Strategien zur Steigerung der Effizienz am Arbeitsplatz

Glaubst du, du könntest bei der Arbeit effektiver sein? Wenn ja, bist du nicht allein. Viele Menschen haben Schwierigkeiten, produktiv zu sein, besonders in einem Unternehmensumfeld. Aber keine Sorge, es gibt Lösungen, die dir helfen, effizienter zu werden. In diesem Blogbeitrag stellen wir dir 20 davon vor. Lies also weiter, um herauszufinden, welche für dich am nützlichsten sind!

Strategien zur Verbesserung der Effizienz am Arbeitsplatz

1. Sich organisieren

Der erste Schritt zu mehr Effizienz ist eine gute Organisation. Das bedeutet, dass alles seinen festen Platz hat und dort auch bleibt. Wenn du weißt, wo sich alles befindet, sparst du Zeit beim Suchen. Außerdem solltest du dir ein System für deine Arbeitsabläufe anlegen, damit du diese schnell und einfach wiederholen kannst.

Um organisiert zu bleiben, braucht es eine Reihe von Regeln, nach denen man leben und arbeiten möchte. Eine eigene To-do-Liste für jeden Tag, jede Woche und jeden Monat ist eine Möglichkeit, den Überblick zu behalten. Ohne ein Ziel vor Augen bleiben Sie möglicherweise hinter Ihren tatsächlichen Fähigkeiten zurück. Ein Ziel vor Augen zu haben, hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, und unterstützt Sie dabei, die Disziplin zu entwickeln, die für die täglichen Anstrengungen erforderlich ist, um bei der Arbeit produktiver zu werden. Das kann die Beförderung sein, der Abschluss eines Projekts oder einfach nur, das Unternehmen wieder auf Kurs zu bringen.

2. Prioritäten setzen

Sobald du alles organisiert hast, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Das hilft dir, dich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und diese zuerst zu erledigen. Versuche, eine Liste deiner Aufgaben zu erstellen, sortiert nach Wichtigkeit – von der wichtigsten bis zur unwichtigsten. Auf diese Weise kannst du dich zuerst um die dringendsten Punkte kümmern und die weniger wichtigen für später aufheben.

Prioritäten lassen sich nur setzen, wenn Sie eine Reihe von Zielen haben, die Sie erreichen müssen. Wenn Ihr Unternehmen das Ziel verfolgt, höchste Kundenzufriedenheit zu erreichen, ist es Ihre oberste Priorität, Ihre Kunden glücklich zu machen. Das ist Ihr allerwichtigstes Ziel. Wenn Sie im Vertrieb tätig sind und einen Verkaufsgespräch haben, das potenziell eine Million Dollar wert ist, sowie ein weiteres, das potenziell zweihunderttausend Dollar wert ist, und beide Termine zur gleichen Zeit angesetzt sind, welchem würden Sie Priorität einräumen? Definitiv dem mit dem größten Potenzial. Ohne das Ziel zu kennen, Ihr Umsatzziel zu erreichen, könnten Sie beiden die gleiche Priorität zuweisen und dadurch einen höheren Bonus verpassen.

Eines der Hauptprobleme bei der Festlegung von Prioritäten besteht darin, dringende Angelegenheiten mit wichtigen Angelegenheiten zu verwechseln. Die Tatsache, dass eine Frist in zwei Stunden abläuft, bedeutet nicht, dass diese Angelegenheit Ihre Zeit verdient. Sie können möglicherweise bestimmte Aufgaben delegieren, die keinen großen Mehrwert bieten, während Sie sich den wichtigeren, aber nicht dringenden Zielen widmen.

3. Machen Sie Pausen

Pausen können tatsächlich dazu beitragen, dass Sie effizienter arbeiten – was vielleicht kontraintuitiv erscheint, besonders in unserer „Hustle“-Kultur, in der derjenige, der am längsten arbeitet, scheinbar am erfolgreichsten ist. Eine Pause kann Ihnen helfen, den Kopf frei zu bekommen und mit neuer Energie an die Arbeit zurückzukehren, wenn Sie sich überfordert fühlen.

Die Wahrheit ist: Wenn dein Körper müde wird, bist du weniger konzentriert, und egal, wie lange du am Schreibtisch sitzt, wirst du im Laufe der Stunden möglicherweise immer weniger erledigen. Achte nur darauf, dass du nicht zu lange Pause machst, sonst verlierst du Zeit. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, deine Pausen einzuplanen. Die Pomodoro-Technik ist eine der beliebtesten Methoden, um sicherzustellen, dass du zwischen den Phasen intensiver Arbeit Pausen einlegst.

4. Aufgaben delegieren

Wenn Sie feststellen, dass Sie Schwierigkeiten haben, alles zu erledigen, kann es hilfreich sein, einige Aufgaben an andere zu delegieren. Auf diese Weise können Sie sich auf die wichtigsten Punkte auf Ihrer Liste konzentrieren, während sich jemand anderes um den Rest kümmert.

Natürlich ist es wichtig, jemanden auszuwählen, der die Aufgabe bewältigen kann und dem man zutrauen kann, sie zu erledigen. Sie müssen herausfinden, welche Aufgaben jetzt erledigt werden müssen und welche später. Bewerten Sie sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die Aufgaben, die dringend und wichtig sind, sollten sofort erledigt werden. Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, müssen delegiert werden.

Wenn du Aufgaben hast, die zwar nicht dringend, aber wichtig sind, plane sie für später ein. Und wenn du Aufgaben findest, die weder wichtig noch dringend sind, streiche sie unbedingt von deiner Liste – sie brauchen weder deine Energie noch deine Aufmerksamkeit. Mit tl;dv ist das Delegieren von Aufgaben ganz einfach. Wenn du in einer Besprechung bist und Aufgaben aus deiner To-do-Liste delegieren musst, markiere einfach den zuständigen Mitarbeiter, und dieser erhält eine Benachrichtigung – genau wie in Google Docs.

5. Fristen festlegen

Sich selbst Fristen zu setzen, kann eine hervorragende Methode sein, um sich zur Erledigung von Aufgaben zu motivieren. Wenn du weißt, dass du eine bestimmte Zeitspanne hast, um eine Aufgabe zu erledigen, wirst du dich eher darauf konzentrieren und sie zügig erledigen. Achte nur darauf, dass die Frist realistisch ist, damit du dich am Ende nicht gestresst fühlst.

Wenn Sie schon seit einiger Zeit Fristen festlegen, ist Ihnen vielleicht aufgefallen, dass Aufgaben meist länger dauern, als Sie geplant hatten. Dies hat Douglas Hofstadter beobachtet, der das Hofstadter-Gesetz formulierte, das besagt: „Es dauert immer länger, als man erwartet, selbst wenn man das Hofstadter-Gesetz berücksichtigt.“

Achten Sie bei der Festlegung von Fristen darauf, dass diese realistisch sind. Dazu müssen Sie genau wissen, was für die Erledigung einer Aufgabe erforderlich ist – nicht nur eine Vermutung oder eine grobe Schätzung. Wenn Sie Ihren Zeitplan erstellen und davon ausgehen, dass Sie sich strikt daran halten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Fristen und Zeitpläne so realitätsnah wie möglich sind.

6. Nutzen Sie die Vorteile der Technologie

Es gibt eine Vielzahl von technischen Hilfsmitteln, die Ihnen helfen können, bei der Arbeit effizienter zu sein. Von Projektmanagement-Software bis hin zu Online-Terminplanungs-Tools – für fast alles gibt es ein passendes Tool. Informieren Sie sich und finden Sie heraus, welche für Sie und Ihre Bedürfnisse am besten geeignet sind. Erinnerungs-Apps, Terminplanungs-Apps, Aufzeichnungsprogramme für virtuelle Meetings wie tl;dv, Kommunikations-Tools und vieles mehr machen es einfacher, Ihre Zeit effizienter zu nutzen und an einem Tag mehr zu erledigen.

Durch den Einsatz von Technologie in Ihrem Unternehmen können Mitarbeiter von sich wiederholenden und zeitaufwändigen Aufgaben entlastet werden, sodass sie sich auf die kreativeren Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren können. So lässt sich beispielsweise die Lohnabrechnung mit Software wie QuickBooks Payroll, Wave und Gusto automatisieren. Wenn ein System alle Gehaltszahlungen übernimmt, wird die Buchhaltungsabteilung entlastet und kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, die zum Wachstum des Unternehmens beitragen. Außerdem können Mitarbeiter ganz einfach auf ihre Gehaltsabrechnung zugreifen, was den Abrechnungsprozess für alle Beteiligten vereinfacht.

7. Vermeiden Sie Ablenkungen

Wenn du effizient arbeiten möchtest, ist es wichtig, konzentriert zu bleiben. Das bedeutet, Ablenkungen wie soziale Medien, private E-Mails und Telefonanrufe zu vermeiden. Apps wie Offtime, Moment, Flipd, Freedom und AppBlock sperren deine sozialen Medien während der Arbeitszeit, sodass du dich besser konzentrieren und in kürzerer Zeit mehr erledigen kannst. Richte dir bei Bedarf ein System ein, mit dem du diese Ablenkungen ausschalten kannst, damit du dich auf deine Arbeit konzentrieren kannst. Die App „Forest“ ist eine einfache App, mit der du mithilfe eines Timers einen fiktiven Baum pflanzen kannst. Du musst dich auf deine Arbeit konzentrieren, bis die Zeit abgelaufen ist, sonst stirbt dein Baum. „Forest“ ist als mobile App und auch als Browser-Erweiterung verfügbar.

8. Schlafen Sie ausreichend

Wenn Sie tagsüber produktiv sein wollen, müssen Sie ausreichend schlafen. Das liegt daran, dass Sie, wenn Sie ausgeruht sind, über mehr Energie und Konzentration verfügen. Achten Sie darauf, jede Nacht mindestens acht Stunden Schlaf zu bekommen, um Ihre beste Leistung zu erbringen. Eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Schlafzeit herausholen, ist, jeden Tag zur gleichen Zeit schlafen zu gehen, auch am Wochenende.

Für den Durchschnittsmenschen sind 8 Stunden Schlaf die Norm, und darauf sollten Sie hinarbeiten. Elektronische Geräte sind einer der Hauptgründe dafür, dass wir lange schlafen. Die meisten Schlafexperten raten dazu, Ihre Geräte in einem anderen Raum aufzubewahren. Versuchen Sie, Ihr Handy zwei Stunden vor dem Schlafengehen nicht mehr zu benutzen. So bereiten Sie Ihren Geist auf einen tiefen und erholsamen Schlaf vor.

9. Ernähren Sie sich gesund

Auch Ihre körperliche Gesundheit wirkt sich darauf aus, wie produktiv Sie sind. Wenn Sie sich von Junkfood ernähren, fühlen Sie sich träge und erhalten nicht die Energie, die Sie brauchen, um den Tag zu bewältigen. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, nahrhafte Mahlzeiten zu sich zu nehmen, die Ihnen den ganzen Tag über Energie liefern.

10. Regelmäßig Sport treiben

Bewegung ist ein weiterer wichtiger Faktor für Ihre Produktivität. Wenn Sie körperlich aktiv sind, kann dies dazu beitragen, Ihre geistige Klarheit und Konzentration zu verbessern. Dadurch können Sie im Laufe des Tages mehr erledigen. Achten Sie also darauf, etwas Bewegung in Ihren Tagesablauf einzubauen. Eine gute Möglichkeit, Bewegung in Ihren Arbeitstag zu integrieren, sind tägliche kurze Spaziergänge in den Pausen.

Wenn Ihr Arbeitsplatz über Fitnesseinrichtungen verfügt, ist das umso besser. Die meisten Menschen betrachten Gesundheit nicht als wesentlichen Faktor für Produktivität und Effizienz. Doch der Mensch besteht aus Körper, Verstand, Seele und Geist. Ist einer dieser Aspekte des menschlichen Daseins aus dem Gleichgewicht geraten, kann dies die Produktivität beeinträchtigen. Wenn Sie sich nicht um Ihren Körper kümmern, kann dies Ihre Leistungsfähigkeit einschränken. Schon wenige Minuten Bewegung pro Tag können hier viel bewirken.

11. Nimm dir Zeit für dich selbst

Du kannst nicht produktiv sein, wenn du nicht auf dich selbst achtest. Das bedeutet, dass du dir jeden Tag etwas Zeit für dich selbst nehmen solltest, um dich zu entspannen und neue Energie zu tanken. Ob du nun eine Pause machst, um dein Lieblingsbuch zu lesen, oder einen Spaziergang unternimmst – achte darauf, dass du dir Zeit zum Entspannen gönnst. Man sagt oft, dass die besten Ideen unter der Dusche entstehen, nicht bei der Arbeit oder wenn man stundenlang am Schreibtisch sitzt und sich durch den Stoff quält. Entspanne dich und gib deinem Geist Zeit, seine verlorene Energie wieder aufzutanken.

12. Eine Work-Life-Balance finden

Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu finden. Wenn du ständig arbeitest, wirst du schnell ausbrennen und überhaupt nicht mehr produktiv sein. Arbeitest du jedoch zu wenig, wirst du nicht alles erledigen können, was zu tun ist. Finde ein Gleichgewicht, das für dich funktioniert, damit du produktiv sein kannst, ohne dein Privatleben zu vernachlässigen.

13. Ziele setzen

Sich Ziele zu setzen, kann eine hervorragende Möglichkeit sein, am Ball zu bleiben und motiviert zu bleiben. Wenn du konkrete Ziele hast, auf die du hinarbeitest, fällt es dir leichter, konzentriert zu bleiben und Dinge zu erledigen. Achte darauf, sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele zu setzen, damit du im Laufe der Zeit Fortschritte erkennen kannst. Die SMART-Methode ( spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert ) ist eine der gängigsten und zugleich wirkungsvollsten Methoden, um Ziele zu setzen, die nicht unrealistisch sind, sondern die du genau treffen kannst.

14. Eine Routine entwickeln

Eine disziplinierte tägliche Routine kann dir helfen, produktiver zu sein, da sie dir Struktur verleiht. Wenn du weißt, was du jeden Tag zu tun hast, fällt es dir leichter, anzufangen und Dinge zu erledigen. Sei natürlich auch flexibel mit deiner Routine, damit du auf unerwartete Ereignisse reagieren kannst. Eine Routine zu entwickeln ist nicht einfach. Es erfordert Disziplin und es dauert lange, bis man sie perfektioniert hat.

Deshalb musst du entschlossen sein, deine Ziele zu erreichen, und bereit sein, Zeit in die Entwicklung der optimalen Routine zu investieren, die dir hilft, stets in Bestform zu bleiben. Der beste Weg, eine Routine aufzubauen, besteht darin, ein Gewohnheitssystem zu entwickeln, das auf deiner Persönlichkeit basiert. Geh zu einer bestimmten Zeit schlafen und steh zu einer bestimmten Zeit auf. Beginne deine Arbeit zu einer bestimmten Zeit. Nimm dir Zeit, deine verschiedenen Gewohnheiten zu überprüfen, und durch konsequente Bewertung wirst du eine Reihe von grundlegenden Gewohnheiten entwickeln, die dir zu perfekter Effizienz und enormer Produktivität verhelfen.

15. Zögere nicht

Aufschieben ist der Feind der Produktivität. Wenn du Dinge immer aufschiebst, wirst du nie etwas erledigen. Kümmere dich also darum, sobald etwas anfällt. Das bedeutet nicht, dass du alles sofort erledigen musst, aber du solltest zumindest damit anfangen, damit es nicht über dir schwebt.

16. Lerne, Nein zu sagen

Einer der Gründe, warum Menschen Dinge aufschieben, ist, dass sie versuchen, zu viele Dinge auf einmal zu erledigen. Es wird schwierig sein, sich zu konzentrieren und etwas zu erledigen, wenn man sich mehr vornimmt, als man bewältigen kann. Lerne also, wie du Anfragen von anderen ablehnen kannst, die Aufgaben betreffen, die außerhalb deines Kompetenzbereichs liegen.

17. Sei positiv

Deine Einstellung kann einen großen Einfluss darauf haben, wie produktiv du bist. Mit einer positiven Einstellung und Selbstvertrauen wirst du Dinge eher erledigen können. Bist du hingegen negativ und pessimistisch, wird es dir viel schwerer fallen, die Motivation zum Arbeiten zu finden. Also: Auch wenn es mal schwierig wird, behalte deine gute Laune bei, indem du weiterhin positiv und optimistisch bleibst.

Schlussfolgerung

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, deine Arbeitseffizienz zu steigern. Probiere ein paar davon aus und finde heraus, welche für dich am besten funktionieren. Vergiss auch nicht, weiter daran zu arbeiten, damit du dich mit der Zeit immer weiter verbessern kannst!