インクルード、tl;dvによる議事録自動作成でオンライン会議の効率化と毎週3日のコスト削減を実現
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tl;dv 活用で、週に3営業日分の議事録作成・共有効率化が可能に
インクルード株式会社は、リモートワークの普及に伴いオンライン会議が増加したことで、議事録作成の非効率さや、会議中の重要な意思決定内容が抜けているという課題に直面していました。tl;dvの導入により、このプロセスが簡素化され、業務効率が大幅に向上しました。
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チャレンジ急増するオンライン会議の管理
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尾崎氏が率いるインクルード株式会社は、東京、関東、大阪、福岡の各チームで議事録作成を効率化し、コンテンツ共有を改善するツールの検討を始めた。同社がremote 、より効率的なソリューションの必要性が明らかになった。
なぜtl;dvなのか？
インクルードでのtl;dvの使われ方
tl;dvは主に経営幹部とマーケティングチームが社内会議で使用している。また、関東、大阪、福岡の各地域のオンライン会議にも対応しています。自動録画とAIが作成する議事録により、チームは重要な議論や決定事項を素早く確認できるようになった。
企業概要
【課題】オンライン会議増加による負担
コロナ禍からのオンライン会議の増加により、議事録の作成が困難になり、議論や意思決定の内容が十分に活用できていませんでした。手動による議事録作成には多くの時間がかかり、重要な情報が見逃されてしまうことがあり、意思決定の遅れを引き起こしていました。
ソリューションの模索
尾崎氏を中心に、社内の議事録作成を効率化し会議内容をチーム間で効果的に共有できるツールを検討しました。東京をはじめとする関東圏や大阪、福岡のチームがリモートワークに適応する中で、より効率的なソリューションが求められていました。
tl;dvを選んだ理由
いくつかの選択肢を比較した結果、尾崎氏は、シンプルなインターフェース、AIによる自動議事録作成、キーワード検索機能を備えたtl;dvを選定しました。このツールの自動化機能によって、議事録作成が簡素化され、チームがより戦略的な業務に集中できるようになりました。
【活用事例】インクルード株式会社でのtl;dvの活用方法
主に管理職とマーケティングチームが、社内会議でtl;dvを使用しています。また、関東圏や大阪、福岡の地域オンライン会議でも活用されており、自動録画とAIによる議事録作成機能によって、重要な議論や意思決定を迅速に振り返ることが可能になっています。
お気に入りの機能AIによる議事録作成
チームのお気に入り機能は、tl;dvのAIが生成する議事録とキーワード検索で、時間を節約し、必要な情報を簡単に見つけることができます。特に、tl;dvのAIが、会社の売上進捗や重要なトピックなど、的を絞った最新情報をノートに直接含めるよう促す機能を高く評価している。
以前はChatGPTを使ってメモを推敲していたが、tl;dvのオールインワン機能によって、今では一箇所ですべてを完結できるようになった。
チームはまた、tl;dv AIを使用して、決定事項やアクションポイントなど、過去の会議トピックに関する質問を行い、手作業によるメモ作成の必要性を減らしている。各会議の直後にメモの草稿にすぐにアクセスできるため、ワークフローが効率化された。
【お気に入りの機能】AIによる議事録作成
チームのお気に入りの機能は、tl;dvのAIが生成する議事録とキーワード検索です。これらにより、時間を節約し、必要な情報を簡単に見つけることができます。特に、会社の売上進捗や重要なトピックなど、的を絞った最新情報を議事録に反映できる機能を高く評価しています。
以前は、ChatGPTを使って議事録を修正していましたが、現在はtl;dvのオールインワン機能で、すべてを一つのプラットホームで完結できるようになりました。
さらに、tl;dvのAIを活用することで、決定事項やアクションポイントなど、過去の会議に関する質問が可能となり、手作業の議事録作成の手間を削減しています。各会議の直後に議事録の草稿にアクセスできるため、ワークフローが効率化されました。
ビジネスへの影響
具体的なKPIはまだ正式に追跡されていないが、インクルード社ではtl;dvの採用以来、すでに業務効率の大幅な改善を確認している。
以前は、マネジャーが会議への出席と文書化の両方を担当していたため、他の仕事と並行して議事録の清書を行うためにさらに時間がかかっていた。
このプロセスでは、議事録の配布が翌日まで遅れることがよくあった。現在では、AIが作成した議事録はすぐに利用でき、最小限の編集で済み、ほぼその日のうちに共有される。
この変更により、管理者の仕事量は丸1日短縮され、チームは重要な情報に迅速にアクセスできるようになった。
尾崎CEOのお気に入りは、tl;dvのトランスクリプトとキーワード検索機能だ。
会社のCEOとして、彼は多くの会議に出席するが、以前はすべての詳細を覚えておくのに苦労していた。彼の解決策は、会議の詳細を確認するために、時間のかかるプロセスであるGoogle Meet の録画を見直すことでした。tl;dvを使うことで、彼はビデオ内の特定のトピックをすぐに見つけることができ、過去の議論や決定を簡単に参照できるようになった。
業務への影響
特定のKPIはまだ正式に追跡されていませんが、tl;dvの導入後は社内の業務効率が大幅に改善されました。
以前は、記事録担当も兼務するマネージャーが、会議に参加しながら議事録を作成する必要があり、打合せ後に清書を作成するためにさらに時間を費やしていました。このプロセスにより、議事録の共有が翌日になることも多くありました。現在では、AIによる議事録が即時利用可能となり、わずかな修正で同日中に共有できるようになりました。この変化により、負担が1日分軽減され、チームは必要な情報に迅速にアクセスできるようになりました。
また、尾崎氏が特に重宝しているのは、tl;dvの文字起こしとキーワード検索機能です。以前は、打合せの内容を振り返るためにGoogle Meetの録画確認で多くの時間を費やしていましたが、現在では動画内の特定のトピックを迅速に検索できるため、過去の議論や決定事項を簡単に確認することが可能になりました。
「tl;dvは社内の共有方法を劇的に改善します！AIに会議メモを作成・共有させることで、毎週24時間を節約し、より効率的になりました。"
尾崎浩一（インクルードCEO
"tl;dvで共有力が飛躍的に向上！週24時間分の議事録作成と共有効率化が可能になりました。”
Kouichi Ozaki, インクルード株式会社（障害者福祉サービス業）
