Les réunions ne doivent pas être les vampires de votre vie professionnelle, qui vous font perdre du temps et de l'énergie. Nous vivons à une époque où les réunions sont une véritable manie, mais en tant qu'hôte, vous pouvez donner un meilleur exemple. Que votre équipe soit hybride ou remote, ces conseils simples vous permettront de tenir des réunions courtes, agréables et efficaces.
Les vaisseaux de la Fédération sont le lieu de travail idéal. Si l'on exclut la menace omniprésente d'extraterrestres hostiles prenant place dans le corps de vos collègues, il y a beaucoup de choses à aimer. Des uniformes spatiaux élégants, des synthétiseurs de repas, des aventures interplanétaires et, bien sûr, des réunions efficaces, des réunions efficaces. Dans Star Trek, les réunions n'ont lieu qu'en cas d'urgence.. Chacun est préparé à apporter sa contribution, et la réunion se termine lorsqu'une décision est prise. L'avenir semble efficace. Merci, les Vulcains !
Mais que faire aujourd'hui, si la dépendance de votre équipe aux réunions est à la limite de l'obsession ? Comment changer la dangereuse habitude d'accepter chaque invitation à une réunion ?
Les réunions peuvent être fantastiques pour le brainstorming, la prise de décision, la stimulation du moral et la discussion générale. Cependant, de nombreuses entreprises en sont devenues dépendantes, acceptant comme norme les réunions qui s'enchaînent. Alors que les entreprises deviennent de plus en plus remote, le problème ne fait qu'empirer. Nos calendriers sont plus encombrés que le vide-grenier d'une grand-mère. Résultat ? Une fatigue interminable liée aux réunions, une insatisfaction professionnelle et une baisse de productivité.
Pourquoi les réunions sont-elles devenues si inefficaces dans un monde hybride ( Remote ) ?
En 2020, le MIT a publié une étude suggérant que seulement 50 % du temps de réunion est utilisé efficacement. Cette statistique ne surprendra pas ceux qui ont déjà assisté à un atelier de deux heures pour se rendre compte que 10 minutes leur étaient utiles. Mais il y a plus fou encore. Une étude de la Harvard Business Review révèle que 71 % des cadres estiment que les réunions coûtent à leur organisation des pertes en termes de profit et d'efficacité. que les réunions coûtent à leur organisation des pertes de profit et de productivité. C'est dire si la situation est préoccupante. Suite au passage à remote et au monde hybride, de nombreuses organisations organisent plus de réunions que jamais.
Vous savez quoi ? C'est compréhensible. Si vous ne pouvez plus faire passer un message à Susan pendant qu'elle est à la fontaine d'eau, vous serez plus enclin à la faire participer à un appel sur Zoom . En outre, les cadres qui ont des problèmes de confiance peuvent considérer les appels vidéo réguliers comme un moyen de s'assurer que les employés sont à leur bureau (si vous êtes un manager qui a des problèmes de confiance, consultez un thérapeute).
Mais compréhensible n'est pas synonyme d'excusable. Tout cela signifie que le travailleur intellectuel moyen passe environ 85 % de son temps en réunion. Il va sans dire que cela laisse très peu de temps pour effectuer un travail réel. Il est dangereux de constater que la fatigue et l'inefficacité des réunions ont également un effet néfaste sur le bien-être psychologique des employés. un effet négatif sur le bien-être psychologique des employés.
Conseils pour organiser des réunions efficaces (inspirés par les Vulcains)
- Déterminez si la réunion est absolument nécessaire.
- Avoir moins de réunions en général.
- Invitez moins de participants.
- Soyez strict sur la durée des réunions.
- Préparez-vous - mais sans excès.
- Définissez immédiatement l'objectif.
- Partagez l'ordre du jour et les documents de la réunion à l'avance.
- Tirez des enseignements des réunions enregistrées.
- Restez sur la bonne voie.
- Permettez aux participants de partir à tout moment.
- Optimisez votre concentration et votre attention.
- Encouragez les conversations sociales en dehors des réunions.
- Gardez les émotions en dehors de la réunion.
Des réunions fluides ne sont pas la clé du succès de votre organisation, mais elles en sont un facteur important. Avec YouTube à portée de clic et le bouton "mute" à notre disposition, il est plus facile que jamais de sortir d'une réunion ennuyeuse.
Cela signifie qu'il est plus important que jamais de faire en sorte que chaque réunion compte. Sur tl;dv, remote , nous vivons et respirons l'efficacité - voici donc une plongée dans nos meilleurs conseils pour organiser des réunions efficaces.
Attendez - vous avez VRAIMENT besoin d'une réunion ?
Mettez au défi cette voix intérieure qui crie instinctivement "oui" ! Les réunions sont comme des couvertures de confort sur lesquelles nous nous réfugions lorsque nous sommes confrontés à un problème, à quelque chose d'inconnu ou de complexe. C'est notre instinct qui nous pousse à convoquer une réunion chaque fois que quelque chose de nouveau surgit au travail. Quoi qu'il en soit, planifier et assister à des réunions perturbe fortement le "travail en profondeur" et le "flux".
Le MIT a inventé l'expression "syndrome de récupération de réunion" pour décrire le temps perdu juste après une réunion, lorsque les participants se sentent vidés de leur énergie et luttent pour se replonger dans ce qu'ils faisaient avant la réunion.
Nous devons commencer à considérer les réunions comme des exceptions, et non comme la norme.
Demandez-vous donc si cela en vaut vraiment la peine. Parfois, la réponse est "oui", mais le plus souvent, vous constaterez qu'une réunion n'est pas aussi nécessaire.
Une adaptation réussie à un monde remote ou hybride implique de trouver des alternatives modernes aux réunions. Une excellente option consiste à utiliser un enregistreur d'écran et de voix pour montrer rapidement à vos collègues ce sur quoi vous travaillez. Oubliez la réunion et enregistrez plutôt un tutoriel. Une fois que vous aurez pris l'habitude d'expliquer votre travail dans des vidéos rapides, vous pourrez commencer à refuser des invitations.
De plus, une page clip de deux minutes est beaucoup plus rapide à produire et à consommer qu'un long texte envoyé sur Slack. En parlant de Slack, saviez-vous que la plateforme dispose d'une caméra, d'un enregistreur vocal et d'un enregistreur d'écran intégrés ? caméra intégrée, un enregistreur de voix et d'écran? C'est une excellente alternative aux réunions et et à ces messages redoutés de la longueur d'un essai.
L'autre avantage des vidéos courtes et explicatives est qu'elles peuvent être visionnées et faire l'objet d'une réponse asynchrone. La prochaine fois que vous voudrez vérifier ou expliquer quelque chose, essayez de le faire par le biais d'un site clip - ou même simplement d'un message vocal.
Réduire le nombre de réunions (de moitié, littéralement).
Moins, c'est plus. Celui qui a inventé cette phrase parlait certainement des réunions. Voici un défi qui mérite d'être relevé : essayez de réduire de 50 % le nombre de réunions mensuelles. Il y a de fortes chances que vous trouviez que la même quantité de travail est accomplie (si ce n'est plus !) et avec beaucoup moins de maux de tête.
Une raison souvent citée pour justifier la fréquence des réunions est la difficulté de réunir tout le monde en même temps. Si vous ne pouvez pas réunir toute l'équipe, il suffit d'organiser une deuxième réunion, n'est-ce pas ?
Mauvais.
Oh, et chaque fois qu'une nouvelle personne est introduite dans un projet - faisons une autre session d'introduction d'une heure, oui ?
Stahp.
Une approche asynchrone réduit la nécessité de multiplier les réunions. En enregistrant les réunions et en rendant ces enregistrements accessibles à tous ceux qui n'ont pas pu y assister, vos collègues peuvent rattraper le temps perdu.
De plus, cela permet d'accélérer le processus de mise à niveau d'un nouveau venu. Il suffit de l'orienter vers des réunions antérieures essentielles ou éducatives. En donnant accès à une bibliothèque remplie de démonstrations, d'ateliers et de présentations enregistrés, vous assurerez une expérience d'intégration aussi fluide que possible, tant pour le nouveau venu que pour l'utilisateur. et pour vous.
Google Meet et les extensions Zoom comme tl;dv vous permettent d'horodater les moments importants des réunions enregistrées afin de partager instantanément les parties les plus pertinentes avec les personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion. Plus de 85 % de nos utilisateurs affirment que ce processus leur fait gagner des heures de temps. Pas mal pour un plug-in de navigateur gratuit.
Invitez moins de participants
Non seulement vous devriez organiser moins de réunions, mais vous devriez demander à moins de personnes d'y participer. Des études montrent que les réunions comptant plus de quatre participants risquent de ne pas tenir compte de l'avis de quelqu'un. Forbes recommande de ne pas dépasser sept participants. Si vous devez inviter tout un groupe de personnes, l'utilisation d'outils de contribution anonyme comme Menti peut encourager les contributions des personnes les plus discrètes.
Après tout, les grandes réunions peuvent être intimidantes. Avec un tel nombre de participants, il y a forcément quelqu'un qui reste silencieux, mal à l'aise à l'idée d'exprimer son opinion alors que tant d'espace est déjà occupé par les personnes les plus bavardes et dominatrices.
Les réunions de grande envergure sont également plus chaotiques - et le fait de ne pas offrir à chaque participant un environnement confortable dans lequel il peut apporter sa contribution pourrait coûter à votre organisation une expertise et des idées précieuses.
Réduisez la taille des réunions et donnez à chacun la possibilité de faire entendre sa voix.
Soyez strict sur la durée des réunions
Si nous assistons à une réunion d'une heure sur un sujet qui ne nécessite que 20 minutes de discussion, nous n'aurons pas le sentiment d'urgence qui nous inciterait à rester concentrés. Peu importe que le sujet soit "les crevettes" : si la réunion dure une heure, les participants trouveront le moyen de parler de crevettes pendant une heure. C'est un phénomène vraiment fascinant de la vie professionnelle.
Steven Rogelberg, psychologue d'entreprise, est connu pour son livre sur la façon d'aider les équipes à atteindre des "performances de pointe". Son principal conseil pour améliorer la qualité des réunions est simple : soyez bref.
Marissa Mayer, PDG de Yahoo, ne participe qu'aux réunions qui ne durent pas plus de dix minutes. Lorsque nous raccourcissons les réunions, nous encourageons les participants à couvrir plus de terrain en moins de temps.
En d'autres termes, une réunion courte et rapide permet d'aller droit au but. Les réunions doivent rarement dépasser trente minutes.
Dans les cas exceptionnels où une réunion doit durer plus d'une heure, veillez à ce qu'il y ait des pauses. Encouragez les participants à se lever et à s'étirer, à se faire du thé, à crier par la fenêtre ou à faire autre chose de relaxant pendant quelques instants. Ils reviendront à la réunion rafraîchis et reconnaissants.
Préparez (mais sans excès)
La réunion elle-même n'est pas le seul facteur de perte de temps. Des heures s'échappent aussi pendant que nous les préparons. Ou encore, une réunion mal préparée vous fera rougir, tandis que vous chercherez en panique le bon PDF dans vos téléchargements pendant le partage d'écran, en espérant que personne n'a remarqué le fichier intitulé ryan-gosling-holding-puppy.jpg.
Il est essentiel de trouver le bon équilibre. Vous devez vous sentir en confiance lorsque vous vous rendez à une réunion, avec tout votre matériel de présentation prêt et chargé sur votre écran. En même temps, il ne faut pas trop réfléchir. Entrer dans une réunion avec une idée très rigide de la façon dont la discussion doit se dérouler peut étouffer la créativité. Prévoyez un peu la spontanéité - notamment dans les ateliers et autres séances de création.
Définissez immédiatement l'objectif
Les réunions efficaces doivent être centrées sur un objectif spécifique, tel que
a) apprendre quelque chose ensemble
b) résoudre des problèmes
c) partager des informations
d) le brainstorming
La première étape consiste à connaître l'objectif précis et le résultat souhaité de la réunion. En tant qu'hôte, vous devez revenir à l'objectif à intervalles réguliers pour vous assurer que la discussion reste sur la bonne voie.
Partager l'ordre du jour et les documents à l'avance
Organiser une réunion sans ordre du jour, c'est comme se présenter à une course de kayak sans rame. Vous n'irez pas très loin.
L'ordre du jour fait plus que définir l'objectif - il donne des indications claires sur le temps que les participants doivent consacrer à chaque sous-point. Il donne aux invités une meilleure idée de la nécessité de leur présence - et si c'est le cas, ils verront plus ou moins à quel moment de l'appel ils pourraient vouloir contribuer.
Lorsque vous allouez du temps pour les différents points d'un ordre du jour, prévoyez toujours quelques minutes supplémentaires pour les discussions. Si une discussion dépasse le temps alloué, créez un horodateur pour y revenir (nous recommandons un outil d'horodatage comme tl;dv). Vous pourrez alors facilement revenir sur les sujets non conclus à un autre moment.
De même, il est judicieux de partager les rapports, les diapositives ou tout autre matériel de présentation à l'avance, afin de permettre aux invités de se familiariser avec le sujet avant l'appel. Donnez à tous ceux qui ne peuvent pas assister à l'appel un aperçu de ce qui sera présenté.
Tirer des enseignements des réunions enregistrées
Si vos réunions ont tendance à dérailler et que vous ne savez pas pourquoi, pourquoi ne pas revenir sur l'appel pour analyser son orientation et sa progression ? Aborder une réunion passée en se demandant " qu'est-ce qui s'est bien passé ? " et " qu'est-ce qui aurait pu être mieux ? " est un excellent moyen d'obtenir des informations qui peuvent être appliquées à l'avenir.
Vous constaterez peut-être qu'un participant a été régulièrement interrompu. Vous remarquerez peut-être que Steven n'était absolument pas préparé et a passé cinq minutes à tâtonner avec sa présentation PowerPoint. Y a-t-il eu des moments qui ont traîné en longueur ? L'appel s'est-il terminé en temps voulu et de façon pragmatique ? Une mauvaise connexion Internet a-t-elle ralenti les choses ? Identifier les coupables courants des réunions inefficaces est le premier pas vers leur éradication.
Gare à cette pensée
Il arrive qu'une idée fantastique soit soulevée au cours d'une réunion et que, bien que n'ayant aucun rapport avec l'ordre du jour, elle nécessite un examen plus approfondi. En tant qu'organisateur, vous devez être en mesure d'identifier le moment où la réunion prend une tournure inattendue (mais potentiellement précieuse), et de décider s'il convient de s'écarter un instant de l'ordre du jour ou de "parquer" ce sujet pour une autre fois. Si vous décidez de réserver un sujet important, veillez à l'horodater ou à le mettre en évidence dans l'appel,
Dites aux participants qu'ils peuvent partir quand ils le souhaitent
Pourquoi est-ce un tel tabou de dire "cette réunion n'est plus pertinente pour moi, je m'en vais" ? Si vous vous retrouvez piégé dans une réunion dont vous avez compris qu'elle ne vous aidera pas dans votre travail, partez tout simplement.
Un jour, un chef d'entreprise m'a impressionné en identifiant immédiatement les deux employés qui avaient été inutilement entraînés dans la réunion. Elle les a invités à partir, deux minutes seulement après le début de la réunion. Grâce à ce simple geste, deux employés ont récupéré une heure de leur temps qui aurait autrement été totalement gaspillée.
Même Elon Musk a dit une fois: "Quittez une réunion ou abandonnez un appel dès qu'il est évident que vous n'apportez pas de valeur ajoutée. Il n'est pas impoli de partir, il est impoli de faire rester quelqu'un et de lui faire perdre son temps."
Parfois, ce milliardaire égocentrique, amateur d'anime et de psychédélisme, a finalement quelque chose de pertinent à dire.
Optimiser la concentration et l'attention
Pas de multitâche. Appareils photo allumés. Téléphones hors de portée. Ces règles de base s'appliquent à la fois aux hôtes et aux invités et, même si ces principes ne doivent pas être imposés, ils doivent être respectés. imposésmais le fait de les communiquer régulièrement en tant qu'"objectifs de la réunion" incitera davantage de personnes à les adopter au fil du temps.
En fait, il ne s'agit pas tant de "règles de base" que de "conseils pour se concentrer". De nombreuses plates-formes de réunion ont ouvertement du mal à se concentrer. Certains participants peuvent donc apprécier que l'hôte commence l'appel par un rappel rapide des "conseils de concentration".
En tant qu'hôte, il vous incombe également de veiller à ce que la réunion soit intéressante. Passer d'un format à l'autre (comme passer de Miro à Menti) peut être un excellent moyen de maintenir l'attention des participants. Sinon, rappelez à chacun qu'il a été invité parce que sa participation est vraiment nécessaire.
Encourager les discussions sociales en dehors des réunions
Le travail hybride et le site remote ne sont pas sans rappeler la solitude. Pour les extravertis en particulier, les réunions sont l'occasion rêvée de parler en face à face avec d'autres êtres humains. Il est difficile de résister à l'envie de parler des dernières émissions diffusées sur Netflix ou du fait que Susan a un nouveau chat.
Pour être clair, le bavardage social (même les ragots, apparemment !) entre les membres d'une équipe peut renforcer les relations. Le simple fait de partager quelques plaisanteries peut améliorer le sentiment d'appartenance, tout en stimulant la collaboration et le bien-être général. Cela dit, il y a un temps et un lieu pour Netflix et les conversations sur les chats.
En désignant officiellement différents moments de la semaine pour des discussions informelles en dehors du travail, votre équipe peut avoir sa dose de socialisation en dehors des réunions, ce qui augmente la probabilité que chacun s'en tienne à l'ordre du jour des réunions (un ordre du jour qui, malheureusement, n'inclut pas le chat de Susan).
Les débats passionnés sont excellents - jusqu'à ce qu'ils ne le soient plus.
De temps en temps, une réunion prend une tournure émotionnelle. Imaginez la situation : Gary veut changer la police du bouton "Contactez-nous" d'Arial à Verdana, mais Susan insiste sur le fait que la police est très bien comme elle est. Un troisième participant à la réunion fait monter les enchères en affirmant que la police idéale est en fait Comic Sans. Le quatrième participant a simplement l'air très embarrassé.
Une discussion animée de temps à autre est le signe d'employés passionnés et engagés qui défendent leurs convictions et veulent le meilleur pour leur équipe. Même un débat animé peut être bénéfique, car il aborde des sujets auxquels les gens sont manifestement attachés.
Mais lorsqu'un débat risque de se transformer en une dispute tendue dans laquelle une ou plusieurs personnes risquent de s'énerver, l'appel n'est plus productif. Parmi les réunions susceptibles de devenir émotionnelles, citons les séances de feedback, les questions de ressources humaines et l'examen des campagnes qui n'ont pas abouti.
Certains sujets ne peuvent tout simplement pas être abordés dans le cadre d'une réunion enregistrée réunissant plusieurs participants, alors intervenez et modérez avant que les émotions ne soient trop fortes. Laissez l'air se calmer entre collègues avant d'aborder à nouveau le sujet.
Êtes-vous prêt à maîtriser l'art d'une réunion efficace ? Si vous trouvez que les habitudes improductives persistent, rappelez-vous les principes les plus importants : soyez bref, invitez moins de participants, rédigez un ordre du jour qui déchire, allez-y avec des objectifs clairs, enregistrez et horodatez les moments importants. Nous vous garantissons qu'en suivant ces simples conseils, vous transformerez votre culture de réunion en une culture saine, en faisant en sorte que chaque appel compte et en faisant gagner beaucoup de temps à tout le monde.
