Denken Sie, dass Sie bei der Arbeit effektiver sein könnten? Wenn das der Fall ist, sind Sie nicht allein. Vielen Menschen fällt es schwer, produktiv zu sein, vor allem in einem Unternehmensumfeld. Aber keine Sorge, es gibt Lösungen, die Ihnen helfen, effizienter zu werden. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen 20 davon vor. Lesen Sie also weiter, um herauszufinden, welche davon für Sie am nützlichsten sind!
Strategien zur Verbesserung der Effizienz am Arbeitsplatz
1. Organisiert werden
Der erste Schritt zu einer effizienten Arbeitsweise besteht darin, sich zu organisieren. Das bedeutet, einen Platz für alles zu haben und alles an seinem Platz zu halten. Wenn Sie wissen, wo alles ist, sparen Sie Zeit bei der Suche nach Dingen. Sie sollten auch ein System für Ihre Arbeitsabläufe entwickeln, damit Sie diese schnell und einfach wiederholen können.
Die Organisation hängt von einer Reihe von Protokollen ab, nach denen Sie leben und arbeiten wollen. Eine Aufgabenliste für jeden Tag, jede Woche und jeden Monat ist eine Möglichkeit, organisiert zu bleiben. Wenn Sie kein Ziel vor Augen haben, können Sie unter Ihren tatsächlichen Möglichkeiten bleiben. Ein Ziel zu haben, das Sie erreichen wollen, hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die nötige Disziplin zu entwickeln, um täglich die notwendigen Anstrengungen zu unternehmen, um bei der Arbeit produktiver zu werden. Sei es, um befördert zu werden, ein Projekt abzuschließen oder einfach, um das Unternehmen wieder auf Kurs zu bringen.
2. Prioritäten setzen
Sobald Sie organisiert sind, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Das hilft Ihnen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und diese zuerst zu erledigen. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben in der Reihenfolge der wichtigsten bis unwichtigsten. Auf diese Weise können Sie die dringendsten Aufgaben zuerst erledigen und die weniger wichtigen für später aufheben.
Prioritäten können nur gesetzt werden, wenn Sie eine Reihe von Zielen haben, die Sie erreichen müssen. Wenn Ihr Unternehmen das Ziel hat, eine hohe Kundenzufriedenheit zu erreichen, ist es Ihre oberste Priorität, Ihre Kunden glücklich zu machen. Das ist Ihr wichtigstes Einzelziel. Wenn Sie im Vertrieb tätig sind und ein Verkaufsgespräch haben, das möglicherweise eine Million Dollar wert ist, und ein anderes, das möglicherweise zweihunderttausend Dollar wert ist, und beide Gespräche sind für dieselbe Zeit angesetzt, welchem würden Sie den Vorrang geben? Auf jeden Fall dem mit dem größten Potenzial. Wenn Sie nicht wissen, dass Sie Ihr Verkaufsziel erreichen wollen, könnten Sie beiden Anrufen die gleiche Priorität zuweisen und sich dadurch einen größeren Bonus entgehen lassen.
Eines der Hauptprobleme bei der Festlegung von Prioritäten ist die Verwechslung von dringenden Angelegenheiten mit vorrangigen Angelegenheiten. Die Tatsache, dass eine Frist in 2 Stunden abläuft, bedeutet nicht, dass sie Ihre Zeit wert ist. Vielleicht können Sie bestimmte Aufgaben, die keinen großen Mehrwert bringen, delegieren, während Sie die wichtigeren, aber nicht dringenden Ziele verfolgen.
3. Pausen machen
Pausen zu machen, kann Ihnen helfen, effizienter zu sein, was vielleicht kontraintuitiv erscheinen mag, vor allem in unserer hektischen Kultur, in der derjenige, der am längsten arbeitet, am erfolgreichsten zu sein scheint. Eine Pause kann Ihnen dabei helfen, Ihre Gedanken zu klären und erholt an die Arbeit zurückzukehren, wenn Sie überfordert sind.
Wenn Ihr Körper müde wird, sind Sie weniger konzentriert, und egal, wie lange Sie am Schreibtisch sitzen, können Sie im Laufe der Stunden immer weniger tun. Achten Sie nur darauf, dass Sie nicht zu lange Pausen einlegen, sonst verlieren Sie Zeit. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Ihre Pausen zu planen. Die Pomodoro-Technik ist eine der beliebtesten Methoden, um sicherzustellen, dass Sie zwischen den intensiven Arbeitsstunden Pausen einlegen.
4. Aufgaben delegieren
Wenn Sie feststellen, dass es Ihnen schwerfällt, alles zu erledigen, kann es hilfreich sein, einige Aufgaben an andere zu delegieren. Auf diese Weise können Sie sich auf die wichtigsten Punkte auf Ihrer Liste konzentrieren, während sich jemand anderes um den Rest kümmert.
Natürlich ist es wichtig, jemanden auszuwählen, der die Aufgabe bewältigen kann und dem Sie vertrauen können, dass er sie erledigt. Sie müssen herausfinden, welche Aufgaben jetzt erledigt werden müssen und welche später. Bewerten Sie sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die Aufgaben, die dringend und wichtig sind, sollten sofort erledigt werden. Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, müssen delegiert werden.
Wenn Sie Aufgaben haben, die nicht dringend, aber wichtig sind, verschieben Sie sie auf später. Und wenn Sie Aufgaben finden, die weder wichtig noch dringend sind, streichen Sie diese Aufgaben von Ihrer Liste, denn sie brauchen Ihre Energie und Aufmerksamkeit nicht. Das Delegieren von Aufgaben ist mit tl;dv ganz einfach. Wenn Sie in einer Besprechung sind und Aufgaben aus Ihrer Liste delegieren müssen, markieren Sie einfach den zuständigen Mitarbeiter und er wird benachrichtigt, genau wie in Google Text & Tabellen.
5. Fristen setzen
Sich selbst Fristen zu setzen, kann eine gute Möglichkeit sein, sich zu motivieren, die Arbeit zu erledigen. Wenn Sie wissen, dass Sie eine Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigen müssen, können Sie sich besser konzentrieren und die Aufgabe schnell erledigen. Achten Sie nur darauf, dass die Frist realistisch ist, damit Sie nicht in Stress geraten.
Wenn Sie sich schon seit einiger Zeit Fristen setzen, haben Sie vielleicht festgestellt, dass Aufgaben in der Regel länger dauern als geplant. Dies wurde von Douglas Hofstadter beobachtet, der das Hofstadtersche Gesetz aufstellte, das besagt: "Es dauert immer länger, als man erwartet, selbst wenn man das Hofstadtersche Gesetz berücksichtigt.".
Bei der Festlegung von Fristen sollten Sie darauf achten, dass diese realistisch sind. Um dies zu erreichen, müssen Sie genau wissen, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe benötigen, und nicht nur eine Vermutung oder eine grobe Schätzung. Wenn Sie Ihre Zeit einplanen und erwarten, dass Sie sie vernünftig einhalten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Fristen und Zeitpläne so realitätsnah wie möglich sind.
6. Nutzen Sie die Vorteile der Technologie
Es gibt alle möglichen technischen Hilfsmittel, die Ihnen helfen können, bei der Arbeit effizienter zu sein. Von Projektmanagement-Software bis hin zu Online-Planungstools gibt es für fast alles ein Tool. Recherchieren Sie und finden Sie die Tools, die für Sie und Ihre Bedürfnisse am besten geeignet sind. Erinnerungs-Apps, Terminplanungs-Apps, virtuelle Meeting-Recorder wie tl;dv, Kommunikations-Tools und vieles mehr machen es einfacher, effizienter mit Ihrer Zeit umzugehen und mehr an einem Tag zu erledigen.
Der Einsatz von Technologie in Ihrem Unternehmen kann Ihre Mitarbeiter von sich wiederholenden und zeitraubenden Aufgaben entlasten und es ihnen ermöglichen, sich auf kreativere Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Beispiel kann mit Software wie QuickBooks Payroll, Wave und Gusto automatisiert werden. Durch die Einführung eines Systems zur Abwicklung aller Gehaltszahlungen wird die Buchhaltungsabteilung entlastet und kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, die zum Wachstum des Unternehmens beitragen können.
7. Vermeiden Sie Ablenkungen
Wenn Sie effizient arbeiten wollen, ist es wichtig, sich zu konzentrieren. Das bedeutet, dass Sie Ablenkungen wie soziale Medien, persönliche E-Mails und Anrufe vermeiden sollten. Apps wie Offtime, Moment, Flipd, Freedom und AppBlock blockieren Ihre sozialen Medien während der Arbeitszeit, damit Sie sich konzentrieren und in kürzerer Zeit mehr erledigen können. Richten Sie bei Bedarf ein System ein, mit dem Sie diese Ablenkungen ausblenden können, damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Die App Forest ist eine einfache App, mit der Sie einen fiktiven Baum mit einem Timer pflanzen können. Sie müssen sich auf Ihre Arbeit konzentrieren, bis die Zeit abläuft, sonst stirbt Ihr Baum. Forest ist sowohl als mobile App als auch als Browsererweiterung erhältlich.
8. Genug Schlaf bekommen
Wenn Sie tagsüber produktiv sein wollen, müssen Sie ausreichend schlafen. Das liegt daran, dass Sie mehr Energie und Konzentration haben, wenn Sie gut ausgeruht sind. Achten Sie darauf, dass Sie jede Nacht mindestens acht Stunden Schlaf bekommen, um Ihre beste Leistung zu erbringen. Eine der besten Methoden, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Schlafzeit optimal nutzen, besteht darin, jeden Tag zur gleichen Zeit zu schlafen, auch an den Wochenenden.
Für den Durchschnittsmenschen sind 8 Stunden Schlaf die Norm, und das sollten Sie auch anstreben. Geräte sind einer der Hauptgründe, warum wir so lange schlafen. Die meisten Schlafexperten raten, dass Sie Ihre Geräte in einem anderen Raum aufbewahren. Versuchen Sie, sich zwei Stunden vor dem Zubettgehen von Ihrem Handy fernzuhalten. Dies wird Ihren Geist auf einen gesunden und erholsamen Schlaf vorbereiten.
9. Gesund ernähren
Ihre körperliche Gesundheit wirkt sich auch darauf aus, wie produktiv Sie sind. Wenn Sie Junkfood essen, fühlen Sie sich träge und haben nicht die Energie, die Sie brauchen, um den Tag zu überstehen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf nahrhafte Mahlzeiten, die Ihre Batterien den ganzen Tag über aufladen.
10. Regelmäßig Sport treiben
Bewegung ist ein weiterer wichtiger Faktor, wenn es darum geht, wie produktiv man ist. Wenn Sie körperlich aktiv sind, kann dies Ihre geistige Klarheit und Konzentration verbessern. Dadurch sind Sie in der Lage, während des Tages mehr zu erledigen. Sorgen Sie also dafür, dass Sie etwas Bewegung in Ihren Tagesablauf einbauen. Eine gute Möglichkeit, Bewegung in Ihren Arbeitstag einzubauen, sind kurze Spaziergänge in den Pausen.
Wenn Ihr Arbeitsplatz über Fitnesseinrichtungen verfügt, ist das sogar noch viel besser. Die meisten Menschen betrachten die Gesundheit nicht als einen wichtigen Bestandteil von Produktivität und Effizienz. Aber ein Mensch besteht aus Körper, Geist, Seele und Geist. Wenn einer dieser Aspekte der menschlichen Existenz nicht im Gleichgewicht ist, kann dies die Produktivität beeinträchtigen. Wenn Sie sich nicht um Ihren Körper kümmern, können Sie weniger arbeiten. Schon ein paar Minuten Bewegung pro Tag können das ändern.
11. Nehmen Sie sich Zeit für sich selbst
Man kann nicht produktiv sein, wenn man sich nicht um sich selbst kümmert. Das bedeutet, dass Sie sich jeden Tag etwas Zeit für sich selbst nehmen sollten, um sich zu entspannen und neue Energie zu tanken. Ganz gleich, ob Sie eine Pause einlegen, um Ihr Lieblingsbuch zu lesen, oder ob Sie spazieren gehen - sorgen Sie dafür, dass Sie sich etwas Zeit zum Entspannen nehmen. Es wird oft gesagt, dass die besten Ideen unter der Dusche entstehen, nicht bei der Arbeit oder wenn man stundenlang am Schreibtisch sitzt. Entspannen Sie sich und geben Sie Ihrem Geist Zeit, die verlorene Energie wieder zu sammeln.
12. Work-Life-Balance finden
Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen der Arbeit und dem Rest des Lebens zu finden. Wenn Sie die ganze Zeit arbeiten, werden Sie schnell ausbrennen und nicht mehr produktiv sein. Wenn Sie aber nicht genug arbeiten, werden Sie nicht alles schaffen, was zu tun ist. Finden Sie ein Gleichgewicht, das für Sie funktioniert, damit Sie produktiv sein können, ohne Ihr Privatleben zu opfern.
13. Ziele setzen
Sich selbst Ziele zu setzen, kann ein guter Weg sein, um auf Kurs zu bleiben und sich zu motivieren. Wenn Sie konkrete Ziele haben, auf die Sie hinarbeiten, ist es wahrscheinlicher, dass Sie konzentriert bleiben und die Dinge erledigen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele setzen, damit Sie im Laufe der Zeit Fortschritte sehen können. Die SMART-Methode ( Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound ) ist eine der gebräuchlichsten und zugleich wirkungsvollsten Methoden, um sich Ziele zu setzen, die nicht zu hoch gesteckt sind, sondern die Sie auf Anhieb erreichen können.
14. Eine Routine erstellen
Eine disziplinierte tägliche Routine kann Ihnen helfen, produktiver zu sein, denn sie gibt Ihnen Struktur. Wenn Sie wissen, was Sie jeden Tag zu tun haben, fällt es Ihnen leichter, sich auf den Weg zu machen und die Dinge zu erledigen. Natürlich sollten Sie auch bei Ihrer Routine flexibel sein, damit Sie auf unerwartete Ereignisse reagieren können. Es ist nicht leicht, eine Routine zu entwickeln. Es erfordert Disziplin und braucht viel Zeit, um sie zu perfektionieren.
Deshalb müssen Sie sich so sehr für die Erreichung Ihrer Ziele engagieren, dass es Ihnen nichts ausmacht, Zeit in die Entwicklung der besten Routine zu investieren, die Ihnen hilft, an der Spitze Ihres Spiels zu bleiben. Der beste Weg, eine Routine aufzubauen, ist die Schaffung eines Gewohnheitssystems, das auf Ihrer Persönlichkeit basiert. Schlafen und Aufwachen zu einer bestimmten Zeit. Gehen Sie zu einer bestimmten Zeit zur Arbeit. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre verschiedenen Gewohnheiten zu überprüfen, und durch eine konsequente Bewertung werden Sie eine Reihe von Eckpfeilern haben, die Ihnen zu perfekter Effizienz und enormer Produktivität verhelfen.
15. Nicht aufschieben
Aufschieberitis ist der Feind der Produktivität. Wenn Sie Dinge immer wieder aufschieben, werden Sie nie etwas fertig bekommen. Sorgen Sie also dafür, dass Sie sich um Dinge kümmern, sobald sie auftauchen. Das bedeutet nicht, dass Sie alles sofort erledigen müssen, aber Sie sollten zumindest anfangen, daran zu arbeiten, damit es Ihnen nicht über den Kopf wächst.
16. Lernen, Nein zu sagen
Einer der Gründe, warum Menschen Dinge aufschieben, ist, dass sie versuchen, zu viele Dinge auf einmal zu erledigen. Es wird schwierig sein, sich zu konzentrieren und etwas zu erledigen, wenn man sich mehr vornimmt, als man bewältigen kann. Lernen Sie also, Aufforderungen von anderen abzulehnen, Tätigkeiten auszuführen, die nicht in Ihren Kompetenzbereich fallen.
17. Positiv sein
Ihre Einstellung kann einen großen Einfluss darauf haben, wie produktiv Sie sind. Wenn Sie eine gute Einstellung haben und an sich selbst glauben, werden Sie eher etwas zustande bringen. Wenn Sie jedoch negativ und pessimistisch sind, wird es viel schwieriger sein, die Motivation zum Arbeiten zu finden. Bleiben Sie also auch in schwierigen Zeiten bei guter Laune, indem Sie weiterhin positiv und optimistisch bleiben.
Schlussfolgerung
Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern. Probieren Sie einige davon aus und finden Sie heraus, welche für Sie am effektivsten sind. Vergessen Sie auch nicht, weiter zu trainieren, damit Sie sich mit der Zeit weiter verbessern können!
