formation supplémentaire.
L'intégration est une partie importante de toute équipe remote réussie et ne doit pas être négligée.
Comment puis-je m'assurer que l'onboarding est démocratique ?
Pour garantir un processus d'intégration démocratique, les organisations peuvent utiliser diverses méthodes, telles que des enquêtes et des formulaires de retour d'information, pour recueillir des données auprès de tous les membres de l'équipe concernés. Cela permettra à l'organisation d'identifier les points à améliorer ou les problèmes du programme d'intégration qui doivent être résolus. En outre, les responsables doivent s'assurer que chacun a accès aux mêmes ressources, quels que soient son rôle et son parcours.
En veillant à ce que le processus d'intégration soit équitable et transparent, on renforce la confiance entre les employeurs et les employés et on contribue à créer un environnement de travail inclusif.
De plus, la possibilité de visionner des réunions vidéo ou de partager avec d'autres personnes au sein de l'entreprise permet la croissance, le développement et la formation du personnel. Cela vous permet de resserrer et d'améliorer continuellement, et de documenter, l'ensemble du processus.
Difficultés pouvant résulter de remote onboarding ?
L'une des principales difficultés qui peut résulter de remote onboarding est le manque de connexion et d'engagement.
Il est important de se rappeler que les interactions virtuelles sont fondamentalement différentes de la communication en face à face, et il peut parfois être plus difficile pour les nouveaux employés d'entrer en contact avec leurs pairs lorsqu'ils ne se trouvent pas dans le même espace physique.
En outre, l'intégration dans remote peut s'avérer difficile pour les organisations qui n'ont pas mis en place de pratiques et de politiques de travail sur remote , car elle nécessite une approche différente des méthodes d'intégration traditionnelles.
Enfin, la gestion des attentes entre les managers, le personnel des RH et les nouveaux employés peut s'avérer difficile s'il n'y a pas de plan ou de stratégie claire en place au préalable.
Quelles sont les meilleures pratiques en matière d'intégration sur le site remote ?
Les meilleures pratiques en matière d'accueil en ligne des employés sur remote varient d'une entreprise à l'autre, mais il existe des concepts assez classiques qui devraient s'appliquer à toutes les entreprises.
De plus, même si la technologie rend l'intégration sur remote plus pratique, il est toujours essentiel de maintenir des lignes de communication ouvertes entre les employeurs et les nouveaux employés.
Il est important de garder à l'esprit que l'intégration doit être un effort de collaboration entre toutes les parties prenantes, et que chacun doit travailler ensemble pour s'assurer que le nouvel employé est soutenu tout au long du processus. Avec une communication, un soutien et des conseils appropriés, l'intégration sur le site remote peut être une réussite et contribuer à créer une main-d'œuvre inclusive sur le site remote .
Voici notre liste de contrôle pour un onboarding correct :
Définissez des attentes claires dès le départ
Définir des attentes claires dès le départ, tant avec la recrue qu'avec les autres personnes concernées, permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et comprend mieux ce que l'on attend d'eux.
Fournir une plateforme d'accueil complète
La mise en place d'une plateforme d'accueil complète garantit que les recrues ont accès à toutes les informations dont elles ont besoin pour se mettre rapidement au travail. Il peut s'agir des ressources de l'entreprise, des formulaires, des politiques, des procédures, etc.
tl;dv vous permet notamment de constituer une bibliothèque de vidéos, de clips et d'autres éléments permettant de créer un centre de ressources prêt à l'emploi pour les nouveaux arrivants, afin d'améliorer les synchronisations et les réunions en temps réel.
présenter les nouvelles recrues à leur équipe et à leurs collègues
Sur le site remote , les nouveaux employés doivent être présentés aux membres de leur équipe et à leurs collègues, car cela les aide à se sentir liés à l'organisation, même s'ils ne sont pas physiquement présents. Cela peut se faire virtuellement par le biais de réunions virtuelles ou d'appels vidéo.
Faites des contrôles fréquents avec les responsables et le personnel des RH
Des contrôles fréquents avec les managers et le personnel des RH permettent de s'assurer que les recrues s'intègrent bien, qu'elles comprennent les attentes de leur rôle et qu'elles obtiennent des réponses à leurs questions.
Cela peut se faire en organisant des réunions vidéo à l'adresse Google Meet (avec l'extension chrometl;dv ), ou même en utilisant Slack ou le courrier électronique.
Proposez des sessions de formation virtuelles ou des ressources accessibles à distance.
Sur le site remote , l'organisation de sessions de formation virtuelle peut aider les nouveaux employés à se mettre rapidement au diapason. Cela peut se faire par le biais de webinaires, de tutoriels vidéo ou d'autres ressources numériques qui expliquent comment utiliser les systèmes, les outils et les processus de l'entreprise.
Encore une fois, en utilisant tl;dv, vous pouvez constituer une énorme ressource de vidéos de formation et d'exemples d'événements en direct pour référence ultérieure.
S'assurer que tous les outils nécessaires sont mis en place avant que l'employé ne commence à travailler.
Pour que tout se passe bien pour le nouvel employé, il est préférable de s'assurer que tous les outils et systèmes nécessaires sont mis en place avant qu'il ne commence à travailler. Il s'agit notamment de s'assurer que son ordinateur, ses logiciels et tout autre matériel connexe lui sont fournis dès le départ, ainsi que les plans de formation.
Le fait que les nouvelles recrues soient équipées et prêtes à partir crée un précédent solide, à savoir que l'entreprise est efficace et qu'elle livre la marchandise quand il le faut.
En outre, le temps qui s'écoule entre le début d'un nouvel emploi et sa prise effective peut accroître le stress du nouvel employé.
Veiller à ce que la communication soit cohérente et transparente tout au long du processus.
Pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, il est important de maintenir des lignes de communication ouvertes entre les employeurs et les nouvelles recrues. Cette transparence sur le lieu de travail consiste notamment à les informer régulièrement de tout changement dans le processus d'intégration ou à faire le point sur leurs progrès.
Vous ne devez pas vous contenter de les laisser faire, mais vous ne devez pas non plus leur souffler dans le dos à tout bout de champ. Permettez-vous d'être accessible et visible, tout en veillant à ce qu'ils se sentent pris en charge.
Collaborer avec toutes les parties prenantes pour s'assurer que le nouvel embauché bénéficie du soutien nécessaire.
On dit souvent qu'il faut tout un village pour élever un enfant, mais on peut en dire autant lorsqu'il s'agit de faire en sorte qu'une nouvelle recrue se sente la bienvenue. Il est essentiel que les gens aient l'impression de connaître les autres et de pouvoir les contacter, même s'ils ne travaillent pas régulièrement avec eux.
Ceci étant dit, la responsabilité de l'onboarding ne doit pas incomber entièrement à une seule personne. Encore une fois, en disposant de ressources et en adoptant un système asynchrone lorsque cela est possible, cela signifie que la charge de travail est répartie entre tous. Personne n'a l'impression que c'est un fardeau pour lui, ou qu'il est lui-même un fardeau.
Bonne embauche !
Une communication, un soutien et des conseils appropriés sont essentiels pour réussir l'intégration dans un environnement remote . En suivant les lignes directrices ci-dessus, vous pouvez vous assurer que les recrues disposent de toutes les informations nécessaires pour se mettre rapidement et facilement au diapason. Cela contribuera à créer une main-d'œuvre inclusive remote où tout le monde se sentira bienvenu et inclus.
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Les processus d'intégration peuvent varier d'une organisation à l'autre, mais en fin de compte, ils devraient tous avoir pour but de s'assurer que le nouvel employé se sent bien accueilli et à l'aise dans son nouveau rôle.
Les équipes remote devenant la norme, les organisations doivent donner la priorité aux besoins de leurs travailleurs remote lors de l'intégration, en particulier si ces travailleurs rejoignent une équipe qui travaille à distance depuis un certain temps déjà.
En intégrant correctement les nouveaux employés dans une main-d'œuvre distribuée, on peut contribuer à créer un environnement de travail positif et aider chacun à réussir.
