Перейти до змісту
Чи вважаєте ви, що могли б працювати ефективніше? Якщо так, то ви не самотні. Багато людей стикаються з труднощами у підвищенні продуктивності, особливо в корпоративному середовищі. Але не хвилюйтеся: існують способи, які допоможуть вам стати ефективнішими. У цій статті ми розглянемо 20 таких способів. Тож читайте далі, щоб дізнатися, які з них будуть для вас найкориснішими!
Стратегії підвищення ефективності роботи
1. Наведіть порядок
Перший крок до ефективності — це наведення порядку. Це означає, що для кожної речі має бути своє місце, і все має лежати на своєму місці. Коли ви знаєте, де що лежить, ви економите час на пошуки. Також варто розробити систему виконання завдань, щоб можна було швидко й легко повторювати цей процес.
Організованість залежить від набору правил, за якими ви вирішили жити та працювати. Складання окремого списку справ на кожен день, тиждень і місяць — це один із способів залишатися організованим. Без чіткої мети ви можете не реалізувати свій справжній потенціал. Наявність мети, яку ви хочете досягти, допоможе вам зосередитися на тому, що має значення, та розвинути дисципліну, необхідну для щоденних зусиль, щоб стати більш продуктивним на роботі. Це може бути отримання підвищення, завершення проекту або просто повернення компанії на правильний шлях.
2. Визначте пріоритети
Коли ви вже все впорядкували, важливо визначити пріоритети. Це допоможе вам зосередитися на найважливіших завданнях і виконати їх у першу чергу. Спробуйте скласти список завдань, розмістивши їх від найважливішого до найменш важливого. Так ви зможете спочатку зайнятися найнагальнішими справами, а менш важливі залишити на потім.
Пріоритети можна визначити лише тоді, коли у вас є набір цілей, яких потрібно досягти. Якщо мета вашої компанії — забезпечити максимальну задоволеність клієнтів, то вашим головним пріоритетом є задоволення клієнтів. Це ваша найважливіша мета. Якщо ви займаєтеся продажами і у вас є дзвінок, який потенційно може принести мільйон доларів, та інший, який потенційно може принести двісті тисяч доларів, і обидва дзвінки заплановані на один і той самий час, якому з них ви надасте пріоритет? Безумовно, тому, що має найбільший потенціал. Не знаючи мети щодо досягнення вашого плану продажів, ви можете надати їм однаковий пріоритет і втратити можливість отримати більший бонус.
Однією з головних проблем при визначенні пріоритетів є плутання термінових справ із пріоритетними. Те, що термін виконання закінчується через 2 години, ще не означає, що ця справа варта вашого часу. Ви можете делегувати певні завдання, які не приносять великої користі, щоб зосередитися на більш важливих, але не термінових цілях.
3. Робіть перерви
Перерви насправді можуть допомогти вам працювати ефективніше, що може здаватися нелогічним, особливо в нашій культурі, де переважає прагнення до постійної зайнятості, і де, здається, успіху досягає той, хто працює найдовше. Перерва може допомогти вам прояснити думки та повернутися до роботи з новими силами, коли ви відчуваєте перевантаження.
Справа в тому, що коли ваше тіло втомлюється, ви втрачаєте концентрацію, і, скільки б ви не сиділи за робочим столом, з кожним годиною ваша продуктивність може знижуватися. Просто стежте, щоб перерви не затягувалися, інакше ви втратите час. Один із способів це зробити — запланувати перерви. Техніка «Помодоро» — один із популярних методів, що дозволяє робити перерви під час інтенсивної роботи.
4. Делегувати завдання
Якщо ви відчуваєте, що вам важко встигнути все зробити, можливо, варто доручити деякі завдання іншим. Так ви зможете зосередитися на найважливіших справах зі свого списку, а про решту подбає хтось інший.
Звісно, важливо вибрати людину, яка здатна виконати це завдання і якій ви можете довірити його виконання. Вам потрібно визначити, які завдання слід виконати зараз, а які — пізніше. Оцініть їх за ступенем терміновості та важливості. Термінові й важливі завдання слід виконувати негайно. Термінові, але неважливі завдання необхідно делегувати.
Якщо у вас є завдання, які не є терміновими, але важливі, відкладіть їх на потім. А якщо ви виявили завдання, які не є ані важливими, ані терміновими, обов’язково викресліть їх зі свого списку — вони не потребують вашої енергії та уваги. Делегувати завдання за допомогою tl;dv дуже просто. Коли ви перебуваєте на нараді й потрібно делегувати завдання зі свого списку справ, просто позначте відповідального співробітника, і він отримає сповіщення, як у Google Docs.
5. Встановити терміни
Встановлення для себе термінів виконання завдань може стати чудовим способом мотивувати себе до роботи. Коли ви знаєте, що маєте конкретний проміжок часу для виконання завдання, вам буде легше зосередитися й швидко його виконати. Просто переконайтеся, що термін є реалістичним, щоб уникнути зайвого стресу.
Якщо ви вже деякий час встановлюєте терміни виконання завдань, то, можливо, помітили, що на їх виконання зазвичай йде більше часу, ніж ви планували. Це помітив Дуглас Гофстадтер, який сформулював закон Гофстадтера, згідно з яким «це завжди займає більше часу, ніж ви очікуєте, навіть якщо ви враховуєте закон Гофстадтера».
Встановлюючи терміни, переконайтеся, що вони є реалістичними. Для цього вам потрібно точно знати, скільки часу знадобиться на виконання завдання, а не покладатися на припущення чи приблизні оцінки. Якщо ви плануєте свій час і розраховуєте дотримуватися цього плану, то вам слід переконатися, що ваші терміни та графіки максимально відповідають реальності.
6. Використовуйте можливості сучасних технологій
Існує безліч технологічних інструментів, які допоможуть вам працювати ефективніше. Від програмного забезпечення для управління проектами до онлайн-інструментів для планування — існує рішення практично для будь-якої задачі. Пошукайте інформацію та знайдіть ті інструменти, які найкраще підійдуть саме вам і вашим потребам. Додатки-нагадування, додатки для планування, програми для запису віртуальних зустрічей, такі як tl;dv, засоби комунікації та багато іншого — все це допомагає ефективніше розпоряджатися своїм часом і встигати більше за день.
Впровадження технологій у вашу діяльність може звільнити співробітників від повторюваних і трудомістких завдань та дозволити їм зосередитися на більш творчих аспектах своєї роботи. Наприклад, розрахунок заробітної плати можна автоматизувати за допомогою таких програм, як QuickBooks Payroll, Wave та Gusto. Впровадження системи, яка виконуватиме всі виплати заробітної плати, дозволить бухгалтерії зосередитися на більш важливих завданнях, що сприятимуть розвитку організації. Крім того, співробітники зможуть легко отримати доступ до своїх розрахункових листів, що зробить процес нарахування заробітної плати зручнішим для всіх.
7. Уникайте відволікаючих факторів
Щоб працювати ефективно, важливо зберігати концентрацію. Це означає уникати відволікаючих факторів, таких як соціальні мережі, особисті електронні листи та телефонні дзвінки. Такі додатки, як Offtime, Moment, Flipd, Freedom та AppBlock, блокують доступ до соціальних мереж у робочий час, щоб ви могли зосередитися та встигнути зробити більше за менший час. Якщо потрібно, створіть систему, яка допоможе вам блокувати ці відволікаючі фактори, щоб ви могли зосередитися на роботі. Додаток Forest — це простий додаток, який дозволяє вам посадити віртуальне дерево за допомогою таймера. Ви повинні зосередитися на роботі, поки не закінчиться час, інакше ваше дерево загине. Forest доступний як мобільний додаток, а також як розширення для браузера.
8. Висипайтеся
Якщо ви хочете бути продуктивними протягом дня, вам необхідно висипатися. Це пов’язано з тим, що, добре відпочивши, ви матимете більше енергії та зможете краще зосередитися. Щоб працювати з максимальною ефективністю, подбайте про те, щоб щоночі спати не менше восьми годин. Один із найкращих способів отримати максимальну користь від сну — лягати спати щодня в один і той самий час, навіть у вихідні.
Для пересічної людини 8 годин сну — це норма, і вам слід прагнути до цього. Електронні пристрої — одна з головних причин, через які ми засинаємо пізно. Більшість фахівців із сну радять залишати свої пристрої в іншій кімнаті. Намагайтеся не користуватися телефоном за дві години до сну. Це допоможе вашому розуму підготуватися до міцного та спокійного сну.
9. Харчуйтеся здоровою їжею
Ваше фізичне здоров’я також впливає на вашу працездатність. Вживання нездорової їжі призведе до відчуття млявості та не забезпечить вас енергією, необхідною для того, щоб протриматися протягом дня. Натомість зосередьтеся на споживанні поживних страв, які забезпечать вас енергією на весь день.
10. Регулярно займайтеся фізичними вправами
Фізичні вправи — ще один важливий чинник, що впливає на вашу продуктивність. Фізична активність допомагає покращити ясність розуму та зосередитися. Як наслідок, ви зможете зробити більше протягом дня. Тому не забудьте включити фізичні вправи у свій щоденний розпорядок. Хороший спосіб додати фізичні вправи до робочого дня — це щодня робити короткі прогулянки під час перерви.
Якщо на вашому робочому місці є приміщення для занять спортом, це ще краще. Більшість людей не вважають здоров’я важливою складовою продуктивності та ефективності. Але людина складається з тіла, розуму, душі та духу. Якщо будь-який із цих аспектів людського буття не перебуває в рівновазі, це може негативно позначитися на продуктивності. Недбале ставлення до свого тіла може обмежити обсяг роботи, яку ви здатні виконати. Кілька хвилин фізичних вправ щодня допоможуть це змінити.
11. Знайдіть час для себе
Ви не зможете бути продуктивними, якщо не дбаєте про себе. Це означає, що потрібно щодня виділяти трохи часу для себе, щоб розслабитися та відновити сили. Незалежно від того, чи це перерва на читання улюбленої книги, чи прогулянка, обов’язково виділяйте собі час на відпочинок. Часто кажуть, що найкращі ідеї приходять під час прийняття душу, а не на роботі чи коли ви годинами сидите за робочим столом, напружено працюючи. Розслабтеся і дайте своєму розуму час відновити втрачену енергію.
12. Знайдіть баланс між роботою та особистим життям
Важливо знайти баланс між роботою та особистим життям. Якщо ви постійно працюєте, ви швидко вигорите і втратите продуктивність. Але якщо ви працюєте недостатньо, вам не вдасться впоратися з усіма необхідними справами. Знайдіть баланс, який підходить саме вам, щоб залишатися продуктивним, не жертвуючи при цьому особистим життям.
13. Ставте цілі
Постановка цілей для себе може стати чудовим способом не збиватися з курсу та зберігати мотивацію. Коли у вас є конкретні цілі, до яких ви прагнете, ви з більшою ймовірністю зможете зосередитися та довести справу до кінця. Обов’язково ставте як короткострокові, так і довгострокові цілі, щоб з часом бачити свій прогрес. Метод SMART ( Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound — конкретні, вимірювані, досяжні, реалістичні та обмежені в часі ) є одним із найпоширеніших і водночас найефективніших способів ставити цілі, які не є надто амбітними, але які ви зможете досягти точно в строк.
14. Створіть розпорядок дня
Дотримання щоденного дисциплінованого розпорядку дня допоможе вам стати більш продуктивними, оскільки це надасть вашому життю чіткої структури. Коли ви знаєте, що вам потрібно робити кожного дня, легше взятися за справу і довести її до кінця. Звісно, будьте гнучкими у своєму розпорядку, щоб мати можливість реагувати на несподівані події. Створити розпорядок дня нелегко. Це вимагає дисципліни, а на його вдосконалення йде чимало часу.
Саме тому ви повинні бути налаштовані на досягнення своїх цілей і не шкодувати часу на розробку оптимального розпорядку дня, який допоможе вам залишатися у найкращій формі. Найкращий спосіб скласти розпорядок дня — це створити систему звичок, що відповідає вашому характеру. Лягайте спати й прокидайтеся в певний час. Приступайте до роботи в певний час. Виділяйте час на аналіз своїх звичок, і завдяки постійній оцінці ви сформуєте набір основних звичок, які забезпечать вам ідеальну ефективність і високу продуктивність.
15. Не відкладайте на потім
Прокрастинація — ворог продуктивності. Якщо ви постійно відкладаєте справи на потім, ви ніколи нічого не зробите. Тому намагайтеся вирішувати справи одразу, як тільки вони виникають. Це не означає, що ви повинні робити все одразу, але вам варто хоча б почати над цим працювати, щоб це не тяжіло над вами.
16. Навчіться говорити «ні»
Одна з причин, чому люди відкладають справи на потім, полягає в тому, що вони намагаються зробити занадто багато всього одночасно. Якщо ви берете на себе більше, ніж можете впоратися, вам буде важко зосередитися і довести справу до кінця. Тому навчіться відмовляти іншим у проханнях виконувати завдання, які виходять за межі вашої компетенції.
17. Будьте позитивними
Ваше ставлення може мати величезний вплив на вашу продуктивність. Якщо ви будете налаштовані позитивно і віритимете в себе, вам буде легше досягати поставлених цілей. Натомість, якщо ви налаштовані негативно й песимістично, вам буде набагато складніше знайти мотивацію до роботи. Тож навіть у скрутні моменти зберігайте бадьорість духу, залишаючись позитивними й оптимістичними.
Висновок
Існує безліч способів підвищити ефективність своєї роботи. Спробуйте кілька з них і визначте, які з них найбільш ефективні саме для вас. Також не забувайте постійно вдосконалюватися, щоб з часом ставати ще кращим!
