방향성이 없는 프로젝트에 시간을 낭비하는 데 지쳤다면 실행 계획 회의가 해답이 될 수 있습니다.
하지만 "실행 계획 회의란 무엇인가요?"라고 외치는 소리가 들립니다!
실행 계획 회의는 특정 목표를 달성하기 위한 행동 방침을 개발하고 논의하기 위해 마련된 회의입니다. 팀과 조직에서는 프로젝트나 이니셔티브에 관련된 모든 사람이 큰 그림, 프로젝트 일정 및 개인별 책임에 대해 같은 생각을 갖도록 하기 위해 이 회의를 사용합니다.
"또 하나의 회의"처럼 들릴 수도 있지만, 매우 명확한 목표가 있는 집중적인 목표 중심의 행사입니다. 또한 완벽한 회의가 되기 위해서는 사전 계획과 조율이 필요합니다.
본질적으로 실행 계획을 수립하는 회의입니다.
행동 계획 회의 팁
회의에서 실행 계획은 언제 작성해야 하나요?
다리미가 뜨거울 때 공격하라!
문제가 확인되거나 프로젝트와 목표가 수립되는 즉시 실행 계획과 이를 만들기 위한 관련 회의를 만들어야 합니다.
이러한 관점에서 보면 사람들의 머릿속에 신선하게 다가옵니다. 그리고 끝없는 할 일 목록에 추가하는 대신 이름에서 알 수 있듯이 바로 실행에 옮길 수 있습니다.
이는 모든 프로젝트 관리 프로세스에서 중요한 단계이며 관련된 모든 사람이 자신의 역할과 완료 일정을 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.
실행 계획 회의에서 팀원들은 작업을 완료하는 데 있어 잠재적인 장애물이나 도전 과제에 대해서도 논의하여 해결책을 논의하고 합의할 수 있도록 해야 합니다.
실행 계획 회의를 개선하기 위한 팁
회사마다, 심지어 개인마다 이러한 회의가 어떻게 이루어질 수 있는지에 대해 각기 다른 견해를 가지고 있겠지만, 각 회의에 반드시 필요한 몇 가지 핵심 사항이 있습니다.
모든 종류의 전략 회의 또는 행동 계획 수립의 궁극적인 목표는 오해의 여지가 없는 매우 명확한 행동 계획을 세우는 것이어야 합니다.
즉, 오류의 여지가 거의 없거나 전혀 없으며, 각 팀원과 부서는 명확한 프로세스에 따라 공동의 목표를 향해 나아가는 작업에 집중할 수 있습니다.
다음은 실행 계획 회의에 접근하는 데 유용한 팁입니다:
목표 또는 원하는 결과를 설정하는 것부터 시작하세요.
무엇을 하고 싶으신가요? 매우 간단하지만 명확하게 정의해야 합니다!
회의가 시작되기 전에 명확하고 구체적인 목표를 설정하여 모든 사람이 처음부터 같은 생각을 공유할 수 있도록 해야 합니다. 모든 사람이 성공에 대한 동일한 정의를 내리면 실행 가능한 계획을 세우는 것이 훨씬 쉬워집니다.
역할과 책임 설정
책임을 떠넘기지 마세요! 회의 중에 각 팀원은 각자의 역할과 자신이 공동의 노력에 어떻게 부합하는지 명확하게 이해해야 합니다. 각 부서가 새로운 관점을 제시할 수는 있지만, 전체적으로 누가 결정을 내리는지 명확히 해야 합니다. 민주적일 수는 있지만, 팀의 일상적인 업무를 잘 모르는 사람이 KPI와 전체 목표를 설정하는 것은 아닌지 확인해야 합니다. 목표가 제대로 달성될 수 있는지 확인할 수 있는 '내부자 지식'이 없다면 결코 달성할 수 없을 수도 있습니다.
명확한 의제 설정
무슨 이야기를 할 것인지 확실히 정하세요. 계획이 없는 것보다 더 큰 시간 낭비는 없습니다... 말 그대로 애초에 회의의 요점입니다!
회의 안건과 일정을 명확하게 설정하여 팀원들이 언제, 무엇을 해야 하는지 알 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 의제에는 목표 설정, 작업 개요, 문제 해결과 같은 항목이 포함되어야 합니다.
작업 우선순위 지정
가장 중요한 것은 무엇인가요? 사람마다 생각이 다를 수 있지만 가장 중요한 작업의 우선순위를 정하는 것은 회의 초반에 이루어져야 합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 회의의 초점에 동의할 수 있습니다. 또한 각 작업에 적절한 시간과 리소스가 주어져 제시간에 완료할 수 있도록 하는 데에도 도움이 됩니다.
현실적인 타임라인 설정
한 시간이 넘게 걸리는 작업에 20분을 준 적이 몇 번이나 있을까요? 시간은 유한하지만 우리에게서 도망치는 습성이 있습니다.
현실적인 타임라인은 기대치를 적절히 관리하고 이해하는 데 도움이 됩니다. 어떤 일이 매우 구체적인 시간이 걸릴 것이라고 생각하기 쉽지만, 시간을 조금 더 추가하면 지연이나 외부 영향을 고려할 수 있습니다.
잠재적인 장애물을 고려하고 대비하세요
다소 부정적일 수 있지만, 잠재적인 장애물을 미리 논의하면 이를 예상하고 더 나은 해결책을 마련하여 업무 진행에 차질이 생기는 것을 방지할 수 있습니다. 이러한 장애물은 법규 변경과 같은 외부 요인이나 리소스 제약, 팀원 질병, 예상치 못한 출장 경비 관리와 같은 내부 요인 등 무엇이든 될 수 있습니다.
도구와 템플릿을 사용하여 정보 정리를 도와주세요.
도구를 활용하세요! 애자일 프로젝트 관리 소프트웨어, 템플릿 또는 협업 보드와 같은 도구를 사용하면 회의 노트와 실행 계획을 정리하는 데 도움이 될 수 있습니다.
이 문서에서 권장하는 몇 가지를 아래에 나열했지만, 모든 사람이 도구를 사용하고 참여할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 모든 사람이 사용하기를 기대한다면 지나치게 복잡하거나 특정 부서의 요구사항에 너무 맞춰져 있어서는 안 됩니다. 또한 설정하고 학습하는 데 걸리는 시간도 고려해야 합니다.
회의에 참석자가 너무 많지 않은 경우
"너무 많은 요리사가 국물을 망친다"는 말을 들어본 적이 있나요? 행동 계획 회의에 있어서는 주의하세요!
프로젝트 전반에서는 가능한 한 많은 사람들이 같은 목표와 결과를 향해 조화롭게 협력하는 것이 좋지만, 기획 단계에서는 항상 민주적인 방식을 권장하지만, 너무 많은 사람들이 자신의 주장을 주장하고 전달하려고 하면 오히려 해가 되고 장애물이 될 수 있습니다.
프로젝트 내에서 필요한 각 팀에는 대표자가 있어야 합니다(관리자나 부서장 또는 실무적으로 가장 잘 대표할 수 있는 사람이 대표자가 될 수 있습니다).
그런 다음 나중에 전체 프로젝트 팀에서 회의를 공유할 수 있습니다.
실행 계획을 지원하는 데 도움이 되는 도구
장기적인 목표나 계획을 염두에 두고 효율성과 업무량을 관리하고 생산성을 향상시키며 일을 훨씬 더 원활하고 쉽게 만들어주는 훌륭한 도구들이 있습니다.
다음은 저희가 가장 좋아하는 몇 가지입니다:
Miro
시각적 플랫폼 Miro의 브레인스토밍 템플릿은 참가자들이 결정을 내리거나 결론을 도출할 수 있는 구조를 제공합니다. 이러한 구조는 창의적인 탐구와 협업을 장려하여 팀이 효과적인 실행 계획을 수립하는 데 도움이 됩니다. 또한 미리 준비된 정적인 슬라이드를 보여주는 것보다 모든 사람의 참여를 유도할 수 있는 좋은 방법이기도 합니다.
tl;dv
tl;dv는 회의 중 실행 시점을 쉽게 파악할 수 있는 훌륭한 회의 도구입니다. tl;dv를 사용하면 전략 회의 토론 내용을 따라잡고 통화에서 특정 사람에게 태그를 지정하여 실행 항목을 할당할 수 있습니다. 또한 Zoom 녹음을 트랜스크립션할 수 있으며 전반적으로 훌륭한 회의 관리 소프트웨어입니다.
트렐로
좋은 아이디어는 많지만 이를 추적하고 관리할 방법이 없으신가요? 그렇다면 프로젝트 관리 도구인 Trello를 사용해 회의 안건을 만들고 참석자에게 작업을 할당할 수 있습니다. 또한 공유 화면에서 설정할 수 있을 정도로 간단하여 단 몇 분 만에 준비할 수 있습니다.
이를 통해 각 개인이나 부서는 자신이 담당하고 있는 작업을 쉽게 파악할 수 있을 뿐만 아니라 프로젝트의 처음부터 끝까지 큰 그림을 이해할 수 있습니다.
게다가 일을 해냈을 때 성취감을 느낄 수 있으니 정말 기분 좋은 일이죠!
제품 계획
프로젝트가 제품 개발에 관한 것이라면 ProductPlan은 이를 생성하고 관리하기 위한 훌륭한 로드맵 도구입니다.
프로젝트 계획을 매핑할 뿐만 아니라 시간 경과에 따른 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 또한 시각 자료는 다양한 팀원 간에 정보를 쉽게 공유하고 이해할 수 있는 방법으로, 추상적인 개념을 사실에 기반한 사람들에게 설명해야 하는 모든 사람에게 적합합니다.
미팅 작업 항목 템플릿
템플릿은 사실상 누군가가 많은 작업을 대신 해주고 사용자는 세부 사항을 채우기만 하면 됩니다.
기술적으로 속임수는 아니지만 훨씬 더 쉽습니다.
작업 항목 템플릿은 완료해야 할 작업을 정리하고 문서화하는 데 도움이 되는 훌륭한 도구입니다. 누가 무엇을 담당하고, 언제 작업을 완료해야 하는지, 목표나 결과가 무엇인지에 대한 간략한 개요를 제공합니다.
다음은 웹에서 유용하게 사용할 수 있는 몇 가지 예시입니다:
행복한 계획!
회의를 계획하고 준비하는 데 약간의 시간을 투자하면 대화가 순조롭게 진행되고, 실행 항목이 문서화되며, 팀원들이 함께 일할 수 있도록 할 수 있습니다. 능동적이고 실제로 시간을 들여 계획을 세우면 함께 일하는 모든 팀, 회사 또는 조직이 '큰 꿈'이라는 목표를 달성하는 데 있어 저항을 최소화할 수 있는 길을 열 수 있습니다.
따라서 화성 탐사를 위한 로켓을 만들든, 새로운 웹사이트를 시작하든, 제대로 조직되고 가능한 최고의 리소스를 갖춘 실행 계획 회의는 달... 음, 화성으로 쏘아 올리기 전에 지도를 확인하는 데 절대적으로 도움이 될 것입니다.
