Passer au contenu
Pensez-vous que vous pourriez être plus efficace au travail ? Si c'est le cas, vous n'êtes pas le seul. Beaucoup de gens ont du mal à être productifs, surtout en entreprise. Mais ne vous inquiétez pas, il existe des solutions pour vous aider à gagner en efficacité. Nous allons en passer en revue 20 dans cet article. Alors continuez à lire pour découvrir celles qui vous seront les plus utiles !
Stratégies sur la façon d'améliorer l'efficacité au travail
1. Organisez-vous
La première étape pour être efficace consiste à s'organiser. Cela signifie avoir une place pour chaque chose et remettre chaque chose à sa place. Lorsque vous savez où se trouve chaque chose, vous gagnez du temps en évitant de les chercher. Vous devriez également mettre en place une méthode de travail qui vous permette de répéter le processus rapidement et facilement.
Pour s'organiser, il faut suivre un ensemble de règles que l'on choisit d'appliquer dans sa vie et son travail. Tenir une liste de tâches spécifique pour chaque jour, chaque semaine et chaque mois est un moyen de rester organisé. Sans objectif précis, vous risquez de ne pas exploiter pleinement votre potentiel. Avoir un objectif à atteindre vous aidera à vous concentrer sur l'essentiel et à développer la discipline nécessaire pour fournir les efforts quotidiens indispensables à une meilleure productivité au travail. Il peut s'agir d'obtenir cette promotion, de mener à bien ce projet ou, tout simplement, de remettre l'entreprise sur les rails.
2. Définir les priorités
Une fois que vous êtes bien organisé, il est important de définir vos priorités. Cela vous aidera à vous concentrer sur les tâches les plus importantes et à les accomplir en premier. Essayez de classer vos tâches par ordre d'importance, de la plus importante à la moins importante. Ainsi, vous pourrez vous attaquer en premier lieu aux tâches les plus urgentes et garder les moins importantes pour plus tard.
On ne peut établir des priorités que lorsqu'on a défini un ensemble d'objectifs à atteindre. Si votre entreprise a pour objectif d'atteindre un niveau de satisfaction client exceptionnel, votre priorité absolue est de satisfaire vos clients. C'est votre objectif le plus important. Si vous travaillez dans la vente et que vous avez un rendez-vous commercial qui pourrait rapporter un million de dollars et un autre qui pourrait rapporter deux cent mille dollars, et que ces deux rendez-vous sont prévus au même moment, lequel privilégieriez-vous ? Sans aucun doute celui qui présente le plus grand potentiel. Si vous ne connaissez pas votre objectif de chiffre d'affaires, vous risquez de leur accorder la même priorité et de passer à côté d'une prime plus importante.
L'une des principales difficultés lorsqu'il s'agit de définir des priorités est de confondre les questions urgentes avec celles qui sont prioritaires. Ce n'est pas parce qu'une échéance est fixée dans deux heures qu'elle mérite nécessairement que vous y consacriez votre temps. Vous pouvez déléguer certaines tâches qui n'apportent pas beaucoup de valeur ajoutée afin de vous concentrer sur des objectifs plus importants, mais non urgents.
3. Faites des pauses
Faire des pauses peut en réalité vous aider à être plus efficace, ce qui peut sembler paradoxal, surtout dans notre culture du « tout travail » où celui qui travaille le plus longtemps semble être celui qui réussit. Faire une pause peut vous aider à vous vider l'esprit et à reprendre le travail avec un regain d'énergie lorsque vous vous sentez débordé.
En réalité, lorsque votre corps est fatigué, vous êtes moins concentré et, quel que soit le temps que vous passez assis à votre bureau, votre rendement risque de diminuer au fil des heures. Veillez simplement à ne pas vous accorder de pauses trop longues, sinon vous perdrez du temps. Une bonne façon d'y parvenir est de planifier vos pauses. La technique Pomodoro est l'une des méthodes les plus répandues pour s'assurer de faire des pauses entre deux périodes de travail intense.
4. Déléguer des tâches
Si vous avez du mal à tout faire, il peut être utile de déléguer certaines tâches à d'autres personnes. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur les points les plus importants de votre liste pendant que quelqu'un d'autre s'occupe du reste.
Bien sûr, il est important de choisir quelqu’un qui soit capable d’accomplir la tâche et en qui vous pouvez avoir confiance pour la mener à bien. Vous devez déterminer quelles tâches doivent être effectuées immédiatement et lesquelles peuvent attendre. Classez-les en fonction de leur urgence et de leur importance. Les tâches à la fois urgentes et importantes doivent être effectuées immédiatement. Les tâches urgentes mais sans importance doivent être déléguées.
Si certaines tâches ne sont pas urgentes mais importantes, programmez-les pour plus tard. Et si vous identifiez des tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes, veillez à les supprimer de votre liste : elles ne méritent pas que vous y consacriez votre énergie et votre attention. Déléguer des tâches est un jeu d'enfant avec tl;dv. Lorsque vous êtes en réunion et que vous devez déléguer des tâches de votre liste de choses à faire, il vous suffit de mentionner le collaborateur concerné : il recevra une notification, exactement comme dans Google Docs.
5. Fixer des délais
Se fixer des délais peut être un excellent moyen de se motiver pour accomplir son travail. Lorsque vous savez que vous disposez d'un délai précis pour mener à bien une tâche, vous aurez davantage tendance à vous concentrer et à la réaliser rapidement. Veillez simplement à ce que ce délai soit réaliste afin de ne pas finir par vous sentir stressé.
Si vous fixez des délais depuis un certain temps, vous avez peut-être remarqué que les tâches prennent généralement plus de temps que prévu. C'est ce qu'a observé Douglas Hofstadter, qui a formulé la loi de Hofstadter, selon laquelle « cela prend toujours plus de temps que prévu, même lorsque l'on tient compte de la loi de Hofstadter ».
Lorsque vous fixez des délais, veillez à ce qu'ils soient réalistes. Pour cela, vous devez savoir exactement ce qu'implique la réalisation d'une tâche, et non vous contenter d'une supposition ou d'une estimation approximative. Si vous planifiez votre temps et comptez respecter votre planning de manière rigoureuse, vous devez vous assurer que vos délais et votre calendrier sont aussi proches que possible de la réalité.
6. Tirez parti de la technologie
Il existe toute une gamme d'outils technologiques qui peuvent vous aider à gagner en efficacité au travail. Des logiciels de gestion de projet aux outils de planification en ligne, il existe un outil pour pratiquement tout. Faites quelques recherches et trouvez ceux qui vous conviennent le mieux et qui répondent à vos besoins. Les applications de rappel, les applications de planification, les outils d'enregistrement de réunions virtuelles comme tl;dv, les outils de communication et bien d'autres encore vous permettent de gérer plus facilement votre temps et d'en faire davantage en une journée.
L'intégration de la technologie dans vos opérations peut soulager vos employés des tâches répétitives et chronophages, leur permettant ainsi de se concentrer sur les aspects plus créatifs de leur travail. Par exemple, la gestion des salaires peut être automatisée à l'aide de logiciels tels que QuickBooks Payroll, Wave et Gusto. Le fait de confier à un système le versement de tous les salaires permettra au service comptable de se concentrer sur des tâches plus importantes, susceptibles de contribuer à la croissance de l'entreprise. De plus, les employés peuvent facilement consulter leur bulletin de paie, ce qui facilite le processus de gestion des salaires pour tout le monde.
7. Évitez les distractions
Il est important de rester concentré lorsque vous travaillez si vous voulez être efficace. Cela implique d'éviter les distractions telles que les réseaux sociaux, les e-mails personnels et les appels téléphoniques. Des applications comme Offtime, Moment, Flipd, Freedom et AppBlock bloqueront vos réseaux sociaux pendant vos heures de travail afin que vous puissiez vous concentrer et en faire plus en moins de temps. Si nécessaire, mettez en place un système vous permettant de bloquer ces distractions afin de pouvoir vous concentrer sur votre travail. L'application Forest est une application simple qui vous permet de planter un arbre fictif à l'aide d'un minuteur. Vous devez vous concentrer sur votre travail jusqu'à ce que le temps soit écoulé, sinon votre arbre meurt. Forest est disponible sous forme d'application mobile et d'extension de navigateur.
8. Dormez suffisamment
Si vous voulez être productif pendant la journée, vous devez dormir suffisamment. En effet, lorsque vous êtes bien reposé, vous avez plus d'énergie et vous êtes plus concentré. Veillez à dormir au moins huit heures par nuit pour donner le meilleur de vous-même. L'un des meilleurs moyens de tirer le meilleur parti de votre sommeil est de vous coucher à la même heure tous les jours, même le week-end.
Pour la plupart des gens, 8 heures de sommeil constituent la norme, et c'est ce que vous devriez vous efforcer d'atteindre. Les appareils électroniques sont l'une des principales raisons pour lesquelles nous nous couchons tard. La plupart des spécialistes du sommeil recommandent de laisser vos appareils dans une autre pièce. Essayez de ne pas toucher à votre téléphone pendant les deux heures qui précèdent le coucher. Cela permettra à votre esprit de se préparer à un sommeil profond et réparateur.
9. Mangez sainement
Votre santé physique a également une incidence sur votre productivité. Manger de la malbouffe vous rendra apathique et ne vous apportera pas l'énergie dont vous avez besoin pour tenir toute la journée. Privilégiez plutôt des repas équilibrés qui vous permettront de rester en forme tout au long de la journée.
10. Faites régulièrement de l'exercice
L'activité physique est un autre facteur important qui influe sur votre productivité. Lorsque vous êtes physiquement actif, cela peut vous aider à améliorer votre clarté mentale et votre concentration. Vous serez ainsi en mesure d'accomplir davantage de tâches au cours de la journée. Veillez donc à intégrer une activité physique à votre routine quotidienne. Un bon moyen d'intégrer de l'exercice à votre journée de travail consiste à faire de courtes promenades chaque jour pendant vos pauses.
Si votre lieu de travail dispose d'installations sportives, c'est encore mieux. La plupart des gens ne considèrent pas la santé comme un élément essentiel de la productivité et de l'efficacité. Or, l'être humain est constitué d'un corps, d'un esprit, d'une âme et d'un esprit. Si l'un de ces aspects de l'existence humaine n'est pas en équilibre, cela peut nuire à la productivité. Ne pas prendre soin de son corps peut réduire la quantité de travail que l'on est capable d'accomplir. Quelques minutes d'exercice par jour suffisent largement à changer la donne.
11. Prenez du temps pour vous
Vous ne pouvez pas être productif si vous ne prenez pas soin de vous. Cela signifie qu’il faut veiller à vous réserver chaque jour un moment pour vous détendre et recharger vos batteries. Que ce soit en faisant une pause pour lire votre livre préféré ou en allant vous promener, assurez-vous de vous accorder un moment de détente. On dit souvent que les meilleures idées surgissent sous la douche, et non au travail ou lorsque vous vous penchez sur votre bureau pendant des heures. Détendez-vous et laissez à votre esprit le temps de récupérer l'énergie perdue.
12. Trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Il est important de trouver un équilibre entre le travail et le reste de votre vie. Si vous travaillez sans arrêt, vous finirez rapidement par vous épuiser et ne serez plus du tout productif. Mais si vous ne travaillez pas assez, vous ne parviendrez pas à accomplir tout ce qui doit être fait. Trouvez un équilibre qui vous convienne afin de pouvoir être productif sans pour autant sacrifier votre vie personnelle.
13. Fixer des objectifs
Se fixer des objectifs peut être un excellent moyen de rester sur la bonne voie et de garder sa motivation. Lorsque vous avez des objectifs précis vers lesquels vous tendez, vous avez plus de chances de rester concentré et d'aller jusqu'au bout de vos projets. Veillez à vous fixer à la fois des objectifs à court terme et à long terme afin de pouvoir constater vos progrès au fil du temps. La méthode SMART ( Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini ) est l'une des méthodes les plus courantes et pourtant les plus efficaces pour se fixer des objectifs qui ne sont pas trop ambitieux, mais que vous pouvez atteindre sans difficulté.
14. Mettez en place une routine
Avoir une routine quotidienne bien réglée peut vous aider à être plus productif, car cela vous apporte une certaine structure. Lorsque vous savez ce que vous avez à faire chaque jour, il est plus facile de se mettre au travail et d’accomplir vos tâches. Bien sûr, faites preuve de souplesse dans votre routine afin de pouvoir vous adapter aux imprévus. Mettre en place une routine n’est pas chose facile. Cela demande de la discipline et beaucoup de temps pour y parvenir.
C'est pourquoi vous devez vous engager à atteindre vos objectifs et ne pas hésiter à consacrer du temps à mettre au point la meilleure routine possible pour rester au sommet de votre forme. La meilleure façon d'établir une routine consiste à créer un système d'habitudes adapté à votre personnalité. Couchez-vous et levez-vous à une heure fixe. Rendez-vous au travail à une heure précise. Prenez le temps d'évaluer vos différentes habitudes et, grâce à une analyse régulière, vous disposerez d'un ensemble d'habitudes fondamentales qui vous permettront de rester parfaitement efficace et d'atteindre une productivité maximale.
15. Ne remettez pas à plus tard
La procrastination est l'ennemie de la productivité. Si vous remettez toujours tout à plus tard, vous n'arriverez jamais à rien. Veillez donc à vous occuper des choses dès qu'elles se présentent. Cela ne signifie pas que vous devez tout faire immédiatement, mais vous devriez au moins commencer à vous y atteler pour que cela ne vous pèse pas.
16. Apprenez à dire non
L'une des raisons pour lesquelles on a tendance à remettre les choses à plus tard, c'est qu'on essaie d'en faire trop à la fois. Il est difficile de se concentrer et d'accomplir quoi que ce soit si l'on se charge de plus de tâches qu'on ne peut en assumer. Apprenez donc à refuser les demandes des autres lorsqu'il s'agit d'activités qui ne relèvent pas de votre domaine de compétence.
17. Restez positif
Votre attitude peut avoir une influence considérable sur votre niveau de productivité. Vous aurez plus de chances d'atteindre vos objectifs si vous adoptez une attitude positive et que vous croyez en vous. En revanche, si vous êtes négatif et pessimiste, il vous sera beaucoup plus difficile de trouver la motivation nécessaire pour travailler. Alors, même lorsque les choses se compliquent, gardez le moral en restant positif et optimiste.
Conclusion
Il existe de nombreuses façons d'améliorer votre efficacité au travail. Testez-en quelques-unes et voyez celles qui vous conviennent le mieux. N'oubliez pas non plus de continuer à vous former pour progresser au fil du temps !
