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Você acha que poderia ser mais eficaz no trabalho? Se for esse o caso, você não está sozinho. Muitas pessoas têm dificuldade para serem produtivas, especialmente em um ambiente corporativo. Mas não se preocupe, existem soluções disponíveis para ajudá-lo a se tornar mais eficiente. Vamos abordar 20 delas nesta postagem do blog. Então, continue lendo para ver quais são as mais benéficas para você!
Estratégias sobre como melhorar a eficiência no trabalho
1. Organize-se
O primeiro passo para ser eficiente é se organizar. Isso significa ter um lugar para cada coisa e manter tudo em seu devido lugar. Quando você sabe onde tudo está, economiza tempo procurando as coisas. Você também deve criar um sistema para realizar suas tarefas, de modo a poder repetir o processo de forma rápida e fácil.
Manter-se organizado depende de um conjunto de regras pelas quais você decide viver e trabalhar. Ter uma lista de tarefas específica para cada dia, semana e mês é uma forma de se manter organizado. Sem uma meta em mente, você pode ficar aquém de suas capacidades reais e efetivas. Ter uma meta a ser alcançada ajudará você a se concentrar no que importa e a desenvolver a disciplina necessária para realizar os esforços diários que tornam você mais produtivo no trabalho. Pode ser conseguir aquela promoção, concluir aquele projeto ou, simplesmente, colocar a empresa de volta nos trilhos.
2. Estabeleça prioridades
Depois de se organizar, é importante definir prioridades. Isso vai ajudá-lo a se concentrar nas tarefas mais importantes e concluí-las primeiro. Tente fazer uma lista das suas tarefas, ordenando-as da mais importante para a menos importante. Assim, você pode trabalhar primeiro nas tarefas mais urgentes e deixar as menos importantes para depois.
Só é possível definir prioridades quando se tem um conjunto de objetivos a serem alcançados. Se a sua empresa tem como objetivo atingir a satisfação máxima do cliente, sua prioridade número um é deixar seus clientes felizes. Esse é o seu objetivo mais importante. Se você trabalha com vendas e tem uma reunião de vendas que pode render um milhão de dólares e outra que pode render duzentos mil dólares, e ambas estão agendadas para o mesmo horário, a qual você daria prioridade? Definitivamente, aquela com maior potencial. Sem saber que a meta é atingir sua meta de vendas, você pode atribuir a mesma prioridade a ambas e perder a chance de receber um bônus maior.
Um dos principais problemas ao definir prioridades é confundir assuntos urgentes com assuntos prioritários. O fato de um prazo terminar em duas horas não significa que ele mereça o seu tempo. Você pode delegar certas tarefas que não agregam muito valor enquanto se dedica a objetivos mais importantes, mas não urgentes.
3. Faça pausas
Fazer pausas pode, na verdade, ajudar você a ser mais eficiente, o que pode parecer contraintuitivo, especialmente em nossa cultura de trabalho frenético, onde quem trabalha mais horas parece ser quem tem sucesso. Fazer uma pausa pode ajudar você a clarear as ideias e voltar ao trabalho revigorado quando estiver sobrecarregado.
A verdade é que, quando o corpo fica cansado, você fica menos concentrado e, por mais tempo que fique sentado à mesa, pode acabar produzindo cada vez menos à medida que as horas passam. Só tome cuidado para não descansar por muito tempo, ou acabará perdendo tempo. Uma maneira de fazer isso é programar seus intervalos. A técnica Pomodoro é uma das formas mais populares de garantir que você faça pausas entre as horas de trabalho concentrado.
4. Delegar tarefas
Se você está percebendo que tem dificuldade para dar conta de tudo, pode ser útil delegar algumas tarefas a outras pessoas. Dessa forma, você pode se concentrar nos itens mais importantes da sua lista enquanto outra pessoa cuida do resto.
É claro que é importante escolher alguém que seja capaz de realizar a tarefa e em quem você possa confiar para que ela seja concluída. O que você precisa fazer é identificar quais tarefas precisam ser realizadas agora e quais podem ficar para depois. Classifique-as em termos de urgência e importância. As tarefas que são urgentes e importantes devem ser realizadas imediatamente. As tarefas que são urgentes, mas não importantes, devem ser delegadas.
Se você tiver tarefas que não são urgentes, mas são importantes, agende-as para mais tarde. E se encontrar tarefas que não são importantes nem urgentes, certifique-se de eliminá-las da sua lista; elas não precisam da sua energia nem do seu foco. Delegar tarefas é fácil com tl;dv. Quando estiver em uma reunião e precisar delegar tarefas da sua lista de afazeres, basta marcar o funcionário responsável e ele receberá uma notificação, assim como no Google Docs.
5. Estabeleça prazos
Estabelecer prazos para si mesmo pode ser uma ótima maneira de se motivar a concluir o trabalho. Quando você sabe que tem um prazo específico para concluir uma tarefa, fica mais fácil se concentrar e concluí-la rapidamente. Apenas certifique-se de que o prazo seja realista, para não acabar se sentindo estressado.
Se você já vem estabelecendo prazos há algum tempo, deve ter percebido que as tarefas geralmente demoram mais do que o planejado. Isso foi observado por Douglas Hofstadter, que formulou a Lei de Hofstadter, segundo a qual “sempre leva mais tempo do que você espera, mesmo quando se leva em conta a Lei de Hofstadter”.
Ao definir prazos, certifique-se de que sejam realistas. Para isso, você precisa saber exatamente o que é necessário para realizar uma tarefa, e não basear-se em suposições ou estimativas aproximadas. Se você está organizando seu tempo e pretende seguir esse plano com rigor, precisa garantir que seus prazos e cronogramas sejam o mais próximos possível da realidade.
6. Aproveite as vantagens da tecnologia
Existem diversos tipos de ferramentas tecnológicas que podem ajudá-lo a ser mais eficiente no trabalho. De softwares de gerenciamento de projetos a ferramentas de agendamento online, há uma ferramenta para praticamente tudo. Pesquise um pouco e encontre aquelas que melhor atendem às suas necessidades. Aplicativos de lembretes, aplicativos de agendamento, gravadores de reuniões virtuais como tl;dv, ferramentas de comunicação e muito mais estão facilitando a gestão eficiente do seu tempo e permitindo que você realize mais tarefas em um dia.
A adoção de tecnologia nas suas operações pode aliviar os funcionários de tarefas repetitivas e demoradas, permitindo que se concentrem em aspectos mais criativos de seu trabalho. Por exemplo, o processamento da folha de pagamento é algo que pode ser automatizado com softwares como QuickBooks Payroll, Wave e Gusto. Contar com um sistema para realizar todos os pagamentos de salários aliviará o departamento de contabilidade, permitindo que se concentre em tarefas mais importantes que possam contribuir para o crescimento da organização. Além disso, os funcionários podem acessar facilmente seus contracheques, tornando o processo de folha de pagamento mais ágil para todos.
7. Evite distrações
É importante manter o foco durante o trabalho se você quiser ser eficiente. Isso significa evitar distrações como redes sociais, e-mails pessoais e chamadas telefônicas. Aplicativos como Offtime, Moment, Flipd, Freedom e AppBlock bloqueiam o acesso às redes sociais durante o horário de trabalho, para que você possa se concentrar e realizar mais tarefas em menos tempo. Se necessário, crie um sistema que bloqueie essas distrações para que você possa se concentrar no trabalho. O aplicativo Forest é um aplicativo simples que permite plantar uma árvore fictícia com um cronômetro. Você deve se concentrar no trabalho até o tempo acabar; caso contrário, sua árvore morre. O Forest está disponível como aplicativo móvel e também como extensão de navegador.
8. Durma o suficiente
Se você quer ser produtivo durante o dia, precisa dormir o suficiente. Isso porque, quando você está bem descansado, tem mais energia e concentração. Certifique-se de dormir pelo menos oito horas por noite para ter o melhor desempenho possível. Uma das melhores maneiras de garantir que você aproveite ao máximo o seu tempo de sono é dormir sempre no mesmo horário, mesmo nos fins de semana.
Para a maioria das pessoas, 8 horas de sono são o padrão, e você deve tentar atingir essa meta. Os aparelhos eletrônicos são uma das principais razões pelas quais ficamos acordados até tarde. A maioria dos especialistas em sono recomenda que você deixe seus aparelhos em outro cômodo. Tente ficar longe do celular duas horas antes de ir para a cama. Isso preparará sua mente para um sono profundo e repousante.
9. Alimente-se de forma saudável
Sua saúde física também influencia sua produtividade. Comer comida de fast-food vai deixar você sem ânimo e não vai fornecer a energia necessária para enfrentar o dia. Em vez disso, concentre-se em fazer refeições nutritivas que vão manter suas energias recarregadas ao longo do dia.
10. Pratique exercícios regularmente
A prática de exercícios físicos é outro fator importante para a sua produtividade. Quando você se mantém fisicamente ativo, isso ajuda a melhorar a clareza mental e a concentração. Como resultado, você conseguirá realizar mais tarefas ao longo do dia. Portanto, certifique-se de incluir exercícios físicos na sua rotina diária. Uma boa maneira de incorporar exercícios ao seu dia de trabalho é fazer caminhadas curtas todos os dias durante o intervalo.
Se o seu local de trabalho tiver instalações para exercícios físicos, melhor ainda. A maioria das pessoas não considera a saúde um fator essencial para a produtividade e a eficiência. Mas o ser humano é composto por corpo, mente, alma e espírito. Se algum desses aspectos da existência humana não estiver em equilíbrio, isso pode afetar a produtividade. Não cuidar do seu corpo pode reduzir a quantidade de trabalho que você consegue realizar. Alguns minutos de exercício por dia já fazem uma grande diferença para mudar essa situação.
11. Reserve um tempo para você
Você não consegue ser produtivo se não cuidar de si mesmo. Isso significa reservar um tempo para si mesmo todos os dias para relaxar e recarregar as energias. Seja fazendo uma pausa para ler seu livro favorito ou dando uma caminhada, certifique-se de reservar um tempo para relaxar. Costuma-se dizer que as melhores ideias surgem quando você está no chuveiro, e não no trabalho ou quando passa horas debruçado sobre a mesa. Relaxe e dê à sua mente tempo para recuperar a energia perdida.
12. Encontre um equilíbrio entre vida profissional e pessoal
É importante encontrar um equilíbrio entre o trabalho e o resto da sua vida. Se você estiver trabalhando o tempo todo, vai se esgotar rapidamente e não será nada produtivo. Mas se não trabalhar o suficiente, não conseguirá dar conta de tudo o que precisa ser feito. Encontre um equilíbrio que funcione para você, para que possa ser produtivo sem sacrificar sua vida pessoal.
13. Estabeleça metas
Estabelecer metas para si mesmo pode ser uma ótima maneira de manter o foco e a motivação. Quando você tem metas específicas pelas quais está se empenhando, é mais provável que se mantenha concentrado e consiga realizar suas tarefas. Certifique-se de definir metas de curto e longo prazo para que possa acompanhar o progresso ao longo do tempo. O método Específico, Mensurável, Alcançável, Realista e com Prazo (SMART) é uma das formas mais comuns e, ao mesmo tempo, poderosas de definir metas que não sejam ambiciosas demais, mas que você consiga atingir com precisão.
14. Crie uma rotina
Ter uma rotina diária disciplinada pode ajudá-lo a ser mais produtivo, pois lhe dará uma estrutura. Quando você sabe o que precisa fazer a cada dia, fica mais fácil começar e dar conta das tarefas. É claro que você também deve ser flexível com sua rotina, para poder lidar com imprevistos. Criar uma rotina não é fácil. É preciso disciplina e leva muito tempo para aperfeiçoá-la.
É por isso que você deve estar comprometido com o alcance dos objetivos, de modo que não se importe em dedicar tempo para elaborar a melhor rotina possível, que o ajude a manter o máximo desempenho. A melhor maneira de construir uma rotina é criar um sistema de hábitos baseado na sua personalidade. Durma e acorde em horários fixos. Comece a trabalhar em um horário determinado. Reserve um tempo para analisar seus diversos hábitos e, por meio de uma avaliação consistente, você terá um bom conjunto de hábitos fundamentais para mantê-lo em perfeita eficiência e com enorme produtividade.
15. Não deixe para depois
A procrastinação é inimiga da produtividade. Se você está sempre adiando as coisas, nunca vai conseguir fazer nada. Por isso, certifique-se de resolver as coisas assim que elas surgirem. Isso não significa que você tenha que fazer tudo imediatamente, mas pelo menos deve começar a trabalhar nelas para que não fiquem pairando sobre sua cabeça.
16. Aprenda a dizer não
Uma das razões pelas quais as pessoas adiam as tarefas é que tentam fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Será difícil se concentrar e concluir qualquer coisa se você estiver assumindo mais do que consegue dar conta. Portanto, aprenda a recusar pedidos de outras pessoas para realizar atividades que estejam fora da sua área de competência.
17. Seja positivo
Sua atitude pode fazer uma enorme diferença na sua produtividade. Você terá mais chances de realizar suas tarefas se tiver uma boa atitude e acreditar em si mesmo. No entanto, se você for negativo e pessimista, será muito mais difícil encontrar motivação para trabalhar. Portanto, mesmo quando as coisas ficarem difíceis, mantenha o ânimo alto, continuando a ser positivo e otimista.
Conclusão
Existem várias maneiras de aumentar sua eficiência no trabalho. Experimente algumas delas e veja quais são as mais eficazes para você. Além disso, não se esqueça de continuar se aperfeiçoando para poder melhorar cada vez mais com o tempo!
