İçeriğe geç
İş yerinde daha verimli olabileceğinizi düşünüyor musunuz? Eğer öyleyse, yalnız değilsiniz. Pek çok kişi, özellikle kurumsal bir ortamda verimli olmaya çalışırken zorluklar yaşıyor. Ancak endişelenmeyin, daha verimli olmanıza yardımcı olacak çözümler mevcut. Bu blog yazısında bunlardan 20 tanesini ele alacağız. Hangi çözümlerin sizin için en faydalı olduğunu görmek için okumaya devam edin!
İş Yerinde Verimliliği Artırma Stratejileri
1. Düzenli olun
Verimli olmanın ilk adımı, düzenli olmaktır. Bu, her şeyin bir yeri olması ve her şeyi yerinde tutmak anlamına gelir. Her şeyin nerede olduğunu bildiğinizde, bir şeyleri aramakla zaman kaybetmezsiniz. Ayrıca, işlemleri hızlı ve kolay bir şekilde tekrarlayabilmek için işlerinizi yürütme şeklinize dair bir sistem oluşturmalısınız.
Düzenli olmak, yaşamak ve çalışmak için benimsediğiniz bir dizi kurala bağlıdır. Her gün, hafta ve ay için ayrı bir yapılacaklar listesi hazırlamak, düzenli kalmanın yollarından biridir. Aklınızda bir hedef olmadan, gerçek ve fiili yeteneklerinizin altında kalabilirsiniz. Ulaşmak istediğiniz bir hedefin olması, önemli olan şeylere odaklanmanıza ve işte daha üretken olmak için gerekli günlük çabaları gösterme disiplinini geliştirmenize yardımcı olacaktır. Bu, terfi almak, o projeyi tamamlamak veya basitçe şirketi tekrar rayına oturtmak olabilir.
2. Öncelikleri Belirleyin
Düzeninizi sağladıktan sonra önceliklerinizi belirlemeniz önemlidir. Bu, en önemli görevlere odaklanmanıza ve bunları öncelikle halletmenize yardımcı olacaktır. Görevlerinizi en önemlisinden en önemsizine doğru sıralayın. Böylelikle, en acil olanları önce halledebilir ve daha az önemli olanları sonraya bırakabilirsiniz.
Öncelikler ancak ulaşmanız gereken bir dizi hedefiniz olduğunda belirlenebilir. Şirketinizin hedefi üst düzey müşteri memnuniyeti sağlamaksa, bir numaralı önceliğiniz müşterilerinizi mutlu etmektir. Bu, sizin en önemli hedefinizdir. Satış alanında çalışıyorsanız ve potansiyel değeri bir milyon dolar olan bir satış görüşmeniz ile potansiyel değeri iki yüz bin dolar olan başka bir görüşmeniz varsa ve her iki görüşme de aynı saatte planlanmışsa, hangisine öncelik verirsiniz? Kesinlikle potansiyeli en yüksek olana. Satış hedefinizi bilmeden, her ikisine de aynı önceliği atayabilir ve daha büyük bir ikramiye çekini kaçırabilirsiniz.
Öncelikleri belirlerken karşılaşılan en büyük sorunlardan biri, acil işleri öncelikli işlerle karıştırmaktır. Bir işin son teslim tarihinin 2 saat sonra olması, o işe zaman ayırmanız gerektiği anlamına gelmez. Daha önemli ancak acil olmayan hedeflerinize odaklanırken, fazla değer katmayan bazı görevleri başkalarına devredebilirsiniz.
3. Ara verin
Ara vermek aslında verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir; bu, özellikle en uzun süre çalışan kişinin başarılı olduğu izlenimi veren bu koşturmacalı kültürümüzde, ilk bakışta mantığa aykırı gelebilir. Bir ara vermek, kafanızı boşaltmanıza ve bunalmış hissettiğinizde yenilenmiş bir şekilde işinize dönmenize yardımcı olabilir.
Gerçek şu ki, vücudunuz yorulduğunda konsantrasyonunuz azalır ve masanızda ne kadar uzun süre oturursanız oturun, saatler geçtikçe veriminiz giderek düşebilir. Sadece dinlenmeye çok fazla zaman ayırmamaya dikkat edin, aksi takdirde zaman kaybedersiniz. Bunu başarmanın bir yolu, molalarınızı planlamaktır. Pomodoro tekniği, yoğun çalışma saatleri arasında molalar vermenizi sağlayan popüler yöntemlerden biridir.
4. Görevleri delege edin
Eğer her şeyi yetiştirmekte zorlandığınızı hissediyorsanız, bazı görevleri başkalarına devretmek faydalı olabilir. Böylelikle, siz listenizdeki en önemli işlere odaklanırken, geri kalan işleri başkaları halledebilir.
Elbette, görevi yerine getirebilecek ve bu konuda güvenebileceğiniz birini seçmek önemlidir. Yapmanız gereken şey, hangi görevlerin hemen, hangilerinin ise daha sonra yapılması gerektiğini belirlemektir. Bunları aciliyet ve önem açısından derecelendirin. Hem acil hem de önemli olan görevler derhal yerine getirilmelidir. Acil ancak önemli olmayan görevler ise başkalarına devredilmelidir.
Acil olmayan ama önemli işleriniz varsa, bunları daha sonraya planlayın. Önemli ve acil olmayan işler bulursanız, bunları listenizden mutlaka çıkarın; bu işler sizin enerjinizi ve dikkatinizi gerektirmez. tl;dv ile işleri devretmek çok kolaydır. Bir toplantıdayken yapılacaklar listenizden işleri devretmeniz gerektiğinde, sorumlu çalışanı etiketlemeniz yeterlidir; tıpkı Google Dokümanlar’da olduğu gibi, o kişiye bildirim gönderilir.
5. Son tarihler belirleyin
Kendinize son tarihler belirlemek, işlerinizi halletmek için kendinizi motive etmenin harika bir yolu olabilir. Bir görevi tamamlamak için belirli bir zaman diliminiz olduğunu bildiğinizde, daha kolay odaklanabilir ve işi çabucak halledebilirsiniz. Ancak, stres yaşamamak için son tarihin gerçekçi olduğundan emin olun.
Bir süredir kendinize son tarihler belirliyorsanız, işlerin genellikle planladığınızdan daha uzun sürdüğünü fark etmiş olabilirsiniz. Bu durumu gözlemleyen Douglas Hofstadter, “Hofstadter Yasası’nı hesaba katsanız bile, işler her zaman beklediğinizden daha uzun sürer” diyen Hofstadter Yasası’nı ortaya attı.
Son teslim tarihlerini belirlerken, bunların gerçekçi olduğundan emin olun. Bunu başarmak için, bir işi yapmak için tam olarak neye ihtiyaç duyulduğunu bilmeniz gerekir; tahminlere veya kabaca hesaplamalara değil. Zamanınızı planlıyor ve bu plana titizlikle uymayı hedefliyorsanız, son teslim tarihlerinizin ve zaman çizelgelerinizin mümkün olduğunca gerçeğe yakın olduğundan emin olmalısınız.
6. Teknolojiden Yararlanın
İş hayatında verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olabilecek pek çok farklı teknolojik araç bulunmaktadır. Proje yönetimi yazılımlarından çevrimiçi planlama araçlarına kadar, hemen hemen her şey için bir araç mevcuttur. Biraz araştırma yapın ve kendinize ve ihtiyaçlarınıza en uygun olanları bulun. Hatırlatma uygulamaları, planlama uygulamaları, tl;dv gibi sanal toplantı kayıt araçları, iletişim araçları ve daha fazlası, zamanınızı daha verimli kullanmanızı ve bir günde daha fazla iş halletmenizi kolaylaştırıyor.
İş süreçlerinize teknolojiyi dahil etmek, çalışanları tekrarlayan ve zaman alan görevlerden kurtararak işlerinin daha yaratıcı yönlerine odaklanmalarını sağlayabilir. Örneğin, maaş bordrosu, QuickBooks Payroll, Wave ve Gusto gibi yazılımlarla otomatikleştirilebilen bir işlemdir. Tüm maaş ödemelerini gerçekleştirecek bir sisteme geçmek, muhasebe departmanının kuruluşun büyümesine katkıda bulunabilecek daha önemli görevlere odaklanmasını sağlayacaktır. Ayrıca, çalışanlar maaş bordrolarına kolayca erişebilirler; bu da maaş bordrosu sürecini herkes için daha sorunsuz hale getirir.
7. Dikkatinizi dağıtan şeylerden uzak durun
Verimli olmak istiyorsanız, çalışırken dikkatinizi dağıtmamak önemlidir. Bu, sosyal medya, kişisel e-postalar ve telefon görüşmeleri gibi dikkat dağıtıcı unsurlardan uzak durmak anlamına gelir. Offtime, Moment, Flipd, Freedom ve AppBlock gibi uygulamalar, çalışma saatleri boyunca sosyal medyayı engelleyerek daha kısa sürede daha fazla iş yapmanıza ve odaklanmanıza yardımcı olur. Gerekirse, işinize odaklanabilmek için bu dikkat dağıtıcı unsurları engelleyebileceğiniz bir sistem kurun. Forest, zamanlayıcı ile hayali bir ağaç dikmenizi sağlayan basit bir uygulamadır. Süre dolana kadar işinize odaklanmalısınız, aksi takdirde ağacınız ölür. Forest, mobil uygulama ve tarayıcı uzantısı olarak mevcuttur.
8. Yeterince uyuyun
Gün içinde verimli olmak istiyorsanız, yeterince uyumalısınız. Bunun nedeni, dinlenmiş olduğunuzda daha fazla enerjiye ve konsantrasyona sahip olmanızdır. En iyi performansı gösterebilmek için her gece en az sekiz saat uyuduğunuzdan emin olun. Uyku sürenizden en iyi şekilde yararlanmanın en iyi yollarından biri, hafta sonları da dahil olmak üzere her gün aynı saatte uyumaktır.
Ortalama bir insan için 8 saatlik uyku normaldir ve bu süreyi hedeflemelisiniz. Elektronik cihazlar, geç saatlere kadar uyanık kalmamızın başlıca nedenlerinden biridir. Çoğu uyku uzmanı, cihazlarınızı başka bir odada tutmanızı tavsiye eder. Yatmadan iki saat önce telefonunuzdan uzak durmaya çalışın. Bu, zihninizi derin ve dinlendirici bir uykuya hazırlayacaktır.
9. Sağlıklı beslenin
Fiziksel sağlığınız da verimliliğinizi etkiler. Abur cubur yemek sizi halsiz hissettirir ve günü atlatmak için ihtiyaç duyduğunuz enerjiyi sağlamaz. Bunun yerine, gün boyu enerjinizi yüksek tutacak besleyici yemekler yemeye özen gösterin.
10. Düzenli Egzersiz Yapın
Egzersiz, verimliliğinizi etkileyen bir diğer önemli faktördür. Fiziksel olarak aktif olduğunuzda, zihinsel berraklığınız ve odaklanma yeteneğiniz artabilir. Sonuç olarak, gün içinde daha fazla iş halledebilirsiniz. Bu nedenle, günlük rutininize mutlaka biraz egzersiz ekleyin. Çalışma gününüze egzersiz eklemenin iyi bir yolu, her gün molalarda kısa yürüyüşler yapmaktır.
İş yerinizde spor olanakları varsa, bu daha da iyi olur. Çoğu insan, sağlığı üretkenlik ve verimliliğin önemli bir parçası olarak görmez. Oysa insan beden, zihin, ruh ve maneviyattan oluşur. İnsan varlığının bu unsurlarından herhangi biri dengede değilse, bu durum üretkenliği etkileyebilir. Vücudunuza özen göstermemek, yapabileceğiniz iş miktarını azaltabilir. Günde birkaç dakikalık egzersiz, bu durumu değiştirmek için çok büyük fayda sağlayacaktır.
11. Kendinize zaman ayırın
Kendinize özen göstermezseniz verimli olamazsınız. Bu, her gün kendinize zaman ayırıp dinlenerek enerjinizi yenilemeniz gerektiği anlamına gelir. İster en sevdiğiniz kitabı okumak için bir mola verin, ister yürüyüşe çıkın, kendinize dinlenmek için zaman ayırdığınızdan emin olun. En iyi fikirlerin iş yerinde ya da saatlerce masanızda çalışırken değil, duş alırken geldiği sık sık söylenir. Rahatlayın ve zihninize kaybettiği enerjiyi geri kazanması için zaman tanıyın.
12. İş ve Özel Hayat Dengesi Kurun
İş hayatı ile özel hayatınız arasında bir denge kurmak önemlidir. Sürekli çalışırsanız, kısa sürede tükenmişlik yaşarsınız ve hiç verimli olamazsınız. Ancak yeterince çalışmazsanız da yapılması gereken işleri halledemezsiniz. Özel hayatınızı feda etmeden verimli olabilmek için size uygun bir denge bulun.
13. Hedefler Belirleyin
Kendinize hedefler belirlemek, yolunuzdan sapmamak ve motivasyonunuzu korumak için harika bir yol olabilir. Ulaşmak için çaba gösterdiğiniz somut hedefleriniz olduğunda, odaklanmanızı sürdürme ve işlerinizi halletme olasılığınız artar. Zaman içinde kaydettiğiniz ilerlemeyi görebilmek için hem kısa vadeli hem de uzun vadeli hedefler belirlediğinizden emin olun. Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi ve Zaman sınırlı (SMART) yöntemi, çok yüksek olmayan, ancak tam olarak ulaşabileceğiniz hedefler belirlemenin en yaygın ve aynı zamanda en etkili yollarından biridir.
14. Bir Rutin Oluşturun
Günlük disiplinli bir rutine sahip olmak, size bir düzen sağladığı için daha verimli olmanıza yardımcı olabilir. Her gün ne yapmanız gerektiğini bildiğinizde, işe başlamak ve işleri halletmek daha kolay olur. Elbette, beklenmedik olaylara uyum sağlayabilmek için rutininizde esnek davranın. Bir rutin oluşturmak kolay değildir. Disiplin gerektirir ve mükemmelleşmesi uzun zaman alır.
İşte bu yüzden, performansınızın zirvesinde kalmanıza yardımcı olacak en iyi rutini oluşturmak için zaman ayırmaktan çekinmeyeceğiniz hedeflerinize ulaşmaya kararlı olmalısınız. Bir rutin oluşturmanın en iyi yolu, kişiliğinize dayalı bir alışkanlık sistemi kurmaktır. Belirli bir saatte uyuyun ve uyanın. Belirli bir saatte işe başlayın. Çeşitli alışkanlıklarınızı gözden geçirmek için zaman ayırın; tutarlı bir değerlendirme süreci sayesinde, sizi mükemmel verimlilik ve yüksek üretkenlik düzeyinde tutacak sağlam bir temel alışkanlıklar setine sahip olacaksınız.
15. İşleri Erteleyin
Erteleme, üretkenliğin düşmanıdır. İşleri sürekli ertelerseniz, hiçbir şeyi halledemezsiniz. Bu yüzden, işler ortaya çıkar çıkmaz hemen halletmeye özen gösterin. Bu, her şeyi hemen yapmanız gerektiği anlamına gelmez, ancak en azından o işin kafanızda bir yük olarak kalmaması için üzerinde çalışmaya başlamalısınız.
16. Hayır Demesini Öğrenin
İnsanların işleri ertelemesinin nedenlerinden biri, aynı anda çok fazla şeyi halletmeye çalışmasıdır. Üstesinden gelebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, odaklanmak ve herhangi bir işi bitirmek zor olacaktır. Bu nedenle, yetkinlik alanınızın dışında kalan faaliyetleri yerine getirme yönündeki talepleri nasıl reddedeceğinizi öğrenin.
17. Olumlu olun
Tutumunuz, verimliliğiniz üzerinde büyük bir fark yaratabilir. İyi bir tutuma sahip olup kendinize inanırsanız, işlerinizi halletme olasılığınız artar. Ancak olumsuz ve karamsar davranırsanız, çalışmak için motivasyon bulmak çok daha zor olacaktır. Bu nedenle, işler zorlaştığında bile olumlu ve iyimser olmaya devam ederek moralinizi yüksek tutun.
Sonuç
İş verimliliğinizi artırmanın pek çok yolu vardır. Bunlardan birkaçını deneyin ve hangilerinin sizin için en etkili olduğunu görün. Ayrıca, zamanla kendinizi geliştirmeye devam edebilmek için sürekli öğrenmeyi ihmal etmeyin!
