Sembra troppo bello per essere vero, ma non lo è! I giorni senza riunioni esistono davvero. Sì, avete letto bene. Un giorno in cui non ci sono riunioni in programma e tutti possono concentrarsi sul lavoro da svolgere invece che discutere di ciò che deve essere fatto. Per un concetto così semplice, a molti sembra piuttosto rivoluzionario.

Aziende come Facebook e Atlassian sono state le prime ad adottare i No Meeting Days. Questi giorni senza riunioni consentono ai dipendenti di concentrarsi sul proprio lavoro e di parlare con i colleghi solo quando lo ritengono opportuno, invece di essere vincolati da un programma prestabilito.

Atlassian ha condotto una ricerca su come le riunioni possano essere una perdita di tempo e ostacolare la produttività. E anche se le riunioni avranno sempre un loro ruolo nel mondo degli affari, i risultati sono stati piuttosto scioccanti. Secondo lo studio, il 45% delle persone si è sentito sopraffatto dal numero elevato di riunioni a cui ha partecipato, il 73% ha ammesso di svolgere altri lavori durante le riunioni e un ulteriore 39% ha ammesso di dormire durante le riunioni.

Quasi la metà degli intervistati (47%) ha anche lamentato che le riunioni sono la principale causa di perdita di tempo in tutti gli uffici.

Che cos'è un giorno senza riunioni?

Sebbene quanto sopra sia una visione sintetica della questione, il No Meeting Day è nato come movimento di rottura. Era un modo per consentire alle persone di concentrarsi sul proprio lavoro ed evitare la tentazione di partecipare a un'ennesima riunione in cui avrebbero potuto distrarsi. Da allora è diventato un concetto popolare grazie alla sua efficacia nel consentire ai team di gestire il proprio tempo e essere più produttivi.

Da allora il concetto si è diffuso in modo esponenziale e il MIT Sloan Management Review ha persino condotto uno studio che, tra i molti altri vantaggi, ha dimostrato che anche le aziende che hanno introdotto un solo giorno senza riunioni alla settimana hanno potuto constatare un netto miglioramento in termini di autonomia ed efficienza, oltre a una notevole diminuzione della percezione di microgestione e stress.

In definitiva, niente riunioni = giorni felici!

Lo studio ha preso in esame 76 aziende che hanno adottato una qualche forma di "giornata senza riunioni" (venerdì senza riunioni, giovedì senza riunioni, ecc.), ha intervistato diversi membri del senior management e ha analizzato una serie di dati quantitativi sia prima che dopo l'implementazione di tali iniziative.

I dati erano sorprendenti. Riservando un solo giorno alla settimana come giornata senza riunioni, la produttività è aumentata in media del 35%. Per coloro che avevano optato per due giorni, l'aumento è stato del 71%, salendo ulteriormente al 73%. I dati poi si stabilizzano, ma suggeriscono che circa tre giorni senza riunioni alla settimana rappresentano l'equilibrio ottimale, portando ad un aumento della produttività, dell'efficienza e della soddisfazione generale dei dipendenti.

Perché dovresti introdurre dei giorni senza riunioni?

I giorni senza riunioni offrono vantaggi alle squadre di tutte le dimensioni. Non solo incoraggiano i dipendenti a gestire autonomamente il proprio tempo, ma favoriscono anche una maggiore collaborazione e creatività, dando alle persone la possibilità di riflettere approfonditamente sui progetti. Sono anche un ottimo modo per sfruttare il potere di concetti come il Deep Work.

Ad esempio, se ogni venerdì non sono previste riunioni, tutti possono lavorare senza interruzioni o distrazioni dovute alle riunioni, il che può essere utile per attività quali la pianificazione, l'elaborazione di strategie e, in generale, lo svolgimento di compiti per i quali altrimenti non si avrebbe tempo.

Inoltre, i giorni senza riunioni possono aiutare a ridurre i livelli di stress, migliorare il benessere mentale e favorire una migliore comunicazione tra i membri del team. Affrontare la vita lavorativa in modo più ponderato e misurato e sfruttare altre idee come la comunicazione e il lavoro asincroni consente un flusso di lavoro molto più naturale. Ciò avvantaggia anche i team internazionali e garantisce che alcuni giorni non sia necessario che tutte le persone siano presenti contemporaneamente, il che rende molto più facilegestire i fusi orari.

Come si implementano i giorni senza riunioni?

L'idea alla base dell'introduzione di un No Meeting Day è semplice: nessuno programma riunioni in quel giorno. Può sembrare più facile a dirsi che a farsi, ma non è affatto difficile.

Prima di tutto, assicurati che tutti siano a conoscenza dei giorni senza riunioni e dei vantaggi che ne derivano per la tua organizzazione. Spiega perché questo concetto è importante e in che modo aiuterà le persone a concentrarsi meglio sui propri compiti.

Un buon modo per garantire il successo dei giorni senza riunioni è quello di stabilire uno o più giorni alla settimana in cui non sono consentite riunioni (ad esempio, il venerdì senza riunioni). In questo modo, tutti sanno quando è il loro "giorno libero" e possono organizzarsi di conseguenza.

Incoraggiate la comunicazione al di fuori delle riunioni utilizzando strumenti come Slack o applicazioni di messaggistica istantanea per mantenere tutti in contatto. Inoltre, assicuratevi che le persone siano consapevoli in anticipo dei compiti da svolgere, in modo che possano pianificare di conseguenza ed evitare riunioni inutili.

Un ottimo modo per farlo è utilizzare uno strumento come tl;dv creare punti di azione durante una riunione a cui le persone possano fare riferimento, utilizzando video, timestamp o funzioni di trascrizione.

Una volta stabilito il giorno (o i giorni) in cui non si terranno riunioni, assicurati che tutti ne siano a conoscenza. Pubblica dei promemoria in tutto l'ufficio, invia e-mail o messaggi Slack oppure organizza una riunione informale nei giorni precedenti per discutere con il tuo team dei vantaggi dei giorni senza riunioni.

Assicurati che tutti comprendano perché questo concetto è importante e in che modo li aiuterà a diventare più produttivi e creativi.

Ci sono svantaggi nel non avere giorni di riunione?

Naturalmente, c'è sempre la possibilità che i giorni senza riunioni non funzionino per tutti. Alcune persone potrebbero avere difficoltà a rimanere concentrate quando non sono in riunione e potrebbero aver bisogno di maggiore struttura o guida. Inoltre, alcune attività sono meglio discusse di persona piuttosto che tramite app di messaggistica istantanea o e-mail, quindi se non sono consentite riunioni potrebbero andare perse conversazioni importanti.

È inoltre importante sottolineare che i giorni senza riunioni non significano "giorni senza comunicazione". Il concetto implica piuttosto che in questi giorni le riunioni dovrebbero essere limitate o eliminate e che gli sforzi di collaborazione dovrebbero concentrarsi su attività non legate alle riunioni, come la comunicazione asincrona e il brainstorming, la gestione delle attività, la documentazione e la messaggistica chat.

Adattare e implementare il concetto di una giornata senza riunioni, o più giornate senza riunioni, richiede un cambiamento di mentalità in tutta l'azienda. È possibile che alcune persone temano che, senza incontri regolari o occasioni per aggiornarsi con gli altri, gli standard possano abbassarsi. Ciò solleva tuttavia interrogativi sulla struttura lavorativa e sulla mentalità originarie. Se non ci si può fidare dei dipendenti per portare avanti il proprio lavoro o rendersi reciprocamente responsabili, allora potrebbero esserci altre questioni più profonde da affrontare.

La rivoluzione asincrona

Sebbene molti non possano semplicemente iniziare a saltare le riunioni tre giorni alla settimana, esistono altri modi per limitare il sovraccarico di riunioni che i dipendenti devono affrontare, siano esse obbligatorie o meno.

La comunicazione asincrona, in cui ognuno può lavorare al proprio ritmo e collaborare secondo necessità, potrebbe consentire la massima produttività e ridurre al minimo la stanchezza da riunioni.

Strumenti asincroni come tl;dv la piattaforma perfetta per la collaborazione asincrona, consentendo a più persone di lavorare insieme su progetti senza dover essere online contemporaneamente. Non importa se le vostre riunioni si svolgono tramite Zoom, Google Meeto anche in ufficio, lo strumento può aiutare a tracciare e documentare tutte le comunicazioni da condividere di conseguenza.

Inoltre, consente ai dipendenti di essere più produttivi nelle loro mansioni e di ottenere risultati di migliore qualità grazie alla minore distrazione causata da riunioni improduttive. Le riunioni possono svolgersi senza la presenza di tutti i partecipanti e essere recuperate in un momento, luogo e stato d'animo che consentono di ottenere la massima efficienza. 

In definitiva, l'obiettivo di una giornata senza riunioni è quello di creare più tempo e spazio per un lavoro significativo, eliminando le riunioni inutili o improduttive. È importante ricordare che qualsiasi cambiamento di questo tipo deve provenire da un'iniziativa dei dipendenti e della direzione per avere successo e diventare un cambiamento culturale a lungo termine. 

Perché non provare No Meeting Days e vedere come cambia il tuo flusso di lavoro? Potresti rimanere sorpreso dai risultati.