모든 회의를 가치 있게 만드는 효과적인 회의 전략

remote 및 하이브리드 팀을 위한 효과적인 회의 전략은 준비된 상태에서 시간 낭비를 최소화하는 데 핵심입니다.

remote 혁명은 계속되고 있지만(그리고 tl;dv WE.ARE.HERE.FOR.IT 👏 👏👏 👏), remote 회의는 온프레미스와는 약간 다른 시공간 연속체에서 개최된다는 가정이 약간 있습니다. 출퇴근할 필요도 없고 재무팀의 최신 정보를 따라잡기 위해 회의실 밖으로 나갈 필요도 없지만 여전히 시간, 에너지, 리소스가 소요됩니다. 네, 맞습니다. 생산적인 업무 시간이 잠재적으로 낭비되고 있습니다.

효과적인 미팅을 이끌기 위한 전략을 찾고 계신다면 제대로 찾아 오셨습니다. 아래에는 회의에 소요되는 시간을 전반적으로 줄이면서 혼란을 정리할 수 있는 포인트별 타임라인이 정리되어 있습니다.

하지만 이 모든 내용을 살펴보기 전에 한 가지 중요한 점을 짚고 넘어가야 합니다.

TL;DV로 더욱 효율적인 회의 진행

온라인 미팅 레코더에 대해 하루 종일 서정적으로 이야기할 수 있을 만큼 많은 이유가 있습니다. 하지만 시간을 절약하자는 취지에서 여기서는 간략하게 설명하겠습니다.

미팅 목표 정의

모든 효과적인 팀 회의 전략의 첫 번째 단계는 목적을 정의하는 것입니다. "이 회의의 목적이 무엇인가요?"라고 자문해 보세요.

의사 결정 세션인가요, 정보 공유 세션인가요, 아니면 브레인스토밍 세션인가요?

예전에는 회의에 대해 이야기하기 위해 회의가 열렸습니다... 회의에 대해 이야기하기 위해. 공정하게 말하자면, 예전의 대면 회의는 시간이 많이 걸린다는 평판을 얻었습니다.

하지만 최신 기술과 remote 작업의 등장으로 이제 회의는 목적이 있어야 하고, 집중력이 있어야 하며, 생산적이어야 한다는 기대가 생겼습니다.

회의가 더 멋지고 매끄러워졌습니다.

따라서 사람들에게 모이도록 요청하기 전에 목표를 명확히 설정하세요. 이렇게 하면 모든 사람이 자신에게 기대되는 사항과 달성해야 할 목표를 미리 알 수 있습니다.

안건 만들기

목표를 결정한 후에는 안건을 만들어 회의 참가자들과 미리 공유하세요. 안건은 회의에 구조를 제공하여 모든 사람이 주제에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

논의가 필요한 주제, 답변이 필요한 질문, 기타 관련성이 있다고 생각되는 정보를 포함하세요. 회의 전에 의제를 정하면 모두가 같은 생각을 하고 있다는 것을 의미하며, 더 보이스에 대한 접점, 빗나감, 깊이 있는 의미 있는 대화로 인해 회의의 흐름이 흐트러지지 않습니다.

눈 깜짝할 사이에 모든 것을 갖추고 빠르게 출입할 수 있습니다.

기술 결정

요즘에는 remote 미팅을 개최할 수 있는 방법이 매우 다양하지만, 모든 사람이 Zoom 에 참여할 수 있다고 가정하지 마세요. 미팅을 시작하기 전에 항상 팀에 확인하는 것이 가장 좋습니다.

하이브리드 팀이라면 원격으로 참여할 수 없는 팀원이 있을 수 있기 때문에 더욱 중요합니다. 이는 기술, 접근성, 권한 또는 회의 횟수가 적은 바쁜 팀 때문일 수 있습니다.

하지만 Google Meet 또는 Zoom 을 가상 회의 도구로 선택하신다면, 이 두 가지 모두 tl;dv와 훌륭하게 통합됩니다.

tl;dv는 누구나 액세스할 수 있는 플랫폼을 제공합니다( remote ). 기술적으로 불가능하더라도 누구나 참여할 수 있는 완벽한 온라인 미팅 도구입니다.

이 경우 모든 사람이 모든 결정에 액세스하고 추적할 수 있으므로 tl;dv가 도움이 될 수 있지만 이에 대해서는 나중에 자세히 설명합니다.

참석자 선택

목표가 정해지고 의제가 정해졌으니 이제 게스트 목록을 정리할 차례입니다.

회의에 참석해서 멍하니 먼 곳을 응시하는 것 외에는 아무것도 할 수 없었던 적이 있다면 계획이 제대로 세워지지 않았다는 뜻입니다.

불필요한 회의에 참석하고 싶어하는 사람은 아무도 없으며, 마찬가지로 불필요하게 사람들을 회의에 데려오고 싶어하는 사람도 없습니다.

생산적인 시간을 많이 낭비할 수 있다는 사실 외에도, 때로는 목소리를 더 많이 추가하면 아주 간단한 문제가 복잡해질 수 있습니다.

다른 팀이나 개인과 관련된 미팅이라 하더라도 이벤트가 끝난 후에는 tl;dv를 사용하는 것이 가장 좋은 방법일 수 있습니다.

타임스탬프, 태그, 놀라운 필사 기능을 통해 개인과 팀은 중요한 내용만 훑어보고 나머지는 건너뛰고 넘어갈 수 있습니다.

역할 지정

모든 회의와 마찬가지로 리더가 있어야 합니다. 이 사람은 회의의 목적과 의제에 충실하면서 회의가 원활하게 진행되도록 합니다.

회의가 진행되는 동안 각 주제가 얼마나 오래 걸리는지 주시하는 타임키퍼, 어떤 안건을 처리할지 투표하는 결정권자, 메모를 하거나 tl;dv가 설정되었는지 확인하는 역할을 하는 메모 작성자와 같은 다른 역할을 지정하는 것도 좋습니다(가장 쉬운 작업입니다. 매우 간단하고 자동화할 수도 있습니다!).

캘린더 초대 보내기(및 안건 보내기)

계획, 사람, 파워를 모두 갖추었으니 이제 시간을 정하고 초대장을 발송하기만 하면 됩니다.

이 작업을 수행할 때는 안건을 미팅 초대에 링크/비밀번호/매직키와 함께 첨부하여 가상 미팅에 입장할 수 있도록 하세요.

모든 사람이 필요한 모든 것을 미리 준비해 두면 회의가 진행될 때 일이 훨씬 더 간단해집니다.

또한 피규어, 슬라이드, 마크라메 부엉이 등 준비하거나 가져와야 할 것이 있다면 해당 팀원에게 미리 알려주는 이메일을 따로 보내세요.

또한, tl;dv를 사용 중인데 사람들이 그 시간을 낼 수 없다는 것을 알게 된다면. 걱정하지 마세요! 한두 명에 맞춰 시간을 변경할 필요가 없습니다. 미팅에 참석하지 못한 사람들을 위해 관련 태그와 타임스탬프와 함께 미팅 녹화본을 나중에 공유하기만 하면 됩니다.

미팅을 시작하세요!

모든 준비를 마쳤으니 이제 때가 왔습니다!

정시에 출근하세요.

물 좀 마셔요.

모든 기술적 문제가 미리 해결되었는지 확인하고 시작하세요!

기본 규칙 설정

먼저 모든 사람이 회의에 참여하면 화상 회의 에티켓을 숙지하세요.

마이크는 끄고, 화면은 가급적 켜고, 예의 바르게 행동하세요.

자동으로 회의록 작성

회의록을 작성하는 사람이 회의록을 작성하고 있는지 확인하는 부분입니다...

하지만 매우 영리하게도 tl;dv를 사용하기로 결정하셨으니 이 부분은 건너뛰셔도 됩니다.

전체 회의가 자동으로 녹취되어 공유, 스크랩, 참조, 심지어 CRM으로 바로 가져올 수 있도록 준비되어 있습니다.

우후! 골드 스타를 획득했습니다. ⭐

트랙 유지(카렌을 가져라!)

카렌은 나쁜 평을 받기도 하지만, 세상에, 올바른 '카렌'은 여러분을 바른 길로 인도할 수 있습니다.

카렌은 매우 도움이 될 수 있습니다. 회의가 순조롭게 진행되도록 하는 것이 앞서 이야기한 시간 단축과 리소스 낭비 감소라는 이점을 누리기 위한 핵심입니다.

누군가가 채찍을 휘두르며 대화가 빗나가지 않도록 막아주세요.

그래도 멋지게 유지하세요!

시간 모니터링

이미 역할이 정해져 있고 타임키퍼가 있어야 하지만, 모두가 시계를 주시하고 있는지 확인하세요.

모든 회의 안건에는 당연히 충분한 시간을 할애해야 하지만, 요점은 간결하고 실행 가능하며 가장 중요한 것은 감동적이어야 한다는 점을 잊지 마세요.

의제 시작 및 고수

의제를 고수하는 것이 중요하지만, 누군가 그 의제에 대해 논의할 필요가 있다고 생각하면 모두가 동의한 후에 논의에 착수하세요.

어떤 사안에 대해 논의할지 여부를 몇 분만 논의해도 장기적으로 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

가장 좋은 방법은 (엄청나게 급한 경우가 아니라면) 회의가 끝날 무렵에 이 문제를 해결하는 것입니다.

하지만 여전히 의제를 어떻게 구성해야 할지 잘 모르겠다면 언제 무엇을 할 것인지 결정하는 방법이 있습니다:

1. 가장 중요한 일부터 우선순위를 정하세요.

간단하지만 중요합니다. 회의가 끝나기 전에 반드시 완료해야 할 사항입니다.

2. 더 짧은 긴급 항목

크고 무서운 일이 아니라 시간을 절약하기 위해 신속하게 결정하거나 위임하거나 실행할 수 있는 사항입니다.

3. 논리적인 구성

2월의 크리스마스 파티에 대해 이야기하는 것은 1분기 최종 판매 촉진 계획을 논의하는 것보다 논리적이지 못합니다. 의제의 작은 항목에 대해서는 추론과 논리를 사용하세요.

4. "숙취 아이템"

아무리 좋은 계획을 세운다 해도 모든 일을 다 끝낼 수는 없습니다.

'숙취 해소 아이템'이라고 할 수 있는 것들을 기억해두세요.

긴급하지도 중요하지도 않은, 그래서 논의되지 않은 사소한 일들입니다.

tl;dv에서 추적하고 나중에 다시 올릴 수 있습니다.

이러한 항목이 몇 번씩 밀려난다면 정말 중요한 항목인지 생각해 보세요.

작업 할당

이제 회의의 핵심적인 부분이 끝났고 필요한 사항에 대해 이야기했으니 이제 일을 처리할 차례입니다.

회의 중에 작업을 할당하는 것은 매우 중요합니다. 그렇지 않으면 회의는 시간 낭비일 뿐입니다.

무엇을 해야 하는지, 누가 해야 하는지, 진행 상황을 어떻게 추적할지 명확히 하세요.

지금 하는 것은 견인력을 잃지 않는다는 것을 의미하며, 누군가에게 책임을 부여하거나 책임지는 순간이 문서화되어 있다는 것을 의미하기도 합니다.

마감일 설정

물론 이 모든 것에 기한을 정하세요!

네, 전부 다요! 그리고 그것들을 돌로 만들어보세요. 소원성취는 잊혀질 테니까요!

마감일은 나중에 언제든지 수정할 수 있지만 애초에 설정하지 않으면 수정할 수 없습니다.

주요 결정 및 조치 요약

회의가 끝나기 전에 회의 리더는 결정된 모든 사항과 취해진 조치를 다시 한 번 검토해야 합니다. 웨이터가 주문을 다시 읽어주는 것과 같은 이치입니다. 이렇게 하면 모든 사람이 같은 생각을 하고 있다는 것을 확신할 수 있습니다.

다음 회의에 동의하기

모두 클릭하고 업무로 돌아가기 전에 다음 회의가 준비되었는지 확인하세요. 이 회의는 팀에 다시 가져올 내용이 있을 만큼 충분히 길어야 하지만, 너무 멀리 떨어져 있어 모든 것이 잊혀질 정도는 아니어야 합니다.

마무리!

회의가 계속 길어지지 않도록 하세요. 모두가 업무에 복귀할 수 있도록 회의 마무리 시간을 정하세요.

여기까지입니다!

또 다른 미팅을 성공으로 이끌었습니다. ⭐⭐⭐

스스로를 토닥이며 차나 커피 한 잔의 여유를 즐기고 모든 작업에 집중하세요!

미팅 평가

아, 잠깐만요... 한 가지 더!

회의가 끝나면 회의가 어떻게 진행되었는지 평가하는 것이 중요합니다. 얼마나 생산적이었나요? 개선할 수 있었던 점은 무엇인가요? 모든 사람이 토론에 기여하고 참여했나요, 아니면 몇몇 사람이 대화를 주도했나요?

각 미팅을 되돌아봄으로써 해결해야 할 문제를 파악하고 같은 문제가 반복되지 않도록 할 수 있습니다. 또한 참가자들로부터 잘된 점과 향후 미팅에서 개선할 수 있는 점에 대한 피드백을 받을 수도 있습니다.

다시 말하지만, tl;dv는 이에 대한 놀라운 인사이트를 제공할 수 있습니다. 모든 비참석자를 반복해서 참여시킬 수 있을 뿐만 아니라, 녹취록( clip )을 검색하여 주요 인사이트를 다른 사람에게 보낼 수 있으며, 일반적으로 모든 내용을 다시 한 번 살펴볼 수 있습니다. 놀라운 후속 조치 도구입니다.