La rédaction de notes de réunion efficaces est une compétence qui ne reçoit pas toujours le crédit qu'elle mérite pour des performances élevées. Prendre de bonnes notes peut immédiatement améliorer votre travail, vous aider à développer une écoute active, être plus organisé et vous aider à construire des relations plus solides grâce à vos nouvelles compétences.
Mais la plupart des gens ne s'adonnent pas à la prise de notes, notamment parce qu'ils pensent que l'art de la prise de notes est archaïque ou inutile. Ce n'est pas du tout le cas.
Les personnes qui prennent des notes se concentrent souvent sur les mauvaises choses et finissent par obtenir des informations qui ne leur sont d'aucune utilité une fois la réunion terminée. La raison principale est qu'une bonne prise de notes est un véritable défi et qu'il faut une certaine dose de conscience, d'entraînement et de pratique constante pour maîtriser l'art de rédiger de bonnes notes pour soi-même et pour les autres.
La prise de notes est de plus en plus importante dans notre monde numérique et interconnecté, où les réunions sur Zoom sont la norme et où l'attention est de plus en plus courte.
La prise de notes peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous aider à être plus productif au travail et dans votre vie personnelle, quelle que soit l'occasion : séances de brainstorming, réunions avec les clients, appels de vente, réunions d'équipe, entretiens, recherches sur les utilisateurs, etc. Cet article présente ce qu'est la prise de notes, certaines techniques de prise de notes et des conseils pour rédiger les meilleures notes de réunion.
Table des matières
Que sont les notes de réunion ?
Les notes de réunion sont un compte rendu du déroulement des réunions et peuvent contenir les opinions ou les observations personnelles du preneur de notes. Les notes sont généralement destinées à un usage personnel mais sont parfois destinées à toute une équipe.
Dans les cas où les notes de réunion sont destinées à une équipe ou à l'ensemble de l'organisation, la tâche de rédiger les notes est généralement confiée à un preneur de notes professionnel qui a été formé et suffisamment compétent pour conserver des enregistrements précis de la réunion sans compromettre la signification réelle et les décisions qui en sont issues. Les notes de réunion sont importantes non seulement pour la tenue des dossiers, mais aussi pour informer tout le monde de ce qui s'est passé, ainsi que pour les membres de l'équipe qui ont manqué la réunion.
S'il y a une chose sur laquelle les notes de réunion ne peuvent pas faire de compromis, c'est bien la précision, qui inclut la capacité du preneur de notes à maintenir une clarté absolue dans ses notes. Les réunions ne se terminent pas tant que les notes précises n'ont pas été soumises et approuvées en tant que compte rendu officiel et précis de la réunion ; c'est dire l'importance des notes de réunion lorsqu'elles sont utilisées comme compte rendu officiel de réunions d'organisation.
Les notes de réunion ne sont pas exactement des transcriptions de réunion, et ne sont pas non plus identiques aux comptes rendus de réunion. Cependant, les notes de réunion contiennent généralement les mêmes éléments que les comptes rendus et, bien sûr, les transcriptions, mais dans une version plus courte. Elles peuvent contenir des points d'action, des décisions, les prochaines étapes, etc.
Les notes de réunion sont-elles identiques aux procès-verbaux ?
Non. Les notes de réunion ne sont pas la même chose que les minutes de réunion. Et les deux ne sont pas les mêmes que les transcriptions. Alors que les notes de réunion sont des comptes rendus de la réunion qui peuvent être officieux, les comptes rendus de réunion sont toujours officiels et sont enregistrés dans l'ordre chronologique. Les procès-verbaux sont rédigés conformément à l'ordre du jour de la réunion et reflètent ce qui a été dit, les décisions et les délais des différents événements de la réunion et des membres présents.
Un compte rendu de réunion est une version abrégée d'une réunion. Une transcription est un compte rendu exact, mot à mot, de la réunion, ce qui la distingue des autres. Bien que les trois types de documents (notes de réunion, comptes rendus de réunion et transcriptions) ne soient pas identiques, ils peuvent être utilisés aux mêmes fins dans la plupart des cas.
Lorsqu'il s'agit de procès-verbaux de réunion, ils sont toujours rédigés de manière formelle et constituent une version abrégée de la transcription de la réunion. Il suit généralement un modèle et doit être approuvé, un processus qui implique que les différentes parties prenantes présentes à la réunion conviennent que le procès-verbal reflète l'exactitude de ce qui s'est passé lors de la réunion. Le procès-verbal est toujours partagé avec les plateformes de réunion ainsi qu'avec les participants qui n'ont pas pu y assister. Les autres parties prenantes reçoivent également une copie du procès-verbal de la réunion si nécessaire. Cependant, les notes de réunion peuvent être informelles et même personnelles pour tout participant à la réunion.
Par exemple, vous pouvez décider de prendre des notes de vos réunions pour votre usage personnel et ne pas les partager avec toute l'équipe. Les notes peuvent ne pas être aussi détaillées que les procès-verbaux et même exclure des points entiers de l'ordre du jour en fonction des préférences de la personne qui prend les notes. Là encore, elles ne suivent généralement pas de modèle et n'ont pas besoin d'être officiellement approuvées.
Pourquoi les notes de réunion sont importantes
1. Décisions relatives aux documents
Si certaines personnes possèdent une mémoire vive, d'autres ont tendance à oublier les décisions prises au cours d'une conversation ou d'une réunion. La rédaction de notes peut aider les membres de l'équipe à se souvenir des décisions prises lors d'une discussion. Les notes de réunion peuvent également être utilisées pour maintenir la responsabilité des membres de l'équipe et il est utile de s'y référer plus tard au cours d'un projet.
Une méthode pour s'assurer que tous les membres de l'équipe sont en mesure de se référer aux notes ultérieurement consiste à stocker les notes dans un endroit spécifique qui servira de source centrale d'information. tl;dv peut servir de dépôt parfait pour les connaissances organisationnelles et la vidéothèque. Le fait de dresser une liste de toutes les notes des réunions et des agendas dans un seul et même endroit peut fournir un contexte important à la conversation si quelqu'un veut revoir ce qui a été accompli par l'équipe.
2. Améliorez vos réunions
Jetons un coup d'œil en arrière et examinons comment vous avez mené les réunions que vous avez eues, que ce soit avec vos clients (externes) ou avec les membres de votre équipe (internes) ; vous pourrez observer le chemin parcouru depuis le tout début si vous avez un programme de prise de notes dédié. Le fait de disposer d'une machine à remonter le temps telle que tl;dv vous aidera à améliorer votre façon de coordonner les réunions, de parler de votre ordre du jour et de prendre en compte les commentaires, puis de réagir pour améliorer chaque session.
Ce n'est pas quelque chose qui arrive tout seul. Vous avez pris le temps de découvrir ce qui ne fonctionne pas et d'améliorer les réunions au fil du temps. Grâce aux notes prises lors des réunions, vous augmentez l'efficacité de votre processus. C'est encore mieux si ces notes sont accompagnées de vidéos horodatées des réunions.
Prenez note des points qui pourraient être améliorés, et écrivez un schéma de la manière dont vous pourriez l'améliorer. Vous pouvez faire cela plusieurs fois, et vous obtiendrez quelques améliorations à mettre en œuvre pour améliorer l'efficacité de vos réunions et être bénéfique à tous les participants.
3. Améliorez vos performances
Personne ne veut rester à la même place. Tout le monde veut faire mieux au travail pour pouvoir se détendre le soir et le week-end. Si vous travaillez dans un endroit où le temps est plus précieux que tout autre (aka les startups), vos réunions sont le moment de donner le meilleur de vous-même, d'enregistrer le moment, de créer des livrables, de proposer des idées et de recevoir des retours.
La prise de notes sera la meilleure méthode pour y parvenir. Cependant, il est possible de découvrir des lacunes et des concepts pour améliorer votre travail.
4. Offrir une participation asynchrone
Si certains membres de l'équipe ne sont pas en mesure de participer aux réunions, le fait de partager les notes des réunions précédentes peut les aider à se mettre à niveau tout en leur donnant la possibilité de prendre part au processus de décision à leur propre rythme. Certains membres de l'équipe peuvent ne pas pouvoir être présents en raison de conflits d'horaires ; cependant, le partage des notes de réunion leur permet de prendre part au processus de décision pendant qu'il se déroule. Pour faire cela de manière virtuelle, commencez par utiliser tl;dv et partagez l'enregistrement et les notes de la réunion lorsque vous avez terminé, tout comme Google Docs.
5. Donnez du sens à vos réunions !
Tout le monde souffre d'amnésie Zoom . Il est possible qu'au cours d'une réunion, vous ayez décidé de noter quelque chose pour vous en souvenir lors d'une autre réunion ou conversation. Mais le lendemain, vous ne vous en souvenez plus. Il est probable que vous ayez totalement oublié ce dont vous vouliez vous souvenir.
Ce n'est pas inhabituel. Les humains ne se souviennent pas de grand-chose des rassemblements. Malheureusement, la mémoire n'est pas le meilleur choix, et c'est loin d'être le cas.
Hermann Ebbinghaus, un psychologue allemand bien connu pour ses recherches sur la mémoire humaine et la mémoire, a conclu que nous commençons tous à perdre des informations peu de temps après les avoir obtenues.
Techniques de prise de notes
Méthode Cornell
La méthode Cornell de prise de notes consiste à créer deux colonnes sur vos pages de notes. Sur le côté gauche de la page, vous laissez un petit espace pour écrire, et sur le côté droit, vous laissez un espace suffisamment grand pour écrire les notes principales. Voici comment utiliser ces deux colonnes. La partie gauche ne contient que les points forts et les idées clés de la réunion. Sur le côté droit, vous entrez dans les détails de chaque point fort ou idée. Au fur et à mesure que la conversation passe d'une chose à l'autre, des idées surgissent, et vous pouvez les écrire dans la colonne de gauche et avoir des explications détaillées, des points de vue et des opinions dans la partie droite de la page. Ce type d'organisation des notes vous aide à trouver rapidement les idées et les détails correspondants sans perdre beaucoup de temps.
Méthode des grandes lignes
La méthode des grandes lignes est bonne lorsque votre réunion a un ordre du jour écrit. Lorsque l'ordre du jour est partagé, vous pouvez commencer à prendre des notes. Tout ce que vous avez à faire est d'utiliser l'ordre du jour pour créer un plan pour vos notes. Utilisez les points clés de l'ordre du jour comme points forts en attendant les détails lorsque la réunion aura lieu. Vous pouvez combiner cette méthode avec la méthode Cornell de prise de notes.
Méthode des quadrants
La méthode des quadrants consiste à diviser vos notes en quadrants et à donner à chaque section une étiquette dans le format suivant : notes générales, actions personnelles, actions des coéquipiers, et enfin, questions. Inscrivez vos points saillants, vos idées et les principaux éléments à retenir dans la partie des notes générales. Ensuite, utilisez les autres parties de vos notes pour le contenu désigné.
Méthode de Mind Mapping
Vous connaissez peut-être le mind mapping grâce au brainstorming et à d'autres processus d'idéation. Il s'avère que le mind mapping est un excellent moyen de prendre des notes. Il s'exécute de la même manière que vous le feriez n'importe où. Il vous suffit d'utiliser l'ordre du jour et le déroulement de la réunion pour créer une idée centrale et créer des branches, ainsi que diverses connexions des idées partagées lors de la réunion. L'utilisation d'une carte heuristique pour prendre des notes est agréable si vous êtes une personne visuelle.
Prendre des notes lors de réunions virtuelles
Notre monde est de plus en plus numérique et les réunions se tiennent davantage sur Zoom et Google Meet que physiquement. Les organisations deviennent de plus en plus globales et remote, ce qui fait que les réunions virtuelles gagnent en popularité. Si vous vous demandez s'il existe un moyen facile de prendre des notes directement sur votre Zoom ou Google Meet, la réponse est OUI. tl;dv est une extension simple qui s'installe en quelques secondes. Elle fonctionne de manière transparente avec l'application native, ce qui semble naturel. tl;dv est également un enregistreur et vous couvre pour toutes vos réunions. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur enregistrer, et le robot rejoindra automatiquement votre réunion avec un panneau latéral pour que vous puissiez taper toutes vos notes sans quitter l'écran des yeux.
Quel est le meilleur format pour les notes de réunion ?
Il n'existe pas de format idéal pour les notes de réunion. Certaines personnes préfèrent prendre des notes de façon linéaire, en notant tout ce qui se passe dans l'ordre où cela se passe. D'autres préfèrent prendre des notes plus structurées, en utilisant des titres et des puces pour organiser leurs pensées. Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de prendre des notes de réunion, choisissez donc le format qui vous convient le mieux.
N'oubliez pas que les notes de réunion ne sont pas uniquement destinées à votre usage personnel. Elles peuvent également être partagées avec d'autres personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion. Si vous partagez vos notes avec d'autres personnes, veillez à ce qu'elles soient claires et faciles à comprendre. Cela signifie utiliser des phrases complètes et éviter les abréviations ou les acronymes que tout le monde ne connaît pas.
Comment prendre des notes de réunion comme un pro ? (Conseils pour la prise de notes)
1. Utiliser une technique de prise de notes éprouvée.
Vous connaissez déjà les méthodes courantes de prise de notes. Laquelle vous séduit le plus ? Laquelle, selon vous, convient à votre réunion ? En optant pour une seule méthode, vous n'aurez pas à vous décider à chaque fois que vous voudrez prendre des notes et vous passerez plus rapidement à l'action.
2. Ne prenez pas de notes mot à mot.
Rédiger des notes de réunion mot à mot vous fera perdre du temps et de l'énergie. Une réunion se compose de nombreuses conversations, mais tous les aspects de la discussion ne sont pas essentiels pour ceux qui liront les notes de réunion plus tard. Notez plutôt les principaux sujets abordés et le résultat de la discussion, ainsi que les prochaines étapes, afin de vous concentrer sur le travail le plus important.
Si vous écrivez des notes manuscrites, utilisez des symboles de sténographie, des abréviations, des acronymes ou des sigles, afin de transposer rapidement sur la page des concepts ou des phrases familiers. Veillez à dessiner une explication ou une clé avant d'écrire pour être sûr de savoir à quoi la sténographie fait référence par la suite.
3. Les modèles de prise de notes sont utiles.
L'utilisation d'un modèle de note ou d'un modèle de compte rendu de réunion conçu à cet effet facilitera la prise de notes et vous évitera de devoir créer ou mettre en forme les notes au cours de votre travail. Quelle que soit la personne qui prend des notes, vos notes de réunion respecteront le même format, et chaque membre de l'équipe saura quelles informations il doit attendre.
4. Désigner un preneur de notes spécialement pour la réunion.
Si c'est vous qui dirigez la réunion, il peut être difficile d'assurer simultanément le suivi des notes et la conduite des conversations avec les autres membres de l'équipe. Si vous êtes en charge d'une réunion importante, vous devriez inviter un membre de votre équipe à prendre des notes en votre nom. Si vous organisez une réunion qui se produit fréquemment, changez la personne désignée pour prendre des notes afin de donner à chacun la possibilité de participer à la conversation.
5. Enregistrer des conversations et des transcriptions à l'aide de tl;dv
Comme de nombreuses équipes travaillent à distance, il est plus simple d'enregistrer puis de partager une vidéo plutôt que de rédiger des notes pour les réunions. Utilisez des intégrations telles que Zoom et tl;dv pour enregistrer et transcrire la réunion afin que les membres de l'équipe puissent lire la transcription à l'avenir. En lisant la transcription de la conférence, vous pouvez facilement discerner la discussion typique des éléments et actions les plus importants d'un seul coup d'œil.
Avant de procéder à l'enregistrement, il est important d'informer tous les participants à la conférence téléphonique qu'ils seront enregistrés et de leur indiquer à quelles fins cet enregistrement sera utilisé. Il est important de partager la transcription et l'enregistrement dans un endroit central afin de s'assurer que tous les membres de l'équipe puissent y accéder, comme le canal Slack de votre équipe ou le tableau Trello pour le calendrier de vos réunions.
6. Veillez à mettre en évidence les points de contact les plus importants
Si quelqu'un mentionne quelque chose qui doit faire l'objet d'un suivi ultérieur, assurez-vous d'écrire son nom à cette date. De cette façon, lorsque vous chercherez des réponses ou que vous voudrez communiquer avec elle à l'avenir, vous saurez à qui vous adresser à ce sujet.
Cette approche est également utile lorsque deux personnes sont en désaccord sur une question particulière. En saisissant leurs deux points de vue, vous pouvez utiliser les arguments comme base de la décision finale.
7. Veillez à partager vos notes de la réunion avec tous les participants.
Après une réunion, le suivi est une bonne méthode pour s'assurer que les parties sont au courant des décisions prises. Si quelqu'un est absent d'un événement ou d'une réunion, il peut se rattraper grâce à vos notes de la réunion. En outre, si des points importants n'ont pas été abordés, votre équipe aura la possibilité de les ajouter aux notes pour le suivi.
Si vous effectuez un suivi avec les parties prenantes après la réunion, assurez-vous que le document peut être facilement partagé et disponible. En équipe, établissez un plan de communication pour vous assurer que chacun connaît l'emplacement de ces données et qu'il est possible de les récupérer ultérieurement.
Des choses étonnantes peuvent se produire lors de réunions. Qu'elles soient remote, hybrides ou en personne, les réunions sont souvent le lieu où des idées incroyables sont formées, incubées et transformées en la base de la prochaine grande chose ! Savoir comment
Quels sont les 4 A de la prise de notes de réunion ?
Il n'existe pas de solution unique pour prendre des notes de réunion, mais l'approche des 4 A fournit un cadre qui peut être utile à de nombreuses personnes. Les 4 A signifient précision, action, attention et association.
Précision
Les notes de réunion doivent être précises. Cela signifie qu'il faut enregistrer non seulement ce qui a été dit, mais aussi qui l'a dit. S'il y a des désaccords sur ce qui s'est passé pendant la réunion, les notes peuvent être utilisées pour les résoudre.
Action
Les notes de réunion ne doivent pas être un simple compte rendu de ce qui s'est passé, mais doivent également inclure toutes les actions à entreprendre à la suite de la réunion. Il peut s'agir d'assigner des tâches à des personnes spécifiques, de fixer des délais ou de prendre des décisions sur les prochaines étapes.
Attention
Pour prendre des notes précises et exploitables, vous devez être attentif à la réunion. Cela signifie que vous devez faire abstraction des distractions et vous concentrer sur la discussion. Si votre esprit s'égare, notez ce à quoi vous pensiez pour pouvoir y revenir plus tard.
Association
L'un des aspects les plus importants de la prise de notes de réunion est l'association de ces notes à la réunion elle-même. Cela signifie que vous devez avoir un système d'organisation et de stockage de vos notes afin de pouvoir les retrouver facilement lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez par exemple conserver toutes vos notes de réunion dans un cahier ou créer un dossier pour chaque projet sur votre ordinateur. Quel que soit le système que vous choisissez, assurez-vous qu'il fonctionne pour vous et que vous serez en mesure de trouver vos notes lorsque vous en aurez besoin.
Conclusion
Prendre des notes de réunion est un moyen crucial de vous assurer que vous vous souvenez de ce qui s'est passé pendant une réunion et que vous saisissez toutes les mesures à prendre. Les 4 A de la prise de notes de réunion peuvent vous aider à vous assurer que vos notes sont précises, exploitables et faciles à trouver. Veuillez choisir le format de vos notes qui vous convient le mieux et qui les rend faciles à comprendre. Utilisez tl;dv pour enregistrer et prendre des notes qui correspondent automatiquement à l'horodatage de votre vidéo de réunion.
