A importância de Trabalho profundo e o O poder de um kumbaya de equipe já está bem documentado. Já falamos sobre isso aqui, aquie aqui. Hoje, porém, estou discutindo as nuances alternativas das reuniões opcionais. Então vamos lá!(convite opcional, obviamente 😆)@tldv.io Faz todo o sentido. #reunião #comédia #corporativa #reuniões #9to5 #primeirodia ♬ som original - tldv.io - AI Meeting Recorder
Neste artigo
Reuniões opcionais = reuniões melhores
As reuniões não são mais trocas de informações de cima para baixo ou unidirecionais. Isso é ainda mais verdadeiro para startups e equipes async-first e remote . Sempre há exceções à regra. Não se deve deixar de participar de algumas reuniões para integrar novos membros da equipe ou atualizações importantes para toda a empresa. Entretanto, em 99% dos casos, a participação opcional aumenta a qualidade das reuniões.
Aqui estão os principais benefícios que observamos nas centenas de reuniões de voluntários das quais participamos (e das quais não participamos) tl;dv.
#1 Reuniões opcionais motivam os organizadores
A participação forçada não faz justiça aos organizadores da reunião: Se todos os "participantes" da reunião forem obrigados a comparecer, os organizadores da reunião não serão incentivados a melhorar a experiência da reunião. Em um mundo alternativo de reuniões, se um organizador quiser uma taxa de participação mais alta(que não pode ser forçada), é provável que ele torne a participação voluntária mais atraente. Isso poderia ser assim:
- Selecionar um horário conveniente para todos.
- Planejamento minucioso da agenda, para que todos possam avaliar o valor da reunião. Assim, os participantes chegarão preparados, aumentando o resultado da reunião.
- Os itens relevantes apenas para um número menor de participantes podem ser abordados primeiro.
- Uma sessão de microfone aberto, para que os participantes possam discutir pontos relevantes.
💡TIP: Economize o tempo da sua equipe não exigindo 100% de presença nas reuniões. Use esse tempo poupado para uma sessão opcional de confraternização!
Com o tempo, esse efeito será agravado. O organizador é incentivado a tornar as reuniões opcionais atraentes na primeira vez. O organizador também aprende com o que não funcionou. Por exemplo, vejamos uma sessão de união de equipe. Ao ver quem NÃO compareceu, os organizadores podem saber do que sua equipe gosta, a fim de melhorar as sessões voluntárias de união de equipes na próxima vez.
Em resumo: as reuniões opcionais, como um bom vinho, melhoram com a idade. 🍷
#2 As reuniões opcionais são mais enxutas
Nem todo mundo obtém o mesmo valor de uma reunião. Robin Dunbar diz que as conversas com mais de quatro pessoas se tornam uma palestra dominada por alguns extrovertidos. Além disso, as reuniões forçadas geralmente são dominadas por aqueles que têm mais a ganhar.
Por exemplo, em um sprint de marketing, é mais provável que o gerente de marketing obtenha o maior valor. O designer gráfico de marketing obterá valor limitado de tópicos não relacionados ao design. Se o designer gráfico for forçado a participar de toda a reunião, provavelmente ficará em silêncio e será passivo.
Tornar as reuniões opcionais elimina o medo de sair mais cedo e incentiva apenas as pessoas relevantes a participar. Isso beneficia os não participantes (menos tempo desperdiçado, mais tempo de trabalho profundo) e também os participantes (mais participantes ativos = maior resultado da reunião). Com um custo médio de reunião de mais de US$ 1.000 por reunião, há muito dinheiro a ser economizado também!
#3 As reuniões opcionais são colaborativas
Como os participantes estão se juntando voluntariamente, é provável que tenham se juntado devido ao valor percebido da reunião. Isso leva a um maior investimento na reunião. Pessoas investidas são incentivadas a trabalhar para obter melhores resultados.
Portanto, em vez de ter 10 participantes de reunião semi-investidos, tenha 4 participantes ativos e investidos. Quando você está envolvido, é mais provável que se concentre em soluções, não em problemas, e se atenha apenas às informações relevantes.
Equalizar a dinâmica de poder da reunião
A dinâmica das reuniões não opcionais incentiva uma cultura de reunião unidirecional, ineficiente e passiva. Vamos dar uma olhada em uma maneira melhor.
#1 Reuniões opcionais = igualdade de condições
Geralmente, os organizadores de reuniões são líderes, gerentes e executivos. Portanto, a relação organizador > convidado é geralmente desigual. Isso leva a um feedback e a uma comunicação menos honestos, o que afeta o resultado e o valor da reunião.
A participação opcional na reunião é um pequeno passo em direção a uma dinâmica de poder igualitária. O organizador da reunião (geralmente o detentor do poder) está dizendo "ei, seu tempo é tão importante quanto o meu". Com uma dinâmica de poder equilibrada, há uma chance maior de feedback aberto e, portanto, de reuniões mais produtivas.
#2 As reuniões opcionais geram confiança
Reuniões opcionais não garantem a coesão da equipe. Mas certamente são uma indicação de confiança. Se você confia em seus funcionários para fazer o trabalho deles, certamente eles devem ser capazes de alocar seu tempo e decidir de quais reuniões precisam participar. Já se foram os dias em que as reuniões eram feitas com desculpas Blackbooks.
Se você confia em seus funcionários e deu a eles o ambiente para agirem de forma autônoma, então as reuniões opcionais são a próxima etapa lógica e natural.
Como fazer bem as reuniões opcionais
Então, em um mundo perfeito, como é o Santo Graal das reuniões opcionais?
Agenda clara
Com uma pauta clara e informações contextuais, os participantes provavelmente levarão suas opiniões e ideias pré-formadas para a mesa, prontas para serem discutidas. Mais vozes geralmente equivalem a melhores resultados da reunião. Nenhuma reunião deve ser um grande saco de surpresas.
Tornar explícita a presença opcional
Sempre fazemos uma escolha consciente em tl;dv para reforçar a cultura e o espírito de nossas reuniões. Afinal de contas, os hábitos levam tempo para se formar. Mencionar casualmente as políticas de reunião de sua empresa uma vez para os novos contratados não é suficiente. Veja como você poderia(ou deveria) deixar isso claro:
- Marque isso na reunião.
- Escreva-o na descrição.
- Reitere isso durante a reunião.
- Reitere a cultura e as políticas da reunião com frequência para a sua equipe.
Documentação confiável da reunião
Esse é o aspecto mais importante das reuniões opcionais. Sem a documentação adequada, infelizmente o valor das reuniões(opcionais) se perderá para os não participantes. Isso resultará em buracos de conhecimento em sua empresa, criando assincronia de informações e reduzindo a produtividade.
Em nossa equipe, garantimos uma documentação robusta das reuniões, gravando todas as reuniões relevantes(Sprints, sessões de pesquisa de usuários, entrevistas de contratação, demonstrações de clientes, integrações etc.). Durante a reunião, transformamos a pauta da reunião em destaques com registro de data e hora(veja acima ☝️). Cada registro de data e hora o transporta para o momento EXATO da gravação da reunião. Não gaste 60 minutos em uma reunião pelos 3 minutos que lhe interessam!
Como é uma reunião opcional?
Aqui está um exemplo(acima) de uma reunião opcional em Google Meet . Observação:
- Os participantes não essenciais estão indicados.
- A agenda da reunião está claramente vinculada.
- Alguns pontos são levantados primeiro, permitindo que os convidados não essenciais saiam mais cedo.
- A reunião é tl;dv'ed.
Reuniões obrigatórias =/= permanecer no circuito
Com a documentação adequada da reunião pronta, as reuniões obrigatórias não são mais a única maneira de manter toda a sua equipe informada! Agora, qualquer membro da equipe pode ser um participante assíncrono de qualquer QBR, Sprint ou reunião on-line.
Nosso truque favorito para extrair valor de cada reunião para os "não participantes" é marcar os momentos valiosos e relevantes da reunião para a pessoa certa. Isso permite (por exemplo) Jenny seja alertada diretamente no Slack quando ela for marcada em um momento da reunião. Clique nessa mensagem com registro de data e hora no Slack e ela o levará DIRETAMENTE ao momento exato da gravação da reunião!
Transforme o FOMO em JOMO
Ao longo deste artigo, mostrei como transformar o trabalho enfadonho típico de reuniões forçadas e antigas em reuniões opcionais participativas e eficientes. ÓTIMO!
Sinceramente, não é mais necessário ter medo de não comparecer a todos os Standups, Townhalls ou Sprints! Em vez disso, transforme o FOMO em JOMO. Comemore o fato de que você e sua equipe estão gastando o tempo com sabedoria E não comprometendo a colaboração, a harmonia da equipe ou a sincronia das informações.
Vivemos no século XXI e temos as ferramentas para trabalhar de forma assíncrona e eficaz. Incentivamos você a embarcar nessa. Confie em mim, você vai adorar!
