Перейти к содержанию
Вы считаете, что могли бы работать более эффективно? Если да, то вы не одиноки. Многим людям сложно поддерживать высокую продуктивность, особенно в корпоративной среде. Но не волнуйтесь: существуют способы, которые помогут вам повысить эффективность. В этой статье мы рассмотрим 20 из них. Продолжайте читать, чтобы узнать, какие из них будут для вас наиболее полезны!
Стратегии повышения эффективности на работе
1. Наведите порядок
Первый шаг к эффективности — это наведение порядка. Это означает, что у каждой вещи должно быть своё место, и всё должно находиться на своём месте. Когда вы знаете, где что находится, вы сэкономите время на поисках. Вам также следует разработать систему выполнения задач, чтобы вы могли быстро и легко повторять этот процесс.
Организованность зависит от набора правил, по которым вы решили жить и работать. Составление отдельного списка дел на каждый день, неделю и месяц — один из способов поддерживать порядок. Без четкой цели вы можете не реализовать свой реальный потенциал. Наличие цели, к которой вы стремитесь, поможет вам сосредоточиться на том, что действительно важно, и развить дисциплину, необходимую для ежедневных усилий, которые позволят вам стать более продуктивным на работе. Это может быть получение повышения, завершение проекта или просто возвращение компании на путь успеха.
2. Определите приоритеты
Как только вы наведете порядок, важно расставить приоритеты. Это поможет вам сосредоточиться на самых важных задачах и выполнить их в первую очередь. Постарайтесь составить список задач, расположив их от самых важных к наименее важным. Так вы сможете сначала заняться самыми неотложными делами, а менее важные оставить на потом.
Приоритеты можно установить только тогда, когда у вас есть набор целей, которые необходимо достичь. Если цель вашей компании — добиться максимальной удовлетворённости клиентов, то вашим главным приоритетом будет сделать клиентов счастливыми. Это ваша единственная и самая важная цель. Если вы занимаетесь продажами и у вас запланированы две встречи: одна потенциально принесет миллион долларов, а другая — двести тысяч, и обе назначены на одно и то же время, какой из них вы отдадите приоритет? Безусловно, той, которая имеет больший потенциал. Не зная о цели достижения плана продаж, вы можете присвоить им одинаковый приоритет и упустить возможность получить более крупный бонус.
Одна из основных проблем при определении приоритетов заключается в том, что люди путают срочные дела с важными. То, что срок выполнения истекает через два часа, не означает, что это дело заслуживает вашего внимания. Вы можете делегировать выполнение определенных задач, которые не приносят значительной пользы, чтобы сосредоточиться на более важных, но не срочных задачах.
3. Делайте перерывы
Перерывы на самом деле могут помочь вам работать эффективнее, что может показаться неожиданным, особенно в нашей культуре, где преуспевает тот, кто работает дольше всех. Перерыв может помочь вам прояснить мысли и вернуться к работе с новыми силами, когда вы чувствуете себя перегруженными.
Дело в том, что когда ваше тело устает, ваша концентрация снижается, и сколько бы вы ни сидели за рабочим столом, с течением времени ваша продуктивность может постепенно снижаться. Главное — не позволяйте себе отдыхать слишком долго, иначе вы потеряете драгоценное время. Один из способов справиться с этой проблемой — заранее запланировать перерывы. Метод Помодоро — один из популярных способов обеспечить себе перерывы между периодами интенсивной работы.
4. Делегировать задачи
Если вам сложно успеть всё сделать, возможно, стоит делегировать часть задач другим людям. Так вы сможете сосредоточиться на самых важных пунктах своего списка, пока кто-то другой займётся остальным.
Конечно, важно выбрать человека, который способен выполнить эту задачу и которому можно доверять. Вам нужно определить, какие задачи необходимо выполнить сейчас, а какие — позже. Оцените их по степени срочности и важности. Срочные и важные задачи следует выполнять немедленно. Срочные, но не важные задачи необходимо делегировать.
Если у вас есть задачи, которые не являются срочными, но важны, отложите их на потом. А если вы обнаружите задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, обязательно удалите их из своего списка — они не заслуживают вашего внимания и усилий. С помощью tl;dv делегировать задачи очень просто. Если вы находитесь на совещании и вам нужно делегировать задачи из своего списка дел, просто отметьте ответственного сотрудника, и он получит уведомление, как в Google Docs.
5. Установите сроки
Установка сроков для себя — отличный способ мотивировать себя на выполнение работы. Когда вы знаете, что у вас есть конкретный срок для выполнения задачи, вам будет легче сосредоточиться и справиться с ней быстро. Главное, убедитесь, что срок реалистичен, чтобы в итоге не оказаться в стрессовой ситуации.
Если вы уже давно ставите себе сроки выполнения задач, то, возможно, заметили, что на их выполнение обычно уходит больше времени, чем вы планировали. Это заметил Дуглас Хофштадтер, сформулировавший «закон Хофштадтера», который гласит: «Это всегда занимает больше времени, чем вы ожидаете, даже если вы учитываете закон Хофштадтера».
Устанавливая сроки, убедитесь, что они реалистичны. Для этого вам нужно точно знать, сколько времени потребуется на выполнение задачи, а не полагаться на догадки или приблизительные оценки. Если вы планируете свое время и намерены строго придерживаться графика, вам необходимо убедиться, что установленные сроки и временные рамки максимально соответствуют реальности.
6. Воспользуйтесь преимуществами технологий
Существует множество технологических инструментов, которые помогут вам работать более эффективно. От программного обеспечения для управления проектами до онлайн-сервисов для планирования — есть инструменты практически для всего. Поищите подходящие варианты и выберите те, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям. Приложения-напоминания, приложения для планирования, сервисы для записи виртуальных встреч, такие как tl;dv, средства коммуникации и многое другое — все это помогает рациональнее использовать время и успевать больше за день.
Внедрение технологий в рабочий процесс может избавить сотрудников от рутинных и трудоемких задач и позволить им сосредоточиться на более творческих аспектах своей работы. Например, расчет заработной платы — это одна из задач, которую можно автоматизировать с помощью таких программ, как QuickBooks Payroll, Wave и Gusto. Передача всех выплат заработной платы системе позволит бухгалтерскому отделу сосредоточиться на более важных задачах, способствующих развитию организации. Кроме того, сотрудники смогут легко получить доступ к своим расчетным листам, что упростит процесс начисления заработной платы для всех.
7. Избегайте отвлекающих факторов
Чтобы работать эффективно, важно сохранять концентрацию. Это означает, что нужно избегать отвлекающих факторов, таких как социальные сети, личная почта и телефонные звонки. Приложения Offtime, Moment, Flipd, Freedom и AppBlock заблокируют доступ к социальным сетям в рабочее время, что позволит вам сосредоточиться и сделать больше за меньшее время. Если необходимо, настройте систему, которая позволит вам блокировать эти отвлекающие факторы, чтобы вы могли сосредоточиться на работе. Приложение Forest — это простое приложение, которое позволяет вам посадить виртуальное дерево с таймером. Вы должны сосредоточиться на работе, пока не истечет время, иначе ваше дерево погибнет. Forest доступно в виде мобильного приложения, а также в качестве расширения для браузера.
8. Высыпайтесь
Если вы хотите быть продуктивными в течение дня, вам необходимо высыпаться. Это связано с тем, что, хорошо отдохнув, вы будете полны энергии и сможете лучше сосредоточиться. Старайтесь спать не менее восьми часов каждую ночь, чтобы работать с максимальной эффективностью. Один из лучших способов получить максимальную пользу от сна — ложиться спать в одно и то же время каждый день, даже по выходным.
Для большинства людей нормальным считается 8 часов сна, и именно к этому следует стремиться. Электронные устройства — одна из главных причин, по которой мы ложимся спать поздно. Большинство специалистов по сну рекомендуют оставлять устройства в другой комнате. Постарайтесь не пользоваться телефоном за два часа до сна. Это поможет вашему организму подготовиться к крепкому и спокойному сну.
9. Питайтесь правильно
Ваше физическое здоровье также влияет на вашу продуктивность. Употребление нездоровой пищи приведет к тому, что вы будете чувствовать себя вялым, и не даст вам энергии, необходимой для того, чтобы прожить день. Вместо этого сосредоточьтесь на употреблении питательных блюд, которые позволят вам сохранять энергию в течение всего дня.
10. Регулярно занимайтесь спортом
Физическая активность — ещё один важный фактор, влияющий на вашу продуктивность. Физическая активность помогает улучшить ясность ума и сосредоточенность. В результате вы сможете сделать больше дел в течение дня. Поэтому обязательно включите физические упражнения в свой распорядок дня. Хороший способ добавить физическую активность в рабочий день — это ежедневные короткие прогулки во время перерыва.
Если на вашем рабочем месте есть возможности для занятий спортом, это еще лучше. Большинство людей не считают здоровье важной составляющей производительности и эффективности. Но человек — это совокупность тела, разума, души и духа. Если какой-либо из этих аспектов человеческого бытия находится в дисбалансе, это может негативно сказаться на производительности. Незабота о своем теле может снизить объем работы, которую вы способны выполнить. Всего несколько минут физических упражнений в день помогут существенно изменить эту ситуацию.
11. Найдите время для себя
Вы не сможете работать продуктивно, если не будете заботиться о себе. Это означает, что нужно каждый день уделять время себе, чтобы расслабиться и зарядиться энергией. Будь то перерыв, чтобы почитать любимую книгу, или прогулка на свежем воздухе — обязательно найдите время для отдыха. Часто говорят, что лучшие идеи приходят в голову не на работе и не тогда, когда вы часами сидите за столом, а во время принятия душа. Расслабьтесь и дайте своему разуму время восстановить утраченную энергию.
12. Найдите баланс между работой и личной жизнью
Важно найти баланс между работой и личной жизнью. Если вы будете работать без перерыва, то быстро выгорите и перестанете быть продуктивными. Но если вы не будете работать достаточно, то не сможете выполнить все необходимые задачи. Найдите подходящий для вас баланс, чтобы оставаться продуктивным, не жертвуя при этом личной жизнью.
13. Ставьте цели
Постановка целей перед собой — отличный способ не сбиваться с пути и сохранять мотивацию. Когда у вас есть конкретные цели, к которым вы стремитесь, вам будет легче сохранять сосредоточенность и добиваться результатов. Обязательно ставьте перед собой как краткосрочные, так и долгосрочные цели, чтобы со временем видеть свой прогресс. Метод SMART ( Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound — конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени ) — один из самых распространенных и при этом эффективных способов ставить перед собой не грандиозные, а вполне достижимые цели.
14. Составьте распорядок дня
Ежедневный четкий распорядок дня поможет вам стать более продуктивным, поскольку он придаст вашей жизни четкую структуру. Когда вы знаете, что вам нужно делать каждый день, легче приступить к делу и выполнить поставленные задачи. Конечно, будьте гибкими в отношении своего распорядка, чтобы иметь возможность реагировать на непредвиденные обстоятельства. Составить распорядок дня — дело нелегкое. Это требует дисциплины, и на его отработку уходит немало времени.
Именно поэтому вы должны быть нацелены на достижение тех целей, ради которых вы готовы потратить время на разработку оптимального распорядка дня, который поможет вам оставаться в лучшей форме. Лучший способ выработать такой распорядок — создать систему привычек, основанную на вашей личности. Ложитесь спать и просыпайтесь в одно и то же время. Приступайте к работе в одно и то же время. Найдите время для анализа своих привычек, и благодаря постоянной оценке у вас сформируется надежный набор ключевых привычек, которые обеспечат вам максимальную эффективность и высочайшую продуктивность.
15. Не откладывайте на потом
Прокрастинация — враг продуктивности. Если вы всегда откладываете дела на потом, вы никогда ничего не сделаете. Поэтому постарайтесь решать задачи сразу же, как только они появляются. Это не значит, что вы должны делать всё сразу, но вам следует хотя бы приступить к работе, чтобы это не висело над вами как дамоклов меч.
16. Научитесь говорить «нет»
Одна из причин, по которой люди откладывают дела на потом, заключается в том, что они пытаются сделать слишком многое одновременно. Если вы берете на себя больше, чем можете осилить, вам будет трудно сосредоточиться и что-либо выполнить. Поэтому научитесь отказываться от просьб других людей выполнять задачи, выходящие за рамки вашей компетенции.
17. Будьте позитивны
Ваше отношение к делу может существенно повлиять на вашу продуктивность. Если вы настроены позитивно и верите в себя, у вас будет больше шансов добиться результатов. Однако если вы настроены негативно и пессимистично, вам будет гораздо сложнее найти мотивацию для работы. Поэтому даже когда дела идут не так гладко, не теряйте бодрости духа и продолжайте оставаться позитивными и оптимистичными.
Заключение
Существует множество способов повысить эффективность своей работы. Попробуйте несколько из них и определите, какие из них наиболее эффективны именно для вас. Кроме того, не забывайте постоянно совершенствоваться, чтобы со временем становиться всё лучше!
