Эффективные стратегии проведения совещаний для remote и гибридных команд, когда они подготовлены и готовы к работе, являются ключом к минимизации потерь времени.
В то время как революция remote продолжается (и на сайте tl;dv WE.ARE.HERE.FOR.IT 👏 👏 👏 👏 👏), существует небольшое предположение, что встречи remote проходят в несколько ином пространственно-временном континууме, чем локальные. Да, вам не нужно ездить на работу, не нужно выходить из конференц-зала, чтобы прогнать финансовую команду, но они все равно требуют времени, энергии и ресурсов. Да, именно так - продуктивное рабочее время потенциально тратится впустую.
Если вы ищете стратегии эффективного проведения совещаний, то вы попали по адресу. Ниже мы приводим график по пунктам, который поможет вам разобраться со всеми делами и в целом сократить время совещаний.
Но прежде чем мы перейдем ко всему этому, мы должны отметить одну важную вещь.
tl;dv повышает эффективность совещаний
Есть много, много причин, по которым это так, и мы могли бы целый день рассказывать о нашем онлайн-рекордере встреч. Однако в духе экономии времени, о котором мы говорили, мы будем указывать все по пути.
Определите цели встречи
Первым шагом во всех эффективных стратегиях проведения командных собраний является определение цели. Спросите себя: "Какова цель этой встречи?".
Это сессия принятия решений, сессия обмена информацией или мозговой штурм?
Когда-то встречи проводились для того, чтобы поговорить о встречах... чтобы поговорить о встречах. И, честно говоря, старая добрая личная встреча приобрела репутацию отнимающей много времени.
Но благодаря современным технологиям и появлению сайта remote , теперь ожидается, что встречи должны иметь цель, быть целенаправленными и продуктивными.
Встречи становились все круче и хитрее.
Поэтому определите свои цели до того, как созывать людей на собрание. Таким образом, каждый заранее знает, чего от него ждут и чего нужно достичь.
Создайте повестку дня
Определившись с целью, составьте повестку дня, чтобы заранее ознакомить с ней участников собрания. Повестка дня обеспечит структуру собрания, позволяя всем сосредоточиться и не отвлекаться от темы.
Включите темы, которые необходимо обсудить, вопросы, на которые нужно ответить, и любую другую информацию, которую вы считаете уместной. Наличие повестки дня перед встречей означает, что вы все находитесь на одной волне, и касательные, отступления и глубокие содержательные разговоры о Голосе не нарушат ваш поток.
Вы можете войти и выйти так быстро, как будто все под контролем.
Определитесь с технологией
В наше время существует огромное количество способов проведения собрания remote , но не стоит полагать, что все могут зайти на Zoom. Всегда лучше проверить команду перед началом встречи.
Если у вас гибридная команда, это еще более важно, поскольку некоторые члены команды не могут участвовать в совещаниях удаленно. Это может быть связано с техникой, доступностью, разрешениями или просто с занятостью команды, которой нужно меньше встреч.
Однако если вы выберете Google Meet или даже Zoom в качестве инструмента для проведения виртуальных встреч, оба они прекрасно интегрируются с tl;dv.
tl;dv предоставляет платформу, доступную для всех, будь то remote или гибрид. Это идеальный инструмент для проведения онлайн-встреч, позволяющий обеспечить участие всех желающих... даже если технически они не могут этого сделать.
В этом случае tl;dv может быть полезен, так как каждый может получить доступ и отслеживать все принятые решения, но об этом подробнее позже.
Выберите участников
Когда цель определена, а повестка дня составлена, самое время составить список гостей.
Если вы когда-нибудь были на совещании, где вам ничего не оставалось делать, кроме как тупо смотреть вдаль, значит, что-то было спланировано неправильно.
Никто не хочет присутствовать на ненужном собрании, и точно так же никто не хочет приводить на собрание ненужных людей.
Помимо того, что вы можете потерять так много продуктивного времени, иногда добавление дополнительных голосов может усложнить очень простые вопросы.
Даже если встреча имеет отношение к разным командам и отдельным людям, использование tl;dv для того, чтобы наверстать упущенное после мероприятия, может оказаться наилучшим вариантом.
Благодаря временным меткам, тегам и удивительной расшифровке отдельные люди и команды могут просмотреть то, что важно, и пропустить, оставив остальное.
Назначить роли
Как и на всех совещаниях, на них должен быть лидер. Этот человек будет следить за тем, чтобы собрание проходило гладко и при этом оставалось верным цели и повестке дня.
Хорошей практикой также является назначение других ролей, таких как хронометрист, который следит за тем, сколько времени занимает каждая тема во время встречи; решатель, который голосует за то, что будет сделано; или даже конспектирующий, который делает заметки или просто отвечает за то, чтобы tl;dv был настроен (самая простая работа. Это очень просто и может быть даже автоматизировано!).
Отправка приглашений в календарь (и рассылка повестки дня)
У вас есть план, люди и сила... теперь вам нужно только выбрать время и разослать приглашения.
При этом не забудьте приложить к приглашению на встречу повестку дня, а также все ссылки/пароли/магические ключи для входа на виртуальную встречу.
Убедившись, что у каждого есть все необходимое заранее, вы значительно упростите себе задачу, когда встреча состоится.
Также, если есть что-то, что нужно принести или подготовить, фигурки, слайды или совы макраме, возможно, отправьте быстрое электронное письмо этому члену команды отдельно в качестве напоминания.
Также, если вы используете tl;dv и обнаруживаете, что люди не могут прийти в это время. Не волнуйтесь! Вам не нужно менять время, чтобы уместить одного или двух человек. Просто поделитесь записью встречи с соответствующими тегами и отметками времени для тех, кто не смог прийти.
Начните встречу!
Вы провели всю подготовку, и вот время пришло!
Приходите вовремя.
Возьмите воды.
Убедитесь, что все технические вопросы решены, заранее, и поехали!
Установите основные правила
Прежде всего, когда все будут на совещании, ознакомьтесь с этикетом видеоконференций.
Выключите микрофоны, желательно включите экраны и просто будьте вежливы.
Протоколы ведутся автоматически
Это тот момент, когда вы подтверждаете, что человек, который ведет протокол, ведет протокол...
НО, вы были невероятно умны и решили использовать tl;dv, поэтому можете пропустить этот фрагмент.
Вся встреча транскрибируется автоматически, готовая к распространению, вырезкам, ссылкам и даже к занесению в CRM в любой момент.
Ух ты! Ты получил золотую звезду. ⭐
Не отклоняйтесь от курса (имейте Карена!)
О Каренах говорят плохо, но, боже мой, правильный "Карен" может удержать вас на прямой дороге.
Карены могут быть очень полезны. Убедиться в том, что встреча проходит в соответствии с планом, - это ключ к получению тех преимуществ, о которых мы говорили: меньше потраченного времени, меньше потраченных впустую ресурсов.
Попросите кого-нибудь сдержать и не дать разговору свернуть в сторону.
Держите себя в руках!
Контрольное время
И хотя вы уже определили роли, и у вас должен быть хронометрист, убедитесь, что вы все следите за временем.
Несмотря на то, что каждому пункту совещания должно быть уделено время, которого он заслуживает, убедитесь в том, что его пункты кратки, действенны и, самое главное, подвижны.
Начните и придерживайтесь повестки дня
Важно, чтобы повестка дня соблюдалась, но если кому-то кажется, что что-то нужно обсудить сразу, убедитесь, что вы все согласны, прежде чем приступать к этому.
Несколько минут обсуждения того, стоит ли обсуждать что-то, могут сэкономить много времени в долгосрочной перспективе.
Лучшей практикой будет (если только это не невероятно срочное дело) перенести это на конец встречи.
Однако если вы все еще не совсем уверены в том, как структурировать свою повестку дня, вот способ решить, что и когда будет сделано:
1. Расставляйте приоритеты в первую очередь для самых важных вещей
Просто, но важно. Это те дела, которые вы ДОЛЖНЫ сделать до окончания встречи.
2. Более короткие срочные пункты
Не такие большие и страшные дела, которые нужно сделать, а пункты, которые можно быстро решить, делегировать или предпринять для экономии времени.
3. Сохраняйте логику
Разговор о рождественской вечеринке в феврале менее логичен, чем обсуждение планов финального рывка продаж в первом квартале. Старайтесь использовать аргументацию и логику для более мелких пунктов повестки дня.
4. "Похмельные предметы"
Самые лучшие планы и все такое - все равно не все успеете сделать.
Обязательно обратите внимание на то, что можно назвать "предметами похмелья".
Это те мелочи, которые не являются ни срочными, ни сверхважными, которые не обсуждались.
Их можно отследить на сайте tl;dv и позже снова поднять.
Если вы обнаружите, что эти пункты проталкиваются несколько раз, подумайте, действительно ли они важны.
Назначение заданий
Теперь, когда основная часть встречи закончена, и мы поговорили о том, что нам нужно, пришло время заняться делом.
Распределение задач во время встречи имеет жизненно важное значение, иначе ваша встреча будет просто пустой тратой времени.
Четко определите, что необходимо сделать, кто должен это сделать и как будет отслеживаться прогресс.
Сделать это сейчас - значит не потерять тягу, а также означает, что есть задокументированный момент, когда кто-то получает или берет на себя ответственность.
Установите крайние сроки
И, конечно же, установите сроки для всего этого!
Да, все! И закрепить их накрепко. Ничего не желаемого, потому что об этом забудут!
Вы всегда можете изменить сроки позже, но вы не сможете этого сделать, если не установите их в самом начале.
Резюме ключевых решений и действий
Перед окончанием совещания руководитель совещания должен еще раз просмотреть все принятые решения и предпринятые действия. Это похоже на то, как официант зачитывает вам ваш заказ. Таким образом, все будут уверены, что они на одной странице.
Согласовать следующую встречу
Прежде чем вы все откланяетесь и вернетесь к работе, убедитесь, что следующая встреча назначена. Это должно быть достаточно далеко, чтобы было что принести команде, но не слишком далеко, чтобы обо всем забыли.
Завернитесь!
Не позволяйте ему затягиваться. Установите себе лимит времени на завершение встречи, чтобы все могли вернуться к работе.
И это все!
Вы выбили очередную встречу из колеи. ⭐⭐⭐
Похлопайте себя по спине, выпейте заслуженную чашку чая или кофе и приступайте к выполнению всех этих задач!
Оценить встречу
О, подождите... еще кое-что!
По окончании встречи важно оценить, как она прошла. Насколько продуктивным оно было? Что можно было улучшить? Все ли внесли свой вклад и участвовали в обсуждении или несколько человек взяли разговор в свои руки?
Размышляя о каждой встрече, вы можете выявить любые проблемы, которые необходимо решить, и сделать так, чтобы они не повторились. Вы также можете получить от участников обратную связь о том, что прошло хорошо и что можно было бы сделать лучше для будущих встреч.
Опять же, tl;dv может дать невероятное представление об этом. Помимо того, что вы можете подключить всех непосетителей, вы можете искать стенограммы, clip и отправлять ключевые идеи другим, а также быстро просматривать и перепроверять все. Это потрясающий инструмент для последующей работы.
Бесплатные шаблоны для совещаний
Хотя приведенный выше шаблон, если можно так выразиться, потрясающий, он не может быть универсальным. У вас могут быть еженедельные совещания, совещания конкретного отдела или даже совещания с клиентами, которые требуют несколько иной структуры.
Не волнуйтесь, мы все предусмотрели! Здесь представлены шаблоны для различных типов встреч, как remote , так и гибридных:
Шаблон совещания Confluence Remote
6 Miro Remote Шаблоны совещаний
Conceptboard Remote Шаблоны совещаний
Hugo Remote Шаблоны совещаний
Гибридный шаблон совещания Fellow
Гибридный шаблон для совещаний Mural
Это всего лишь рекомендации, которые помогут вам начать работу и получить максимальную отдачу от ваших собраний. Важно помнить, что каждая команда отличается от другой, поэтому корректируйте их соответственно.
И если tl;dv может облегчить вам задачу и сделать так, что вам придется ходить на меньшее количество встреч... что ж, это определенно стоит проверить!
