効果的なミーティング・ノートを書くことは、高いパフォーマンスを発揮する上で、必ずしも評価されないスキルです。メモを上手に取ることは、即座に仕事を改善し、積極的な傾聴を身につけ、整理整頓を心がけ、新しいスキルでより強い人間関係を築くのに役立つ。
しかし、ほとんどの人はメモを取ることを古臭いとか、メモを取る必要はないなどと考え、メモを取ることに没頭しない。しかし、それは真実とは程遠い。
メモを取る人は、往々にして間違ったことに集中し、会議が終わった後に自分にとって価値のない情報を手にすることになる。このようなことが起こる一番の理由は、良いノートを取るということは非常に難しいことであり、自分にとっても他人にとっても良いノートを書く技術を身につけるには、ある程度の意識と訓練、そして一貫した練習が必要だからである。
Zoom 、会議が当たり前になり、注意力がますます短くなっているこのデジタルで相互接続された世界では、メモを取ることの重要性が増している。
メモを取ることは、ブレインストーミング、顧客とのミーティング、営業電話、チームミーティング、インタビュー、ユーザーリサーチなど、あらゆる場面で時間を節約し、仕事とプライベートの生産性を向上させるのに役立ちます。この記事では、メモを取るとは何か、メモを取るテクニック、そして最高の会議メモを書くためのヒントについて説明します。
目次
ミーティングノートとは？
ミーティングノートは、会議の議事録であり、メモを取る人の意見や個人的な見解が含まれることもあります。ノートは通常、個人で使用するものですが、チーム全体で使用する場合もあります。
チームや組織全体の会議メモの場合、メモを書く作業は、会議の実際の意味や決定事項を損なうことなく正確な記録を残すために、十分な訓練を受けたプロのメモ係に任されることがほとんどである。会議メモは、記録管理だけでなく、会議の内容を全員に知らせるため、また会議を欠席したチームメンバーが使用するためにも重要です。
会議録に妥協が許されないとすれば、それはメモを取る人の正確さ、つまりメモの内容が絶対的に明確であることです。正確なメモを提出し、公式の正確な記録として承認されるまで、会議は終わらない。それくらい、会議メモは組織の公式記録として重要である。
ミーティングノートは正確には会議の記録ではないし、議事録とも違う。しかし、ミーティングノートには通常、議事録やもちろん議事録と同じものが多く含まれていますが、より短いバージョンになっています。会議メモには、アクションアイテム、決定事項、次のステップなど、あらゆることが記載されます。
ミーティングノートはミーティング議事録と同じですか？
いいえ、会議メモと会議録は同じではありません。また、どちらもトランスクリプトとは違います。ミーティングノートは非公式になりうる会議の記録ですが、ミーティング議事録は常に正式なもので、時系列で記録されます。議事録は、会議のアジェンダに従って書かれ、会議での発言内容、決定事項、様々な出来事のタイムライン、出席メンバーが反映されています。
会議録は、会議の内容を短くまとめたものです。トランスクリプトは、会議の内容を一字一句忠実に記録したもので、他のものとは異なります。会議録、議事録、トランスクリプトの3つは同じではないが、ほとんどの場合、同じ目的で使用することができる。
議事録は、常に正式に作成され、会議の記録として短いバージョンになります。通常、議事録はテンプレートに従って作成され、会議に出席していたさまざまな関係者が、議事録に会議で起こったことが正確に反映されていることに合意し、承認される必要があります。議事録は常に、会議のプラットフォームと、会議に参加できなかった参加者とともに共有されます。その他のステークホルダーも、必要に応じて議事録のコピーを受け取ります。しかし、議事録は、会議の出席者にとっては非公式なものであり、個人的なものである可能性さえあります。
例えば、会議のメモを個人的に使用するために取り、チーム全体で共有しないことを決定することです。メモは議事録ほど詳細ではなく、メモを取る人の好みに応じて、議題全体を除外することもあります。この場合も、通常、テンプレートに従うことはなく、公式に承認される必要はありません。
ミーティングノートが重要な理由
1.文書による意思決定
記憶力の良い人がいる一方で、会話や会議で決定したことを忘れがちな人もいます。このような場合、メモを作成することで、議論での決定事項を記憶することができます。また、ミーティングノートはメンバーのアカウンタビリティを維持し、プロジェクト進行の過程で参照することができます。
チームのすべてのメンバーが後でメモを参照できるようにする方法の1つは、メモを特定の場所に保存して、情報の中心的なソースとして機能させることです。tl;dv 、組織の知識やビデオライブラリのための完璧なリポジトリとして機能することができます。ミーティングやアジェンダのメモを1つのスペースにまとめておけば、誰かが外に出て、チームで何が達成されたかを確認したいときに、会話の重要な背景を提供することができます。
2.ミーティングを改善する
顧客（社外）、チームメンバー（社内）など、これまで行ってきた会議の運営を振り返ってみましょう。専用のメモ帳があれば、当初からどれだけ進歩したかを観察することができるはずです。tl;dv のようなタイムマシンを持つことで、会議の調整方法、アジェンダの話し方、そしてフィードバックを考慮した上で、毎回のセッションを改善するために対応する方法を改善することができます。
これは勝手に起こることではありません。あなたは時間をかけて、何がうまくいっていないのかを見つけ出し、時間をかけてミーティングを改善してきました。会議のメモを活用することで、プロセスの効率を高めることができます。そのメモが、タイムスタンプ付きのミーティングのビデオと一緒になっていれば、もっといい。
改善できそうな点をメモし、どのように改善すればよいのか、概要を書き出します。これを何度か行えば、会議の効果を高め、参加者全員にとって有益な、実施すべき改善点がいくつか見えてくるはずです。
3.パフォーマンスを向上させる
誰も同じ場所に留まりたいとは思いません。誰もが、夕方や週末にリラックスできるように、仕事でより良い成果を出したいと思っています。もしあなたが、時間が他のどんなものよりも貴重な場所（別名スタートアップ）で働いているなら、会議は、あなたの最高のパフォーマンスを発揮し、その瞬間を記録し、成果物を作り、アイデアを提案し、フィードバックを受けるための時間なのです。
Note Takingは、そのための最良の方法でしょう。しかし、あなたの仕事を強化するためのギャップやコンセプトを発見することが可能です。
4.非同期参加型の提供
もし、会議に参加できないメンバーがいたとしても、過去の会議のメモを共有することで、意思決定のプロセスを自分のペースで進めることができます。スケジュールの都合で会議に参加できないメンバーもいますが、会議のメモを共有することで、意思決定プロセスに参加することができます。 tl;dvを使って、Google ドキュメントと同じように、会議の記録とメモを共有することができます。
5.ミーティングを有意義なものにしよう
Zoom 健忘症は誰にでもある。会議中に、別の会議や会話のために何かをメモしておこうと思ったことがあるかもしれない。しかし、翌日、あなたはそれを覚えていない。覚えておこうと思ったことをすっかり忘れてしまったのだろう。
珍しいことではありません。人間は集まりのことをあまり覚えていない。残念なことに、記憶は最良の選択ではなく、それとはかけ離れたものだ。
人間の記憶や思い出に関する研究で知られるドイツの心理学者ヘルマン・エビングハウスは、「人は誰でも情報を持ってからすぐに失い始める」と結論づけた。
ノートの取り方
コーネルメソッド
コーネル式ノート術では、ノートページに2列の欄を設けます。ページの左側には小さな書き込みスペースを、右側にはメインのメモを書き込むのに十分な大きさのスペースを空けておくのです。さて、この2つのカラムの使い方です。左側には、会議で得たハイライトや重要なアイデアだけを書きます。右側には、それぞれのハイライトやアイデアの詳細を書きます。話が次から次へと進むにつれて、アイデアが出てくるので、それを左側のコラムに書き、右側には詳しい説明や見解、意見などを書いておくとよいでしょう。このようにノートを整理することで、時間を無駄にすることなく、アイデアとそれに対応する詳細を素早く見つけることができます。
アウトライン・メソッド
アウトライン・メソッドは、会議の議題が書かれている場合に有効です。アジェンダが共有されたら、メモを取り始めることができます。あとは、アジェンダを使ってメモのアウトラインを作成するだけです。アジェンダのキーポイントは、会議が行われたときに、詳細な情報を待っている重要なハイライトとして使用します。この方法とコーネル方式を組み合わせてメモを取ることができます。
クオドラント法
四分法では、メモを四分割し、それぞれのセクションにラベルを付けます。一般的なメモ、個人の行動項目、チームメイトの行動項目、そして最後に質問という形式です。一般的なメモの部分には、ハイライト、アイデア、重要なポイントを書き留めます。そして、その他の部分は、指定された内容を書き留めるために使います。
マインドマップ方式
マインドマップは、ブレインストーミングなどのアイデア出しでお馴染みかもしれませんね。マインドマップは、メモを取るのに最適な方法であることがわかりました。実行方法は、どこでも同じです。アジェンダと会議の進行を利用して、中心となるアイデアを作り、会議で共有されたアイデアの様々なつながりとともに、枝を作ればいいだけです。マインドマップを使ってメモを取るのは、ビジュアル重視の人なら楽しめるでしょう。
バーチャルミーティングでのメモの取り方
私たちの世界はますますデジタル化しており、物理的な会議よりもZoom やGoogle Meet で開かれる会議の方が多くなっている。組織はよりグローバルになり、remote 、バーチャル会議が人気を博している。Zoom やGoogle Meet でメモを取る簡単な方法はないかとお考えなら、答えはYESでしょう。tl;dv は、インストールに数秒かかるシンプルな拡張機能です。ネイティブアプリとシームレスに連動するので、自然な使い心地だ。tl;dv はレコーダーでもあり、あらゆる会議をカバーする。録音をクリックするだけで、ボットが自動的に会議に参加し、スクリーンから目を離すことなくメモを入力するためのサイドパネルが表示されます。
ミーティングノートの最適なフォーマットとは？
会議のメモに最適な形式は一つではありません。人によっては、起こったことをすべて順番に記録する、直線的なメモの取り方を好む人もいます。また、見出しや箇条書きを使って考えを整理し、より構造化されたメモを取ることを好む人もいます。会議のメモを取る方法に正解はないので、自分にとって最適な形式を選びましょう。
会議のメモは、自分のためだけにあるのではないことを心に留めておいてください。会議に参加できなかった他の人と共有することもできます。メモを他の人と共有する場合は、明確で理解しやすいものにすることです。つまり、完全な文章を使用し、誰もが知っているわけではない略語や頭字語は避けるということです。
プロ並みの会議メモを取るには？(メモの取り方のコツ)
1.実績のあるノート術を使う。
一般的なメモの取り方はすでにご存知でしょう。どれが一番魅力的ですか？あなたの会議にはどれが合うと思いますか？1つの方法を決めておくと、メモを取るたびに決める手間が省け、より早く行動に移せます。
2.一字一句メモを取らないこと。
会議のメモを一字一句書き写すことは、時間とエネルギーの浪費になります。会議は多くの会話から構成されますが、後で会議メモを読む人が、議論のすべての側面を読むことが不可欠なわけではありません。むしろ、最も重要な仕事に集中するために、議論された主な問題点とその結果、次のステップをメモしておくとよいでしょう。
手書きのノートを書く場合は、速記記号、略語、頭字語などを活用し、身近な概念やフレーズを短時間でページに書き込むようにしましょう。書く前に必ず説明やカギを描いておくと、後でその速記が何を指しているのかがよくわかります。
3.メモのテンプレートは役に立つ。
デザインされたメモのテンプレートや議事録のテンプレートを使えば、メモを取るのが簡単になり、仕事の過程でメモを作成したり、フォーマットを変えたりする手間を省くことができます。誰がメモを取ろうとも、会議のメモは同じフォーマットに沿って作成され、チーム内のすべての人が期待する情報を認識することができるのです。
4.会議に特化したメモ係を指名する。
あなたが会議の主導者である場合、同時にメモを取りながら他のチームメンバーとの会話をリードすることは難しいかもしれません。重要な会議を担当する場合は、チームの誰かを誘って、代わりにメモを取るようにするとよいでしょう。頻繁に起こる会議の場合は、誰が指定されたメモ係になるかを変えて、全員が会話に参加できるようにしましょう。
5.会話の録音と書き起こしtl;dv
多くのチームはリモートで仕事をしているため、会議のメモを書く代わりにビデオを録画して共有する方が簡単です。Zoom やtl;dv のような統合機能を利用して、会議を録画し、後でチームメンバーがその記録を読めるように書き起こしましょう。会議の書き起こしを読むことで、最も重要な要素や行動から典型的なディスカッションを一目で簡単に見分けることができる。
録音する前に、電話会議中の全員に、録音されることと、この録音がどのような目的で使用されるかを通知することが重要です。記録と録音は、チームの全員が録音にアクセスできるように、チームのSlackチャンネルや会議のスケジュールを記録するTrelloボードなど、一元的な場所で共有することが重要です。
6.最も重要な接点を強調すること
もし誰かが、後でフォローアップする必要があることについて言及した場合、その日付にその人の名前を書くようにしてください。こうすることで、将来、答えを求めるとき、あるいは連絡を取りたいときに、その話題について誰に話せばいいのかがわかるのです。
この方法は、ある特定の問題について二人の意見が一致しない場合にも有効です。両者の意見を把握することで、最終的な判断の根拠とすることができるのです。
7.会議のメモを参加者全員で共有する。
会議の後、フォローアップを行うことは、決定事項を当事者に確実に伝えるための良い方法です。イベントやミーティングを欠席した人がいても、その人はミーティングでのメモに追いつくことができます。さらに、重要な項目がカバーされていなかった場合、あなたのチームはフォローアップのためにメモに追加するオプションがあります。
会議の後、関係者にフォローアップを行う場合は、その文書が簡単に共有でき、利用できることを確認する。チームとして、このデータの場所と、後日取り出すことが可能なものを全員が知っているように、コミュニケーション計画を立てましょう。
ミーティングでは、驚くべきことが起こりうる。remote 、ハイブリッドであろうと、対面であろうと、ミーティングはしばしば、信じられないようなアイデアが生まれ、孵化し、次の大きなものの基礎となる場所である！どのように
会議のメモを取る際の4つのAとは？
会議メモの取り方に万能な答えはありませんが、4つのAのアプローチは、多くの人に役立つフレームワークを提供します。4つのAとは、Accuracy（正確さ）、Action（行動）、Attention（注意）、Association（関連性）の頭文字をとったものです。
精度
会議のメモは正確であるべきです。これは、何を言ったかだけでなく、誰が言ったかも記録することを意味します。会議中に起こったことについて意見の相違がある場合、そのメモを使用して解決することができます。
アクション
ミーティングノートは、単に何が起こったかを記録するだけでなく、ミーティングの結果、取るべき行動も含める必要があります。これには、特定の人にタスクを割り当てる、期限を設定する、次のステップについて決定する、などが含まれます。
注意事項
正確で実用的なメモを取るには、会議に注意を払う必要があります。つまり、雑念を払い、議論に集中することです。もし、気が散ってしまった場合は、何を考えていたかをメモしておくと、後でそのメモに戻ることができます。
協会
会議のメモを取る際に最も重要なことの1つは、メモと会議そのものを関連付けることです。つまり、メモを整理して保管し、必要なときに簡単に探せるようにすることです。例えば、すべての会議メモを1冊のノートにまとめたり、パソコンでプロジェクトごとにフォルダを作ったりすることができます。どのようなシステムを選んでも、必要なときにメモを見つけることができるように、自分に合ったシステムを選ぶようにしましょう。
結論
会議のメモを取ることは、会議中に起こったことを思い出し、行動項目を把握するために非常に重要な方法です。会議メモを取るための4つのAは、メモが正確で、実行可能で、見つけやすいことを確認するのに役立ちます。メモの形式は、自分にとって最適で、理解しやすいものを選んでください。 tl;dv を使って、会議のビデオとタイムスタンプを自動的に一致させて 記録し、メモを取ることができます。
