Przejdź do treści
Spotkania strategiczne są naprawdę świetne i choć można podczas nich osiągnąć wiele rzeczy, możesz zadawać sobie pytanie: „Kto powinien uczestniczyć w spotkaniu strategicznym?”.
Krótka odpowiedź: każdy, kto ma interes w wyniku Twojej strategii... cóż, w pewnym stopniu.
Może to oznaczać dyrektorów generalnych, dyrektorów finansowych, dyrektorów marketingu, wiceprezesów ds. sprzedaży i marketingu, menedżerów produktu, kierowników ds. rozwoju biznesowego — zasadniczo wszystkich najważniejszych graczy.
Jednak pomijając proste odpowiedzi, spotkania strategiczne – i kwestia tego, kto powinien w nich uczestniczyć – mogą być nieco bardziej złożone i wymagać większego zaangażowania niż tylko osób, których stanowisko jest jednocześnie skrótem. OK?
Czym jest spotkanie strategiczne?
Zacznijmy od czegoś bardzo prostego. Spotkanie strategiczne to sesja planowania strategicznego, podczas której spotyka się wielu interesariuszy, decydentów i wpływowych osób z organizacji, aby omówić strategię firmy lub strategię projektu.
Zazwyczaj obejmuje to kierownictwo wyższego szczebla, personel operacyjny oraz przedstawicieli różnych działów.
Celem spotkania jest generowanie pomysłów, burza mózgów nad rozwiązaniami problemów organizacyjnych, omówienie taktyk wdrażania strategii oraz stworzenie planów.
Podczas gdy większość organizacji organizuje regularne spotkania, narady, podsumowania i inne, spotkanie strategiczne jest spotkaniem poświęconym planowaniu i wytyczaniu kierunków działania w celu opracowania projektów. Może ono nawet posłużyć do stworzenia abstrakcyjnego planu lub mapy drogowej dla przyszłości całej firmy.
Są one przydatne i pozwalają różnym osobom z wielu obszarów działalności firmy spotykać się i dzielić pomysłami.
Mogą to być długie wydarzenia lub nawet seria krótkich spotkań. Ostatecznym celem jest opracowanie jednej rzeczy – strategii!
Co można osiągnąć dzięki spotkaniu strategicznemu?
Podczas spotkania strategicznego można omówić aktualne cele firmy i opracować plan działania, który pomoże organizacji osiągnąć zamierzone cele. Można również zidentyfikować potencjalne ryzyka i możliwości, podjąć decyzję o alokacji zasobów, stworzyć wskaźniki wydajności, przeanalizować postępy w stosunku do planów i wiele więcej. Wszystko to przyczynia się do stworzenia skutecznej strategii, która pomoże organizacji osiągnąć długoterminowy sukces.
Spotkanie strategiczne może mieć charakter koncepcyjny. Można je wykorzystać do opracowywania pomysłów i burzy mózgów dotyczących ogólnych strategii.
Alternatywnie, jeśli masz jasną wizję tego, gdzie jesteś i dokąd chcesz dotrzeć, spotkanie strategiczne może być bardziej szczegółowe – skupiające się na konkretnych działaniach niezbędnych do osiągnięcia tych celów. Jest to świetne rozwiązanie do wyznaczania celów na poziomie całej firmy.
Kogo powinienem zaprosić na spotkanie strategiczne?
Uczestnicy powinni być starannie dobrani, z uwzględnieniem tego, kto wniesie największy wkład w dyskusję.
Oto kilka przykładów osób, które mogłyby wziąć udział w wydarzeniu:
Zespół kierowniczy wyższego szczebla
Kierownictwo wyższego szczebla powinno być obecne, aby zapewnić wskazówki, spostrzeżenia i informacje zwrotne. Będzie ono odgrywać kluczową rolę w zapewnieniu, że spotkanie przebiega zgodnie z planem i że wszystkie cele zostaną osiągnięte, a jego obecność pozwoli również uniknąć sytuacji, w której pomysły i koncepcje będą zbyt „odjechane” lub nie do pomyślenia w kontekście ogólnych celów biznesowych.
Kierownictwo wyższego szczebla może ulec pokusie, aby wkroczyć do akcji i pokierować całym spotkaniem, ale spotkanie strategiczne powinno ostatecznie polegać na słuchaniu i przejrzystej komunikacji, a nie na dyktowaniu, co ma się wydarzyć, zgodnie z wizją jednej osoby.
Kierownicy działów
Konieczne jest powołanie kierowników działów, aby zapewnić reprezentację poszczególnych działów i uwzględnienie ich unikalnych perspektyw w dyskusji.
Chociaż wszyscy kierownicy działów mają możliwość zaangażowania się, zazwyczaj warto podejść do zaproszeń w sposób strategiczny. Zastanów się, które działy mają największy wpływ na organizację i nadaj im priorytet.
Personel operacyjny
Pracownicy operacyjni mogą dostarczyć cennych informacji na temat bieżących procesów i działań, a także potencjalnych możliwości poprawy.
Mogą zapewnić stabilność całego spotkania i ogólnej strategii – niekoniecznie poprzez pieniądze i podatki, ale poprzez realizację i logistykę jako całość.
Potraktuj ich jak rozsądnych przyjaciół, którzy sprowadzają cię na ziemię, gdy zaczynasz snować dziwaczne plany dotyczące wyprawy przez Saharę w przyszłym miesiącu.
Zewnętrzni konsultanci i eksperci
Zewnętrzni konsultanci mogą zapewnić bezcenne porady i wiedzę specjalistyczną, które trudno byłoby zdobyć wewnątrz firmy. Mogą oni również pomóc w uzyskaniu szerszej perspektywy, ponieważ część ich doświadczeń pochodzi spoza organizacji.
Są one szczególnie przydatne, aby być na bieżąco z najnowszymi trendami i badaniami w branży, a także aby uzyskać wgląd w działania konkurencji.
Chociaż może być konieczne opłacenie udziału tych osób, a stawki ekspertów mogą nie być niskie, inwestycja w zewnętrznego konsultanta może w dłuższej perspektywie zaoszczędzić pieniądze, czas i energię (a nawet łzy pracowników!).
Rzecznicy pracowników
Tworzenie tych niesamowitych strategii i celów jest bardzo dobre, ale musisz mieć świadomość tego, co Twoi pracownicy i podwładni są w stanie faktycznie osiągnąć i wykonać.
Utrzymanie wysokiego morale jest ważnym elementem każdej działalności, a wszyscy pracownicy powinni mieć możliwość dzielenia się swoimi przemyśleniami, odczuciami i obawami.
Chociaż obecność wszystkich pracowników może powodować pewne utrudnienia – zarówno pod względem czasu, jak i zasobów – zaproszenie przedstawiciela osób wykonujących daną pracę, a nie tylko kierownika działu, pozwoli ocenić, czy harmonogram jest realistyczny i jakie przeszkody mogą się pojawić.
Pamiętaj, że granica między negatywnym nastawieniem a konstruktywną krytyką jest bardzo cienka, dlatego wybór pracownika powinien być dokładnie przemyślany. Nie wybieraj też osoby, która zawsze zgadza się ze wszystkim. Ktoś, kto bardzo chce się podobać, może nie być najlepszym przedstawicielem wszystkich pracowników.
Głos klienta
Chociaż zaproszenie rzeczywistego klienta na spotkanie strategiczne może nie być wykonalne, choćby dlatego, że nie jest on płatnym członkiem zespołu, warto zaprosić kogoś, kto w jakiś sposób może reprezentować Twoich klientów, odbiorców i potencjalnych klientów.
To doświadczenie musi opierać się nie tylko na „odczuciach”, ale także na wiedzy osoby posiadającej doświadczenie w zakresie danych ilościowych, jakościowych lub obu tych rodzajów danych dotyczących użytkowników końcowych. Posiadanie w zespole osoby, która potrafi poprzeć swoje opinie twardymi danymi, może być nieocenione w identyfikowaniu potrzeb i oczekiwań klientów.
Zebranie wszystkich w jednym miejscu w celu omówienia strategii może wydawać się przytłaczające, ale ci główni gracze mogą pomóc w zapewnieniu, że Twoja organizacja zmierza we właściwym kierunku. Nie wszyscy muszą być zaangażowani w tym samym czasie. Jeśli tylko istnieją możliwości wniesienia wkładu i wypowiedzenia się na temat różnych elementów planowanych działań, można to osiągnąć zarówno w czasie rzeczywistym, jak i asynchronicznie.
Jak przeprowadzić spotkanie dotyczące planowania
Skoro już wiemy, kogo zaprosimy na spotkanie, jak zamierzamy je zorganizować i przeprowadzić?
Prowadzenie udanego spotkania strategicznego wymaga starannego przygotowania i planowania. Samo spotkanie jest prawdopodobnie najłatwiejszym elementem!
Upewnij się, że wszystko zaplanowałeś z odpowiednim wyprzedzeniem, ustalając cele spotkania, tworząc porządek obrad i harmonogram, decydując, kogo należy zaprosić, upewniając się, że wszyscy są przygotowani i mają tę samą wiedzę przed uczestnictwem, przydzielając zadania uczestnikom i finalizując decyzje pod koniec sesji.
Czy powinienem zaprosić wszystkich na spotkanie strategiczne w tym samym czasie?
Po prostu nie!
Chociaż powyższa lista osób, które warto zaprosić, jest dość obszerna, nie wszyscy muszą być zaproszeni na spotkanie strategiczne w tym samym czasie.
Ważne jest, aby uczestnicy reprezentowali różne obszary wiedzy specjalistycznej, wnosili znaczący wkład i byli w stanie podejmować decyzje mające długoterminowe konsekwencje.
Jednak zaproszenie zbyt wielu osób może prowadzić do zamieszania i spowolnienia procesu. Staraj się zapraszać tylko te osoby, których wiedza i doświadczenie są niezbędne do podejmowania strategicznych decyzji.
Zapewniając odpowiednią równowagę między zainteresowanymi stronami, tak aby każdy mógł wyrazić swoją opinię, a decyzje były podejmowane wspólnie.
Ważne jest również, aby liczba uczestników była rozsądna — zbyt duża liczba osób może prowadzić do zamieszania i zakłócić przebieg procesu.
Ostatecznie, upewniając się, że na spotkaniu strategicznym obecne są odpowiednie osoby, można zagwarantować podjęcie właściwych decyzji i zaoszczędzić sobie wielu kłopotów (nie wspominając o czasie, energii (i być może nawet kolejnych łzach pracowników!).
Czy istnieje jednak sposób, aby zaangażować wszystkich?
Oczywiście! Wzrost popularności remote sprawił, że spotkania strategiczne mogą odbywać się wirtualnie, a rejestratory spotkań online może rozwiązać problem uwzględnienia WSZYSTKICH głosów podczas spotkania… bez konieczności fizycznej obecności zbyt dużej liczby osób.
tl;dv również pomóc Ci w przeprowadzeniu skutecznego spotkania strategicznego, w którym uczestniczy minimalna liczba osób, ale każdy ma możliwość wypowiedzenia się.
To narzędzie umożliwia wszystkim pracownikom firmypobieranie Zoom lub Google Meet i oglądanie ich w dogodnym dla siebie czasie.
Możesz nawet wyciąć nudne fragmenty (lub te bardziej wrażliwe!).
Wystarczy ustawić nagrywanie, a Twoje spotkanie strategiczne zostanie automatycznie przepisane (na ponad 20 języków!).
Z łatwością edytuj Google Meet , bez problemuedytuj Zoom , zaznaczaj kluczowe momenty, dodając do nich znaczniki czasu i wycinając tylko te najważniejsze fragmenty.
Możesz nawet oznaczyć poszczególne osoby lub całe działy za pomocą powiadomień push w Slacku, powiadamiając ich tylko wtedy, gdy wymagany jest ich wkład.
Działa również jako doskonałe narzędzie do monitorowania postępów, zapewniając pełną przejrzystość i rejestrowanie wszystkich omówionych kwestii, planów, a nawet harmonogramów.
Jak mogę udostępnić wyniki spotkania strategicznego?
Kolejną zaletą tl;dv i wdrożenia ogólnej strategii współpracy asynchronicznej jest to, że konieczne jest prowadzenie profesjonalnej dokumentacji, ale narzędzie robi to za Ciebie i zapewnia, że można z niego skutecznie korzystać.
Koniec z zagubionymi notatkami.
Żadnych błędnie interpretowanych planów działania.
Koniec z nieporozumieniami!
Wszystko jest dostępne zarówno w formie wideo, jak i transkrypcji pisemnej.
Co zostało postanowione, kiedy należy to zrobić i kto ma to zrobić?
Dzięki temu masz doskonałą listę kontrolną do monitorowania i śledzenia realizacji planów w ujęciu ogólnym.
Jeszcze lepsze jest to, że można wprowadzić te dane bezpośrednio do systemów CRM i przekazać plany całej firmie.
W ten sposób wszyscy mogą zaangażować się w realizację celów firmy, nie tylko osoby obecne na pierwotnym spotkaniu!
Spotkania strategiczne są świetne... ale nie wszyscy muszą na nich być!
Chociaż organizowanie dużych spotkań z udziałem interesariuszy było w przeszłości czymś powszechnym, wiązało się to również z ogromnymi nakładami czasu, zasobów i pieniędzy.
Czy potrafisz sobie wyobrazić koszty cateringu i kawy związane z tego typu wydarzeniami?!
Te kosztowne, czasochłonne wydarzenia, które wymagały niesamowitego planowania, po prostu nie są potrzebne w świecie remote .
Spotkania strategiczne, odbywające się w formie wideokonferencji i wykorzystujące sprytne narzędzia, takie jak tl;dv, na zawsze zmieniły sposób pracy firm i będą miały wpływ na ich funkcjonowanie w przyszłości.
Ograniczając liczbę osób uczestniczących w spotkaniu, ale zachowując pełną przejrzystość i zaangażowanie wszystkich pracowników firmy, można przeprowadzić wydajne i skuteczne spotkanie strategiczne, które faktycznie pomoże w realizacji projektów.
Możesz zaangażować wszystkich, nawet jeśli nie ma ich na miejscu! Mogą nawet być na wakacjach!
To demokratyczne rozwiązanie dla wszystkich: koniec z niewygodnym planowaniem czasu i stratą czasu na dojazdy!
To lepsze i mądrzejsze spotkania strategiczne. Teraz... gdybyśmy tylko mogli zamówić catering z bufetem do naszego domowego biura, byłoby wspaniale.
Z kim musimy porozmawiać na ten temat?
