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Pensi che potresti essere più efficiente sul lavoro? Se è così, non sei l'unico. Molte persone fanno fatica a essere produttive, soprattutto in un ambiente aziendale. Ma non preoccuparti: esistono soluzioni che possono aiutarti a diventare più efficiente. In questo articolo ne esamineremo 20. Continua a leggere per scoprire quali sono le più utili per te!
Strategie su come migliorare l'efficienza sul lavoro
1. Organizzati
Il primo passo per essere efficienti è organizzarsi. Ciò significa avere un posto per ogni cosa e tenere ogni cosa al proprio posto. Quando sai dove si trova ogni cosa, risparmierai tempo nella ricerca degli oggetti. Dovresti anche creare un sistema per svolgere le attività, in modo da poter ripetere il processo in modo rapido e semplice.
Per organizzarsi è necessario seguire una serie di regole che stabiliscono come vivere e lavorare. Avere una lista delle cose da fare specifica per ogni giorno, settimana e mese è un modo per mantenersi organizzati. Senza un obiettivo in mente, si rischia di non raggiungere il proprio vero potenziale. Avere un traguardo da raggiungere aiuta a concentrarsi su ciò che conta e a sviluppare la disciplina necessaria per compiere gli sforzi quotidiani che consentono di diventare più produttivi sul lavoro. Potrebbe trattarsi di ottenere quella promozione, portare a termine quel progetto o, semplicemente, rimettere in carreggiata l'azienda.
2. Stabilire le priorità
Una volta che ti sei organizzato, è importante stabilire delle priorità. Questo ti aiuterà a concentrarti sui compiti più importanti e a portarli a termine per primi. Prova a stilare un elenco dei tuoi compiti in ordine di importanza, dal più importante al meno importante. In questo modo, potrai occuparti prima delle questioni più urgenti e lasciare quelle meno importanti per dopo.
È possibile stabilire delle priorità solo quando si dispone di una serie di obiettivi da raggiungere. Se la tua azienda ha l’obiettivo di ottenere la massima soddisfazione dei clienti, la tua priorità assoluta è rendere felici i tuoi clienti. Questo è il tuo obiettivo più importante in assoluto. Se ti occupi di vendite e hai una chiamata che potrebbe valere un milione di dollari e un'altra che potrebbe valerne duecentomila, ed entrambe sono in programma alla stessa ora, a quale daresti la priorità? Sicuramente a quella con il potenziale maggiore. Senza sapere che l'obiettivo è raggiungere il tuo target di vendita, potresti assegnare la stessa priorità a entrambe e perdere l'occasione di un bonus più consistente.
Uno dei principali problemi nella definizione delle priorità è confondere le questioni urgenti con quelle prioritarie. Il fatto che una scadenza sia tra due ore non significa che meriti il tuo tempo. Potresti delegare alcuni compiti che non apportano un grande valore aggiunto, mentre ti dedichi agli obiettivi più importanti ma non urgenti.
3. Fai delle pause
Fare delle pause può effettivamente aiutarti a essere più efficiente, anche se può sembrare controintuitivo, soprattutto nella nostra cultura del "tutto o niente", dove chi lavora di più sembra avere successo. Fare una pausa potrebbe aiutarti a schiarirti le idee e a tornare al lavoro con rinnovata energia quando ti senti sopraffatto.
La verità è che quando il corpo è stanco, la concentrazione cala e, indipendentemente da quanto tempo si rimanga seduti alla scrivania, con il passare delle ore si rischia di essere sempre meno produttivi. Basta fare attenzione a non concedersi pause troppo lunghe, altrimenti si finisce per perdere tempo. Un modo per riuscirci è programmare le pause. La tecnica del Pomodoro è uno dei metodi più diffusi per assicurarsi di fare delle pause tra una sessione di lavoro intenso e l’altra.
4. Delegare i compiti
Se ti accorgi di avere difficoltà a portare a termine tutto, potrebbe essere utile delegare alcuni compiti ad altri. In questo modo, potrai concentrarti sulle cose più importanti della tua lista mentre qualcun altro si occupa del resto.
Ovviamente, è importante scegliere una persona che sia in grado di svolgere il compito e di cui ci si possa fidare. Quello che devi fare è capire quali compiti devono essere svolti subito e quali possono aspettare. Classificali in base all’urgenza e all’importanza. I compiti urgenti e importanti vanno svolti immediatamente. Quelli urgenti ma non importanti devono essere delegati.
Se hai attività che non sono urgenti ma importanti, rimandale a più tardi. E se trovi attività che non sono né importanti né urgenti, assicurati di eliminarle dalla tua lista: non meritano la tua energia e la tua attenzione. Delegare le attività è facile con tl;dv. Quando sei in riunione e devi delegare attività dalla tua lista di cose da fare, basta taggare il collaboratore responsabile e lui riceverà una notifica, proprio come in Google Docs.
5. Fissare delle scadenze
Fissarsi delle scadenze può essere un ottimo modo per motivarsi a portare a termine il lavoro. Quando sai di avere un lasso di tempo preciso per completare un compito, sarai più propenso a concentrarti e a portarlo a termine rapidamente. Assicurati solo che la scadenza sia realistica, in modo da non finire per sentirti stressato.
Se è da un po’ che fissi delle scadenze, avrai forse notato che i compiti richiedono solitamente più tempo di quanto avevi previsto. Questo fenomeno è stato osservato da Douglas Hofstadter, che ha formulato la legge di Hofstadter, secondo la quale «ci vuole sempre più tempo di quanto ci si aspetti, anche quando si tiene conto della legge di Hofstadter».
Quando fissi delle scadenze, assicurati che siano realistiche. Per farlo, devi sapere esattamente quanto tempo ci vuole per portare a termine un compito, non basarti su supposizioni o stime approssimative. Se stai pianificando il tuo tempo e intendi rispettare il programma con rigore, devi assicurarti che le scadenze e le tempistiche siano il più possibile in linea con la realtà.
6. Sfruttate la tecnologia
Esistono tantissimi strumenti tecnologici che possono aiutarti a lavorare in modo più efficiente. Dai software di gestione dei progetti agli strumenti di pianificazione online, ce n’è uno praticamente per ogni esigenza. Fai qualche ricerca e trova quelli più adatti a te e alle tue necessità. App per promemoria, app di pianificazione, strumenti per registrare riunioni virtuali come tl;dv, strumenti di comunicazione e molto altro ancora ti aiutano a gestire meglio il tuo tempo e a portare a termine più attività in una giornata.
L'introduzione della tecnologia nelle vostre attività operative può sollevare i dipendenti da compiti ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo, consentendo loro di concentrarsi sugli aspetti più creativi del proprio lavoro. Ad esempio, la gestione delle buste paga è un'attività che può essere automatizzata con software come QuickBooks Payroll, Wave e Gusto. Affidare a un sistema l'esecuzione di tutti i pagamenti salariali consentirà all'ufficio contabilità di concentrarsi su compiti più importanti, in grado di favorire la crescita dell'azienda. Inoltre, i dipendenti potranno accedere facilmente alle proprie buste paga, rendendo il processo di gestione delle retribuzioni più agevole per tutti.
7. Evita le distrazioni
Per essere efficienti, è importante rimanere concentrati mentre si lavora. Ciò significa evitare distrazioni come i social media, le e-mail personali e le telefonate. App come Offtime, Moment, Flipd, Freedom e AppBlock bloccano l’accesso ai social media durante l’orario di lavoro, consentendoti di concentrarti e di portare a termine più attività in meno tempo. Se necessario, crea un sistema che ti consenta di bloccare queste distrazioni in modo da poterti concentrare sul lavoro. L'app Forest è un'applicazione semplice che ti permette di piantare un albero fittizio con un timer. Devi concentrarti sul lavoro fino allo scadere del tempo, altrimenti il tuo albero muore. Forest è disponibile come app mobile e anche come estensione per browser.
8. Dormire a sufficienza
Se vuoi essere produttivo durante il giorno, devi dormire a sufficienza. Questo perché quando sei ben riposato, hai più energia e concentrazione. Assicurati di dormire almeno otto ore ogni notte per dare il meglio di te. Uno dei modi migliori per sfruttare al massimo il tempo dedicato al sonno è andare a dormire alla stessa ora ogni giorno, anche nei fine settimana.
Per la maggior parte delle persone, 8 ore di sonno sono la norma e dovresti puntare a raggiungere questo obiettivo. I dispositivi elettronici sono uno dei motivi principali per cui andiamo a dormire tardi. La maggior parte degli esperti del sonno consiglia di tenere i dispositivi in un'altra stanza. Cerca di stare lontano dal telefono nelle due ore che precedono l'ora di andare a letto. Questo aiuterà la tua mente a prepararsi per un sonno profondo e riposante.
9. Mangiare sano
Anche la tua salute fisica influisce sulla tua produttività. Mangiare cibo spazzatura ti farà sentire fiacco e non ti fornirà l'energia necessaria per affrontare la giornata. Concentrati invece su pasti nutrienti che ti consentiranno di mantenere le energie per tutta la giornata.
10. Fare esercizio fisico regolarmente
L'attività fisica è un altro fattore importante che influisce sulla tua produttività. Quando sei fisicamente attivo, puoi migliorare la lucidità mentale e la concentrazione. Di conseguenza, riuscirai a portare a termine più cose durante la giornata. Assicurati quindi di inserire un po' di esercizio fisico nella tua routine quotidiana. Un buon modo per integrare l'attività fisica nella tua giornata lavorativa è fare brevi passeggiate ogni giorno durante la pausa.
Se il tuo posto di lavoro dispone di strutture per l'attività fisica, tanto meglio. La maggior parte delle persone non considera la salute un elemento fondamentale per la produttività e l'efficienza. Ma l'essere umano è costituito da corpo, mente, anima e spirito. Se uno qualsiasi di questi aspetti dell'esistenza umana non è in equilibrio, ciò potrebbe influire sulla produttività. Trascurare il proprio corpo può ridurre la quantità di lavoro che si è in grado di svolgere. Bastano pochi minuti di esercizio fisico al giorno per cambiare radicalmente questa situazione.
11. Prenditi del tempo per te stesso
Non puoi essere produttivo se non ti prendi cura di te stesso. Questo significa assicurarti di dedicarti ogni giorno un po’ di tempo per rilassarti e ricaricare le batterie. Che si tratti di fare una pausa per leggere il tuo libro preferito o di andare a fare una passeggiata, assicurati di concederti un po’ di tempo per rilassarti. Si dice spesso che le idee migliori vengano sotto la doccia, non al lavoro o mentre ti affanni alla scrivania per ore. Rilassati e concedi alla tua mente il tempo di recuperare l'energia perduta.
12. Trovare un equilibrio tra vita professionale e vita privata
È importante trovare un equilibrio tra il lavoro e il resto della tua vita. Se lavori senza sosta, finirai presto per esaurirti e non sarai affatto produttivo. Ma se non lavori abbastanza, non riuscirai a portare a termine tutto ciò che devi fare. Trova un equilibrio che funzioni per te, in modo da poter essere produttivo senza sacrificare la tua vita privata.
13. Fissare degli obiettivi
Fissarsi degli obiettivi può essere un ottimo modo per mantenere la rotta e la motivazione. Quando hai degli obiettivi specifici verso cui tendere, sarai più propenso a rimanere concentrato e a portare a termine le cose. Assicurati di fissare sia obiettivi a breve che a lungo termine, in modo da poter vedere i progressi nel tempo. Il metodo Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound (SMART) è uno dei modi più comuni eppure efficaci per fissare obiettivi che non siano troppo ambiziosi, ma che tu possa raggiungere con precisione.
14. Crea una routine
Seguire una routine quotidiana ben strutturata può aiutarti ad essere più produttivo, perché ti offre un quadro di riferimento. Quando sai cosa devi fare ogni giorno, è più facile mettersi al lavoro e portare a termine le cose. Naturalmente, cerca anche di essere flessibile con la tua routine, in modo da poter far fronte agli imprevisti. Creare una routine non è facile: richiede disciplina e ci vuole molto tempo per perfezionarla.
Ecco perché devi impegnarti a raggiungere gli obiettivi per cui non ti dispiace dedicare del tempo a mettere a punto la routine migliore, che ti aiuti a dare sempre il massimo. Il modo migliore per costruire una routine è creare un sistema di abitudini basato sulla tua personalità. Vai a dormire e svegliati a un'ora precisa. Recati al lavoro a un'ora precisa. Prenditi del tempo per rivedere le tue varie abitudini e, grazie a una valutazione costante, avrai una solida serie di abitudini fondamentali che ti garantiranno un'efficienza perfetta e una produttività eccezionale.
15. Non rimandare
La procrastinazione è nemica della produttività. Se rimandi sempre tutto, non porterai mai a termine nulla. Assicurati quindi di occuparti delle cose non appena si presentano. Questo non significa che devi fare tutto immediatamente, ma dovresti almeno iniziare a lavorarci sopra, in modo che non ti pesino sulla coscienza.
16. Impara a dire di no
Uno dei motivi per cui le persone tendono a rimandare le cose è che cercano di fare troppe cose contemporaneamente. È difficile concentrarsi e portare a termine qualcosa se ci si assume più impegni di quanti se ne possano gestire. Imparate quindi a rifiutare le richieste degli altri che vi coinvolgono in attività che esulano dalle vostre competenze.
17. Sii positivo
Il tuo atteggiamento può fare un'enorme differenza nella tua produttività. Se hai un atteggiamento positivo e credi in te stesso, avrai molte più possibilità di portare a termine i tuoi compiti. Se invece sei negativo e pessimista, ti sarà molto più difficile trovare la motivazione per lavorare. Quindi, anche quando le cose si fanno difficili, mantieni alto il morale continuando a essere positivo e ottimista.
Conclusione
Esistono diversi modi per aumentare la tua efficienza lavorativa. Provane alcuni e scopri quali sono più efficaci per te. Inoltre, non dimenticare di continuare ad allenarti, così potrai migliorare nel tempo!
