Brzmi zbyt dobrze, aby mogło być prawdziwe, ale tak nie jest! Dni bez spotkań to rzeczywistość. Tak, dobrze przeczytałeś. Dzień, w którym nie ma żadnych spotkań w harmonogramie i wszyscy mogą skupić się na pracy, którą należy wykonać, zamiast na spotkaniach dotyczących tego, co należy zrobić. Chociaż koncepcja ta jest tak prosta, dla wielu osób wydaje się dość rewolucyjna.

Firmy takie jak Facebook i Atlassian są liderami w zakresie wdrażania dni bez spotkań. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na swojej pracy i rozmawiać ze współpracownikami tylko wtedy, gdy jest to dla nich dogodne, zamiast być ograniczeni ustalonym harmonogramem.

Firma Atlassian przeprowadziła badania dotyczące tego, w jaki sposób spotkania mogą pochłaniać czas i utrudniać produktywność. Chociaż spotkania zawsze będą miały swoje miejsce w świecie biznesu, wyniki badań były dość szokujące. W badaniu 45% osób czuło się przytłoczonych samą liczbą spotkań, w których uczestniczyły, 73% przyznało się do wykonywania innych zadań podczas spotkań, a dodatkowe 39% przyznało się do zasypiania podczas spotkań.

Prawie połowa respondentów (47%) skarżyła się również, że spotkania są największym marnotrawstwem czasu we wszystkich biurach.

Co to jest dzień bez spotkań?

Chociaż powyższe jest zwięzłym sposobem spojrzenia na tę kwestię, dzień bez spotkań rozpoczął się jako ruch przełomowy. Był to sposób, aby ludzie mogli skupić się na swojej pracy i uniknąć pokusy kolejnego spotkania, podczas którego mogliby się rozpraszać. Od tego czasu stało się to popularną koncepcją ze względu na jej skuteczność w umożliwianiu zespołom kontrolowania własnego czasu i zwiększania produktywności.

Koncepcja ta rozprzestrzeniła się od tego czasu w sposób wykładniczy, a MIT Sloan Management Review przeprowadził nawet badanie, które wykazało, że wśród wielu innych korzyści, nawet firmy, które wprowadziły jeden dzień bez spotkań w tygodniu, odnotowały znaczną poprawę autonomii, wydajności oraz ogromny spadek postrzeganej mikrozarządzania i stresu.

W końcu brak spotkań = szczęśliwe dni!

W ramach badania przeanalizowano 76 firm, w których obowiązywał jakiś rodzaj dnia bez spotkań (piątek bez spotkań, czwartek bez spotkań itp.), a następnie przeprowadzono rozmowy z różnymi osobami z kierownictwa wyższego szczebla i przeanalizowano szereg danych ilościowych zarówno przed wdrożeniem tych programów, jak i po ich wdrożeniu.

Wyniki były zaskakujące. Dzięki wyznaczeniu jednego dnia w tygodniu jako dnia bez spotkań produktywność wzrosła średnio o 35%. W przypadku osób, które zdecydowały się na dwa dni, wzrost ten wyniósł 71%, a następnie wzrósł jeszcze bardziej do 73%. Dane następnie się wyrównują, ale sugerują, że około trzech dni bez spotkań w tygodniu stanowi optymalną równowagę, prowadzącą do wzrostu wydajności, produktywności i ogólnego zadowolenia pracowników.

Dlaczego warto wprowadzić dni bez spotkań?

Dni bez spotkań przynoszą korzyści zespołom każdej wielkości. Nie tylko zachęcają pracowników do samodzielnego zarządzania swoim czasem, ale także sprzyjają współpracy i kreatywności, dając pracownikom możliwość głębokiego zastanowienia się nad projektami. Są również doskonałym sposobem na wykorzystanie potencjału takich koncepcji jak Deep Work.

Na przykład, jeśli w każdy piątek nie organizujesz żadnych spotkań, wszyscy mogą pracować bez zakłóceń i rozpraszania uwagi, co może być korzystne dla planowania, opracowywania strategii i ogólnie wykonywania zadań, na które w innym przypadku nie mieliby czasu.

Ponadto dni bez spotkań mogą pomóc zmniejszyć poziom stresu, poprawić samopoczucie psychiczne i sprzyjać lepszej komunikacji między członkami zespołu. Bardziej przemyślane i wyważone podejście do życia zawodowego oraz wykorzystanie innych pomysłów, takich jak komunikacja i praca asynchroniczna, pozwala na znacznie bardziej naturalny przebieg pracy. Jest to również korzystne dla zespołów międzynarodowych i sprawia, że niektórzy pracownicy nie muszą być obecni w tym samym czasie, co znacznie ułatwiazarządzanie różnicami czasowymi.

Jak wprowadzić dni bez spotkań?

Idea wprowadzenia dnia bez spotkań jest prosta: nikt nie planuje spotkań w tym dniu. Może się to wydawać łatwiejsze w teorii niż w praktyce, ale wcale nie jest to trudne.

Przede wszystkim upewnij się, że wszyscy wiedzą o dniach bez spotkań i korzyściach płynących z ich wprowadzenia w Twojej organizacji. Wyjaśnij, dlaczego ta koncepcja jest ważna i w jaki sposób pomoże pracownikom lepiej skupić się na wykonywanych zadaniach.

Dobrym sposobem na zapewnienie sukcesu programu „Dni bez spotkań” jest ustalenie jednego lub kilku dni w tygodniu, w których nie są dozwolone żadne spotkania (np. piątki bez spotkań). Dzięki temu wszyscy wiedzą, kiedy mają „dzień wolny” i mogą odpowiednio zaplanować swoje działania.

Zachęcaj do komunikacji poza spotkaniami, korzystając z narzędzi takich jak Slack lub komunikatory internetowe, aby wszyscy byli w kontakcie. Upewnij się również, że pracownicy wiedzą z wyprzedzeniem, jakie zadania muszą wykonać, aby mogli odpowiednio zaplanować pracę i uniknąć niepotrzebnych spotkań.

Świetnym sposobem na osiągnięcie tego celu jest użycie narzędzia takiego jak tl;dv tworzenie podczas spotkania punktów działania, do których uczestnicy mogą się odwołać – za pomocą funkcji wideo, znaczników czasu lub transkrypcji.

Kiedy już zdecydujesz się na dzień (lub dni) bez spotkań, upewnij się, że wszyscy o tym wiedzą. Rozwieś przypomnienia w całym biurze, wyślij e-maile lub wiadomości na Slacku albo zorganizuj nieformalne spotkanie przed tym dniem, aby omówić z zespołem korzyści płynące z dni bez spotkań.

Upewnij się, że wszyscy rozumieją, dlaczego ta koncepcja jest ważna i w jaki sposób pomoże im zwiększyć produktywność i kreatywność.

Czy brak dni spotkań ma jakieś wady?

Oczywiście zawsze istnieje ryzyko, że dni bez spotkań nie sprawdzą się w przypadku wszystkich osób. Niektórym może być trudno zachować koncentrację, gdy nie uczestniczą w spotkaniach, i mogą potrzebować bardziej ustrukturyzowanego podejścia lub wskazówek. Ponadto niektóre zadania lepiej omówić osobiście niż za pośrednictwem komunikatorów internetowych lub poczty elektronicznej, więc zakaz organizowania spotkań może spowodować pominięcie ważnych rozmów.

Należy również zauważyć, że dni bez spotkań nie oznaczają „dni bez komunikacji”. Koncepcja ta oznacza raczej, że w tych dniach należy ograniczyć lub wyeliminować spotkania, a współpraca powinna skupiać się na działaniach niezwiązanych ze spotkaniami, takich jak komunikacja asynchroniczna i burza mózgów, zarządzanie zadaniami, dokumentacja i komunikacja za pomocą czatu.

Dostosowanie i wdrożenie koncepcji dnia bez spotkań lub wielu dni bez spotkań wymaga zmiany sposobu myślenia w całej firmie. Niektórzy mogą obawiać się, że bez regularnych spotkań lub okazji do nadrobienia zaległości w kontaktach z innymi standardy mogą ulec obniżeniu. Rodzi to jednak pytania dotyczące pierwotnej struktury pracy i sposobu myślenia. Jeśli nie można ufać pracownikom, że będą wykonywać swoją pracę lub wzajemnie się rozliczać, może to oznaczać, że istnieją inne, głębsze problemy, którymi należy się zająć.

Rewolucja asynchroniczna

Chociaż wielu nie może po prostu zacząć rezygnować z trzech spotkań w tygodniu, istnieją inne sposoby na ograniczenie nadmiaru spotkań, z którymi borykają się pracownicy – zarówno tych obowiązkowych, jak i innych.

Komunikacja asynchroniczna – gdzie każdy może pracować we własnym tempie i współpracować w razie potrzeby – może zapewnić maksymalną produktywność i minimalne zmęczenie spotkaniami.

Narzędzia asynchroniczne, takie jak tl;dv idealną platformę do współpracy asynchronicznej, umożliwiając wielu osobom wspólną pracę nad projektami bez konieczności jednoczesnego przebywania w sieci. Niezależnie od tego, czy spotkania odbywają się za pośrednictwem Zoom, Google Meet, czy nawet w biurze, narzędzie to może pomóc w śledzeniu i dokumentowaniu całej komunikacji, która ma być odpowiednio udostępniona.

Pozwala to również pracownikom na większą produktywność w wykonywaniu zadań i osiąganie lepszych wyników dzięki mniejszemu rozpraszaniu uwagi przez nieproduktywne spotkania. Spotkania mogą odbywać się bez udziału wszystkich osób i być organizowane w czasie, miejscu i nastroju, które prowadzą do maksymalnej wydajności. 

Ostatecznie celem dnia bez spotkań jest stworzenie więcej czasu i przestrzeni na znaczącą pracę poprzez wyeliminowanie spotkań, które są niepotrzebne lub nieproduktywne. Należy pamiętać, że każda taka zmiana powinna wynikać z inicjatywy zarówno pracowników, jak i kierownictwa, aby odniosła sukces i stała się długotrwałą zmianą kulturową. 

Dlaczego nie spróbować dni bez spotkań i sprawdzić, jak to wpłynie na Twój przepływ pracy? Wyniki mogą Cię zaskoczyć.