営業チームにとって会議録は、植物にとっての太陽のようなものです。営業の電話やビジネスミーティング中に重要な情報を記録するため、欠かせない存在です。このガイドでは、会議録の重要性に加え、会議録を最大限に活用するためのコツやテクニック、テンプレートや便利なツール、効率的に整理する方法などを紹介します。
それでは、基本から見ていきましょう…。
会議録とは？
会議録は、社内の通話内容を明確にし、責任の所在をはっきりさせるための参照資料として使えます。また、フォローアップの準備時に、見込み顧客に関する重要な情報を思い出す手助けにもなります。会議録とは、ミーティング中の重要な瞬間を記録した非公式なレポートです。会議で話し合われたアイデア、洞察、アクションポイントを簡単に振り返るための要約として活用できます。
従来の会議録は、特に対面の会議では、ペンと紙による手書きが一般的でした。
しかし、手書きでメモを取る時代は過去のものになりつつあります。デジタル時代の今、AIの登場によって会議録のあり方も大きく変化しました。AIを活用したノートテイカー（議事録ツール）は、より正確で効率的、かつアクセスしやすく、メモの取得と保存をサポートしながら、あなたが会話に集中できる環境を作ってくれます。
実際、2020年から2022年の間にバーチャル会議の割合は48%から77%に増加しました。そしてリモート会議の急増とともに、AI議事録ツールの需要も高まったのです。
対面の会議とリモート会議では会議録の取り方に違いはあるのか？
対面の会議では、メモは通常手書きで書き留める。これは便利だが、実際の会話から気が逸れてしまう可能性があるのは言うまでもない。チームミーティングでは、ノートの整理さえうまくできれば、これで十分なことが多い（これについては後で詳しく説明する）。
チームミーティングでは、しっかり整理したメモであれば、これで十分です（詳細は後述）。一方、リモート会議でも未だに多くの人がペンと紙を使っていますが、効率や正確さ、詳細さの面では明らかに劣ります。代わりに活用したいのが「テクノロジー」です。
まず1つ目の方法は、会議中にドキュメントに直接タイピングすること。これは手書きより速いですが、それでも会話の流れを逃したり、重要なポイントを聞き逃すリスクがあります。2つ目で、より効率的なのがAIノートテイカーの活用です。今やAIは、会議の重要なポイントをすべて記録し、「誰が何を言ったか」「誰にどのタスクが割り当てられたか」「期限はいつか」「次のアクションは何か」など、あらゆる情報を自動で整理してくれます。しかも、あなたは会話に集中しているだけでOKです。
ちなみに、このAIノートテイカーは対面の会議でも利用可能です。最初は少し違和感があるかもしれませんが、いったん設定してしまえば問題なく使えます。最初は少し違和感があるかもしれませんが、いったん設定してしまえば問題なく使えます。
会議録（Meeting Notes）と議事録（Minutes）は同じもの？
結論から言うと、違います。会議録（Meeting Notes）も議事録（Minutes）も、情報を記録する上で有効なツールです。しかし、その形式や目的において少し異なります。
会議録（Meeting Notes）は、一般的に非公式なものです。主に自分や数人のチームメンバーが確認するために使われるもので、そこまで形式に縛られることはありません。ただし、後で見返すときにわかりやすくするためにも、ある程度の構成や整理はしておくのが賢明です。
一方で、議事録（Minutes）は公式な文書として扱われます。出席者の名前、議題、決定事項、アクションアイテムなど、特定のフォーマットに沿ってまとめられ、個人用ではなく会社全体の記録として保管されるのが一般的です。
それでは、この2つの違いをもう少し詳しく見ていきましょう。
主な違い：会議録（Meeting Notes）と議事（Minutes）
形式の違い
- 会議録（Meeting Notes）：個人用のドキュメントで、必要に応じて共有も可能。会議中に非公式にメモを取る方法。
- 議事録（Meeting Minutes）：会社を代表する公式な文書。フォーマルな形式で作成され、重要な事柄を専門的に参照する際に使用される。
配布範囲
- 会議録（Meeting Notes）：個人的なメモではあるものの、会議の参加者や欠席者に共有されることもある。
- 議事録（Meeting Minutes）：経営層や事業責任者、ステークホルダーなど、意思決定に関わる関係者との共有を目的としている。
コンテンツ
- 会議録（Meeting Notes）：会議の要点、アクション項目、決定事項などを簡潔にまとめたメモ。
- 議事録（Meeting Minutes）：会議中の詳細な議論内容、正確な決定事項、正式なアクション、投票結果などを網羅的に記録する文書。
従来の議事録作成方法はAI音声認識に取って代わられ、ますます冗長になりつつある。remote ミーティングへのシフトに伴い、テクノロジーは即座に正確な議事録を提供するようになった。会議のメモを手作業で書き留め、後で特定のことを思い出すことは可能だが、手作業による議事録は急速に過去のものになりつつある。
会議メモと議事録の決定的な違いを学ぶ。会議を効果的に文書化する方法とデジタルツールの役割を知る。
なぜ会議録を取るべきなのでしょうか？
会議録は、情報を記憶・保持するために欠かせません。たとえ驚異的な記憶力を持っていたとしても、すべての会議の細かい内容を完璧に覚えておくのは不可能です。「何が話されたのか」「誰が言ったのか」「どんな口調だったのか」など、通話や会議の詳細を正確に思い出すには、会議録は間違いなく重要です。
録音や文字起こしは、さらに効果的です。はっきり言って、会議録がなければ失敗します。特に営業のような顧客対応の仕事では、それが顕著です。見込み客との関係を築き、信頼の土台を作り、深いレベルで共感を得たいのであれば、相手に関する細かな情報を覚えておく必要があります。メモをチェックして、この見込み客があなたの製品を購入することに興味を持つ理由をすぐに見つけられるようにする必要があります。彼らのブランドは何ですか？ビジネスでの役割は何ですか？あなたの製品のどこが好きですか？どこに不満を感じていますか？
こうした情報が手元にあれば、たとえ最後の通話から数週間経っていても、すぐに見込み客と再び良い関係を築くことができます。相手は「自分のことを覚えていてくれた」と感じ、尊重され、大切にされていると実感するでしょう。これこそが営業を成功させる方法です！それだけではありません。これが顧客との関係構築のはじまりであり、リピーターを生み出す第一歩でもあるのです。すべては「良い会議録」から始まります。.
覚えておいてください、顧客の69％は「話をよく聞いてくれる営業担当者」を優先します。会議録は、あなたの「傾聴力」を積極的に示す手段として活用できるのです。
良い会議録を取ることで得られる5つの主なメリット
先ほど簡単に触れたとおり、質の高い会議録には数えきれないほどのメリットがあります。ここでは、その中でも特に重要な「良い会議録を取ることの主なメリット」を見ていきましょう。
1. 記憶の定着が向上する
19世紀、心理学者エビングハウスは、記憶の保持に関する最も有名な研究をまとめました。この研究は現代でも正確に再現できることで知られています。その結果、人は受け取った情報の大半を短時間で忘れてしまうことが示されています。
会議において、これは理想的とは言えません。会議中に何を話していたかを覚えていなければ、すべてが無意味になってしまいます。もしメモを取らずに会議を終えた場合、重要なポイントや洞察、場合によってはアクション項目すら忘れてしまう可能性が高まります。会議録を取っておけば、それらの情報を**物理的な形で残す**ことができ、いつでも振り返ることが可能です。
エビングハウスの研究から得られた主なポイントは、次の通りです。
- 記憶は時間の経過とともに薄れていく
- 1時間以内に半分以上を忘れてしまう
- 意味のある情報は記憶に残りやすい
- 情報の提示の仕方によって記憶のしやすさが変わる（これは会議録の構成が重要であることを示しています！）
- 記憶はそのときの感情にも左右される
2. 内容の明確化
会議録があれば、複雑なトピックも理解しやすくなり、これから取り組むタスクにも自信を持てるようになります。質の高いメモは、話し合われた内容を明確に整理してくれるので、必要なだけ何度でも見返すことができます。
3. 責任の明確化
質の高い会議録があれば、誰がどのタスクを担当しているのかが一目で分かります。これにより、責任の所在が明確になり、いつでも会議録を見返して「誰が何をやっているのか」を確認できます。
さらに、AIノートテイカーを使えば、会議を録音・文字起こしすることもでき、チーム全体が責任の裏付けとなる信頼できる情報源を共有できます。
4. フォローアップの質が向上する
チームメンバーでも見込み客でも、誰かとフォローアップをする際には、会議録が前回の会議内容を振り返るための土台になります。たとえば「前回決めた締め切りを守れているかの確認」といった小さなことから、「見込み客のニーズ・要望・課題を思い出す」といった重要なことまで、幅広く活用できます。
5. 効率化
良い会議録をきちんと取っておけば、以前の会議ですでに取り上げた内容を再度説明する必要がなくなります。時間とエネルギーを節約でき、今後の会議を効率化して要点を絞ることができます。
会議で効果的に会議録を取る方法
会議の記録を取る方法には、さまざまなスタイルがあります。最も重要なのは、「一貫性があり、整理されたフォーマット」で記録することです。そうすることで、後から会議録を簡単に見返すことができ、必要な情報を効率よく抽出できます。
以下に、代表的な会議録の取り方をいくつかご紹介します。
代表的なメモの取り方
以下のメモの取り方は「何を記録すべきか／すべきでないか」の判断を助けてくれます。さらに、情報が見やすく整理されているため、あとでパッと見てすぐに内容を把握できるのも大きな利点です。
- マインドマップ - 中央にメインのトピックを置き、そこから関連するサブトピックを枝分かれさせていく視覚的なメモ法です。
- コーネル式（Cornell）- メモを「キュー（キーワード）」「ノート（メモ）」「要約」の3つのセクションに分けて整理する方法です。主要トピックの要点をまとめたり、それに関連するキーワードを記録するのに適しており、論理的かつコンパクトにアイデアを整理できます。
- アウトライン方式（Outline Method）- 最も一般的なメモの取り方で「メイントピック → サブトピック → 関連メモ」といった3段階構成が基本です。情報を構造的に整理し、後から見返しやすくするのに適しています。
- クアドラント方式（Quadrant）- メモを4つのセクションに分けて記録する方法で、多くの場合「重要度」や「優先度」によって分類します。意思決定や時間管理を視覚的に整理できるメモ法で、明確でわかりやすいレビューが可能になります。
デジタルで会議録を取る方法
会議録をタイピングで取りたい場合は、先ほど紹介したメモの取り方を選んで、そのままお好みのツールに当てはめて使うだけです。テンプレートを作っておけば、あとはファイルを開いて入力するだけで済みます。Microsoft Word、Googleドキュメント、Evernote、Notionなどのツールを使って、会議の内容を記録することができます。
対面での会議であれば、ノートパソコンを開いて会話中にそのまま入力すればOKです。一方でリモート会議の場合は、画面の片側にメモ、もう片側にビデオ通話を表示することで、タイプしながらでも会話を見逃さずにすみます。Google ChromeやMicrosoft Edgeといった最新のブラウザには、画面分割機能があり、これがとても便利です。
会議の準備方法
会議を最大限に活かすには、明確な方向性と具体的な目的を持って臨むことが重要です。事前に準備をしっかり行えば、会議はスムーズに進行し、重要なポイントも的確にメモすることができます。
基本的に、しっかりとした計画があれば、会議録の内容もより濃く、有益なものになります。さらに、明確な構成を持つことで、無駄な会議参加を減らすことができ、コスト削減にもつながります。ある調査によると、不要な会議によって、1人あたり年間25,000ドルもの損失が発生しているとされています。また、従業員が100人以上いる企業では、年間200万ドル以上、5,000人以上の大企業では、1億ドル以上の削減効果が期待できるとの結果もあります。このように考えると、すべての会議にしっかり準備して臨むことがいかに重要かがわかります。
それでは、具体的にどう準備すればいいのかを見ていきましょう。
会議の目標を設定する
なぜこのミーティングをするのか？目的は何ですか？会議の結果をどうしたいのか？
明確な目標を設定することは非常に重要です。実際、72%のビジネスパーソンが「明確な目的を設定することで、会議の成功につながる」と考えています。誰も、週末の話や天気の話をするために会議に参加したいとは思っていません。
会議の目的を理解していれば、事前に議題（アジェンダ）を作成するのもスムーズになります。下のインフォグラフィックでは、成功する会議に必要な要素として「明確なアジェンダ」に加え、「出席者を絞ること」や「視覚的な刺激（資料やスライドなど）」も挙げられています。
アジェンダを作成する
会議の目標を達成するために、どの内容を話し合う必要があるのか、どのポイントを押さえるべきかを明確に整理しましょう。一般的に、会議には以下の2種類があります。
- 定例会議（Recurring Meetings）- 定期的に行われる会議で、ある程度決まったテンプレートに沿って進行しますが、議論される内容は毎回少しずつ異なります。例としては、チームの短期的な取り組みを共有・確認するための「週次ミーティング」などがあります。
- 単発の会議（One-Time Meetings）- より具体的な目的を持った、一度きりの会議です。この場合は、目的・アジェンダ・所要時間などをすべてゼロから設計します。たとえば、浮上してきた問題の解決や、新機能のリリースに向けた最終確認などが該当します。
招待を送る
会議の招待は、必要な人だけに事前に送信し、チームに十分な時間的余裕を与えましょう。すべての会議で「全員に招待」ボタンを使う必要はありません。むしろ、むやみに使うのは避けるべきです。
招待する際は、会議の目的とアジェンダも一緒に記載して、チーム全体が会議の内容を事前に把握できるようにしましょう。これによって、会議の冒頭からスムーズに本題に入ることができます。
また、時間を守る文化を育てることも大切です。平均して、シニアレベルの役職者は「会議が始まるのを待つだけで年間5日19時間」も無駄にしているデータもあるほどです。これは驚きですよね！
資料を準備する
事実や数値を整理し、スライドや会議で使用するその他の資料も準備しておきましょう。言うまでもないことですが、誰も会議中に待たされるのは好きではありません。
事前にチームの準備が必要な場合は、十分な確認時間を確保できるように資料を前もって送付してください。プロフェッショナルは週に平均4時間を会議準備に費やしていると言われています。レビューしてもらいたい資料がある場合は、本当に必要なものだけに絞り、誰かにちゃんと目を通してもらいたいのであれば、直前に送るのは避けましょう。
よりよい議事録を作成する方法
より良い会議録を取るためには、整理整頓された状態で臨み、事前に準備をし、会議中は終始集中することが大切です。ただし、ビデオ会議が主流になった現在では、会議録は AIの文字起こしツールによって作成されることが増えています。
とはいえ、すぐにAIに頼る前に、まずは従来の会議録作成スキルを向上させるための重要なポイントを見ていきましょう。
- 基本を押さえる：まずは「誰が、何を、どこで、いつ」行ったのかといった基本情報を書き留めましょう。
- 要点をまとめる：議題に沿った内容はもちろん、それ以外の話題も含めて、会議で話し合われた主要なトピックを要約し、会議の目的や目標を明確にしましょう。
- アクション項目を特定する：実施すべきアクションを記録し、タスクの内容・期限・担当者（個人またはチーム）を明示しましょう。
- 引用する：重要な発言はそのままの言葉で記録し、印象的な内容や洞察を際立たせましょう。
- 編集して明確にする：ノートは読みやすくなるように編集・整形しましょう。テンプレートを使うと効率的です。
誤字脱字がないか必ず見直し、会議録が整理されていて誰でも簡単にアクセスできる状態になっているか確認しましょう。出席者にはできるだけ早く共有し、あとで見返しやすいように名前を付けたファイルとして保存しておくことも大切です。次回の会議に備えて、前回の会議録を配布すれば、過去の議論内容を思い出す手助けにもなります。
以下は、効果的な会議録を作成するためのテンプレート例です。
会議議事録とAI
AIの進化によって、会議録の取り方も大きく変化しました。話された内容を自動で文字起こししたり、重要なポイントを自動で要約したりと、AIは会議録作成のプロセスを効率化し、時間の節約と精度の向上を実現します。
さらに、情報の整理や分類する能力によってチームの生産性も向上し、会議録作成にかけていた予算を他に回すことも可能になります。使用するツールによっては、あらかじめ用意した会議録テンプレートをAIに読み込ませ、会議後すぐに自動で埋めてもらうこともできます。たとえば「tl;dv」のようなツールを使えば、AIが重要ポイントにタイムスタンプを付けてくれるため、録画の該当部分をすぐに見返すことも可能です。
会議録テンプレート
会議録は、会議の記録として過去の履歴を残すと同時に、今後の意思決定における責任の所在を明確にする役割も果たします。透明性があり、誤解を防ぎ、トラブルの解決にも役立ちます。
会話中にすばやく簡単に記録できるよう、あらかじめ会議録のテンプレートを用意しておくのは賢明な方法です。あるいは、先述の通り、このテンプレートをAIツールに読み込ませれば、自動的に会議録を作成してもらうことも可能です。
以下のように、いくつかの会議録テンプレートの種類があります。
従来の会議録テンプレート
- 詳細：会議の場所、時間、日付は？
- 出席者：誰が会議に参加したか？
- アジェンダ：会議の議題は何だったか？
- 重要ポイント：どんな重要な点が挙げられ、どのような議論がなされたか？
- 決定事項：会議中にどんな決定が下されたか？
- アクション項目：どんな行動が求められたか？次に何をすべきか？
- フォローアップタスク：会議の結果、直ちに対応すべきタスクはあるか？
アクションミーティング会議録テンプレート
- 詳細：会議の場所、時間、日付は？
- 出席者：誰が会議に出席したか？
- 特定されたタスク：議論を通じて、どのようなタスクが明らかになったか？
- 担当者の割り当て：それぞれのタスクに対して、誰が担当に任命されたか？
- 期限：各タスクの完了期限はいつか？
- 進捗状況：前回の会議以降、どのような進捗があったか？
- フォローアップタスク：会議の結果、直ちに対応すべきタスクはあるか？
議事録。すべてのサラリーマンの存在の悩みの種。非常に恐ろしいが、どういうわけか不可欠なタスクは、そうでなければ幸せな従業員を眉間に皺を寄せてメモを走り書きし、上司の専門用語だらけの独白に必死に追いつこうとしています
キックオフミーティング用アジェンダテンプレート
キックオフ・ミーティングとは、プロジェクトを立ち上げるための公式ミーティングである。新規事業から新機能の立ち上げまで、何でもありだ。このミーティングでは、具体的な目標、スケジュール、期待、遭遇する可能性のある障害などについて話し合います。
キックオフ用のアジェンダテンプレートを活用すれば、プロジェクト初期の重要な段階を効率よく進めることができ、成功への道筋を明確に描くことができます。以下に、すぐに使えるアジェンダテンプレートの例をご紹介します。
基本的なキックオフテンプレート
キックオフミーティング用のテンプレートは、オンライン上に数多く存在します。ここでは、その中から特に優れたテンプレートをいくつかピックアップしました。少し詳しめの内容になっており、あなたのスタイルに合わせて厳格に使っても、柔軟に使っても構いません。
こちらのキックオフミーティング用アジェンダテンプレートも、初回ミーティングを計画する際に非常に便利です。先に紹介したテンプレートと並んでおすすめできる内容なので、自分や自社のスタイルに合ったほうを選んで活用してみてください。
さらに使える議事メモ＆会議録テンプレート
議事メモのテンプレートは、Web上のさまざまな場所で見つけることができます。以下に、まずチェックしておきたいおすすめのサイトをいくつかご紹介します。
- マイクロソフト。無料で使える議事録のテンプレートがたくさん用意されている。
- ClickUp.ClickUpは、1対1のミーティング、定期的なミーティング、議事録など、さまざまなミーティングの種類別に、さまざまなミーティングノートのテンプレートを提供しています。
- CanvaCanvaには、デザイン性の高いミーティングノートのテンプレートが豊富に揃っています。数十種類のスタイルからお選びいただけます。
- Zapier。Zapierには7つの会議メモのテンプレートがあり、それぞれの使い方の説明もある。
- 101planners。会議メモ、議事録、その他あらゆるテンプレートがここにある。
最大限に効率よく会議録を整理する方法
会議録を効果的に整理することは、社内外での明確なコミュニケーションを築くために不可欠です。こう考えてみてください、活用できない会議録に、どれほどの意味があるでしょうか？必要なのは、「すぐにアクセスできて、情報がパッと頭に入ってくる」形で整理されていることです。
たとえば営業チームがメモをしっかり整理していれば、見込み客に関する重要な情報をしっかり保持できます。その結果、「覚えてくれている」と相手に感じてもらえ、関係性もより強固なものになります。つまり、会議録は「活用してこそ意味がある」のです。
以下の4つのステップに沿ってメモを整理すれば、失敗することはありません。
- 簡潔に書く：メモは短く、わかりやすく、要点だけを押さえましょう。
- 共同で作成する：チームメンバーと情報を共有しながら、一緒にメモを取ることで抜け漏れを防げます。
- すぐに要約する：会議が終わったら、すぐにメモをまとめましょう。時間が経つと、重要な情報を忘れてしまう可能性があります。
- フォーマットを統一する：毎回同じ形式でメモを取るようにしましょう。バラバラな形式だと、後で見返したときに混乱しやすくなります。
上記で紹介したAIツールを使えば、面倒な作業はすべて自動で完了します。メモはキーワード検索で簡単にアクセスできるだけでなく必要な場所、つまりCRM（顧客管理システム）に自動で送られます！
CRM：会議録の理想的な保存先
カスタマーリレーションシップマネジメントシステム（CRM）は、メールや会計ソフトなど他のアプリとの連携が簡単にできるよう設計されております。組み込みのツールや統合機能を活用することで、業務データの共有・タスクの自動化・スムーズな社内連携が可能になります。
たとえば、営業チーム・カスタマーサポート・ユーザーリサーチなど、異なる部門の担当者が、同じ顧客に関するやり取り（営業通話・サポート対応・ユーザーインタビューなど）を、すべて一箇所で確認できるようになります。つまり、会議録を効率よく整理することで、あなたの会社全体が「顧客理解のプロ」になれるのです。
CRMを活用すれば、顧客中心の運営が加速するだけでなく、Google Meetの会議録をワンクリックでCRMに同期することも可能。
これは、会議録を最大限に活用するための「見逃せないコツ」です。
会議録の保存方法
まだ会議録を手書きで取っている場合、情報が散らかりがちで管理が難しくなることがあります。あとからパソコンに打ち直す手間はありますが、デジタル化しておけば、パソコンに保存できるので、どこにいてもメモを確認できるという大きなメリットがあります。
最初からパソコンでメモを取っていれば、保存時にファイルの保存先を選べるため管理も簡単です。MS Word、Googleドキュメント、Evernoteなど、好みのツールを使ってフォルダごとに整理しておくと、後からの検索や共有もスムーズになります。
アクセス性
会議録の保存で最も重要なのは、「必要なときに自分やチーム全員がアクセスできること」。
理想的なのは、メモや会議録が組織内の誰もがいつでもアクセスできるオンラインプラットフォームに保存されている状態です。
もしAIノートテイカーを使って会議録を自動で作成しているなら、CRMと連携させることで、会議終了後すぐにメモを自動保存できます。これにより、手間も時間も大幅に削減でき、メモも安全に保管されます。
これは、営業チーム・カスタマーサポート・ユーザーリサーチ担当など、顧客ごとにメモを他の情報と一緒に保管したいチームにとって最適です。特に、メモにタイムスタンプ付きの録画データが含まれていれば、重要な会話をすぐに見返すことができるため、価値がさらに高まります。つまり、すべての情報を、すべてのチームが、ひとつの場所に集約して管理できるというわけです。
一貫性
会議録の保存において、もうひとつ重要なのが「一貫性」です。先ほども触れたように、フォーマットを統一することは非常に大切です。形式がバラバラだと、後からメモを見返したときに、欲しい情報を探すのが難しくなってしまいます。
そしてこのルールは、会社全体で徹底することが理想です。さらに重要なのは、すべてのメモを同じプラットフォーム上にまとめて保管すること。紙に書いたメモ、Googleドキュメントに保存されたもの、Salesforceにある記録…とバラバラでは、情報管理に手間がかかるうえ、見落としのリスクも増します。
フォーマットと保存場所の統一は、すべての会議録に対して優先して取り組むべきポイントです。
会議録を共有する方法
前述のとおり、会議録で最も重要なのは、チームが必要なときにアクセスできることです。効率的に保存するのもその方法のひとつですが、会議終了後に共有することでも対応できます。
ただし、共有する前に、他の人に見せても問題ない状態になっているかを確認しましょう。会話中に取ったメモは乱雑だったり、誤字脱字が含まれていたりすることがあります。少し整えてから、同僚に送信しましょう。
メモを保存した場所によって、共有方法はいくつかあります。たとえば、GoogleドキュメントやEvernoteには「共有」ボタンがあり、メールで送ることも、リンクをコピーして共有することもできます。MS Wordを使用している場合は、ファイルとして保存し、それをメールや社内チャットツールなどで送信する必要があります。
また、前述のとおり、すべてのメモを保存する中央リポジトリ（共有フォルダ）を用意し、同僚にその場所を伝えておくのも良い方法です。そうすれば、メモを毎回送るのを忘れても、同僚が自分で確認できるようになります。
もしtl;dvのようなAIノートテイカーを使っている場合、メモ内でチームメンバーをタグ付けすることもできます。タグ付けされたメンバーには、該当する会議録画のタイムスタンプ付きリンクがメール（またはSlack）で送信され、すぐにその場面を再生できます。これにより、会議録の共有が驚くほど簡単になるというわけです。
会議後のフォローアップ
会議が終わった後は、参加者にフォローアップを送るのが効果的です。これにより、重要なアクション項目や締切に関する認識を統一でき、書面で確認できることで責任感も高まります。
もちろん手動で行うことも可能ですが、会議録を共有することで、会議全体の概要・要点・洞察を参加者に伝えるのが賢いやり方です。
AIノートテイカーを使っている場合、会議終了後に自動で参加者にメモを送ってくれることが多く、実質的にフォローアップも代行してくれます。参加者は、録画を見返したり、文字起こしを読んだり、AIによる要約とメモをざっと確認したりできます。タイムスタンプ付きなので、気になる部分だけをすぐにチェックできるのも便利です。短い要約から会議全体の内容まで、すべてが揃っているこの方法は、最も効率的なフォローアップ手段と言えるでしょう。
会議での会議録を取るのにおすすめのツール
メモを取るツールが数多く存在するのには、きちんとした理由があります。それは、実際に効果があるからです。ビジネス会議中の情報をしっかり記録しておくことは非常に重要であり、今ではその作業がこれまでになく簡単になっています。
手書きのメモと比べて、メモ取りツールは整理しやすく、アクセスも簡単、他のツールとの連携も抜群。会議で得た気づきをそのまま業務ツールに送信でき、ワークフローが効率化され、手間のかかる作業も自動化できます。また、数クリックでチームメンバーとの共同作業も可能です。
以下では、市場で利用できる優れたAIノートテイカー（メモツール）をいくつか紹介します。
AIノートテイカー（AI議事録作成ツール）
ChatGPTはAI技術ツールの元祖として広く知られていますが、現在ではGPT技術を活用して議事録作成を強化する専用ツールが数多く登場しています。これにより、仮想会議から取得したデータを含め、膨大な情報を瞬時に集約・分析することが可能になっています。
また、AIツールは非常に高精度である点にも注目すべきです。もちろん100％完璧ではないかもしれませんが、それは人間も同じ。AIによる文字起こしツールの進化は、SaaS業界全体が注目するほど急速に進んでいる分野です。
以下は、特に優れたAIノートテイカー（議事録作成ツール）の一部です。
- tl;dv
- Fireflies
- Fathom
- Otter.ai
- Gong
- Tactiq
- Avoma
Fathom その誇大広告を得て、「無料のノートテイカー」として造られました。私たちは、それがどのように積み重なるかに興味がありました tl;dv チームで使用し、少しがっかりしたとき...
この中で、 tl;dv 対 Fireflies.ai showdownは、どちらも優れたAIノートテイカーとして際立っており、詳細な文字起こし、簡潔な要約、幅広い統合を提供することに優れています。
しかし、両者の共通点にもかかわらず、明確な違いがある。
EvernoteまたはGoogleドキュメントの使用
理由は人それぞれですが、大切なのは「どう使うか」です。まず最初に、どのようなフォーマットで会議録を取るかを決めましょう。
上のセクションに推奨フォーマットがありますが、重要なのは「一貫した構成を選び、それを使い続けること」です。既存のテンプレートを使ってもよいですし、自作しても構いません。ただし、そのファイルは保存しておき、以降の会議でも繰り返し使えるようにしておきましょう。
準備が整ったら、会議を開始し、EvernoteまたはGoogleドキュメントなど、好みのアプリを立ち上げます。画面を分割すれば、会議に参加しながら同時にメモを取ることも可能です。どちらのアプリも共同編集に対応しており、同じ文書を複数人でリアルタイムに記録できます。たとえば、メモ取りの役割を分担すれば、会話への集中力を保ちつつ効率的に記録できます。
Google ドキュメントなら「バージョン履歴」、Evernote なら「ノート履歴」を使って、過去の変更内容を確認することも可能です。
他人の記述を直接変更したくない場合は、コメント機能を使ってその箇所に意見を残すことができます。タグ付けもできるので、メモの横でやり取りをしながら内容の確認や修正ができるのも便利です。
最後に、どちらのアプリもPDFをはじめとしたさまざまなファイル形式でのエクスポートに対応しているので、メモを簡単に共有・保存することができます。
文書作成ツールを使ってメモを取る
EvernoteやGoogleドキュメント、あるいは多くのAIノートテイカーはメモ取りのスタート地点として優れたツールですが、最近では 「ドキュメント管理ツール」 を会議録の保存先として活用するケースが増えています。
その主な理由は、NotionやAsanaのようなツールは情報を一元管理できるリポジトリ（情報保管庫）であるためです。すべての会議録を1か所にまとめて保存しておけるので、チーム全体が必要な情報にすばやくアクセスできるという大きなメリットがあります。
ドキュメントツールを活用したメモの取り方
数あるドキュメント管理ツールの中でも、NotionとAsanaは特に知名度が高く、多くのチームに利用されています。これらのツールに会議録を保存しておけば、チーム全体がいつでも必要なときにアクセス可能になります。結果として、責任の明確化と情報の透明性が大きく向上します。
さらに、NotionやAsanaでは会議録用のテンプレートがあらかじめ用意されているため、メモ作成にかかる時間や労力を大幅に削減できます。EvernoteやGoogleドキュメントと同様、リアルタイムでの共同編集にも対応しており、カレンダーとの連携による会議のスケジューリングや、チャットツールとの連携による簡単な共有も可能です。
特にAsanaでは、会議録内のアクション項目やフォローアップタスクを、そのまま「タスク」に変換できます。担当者を割り当てたり、締切を設定したり、進捗を追跡したりするのも数秒で完了します。
また、Google Meetで取得した会議録は、ワンクリックでNotionに同期可能です。同様に、Asanaにも簡単にメモを同期できるため、どちらのツールを使っていてもスムーズなワークフローを実現できます。
会議録を劇的に進化させよう
メモを取ることは、重要な情報を理解し、記憶するうえで欠かせない行為です。これは、あらゆる業務の基本スキルであり、効率の向上・生産性の向上・チーム内の連携強化といった多くのメリットをもたらします。の重要性は、いくら強調してもしすぎることはありません。
しかし、テクノロジーの進化により、AIツールは今や欠かせないパートナーとなりました。手作業での会議録の負担や時間、コストを削減し、プロセスを自動化してくれるのです。これにより、会議中はメモに気を取られることなく、目の前の相手との信頼関係構築に集中できます。
ただし、会議録の取り方を知っていても、それをうまく整理できなければ意味がありません。体系的にメモを分類し、チーム全員がアクセスできる状態にしてこそ、会議録の真価が発揮されます。
つまり、会議録は、AI技術と効果的な整理術を掛け合わせることで、「賢く働くための強力な武器」になるのです。
