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¿Crees que podrías ser más eficaz en el trabajo? Si es así, no estás solo. A mucha gente le cuesta ser productiva, sobre todo en un entorno corporativo. Pero no te preocupes, hay soluciones que te pueden ayudar a ser más eficiente. En esta entrada del blog vamos a repasar 20 de ellas. ¡Así que sigue leyendo para ver cuáles te resultan más útiles!
Estrategias para mejorar la eficacia en el trabajo
1. Organízate
El primer paso para ser eficiente es organizarse. Esto significa tener un lugar para cada cosa y mantener cada cosa en su sitio. Cuando sabes dónde está todo, te ahorras tiempo buscando cosas. También deberías crear un sistema para hacer las cosas, de modo que puedas repetir el proceso de forma rápida y sencilla.
Organizarse depende de una serie de rutinas que decidas seguir en tu vida y en tu trabajo. Tener una lista de tareas específica para cada día, semana y mes es una forma de mantenerte organizado. Sin un objetivo en mente, puedes rendir por debajo de tus capacidades reales y efectivas. Tener una meta que quieras alcanzar te ayudará a centrarte en lo que importa y a desarrollar la disciplina necesaria para realizar los esfuerzos diarios que te permitan ser más productivo en el trabajo. Puede ser conseguir ese ascenso, terminar ese proyecto o, simplemente, volver a encarrilar la empresa.
2. Establece prioridades
Una vez que te hayas organizado, es importante establecer prioridades. Esto te ayudará a centrarte en las tareas más importantes y a completarlas primero. Intenta hacer una lista de tus tareas ordenadas de mayor a menor importancia. De esa forma, podrás ocuparte primero de las más urgentes y dejar las menos importantes para más tarde.
Solo puedes establecer prioridades cuando tienes una serie de objetivos que debes cumplir. Si tu empresa tiene como objetivo lograr una satisfacción total del cliente, tu prioridad número uno es hacer felices a tus clientes. Ese es tu objetivo más importante. Si te dedicas a las ventas y tienes una reunión comercial que podría reportarte un millón de dólares y otra que podría reportarte doscientos mil dólares, y ambas están programadas para la misma hora, ¿a cuál le darías prioridad? Sin duda, a la que tiene más potencial. Si no tienes claro el objetivo de alcanzar tu meta de ventas, podrías asignarles la misma prioridad y perderte una bonificación más cuantiosa.
Uno de los principales problemas a la hora de establecer prioridades es confundir lo urgente con lo que realmente es prioritario. El hecho de que un plazo venza dentro de dos horas no significa que merezca tu tiempo. Es posible que puedas delegar ciertas tareas que no aportan mucho valor mientras te centras en los objetivos más importantes, aunque no sean urgentes.
3. Tómate descansos
Tomarse descansos puede ayudarte a ser más eficiente, lo cual puede parecer contradictorio, sobre todo en nuestra cultura del ajetreo, donde parece que quien trabaja más horas es quien sale adelante. Tomarte un descanso puede ayudarte a despejar la mente y volver al trabajo con energías renovadas cuando te sientas abrumado.
La verdad es que, cuando tu cuerpo se cansa, te cuesta concentrarte y, por mucho tiempo que te quedes sentado en tu escritorio, es posible que rindas cada vez menos a medida que pasan las horas. Eso sí, asegúrate de no descansar demasiado tiempo, o acabarás perdiendo tiempo. Una forma de conseguirlo es programar tus descansos. La técnica Pomodoro es uno de los métodos más populares para asegurarte de que haces pausas entre las horas de trabajo intenso.
4. Delega tareas
Si te cuesta trabajo dar abasto con todo, puede resultarte útil delegar algunas tareas en otras personas. Así podrás centrarte en lo más importante de tu lista mientras otra persona se encarga del resto.
Por supuesto, es importante elegir a alguien que sea capaz de realizar la tarea y en quien puedas confiar para que la lleve a cabo. Lo que tienes que hacer es determinar qué tareas hay que hacer ahora y cuáles pueden esperar. Clasifícalas según su urgencia e importancia. Las tareas que sean urgentes e importantes deben realizarse de inmediato. Las tareas que sean urgentes pero no importantes deben delegarse.
Si tienes tareas que no son urgentes pero sí importantes, déjalas para más adelante. Y si encuentras tareas que no son ni importantes ni urgentes, asegúrate de eliminarlas de tu lista; no necesitan tu energía ni tu atención. Delegar tareas es fácil con tl;dv. Cuando estés en una reunión y necesites delegar tareas de tu lista de cosas por hacer, solo tienes que etiquetar al empleado responsable y este recibirá una notificación, igual que en Google Docs.
5. Establece plazos
Fijarte plazos puede ser una forma estupenda de motivarte para sacar el trabajo adelante. Cuando sabes que tienes un plazo concreto para terminar una tarea, es más probable que te concentres y la termines rápidamente. Solo asegúrate de que el plazo sea realista para no acabar estresándote.
Si llevas un tiempo fijándote plazos, quizá hayas notado que las tareas suelen llevar más tiempo del que habías planeado. Esto lo observó Douglas Hofstadter, quien formuló la ley de Hofstadter, que dice que «siempre lleva más tiempo de lo que esperas, incluso cuando tienes en cuenta la ley de Hofstadter».
Cuando fijes plazos, asegúrate de que sean realistas. Para ello, tienes que saber exactamente cuánto tiempo lleva hacer algo, no basarte en conjeturas o estimaciones aproximadas. Si estás planificando tu tiempo y esperas cumplirlo con rigor, debes asegurarte de que tus plazos y calendarios se ajusten lo más posible a la realidad.
6. Aprovecha la tecnología
Hay todo tipo de herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a ser más eficiente en el trabajo. Desde programas de gestión de proyectos hasta herramientas de planificación en línea, hay una herramienta para casi todo. Investiga un poco y encuentra las que mejor se adapten a ti y a tus necesidades. Las aplicaciones de recordatorios, las de planificación, las de grabación de reuniones virtuales como tl;dv, las herramientas de comunicación y muchas otras te ayudan a gestionar mejor tu tiempo y a hacer más cosas en un día.
Incorporar tecnología a tus operaciones puede liberar a los empleados de tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, y permitirles centrarse en los aspectos más creativos de su trabajo. Por ejemplo, la gestión de nóminas es algo que se puede automatizar con programas como QuickBooks Payroll, Wave y Gusto. Contar con un sistema que se encargue de todos los pagos salariales liberará al departamento de contabilidad para que pueda centrarse en tareas más importantes que contribuyan al crecimiento de la organización. Además, los empleados pueden acceder fácilmente a su nómina, lo que agiliza el proceso para todos.
7. Evita las distracciones
Es importante mantener la concentración cuando trabajas si quieres ser eficiente. Esto significa evitar distracciones como las redes sociales, los correos electrónicos personales y las llamadas telefónicas. Aplicaciones como Offtime, Moment, Flipd, Freedom y AppBlock bloquearán tus redes sociales durante el horario laboral para que puedas concentrarte y hacer más en menos tiempo. Si lo necesitas, crea un sistema que te permita bloquear estas distracciones para que puedas concentrarte en tu trabajo. La app Forest es una aplicación sencilla que te permite plantar un árbol ficticio con un temporizador. Tienes que concentrarte en tu trabajo hasta que se acabe el tiempo; si no, tu árbol se muere. Forest está disponible como app móvil y también como extensión para el navegador.
8. Duerme lo suficiente
Si quieres ser productivo durante el día, tienes que dormir lo suficiente. Esto se debe a que, cuando estás bien descansado, tienes más energía y concentración. Asegúrate de dormir al menos ocho horas cada noche para rendir al máximo. Una de las mejores formas de aprovechar al máximo el tiempo que dedicas a dormir es acostarte a la misma hora todos los días, incluso los fines de semana.
Para la mayoría de la gente, lo normal es dormir 8 horas, así que intenta cumplir con eso. Los dispositivos son una de las principales razones por las que nos acostamos tarde. La mayoría de los expertos en sueño recomiendan dejar los dispositivos en otra habitación. Intenta no tocar el móvil durante las dos horas previas a la hora de acostarte. Esto preparará tu mente para un sueño profundo y reparador.
9. Come sano
Tu salud física también influye en tu nivel de productividad. Comer comida basura te hará sentirte sin energía y no te dará la energía que necesitas para afrontar el día. En su lugar, céntrate en comer comidas nutritivas que te mantengan con las pilas cargadas durante todo el día.
10. Haz ejercicio con regularidad
El ejercicio es otro factor importante que influye en tu productividad. Cuando te mantienes físicamente activo, puedes mejorar tu claridad mental y tu concentración. Como resultado, podrás hacer más cosas a lo largo del día. Así que asegúrate de incluir algo de ejercicio en tu rutina diaria. Una buena forma de incorporar el ejercicio a tu jornada laboral es dar paseos cortos todos los días durante el descanso.
Si tu lugar de trabajo cuenta con instalaciones para hacer ejercicio, mucho mejor. La mayoría de la gente no considera que la salud sea un factor clave para la productividad y la eficiencia. Pero el ser humano está compuesto por cuerpo, mente, alma y espíritu. Si alguno de estos aspectos de la existencia humana no está en equilibrio, podría afectar a la productividad. No cuidar tu cuerpo puede reducir la cantidad de trabajo que eres capaz de realizar. Unos pocos minutos de ejercicio al día pueden marcar una gran diferencia para cambiar eso.
11. Dedícate tiempo a ti mismo
No puedes ser productivo si no te cuidas. Esto significa asegurarte de dedicarte un rato cada día para relajarte y recargar pilas. Ya sea tomándote un descanso para leer tu libro favorito o saliendo a dar un paseo, asegúrate de dedicarte un rato para relajarte. A menudo se dice que las mejores ideas surgen cuando estás en la ducha, no en el trabajo ni cuando llevas horas encorvado sobre tu escritorio. Relájate y dale a tu mente tiempo para recuperar la energía perdida.
12. Encuentra el equilibrio entre el trabajo y la vida personal
Es importante encontrar un equilibrio entre el trabajo y el resto de tu vida. Si trabajas sin parar, te acabarás agotando rápidamente y no serás nada productivo. Pero si no trabajas lo suficiente, no podrás hacer todo lo que hay que hacer. Encuentra un equilibrio que te funcione para que puedas ser productivo sin sacrificar tu vida personal.
13. Fíjate objetivos
Fijarte metas puede ser una forma estupenda de mantener el rumbo y la motivación. Cuando tienes objetivos concretos por los que luchar, es más probable que te mantengas centrado y consigas llevar las cosas a cabo. Asegúrate de fijarte tanto objetivos a corto plazo como a largo plazo para poder ver cómo vas progresando con el tiempo. El método SMART ( específico, medible, alcanzable, realista y con plazo determinado ) es una de las formas más comunes y, sin embargo, más eficaces de fijarte metas que no sean demasiado ambiciosas, sino que puedas alcanzar con precisión.
14. Crea una rutina
Tener una rutina diaria disciplinada puede ayudarte a ser más productivo, ya que te aporta estructura. Cuando sabes lo que tienes que hacer cada día, es más fácil ponerse manos a la obra y sacar el trabajo adelante. Por supuesto, sé flexible con tu rutina para poder adaptarte a los imprevistos. Crear una rutina no es fácil. Requiere disciplina y lleva mucho tiempo perfeccionarla.
Por eso debes comprometerte a alcanzar tus objetivos y no tener reparos en dedicar tiempo a diseñar la mejor rutina posible que te ayude a mantenerte en plena forma. La mejor manera de crear una rutina es establecer un sistema de hábitos basado en tu personalidad. Acuéstate y levántate a una hora determinada. Ve al trabajo a una hora determinada. Dedica tiempo a revisar tus distintos hábitos y, gracias a una evaluación constante, acabarás teniendo un buen conjunto de hábitos fundamentales que te mantendrán en plena eficiencia y con una productividad altísima.
15. No lo dejes para más tarde
La procrastinación es el enemigo de la productividad. Si siempre estás posponiendo las cosas, nunca llegarás a hacer nada. Así que asegúrate de ocuparte de las cosas en cuanto surjan. Esto no significa que tengas que hacerlo todo de inmediato, pero al menos deberías empezar a trabajar en ello para que no te esté dando vueltas en la cabeza.
16. Aprende a decir que no
Una de las razones por las que la gente pospone las cosas es que intenta hacer demasiadas cosas a la vez. Te costará concentrarte y sacar algo adelante si te metes en más de lo que puedes abarcar. Así que aprende a rechazar las peticiones de los demás cuando te pidan que hagas cosas que no entran dentro de tu ámbito de competencia.
17. Sé positivo
Tu actitud puede marcar una gran diferencia en tu nivel de productividad. Tendrás más posibilidades de sacar el trabajo adelante si mantienes una actitud positiva y crees en ti mismo. Sin embargo, si eres negativo y pesimista, te costará mucho más encontrar la motivación para trabajar. Así que, incluso las cosas se pongan difíciles, mantén el ánimo alto y sigue siendo positivo y optimista.
Conclusión
Hay muchas formas de aumentar tu eficiencia en el trabajo. Prueba algunas y descubre cuáles te funcionan mejor. ¡Y no te olvides de seguir formándote para seguir mejorando con el tiempo!
