Przejdź do treści
Czy uważasz, że mógłbyś pracować wydajniej? Jeśli tak, to nie jesteś sam. Wiele osób ma trudności z utrzymaniem wysokiej wydajności, zwłaszcza w środowisku korporacyjnym. Nie martw się jednak – istnieją sposoby, które pomogą Ci zwiększyć efektywność. W tym wpisie na blogu omówimy 20 z nich. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, które z nich będą dla Ciebie najbardziej przydatne!
Strategie dotyczące poprawy wydajności w pracy
1. Zorganizuj się
Pierwszym krokiem do osiągnięcia wydajności jest uporządkowanie swoich spraw. Oznacza to, że każda rzecz powinna mieć swoje miejsce i że wszystko powinno znajdować się na swoim miejscu. Gdy wiesz, gdzie wszystko się znajduje, oszczędzasz czas poświęcany na szukanie rzeczy. Powinieneś również opracować system działania, dzięki czemu będziesz mógł szybko i łatwo powtarzać te czynności.
Uporządkowanie spraw zależy od zestawu zasad, według których postanawiasz żyć i pracować. Prowadzenie osobnej listy zadań na każdy dzień, tydzień i miesiąc to jeden ze sposobów na utrzymanie porządku. Bez wyznaczonego celu możesz osiągać wyniki poniżej swoich rzeczywistych możliwości. Posiadanie celu, który chcesz osiągnąć, pomoże Ci skupić się na tym, co istotne, oraz rozwinąć dyscyplinę niezbędną do podejmowania codziennych wysiłków, które pozwolą Ci zwiększyć produktywność w pracy. Może to być awans, ukończenie projektu lub po prostu przywrócenie firmy na właściwe tory.
2. Ustal priorytety
Kiedy już uporządkujesz swoje sprawy, ważne jest, aby ustalić priorytety. Pomoże ci to skupić się na najważniejszych zadaniach i wykonać je w pierwszej kolejności. Spróbuj sporządzić listę zadań, układając je od najważniejszych do najmniej ważnych. W ten sposób możesz najpierw zająć się sprawami najpilniejszymi, a te mniej ważne zostawić na później.
Priorytety można ustalić tylko wtedy, gdy masz zestaw celów, które musisz osiągnąć. Jeśli celem Twojej firmy jest osiągnięcie najwyższego poziomu satysfakcji klientów, Twoim priorytetem numer jeden jest zadbanie o zadowolenie klientów. To jest Twój najważniejszy cel. Jeśli zajmujesz się sprzedażą i masz spotkanie, które może przynieść milion dolarów, oraz inne, które może przynieść dwieście tysięcy dolarów, a oba są zaplanowane na ten sam czas, któremu z nich dałbyś pierwszeństwo? Zdecydowanie temu z większym potencjałem. Nie znając celu, jakim jest osiągnięcie planu sprzedaży, możesz nadać im taki sam priorytet i stracić szansę na większą premię.
Jednym z głównych problemów przy ustalaniu priorytetów jest mylenie spraw pilnych ze sprawami priorytetowymi. To, że termin upływa za dwie godziny, nie oznacza, że warto poświęcać temu czas. Niektóre zadania, które nie wnoszą dużej wartości dodanej, można zlecić innym, a samemu skupić się na celach ważniejszych, choć niepilnych.
3. Rób przerwy
Robienie przerw może faktycznie pomóc ci pracować wydajniej, co może wydawać się sprzeczne z intuicją, zwłaszcza w naszej kulturze, w której liczy się tylko to, kto pracuje najdłużej. Zrobienie przerwy może pomóc ci uporządkować myśli i wrócić do pracy z nową energią, gdy czujesz się przytłoczony.
Prawda jest taka, że kiedy organizm się męczy, tracisz koncentrację i bez względu na to, jak długo siedzisz przy biurku, z upływem czasu możesz osiągać coraz mniej. Pamiętaj tylko, żeby nie odpoczywać zbyt długo, bo inaczej stracisz cenny czas. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu jest zaplanowanie przerw. Technika Pomodoro to jedna z popularnych metod pozwalających na robienie przerw pomiędzy okresami intensywnej pracy.
4. Deleguj zadania
Jeśli czujesz, że nie dajesz rady wszystkiego ogarnąć, warto spróbować przekazać część zadań innym. Dzięki temu będziesz mógł skupić się na najważniejszych sprawach ze swojej listy, podczas gdy ktoś inny zajmie się resztą.
Oczywiście ważne jest, aby wybrać osobę, która jest w stanie wykonać dane zadanie i której można zaufać, że je zrealizuje. Należy ustalić, które zadania wymagają wykonania teraz, a które mogą poczekać. Należy je sklasyfikować pod względem pilności i ważności. Zadania pilne i ważne należy wykonać natychmiast. Zadania pilne, ale nieważne, należy zlecić innym.
Jeśli masz zadania, które nie są pilne, ale są ważne, zaplanuj je na później. A jeśli natrafisz na zadania, które nie są ani ważne, ani pilne, koniecznie usuń je ze swojej listy – nie wymagają one Twojej energii ani skupienia. Delegowanie zadań jest proste dzięki tl;dv. Gdy jesteś na spotkaniu i chcesz przekazać zadania z listy rzeczy do zrobienia, po prostu oznacz odpowiedzialnego pracownika, a otrzyma on powiadomienie, tak jak w Dokumentach Google.
5. Wyznacz terminy
Wyznaczanie sobie terminów może być świetnym sposobem na zmotywowanie się do wykonania zadania. Kiedy wiesz, że masz określony czas na wykonanie zadania, łatwiej będzie Ci się skupić i szybko je wykonać. Pamiętaj tylko, aby termin był realistyczny, żeby nie doprowadzić się do stresu.
Jeśli od jakiegoś czasu wyznaczasz sobie terminy, być może zauważyłeś, że realizacja zadań zazwyczaj zajmuje więcej czasu, niż planowałeś. Zauważył to Douglas Hofstadter, który sformułował prawo Hofstadtera, zgodnie z którym „zawsze trwa to dłużej, niż się spodziewasz, nawet jeśli weźmiesz pod uwagę prawo Hofstadtera”.
Ustalając terminy, upewnij się, że są one realistyczne. Aby to osiągnąć, musisz dokładnie wiedzieć, ile czasu zajmie wykonanie danego zadania – nie wystarczy zgadywanie ani przybliżone szacunki. Jeśli planujesz swój czas i zamierzasz trzymać się tego harmonogramu, musisz zadbać o to, by terminy i ramy czasowe były jak najbardziej zbliżone do rzeczywistości.
6. Wykorzystaj możliwości technologii
Istnieje wiele różnych narzędzi technologicznych, które mogą pomóc Ci zwiększyć wydajność w pracy. Od oprogramowania do zarządzania projektami po internetowe narzędzia do planowania – na praktycznie każdy cel znajdziesz odpowiednie rozwiązanie. Poszukaj informacji i wybierz te, które najlepiej sprawdzą się w Twoim przypadku i zaspokoją Twoje potrzeby. Aplikacje przypominające, aplikacje do planowania, narzędzia do nagrywania wirtualnych spotkań, takie jak tl;dv, narzędzia komunikacyjne i wiele innych ułatwiają efektywne wykorzystanie czasu i pozwalają osiągnąć więcej w ciągu dnia.
Wdrożenie technologii w firmie może odciążyć pracowników od powtarzalnych i czasochłonnych zadań, pozwalając im skupić się na bardziej kreatywnych aspektach swojej pracy. Na przykład obsługę płac można zautomatyzować za pomocą oprogramowania takiego jak QuickBooks Payroll, Wave czy Gusto. Powierzenie wszystkim wypłatom systemowi pozwoli działowi księgowości skupić się na ważniejszych zadaniach, które mogą przyczynić się do rozwoju organizacji. Ponadto pracownicy mają łatwy dostęp do swoich odcinków wypłaty, co sprawia, że proces rozliczania wynagrodzeń przebiega płynniej dla wszystkich.
7. Unikaj czynników rozpraszających uwagę
Jeśli chcesz pracować wydajnie, ważne jest, aby zachować koncentrację. Oznacza to unikanie czynników rozpraszających, takich jak media społecznościowe, prywatne e-maile i rozmowy telefoniczne. Aplikacje takie jak Offtime, Moment, Flipd, Freedom i AppBlock zablokują dostęp do mediów społecznościowych w godzinach pracy, dzięki czemu będziesz mógł się skupić i wykonać więcej zadań w krótszym czasie. Jeśli to konieczne, stwórz system, który pozwoli Ci zablokować te czynniki rozpraszające, abyś mógł skupić się na pracy. Aplikacja Forest to prosta aplikacja, która pozwala zasadzić fikcyjne drzewo z zegarem. Musisz skupić się na pracy, dopóki nie upłynie czas, w przeciwnym razie Twoje drzewo uschnie. Forest jest dostępna jako aplikacja mobilna, a także jako rozszerzenie przeglądarki.
8. Wysypiaj się
Jeśli chcesz być produktywny w ciągu dnia, musisz się wyspać. Wynika to z faktu, że gdy jesteś wypoczęty, masz więcej energii i łatwiej się koncentrujesz. Aby osiągać najlepsze wyniki, zadbaj o to, by każdej nocy spać co najmniej osiem godzin. Jednym z najlepszych sposobów na maksymalne wykorzystanie czasu snu jest kładzenie się spać codziennie o tej samej porze, nawet w weekendy.
Dla przeciętnego człowieka standardem jest 8 godzin snu i właśnie do tego należy dążyć. Urządzenia elektroniczne to jedna z głównych przyczyn, dla których kładziemy się spać późno. Większość ekspertów od snu zaleca, aby trzymać urządzenia w innym pokoju. Staraj się nie korzystać z telefonu na dwie godziny przed snem. Dzięki temu przygotujesz umysł do głębokiego i spokojnego snu.
9. Odżywiaj się zdrowo
Twoje zdrowie fizyczne ma również wpływ na Twoją wydajność. Spożywanie fast foodów sprawi, że będziesz czuć się ospały i nie zapewni Ci energii potrzebnej do przetrwania dnia. Zamiast tego skup się na spożywaniu pożywnych posiłków, które zapewnią Ci energię na cały dzień.
10. Ćwicz regularnie
Aktywność fizyczna to kolejny ważny czynnik wpływający na Twoją produktywność. Aktywność fizyczna pomaga poprawić jasność umysłu i koncentrację. Dzięki temu w ciągu dnia uda Ci się wykonać więcej zadań. Pamiętaj więc, aby włączyć aktywność fizyczną do swojej codziennej rutyny. Dobrym sposobem na włączenie ruchu do dnia pracy są codzienne krótkie spacery podczas przerw.
Jeśli w Twoim miejscu pracy są sale do ćwiczeń, to tym lepiej. Większość ludzi nie uważa zdrowia za istotny czynnik wpływający na wydajność i efektywność. A przecież człowiek składa się z ciała, umysłu, duszy i ducha. Jeśli którykolwiek z tych aspektów ludzkiej egzystencji nie jest w równowadze, może to negatywnie wpłynąć na wydajność. Zaniedbywanie swojego ciała może ograniczyć ilość pracy, jaką jesteś w stanie wykonać. Kilka minut ćwiczeń dziennie może znacznie zmienić tę sytuację.
11. Znajdź czas dla siebie
Nie da się być produktywnym, jeśli nie dba się o siebie. Oznacza to, że każdego dnia trzeba znaleźć chwilę dla siebie, aby się zrelaksować i nabrać sił. Niezależnie od tego, czy jest to przerwa na przeczytanie ulubionej książki, czy spacer, pamiętaj, aby zapewnić sobie chwilę na odpoczynek. Często mówi się, że najlepsze pomysły przychodzą pod prysznicem, a nie w pracy czy podczas wielogodzinnego zagrzebywania się w papierach przy biurku. Zrelaksuj się i daj umysłowi czas na odzyskanie utraconej energii.
12. Znajdź równowagę między pracą a życiem prywatnym
Ważne jest, aby znaleźć równowagę między pracą a pozostałymi aspektami życia. Jeśli będziesz pracować bez przerwy, szybko się wypalisz i przestaniesz być produktywny. Z drugiej strony, jeśli nie będziesz pracować wystarczająco dużo, nie uda ci się wykonać wszystkich niezbędnych zadań. Znajdź równowagę, która będzie dla ciebie odpowiednia, tak abyś mógł być produktywny bez poświęcania życia prywatnego.
13. Wyznacz cele
Wyznaczanie sobie celów może być świetnym sposobem na utrzymanie właściwego kierunku i motywacji. Gdy masz konkretne cele, do których dążysz, łatwiej jest Ci zachować koncentrację i realizować zadania. Pamiętaj, aby wyznaczać zarówno cele krótkoterminowe, jak i długoterminowe, dzięki czemu z czasem będziesz mógł obserwować swoje postępy. Metoda SMART ( Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound ) to jeden z najpopularniejszych i jednocześnie najskuteczniejszych sposobów wyznaczania celów, które nie są zbyt ambitne, ale które możesz osiągnąć bez problemu.
14. Stwórz sobie plan dnia
Codzienna, zdyscyplinowana rutyna może pomóc Ci zwiększyć produktywność, ponieważ zapewnia porządek w życiu. Kiedy wiesz, co musisz zrobić każdego dnia, łatwiej jest zabrać się do pracy i wykonać zadania. Oczywiście pamiętaj też o elastyczności, aby móc dostosować się do nieprzewidzianych sytuacji. Stworzenie rutyny nie jest łatwe. Wymaga dyscypliny, a jej dopracowanie zajmuje sporo czasu.
Właśnie dlatego musisz być zdeterminowany, by osiągnąć swoje cele – i nie powinno ci przeszkadzać poświęcenie czasu na opracowanie najlepszego planu dnia, który pomoże ci utrzymać się na szczycie formy. Najlepszym sposobem na stworzenie takiego planu jest zbudowanie systemu nawyków dostosowanego do twojej osobowości. Kładź się spać i wstawaj o stałej porze. Zaczynaj pracę o stałej porze. Znajdź czas na analizę swoich nawyków, a dzięki konsekwentnej ocenie zyskasz zestaw podstawowych nawyków, które zapewnią ci doskonałą wydajność i ogromną produktywność.
15. Nie zwlekaj
Prokrastynacja to wróg produktywności. Jeśli ciągle coś odkładasz na później, nigdy niczego nie zrobisz. Dlatego pamiętaj, by zajmować się sprawami, gdy tylko się pojawią. Nie oznacza to, że musisz wszystko robić od razu, ale powinieneś przynajmniej zacząć nad tym pracować, żeby nie ciążyło ci to nad głową.
16. Naucz się mówić „nie”
Jednym z powodów, dla których ludzie zwlekają z wykonaniem zadań, jest to, że próbują zająć się zbyt wieloma sprawami naraz. Trudno będzie się skupić i cokolwiek zrobić, jeśli bierzesz na siebie więcej, niż jesteś w stanie udźwignąć. Naucz się więc odmawiać, gdy inni proszą cię o wykonanie zadań wykraczających poza zakres twoich kompetencji.
17. Myśl pozytywnie
Twoje nastawienie może mieć ogromny wpływ na Twoją wydajność. Jeśli będziesz mieć dobre nastawienie i wierzyć w siebie, znacznie łatwiej będzie Ci realizować swoje zadania. Jeśli jednak będziesz negatywnie nastawiony i pesymistyczny, znacznie trudniej będzie Ci znaleźć motywację do pracy. Dlatego nawet gdy sytuacja stanie się trudna, zachowaj dobre samopoczucie, pozostając pozytywnym i optymistycznym.
Wnioski
Istnieje wiele sposobów na zwiększenie wydajności pracy. Wypróbuj kilka z nich i sprawdź, które z nich są dla Ciebie najskuteczniejsze. Nie zapominaj też o ciągłym doskonaleniu się, aby z czasem osiągać coraz lepsze wyniki!
