В последнее время много говорят о«бесботовых» инструментах искусственного интеллектадля записи, которые обещают тихо работать в фоновом режиме, пока вы разговариваете. Они утверждают, что решают проблему «жутких ботов на встречах» и делают все более человечным. Но вот в чем дело. Серый кружок без лица под названием Notetaker AI — это не враг. Это знак прозрачности. Он сообщает всем, что встреча записывается, что есть согласие на это и что сказанное может быть записано.

Этот маленький кружок может и не выглядит очаровательно, но теперь он стал привычным. Даже ожидаемым. Это цифровой эквивалент фразы «Не против, если я запишу это?». Никто не моргнет глазом, потому что это честно. А если вам это не нравится, вы можете его удалить.

Согласие есть согласие.

Переход от присутствия в стиле бота к бесшумной фоновой записи ничего не меняет в том, что записывается. Он устраняет единственный визуальный сигнал, по которому люди понимают, что их записывают, что создает более серьезные проблемы, связанные с согласием и внутренним управлением, как только записывающее устройство становится невидимым. Бесшумное невидимое записывающее устройство не делает встречи более безопасными или конфиденциальными. Оно затрудняет их регулирование и облегчает злоупотребление. Внутри компании доказать, что все согласились на запись, становится практически невозможно, и одним щелчком мыши можно получить библиотеку звонков, экранов и голосов, которые никогда не были разрешены для хранения.

Поэтому, прежде чем прославлять «отсутствие ботов» как следующую большую инновацию, стоит задать самый скучный, но самый важный вопрос: а законно ли это вообще?

Оглавление

tl;dr

Отсутствие ботов звучит привлекательно, но реальность гораздо менее утешительна. 

Удаление видимого бота для встреч не создает большей конфиденциальности, а лишь скрывает то, что происходит.

Видимый бот показывает, что люди знают, что их записывают, и что согласие было получено, а не предполагается.

Безмолвная версия создает пространство для сомнений и простых человеческих ошибок, а как только появляются сомнения, они могут перерасти в недоверие и юридические проблемы. Четкая видимость может показаться немного неудобной, но это единственный честный способ вести запись.

Парадокс согласия

Вся концепция «бесботового» ИИ построена на противоречии. Удаляя видимый бот, вы также удаляете визуальный сигнал, который сообщает всем, что встреча записывается.

В соответствии с GDPR и большинством законов о защите данных, любая запись, которая фиксирует личные данные человека, его голос, лицо, имя или информацию, которой он делится, требует ясно выраженного, осознанного согласия. Не имеет значения, идет ли речь об аудио-, экранной или «амбиентной» транскрипции.

Когда бот виден, согласие очевидно.

Когда согласие невидимо, оно становится юридическим вопросом.

Компании могут утверждать, что сотрудники «подразумевают», что их записывают, но регулирующие органы не интересуются предположениями. Их интересует доказательное согласие. Без видимого индикатора или контрольного журнала трудно доказать, что кто-либо был проинформирован, не говоря уже о том, что дал согласие.

Таким образом, «безбот» не обязательно означает конфиденциальность. Скорее, это потенциально более рискованно. Это устраняет единственную вещь, которая демонстрировала соблюдение требований на практике.

Почему запись без ботов легко подвергается злоупотреблениям

С технической точки зрения, невидимая запись проста в реализации и невозможна для контроля. Сотрудники могут незаметно записывать встречи, не сообщая об этом другим. Инструменты, которые записывают локально или через расширения браузера, могут захватывать конфиденциальные данные, имена на слайдах, лица во время звонка, даже личные сообщения Slack, появляющиеся в середине экрана, и все это без возможности проверки.

Без центрального журнала или записей о согласии команды по обеспечению соответствия работают вслепую. Они не могут проверить, кто, что, когда и почему записал. А если эта запись в конечном итоге будет передана, утечет или будет взломана, организация потенциально несет полную ответственность.

Ложный выбор: аудио или экран

Многие «бесботовые» инструменты представляют запись как компромисс. Либо вы записываете звук, либо весь экран. Оба варианта создают новые проблемы с конфиденциальностью.

Аудио-только по-прежнему обрабатывает биометрические данные, ваш голос можно однозначно идентифицировать. Этот тип бота доступен в функции записи Chat GPT и аналогичной функции Notion.

Запись экрана может запечатлеть конфиденциальные документы, данные клиентов или даже сторонние системы, которые не имеют никакого отношения к самому совещанию.

Представление о том, что один вариант является более «безопасным», чем другой, является ложным. Оба варианта требуют законного основания, явного согласия и процедур обработки данных, которые многие из этих новых инструментов просто не предоставляют.

В любом случае, существует вероятность того, что где-то кто-то записывается без его ведома.

Как запись «без ботов» стала новым модным словом

Термин «без ботов» не появился, по-видимому, благодаря регуляторам. Скорее всего, его придумали маркетинговые команды, стремящиеся дистанцировать свои продукты от негативной реакции на «жутких» ИИ-конспекторов. Это пиар, замаскированный под прогресс, и он работает, потому что люди путают невидимость с конфиденциальностью.

Некоторые инструменты называют себя «соответствующими требованиям по дизайну» или «готовыми к использованию в предприятиях», демонстрируя значки ISO 27001, SOC 2, GDPRи CCPA. Эти сертификаты имеют большое значение. Их сложно получить, и они свидетельствуют о том, что компания следует строгим стандартам безопасности данных. Однако они не гарантируют автоматическое соответствие продукта требованиям при его использовании. Они доказывают, что поставщик имеет надежные системы хранения и управления данными, но не означают, что каждый клиент использует их с соблюдением согласия.

Платформа может быть корпоративного уровня, но ее соответствие требованиям зависит от того, как люди, которые ее используют, собирают, обрабатывают и обмениваются информацией на ежедневной основе. Ответственность лежит на организации, а не на инструменте.

Соответствие требованиям не зависит от того, насколько безопасны серверы. Речь идет о том, знали ли люди, что их данные собираются. «Bot-free» уклоняется от этой ответственности, перекладывая ее на пользователя, человека, который с наименьшей вероятностью понимает юридические детали.

Видимые боты и скрытые записывающие устройства: сравнение инструментов

ИнструментПрозрачность записиПотенциальный риск
tl;dvВидимый бот присоединяется к каждому собранию с именем и аватаром, отображаемыми для всех участников. Нет скрытого режима. Четкий сигнал согласия.Низкий — прозрачный и совместимый при правильном использовании.
TactiqРасширение браузера незаметно захватывает подписи. Никаких ботов, баннеров или автоматических уведомлений для участников. Существует автоматическое уведомление, но у записывающего есть 10 секунд, чтобы отменить его отправку, если он того пожелает. Потенциал — другие могут не осознавать, что транскрипция активна.
ГранолаМестная транскрипция без ботов. Никаких видимых индикаторов или автоматических уведомлений для других участников.Потенциал — невидимый для других, может нарушить требования согласия.
Понятие искусственного интеллектаИспользует внешние API для транскрипции, без видимого бота или подсказок во время встречи.Потенциал — полностью зависит от раскрытия информации пользователем для соблюдения правил согласия.
Запись ChatGPTЗаписывает локально через приложение, а не через видимого бота для встреч. Нет автоматического уведомления участников.Потенциальный риск — риск незаметного захвата, если пользователь не объявляет об этом.
КлюлиКорпоративный инструмент с сертификатами SOC 2 / ISO 27001. Публичные документы не подтверждают наличие видимых сигналов во время встреч.Потенциал — видимость неясна; наиболее безопасно предположить, что раскрытие информации требуется.

Ни один из этих подходов не является идеальным, но видимый бот, по крайней мере, обеспечивает честность процесса. Он действует как цифровой свидетель, показывая, что что-то фиксируется и кем.

Серая зона соответствия

Давайте проясним: запись без использования ботов не является незаконной.

Ни одна из этих компаний не нарушает закон, удаляя видимый бот для встреч. Изменилось только то, кто несет риск. Юридическая ответственность за согласие теперь ложится на того, кто нажимает кнопку записи.

Это означает, что отдельные пользователи, то есть сотрудники, фрилансеры, менеджеры, должны убедиться, что все участники разговора знают о том, что он записывается. В теории это просто. На практике же почти никто не делает этого должным образом.

Это тот же самый тихий театр согласия, который мы все приняли в других местах. Подумайте, сколько раз Apple обновляет свои условия и положения. Страницы и страницы плотного юридического текста, каждый из которых требует вашего согласия, прежде чем вы сможете вернуться к своему телефону.

Кто их читает?

Никто.

Мы нажимаем «согласен», потому что верим, что система знает, что делает. Та же логика теперь применяется и внутри компаний. Мы верим, что платформа заботится о нашей конфиденциальности... но обычно это не так.

Таким образом, хотя платформы технически могут заявлять о соблюдении требований, люди, которые их используют, зачастую не могут этого сделать. Это тихое переключение с ответственности системы на личную ответственность, и большинство пользователей даже не осознают, что это произошло.

Человеческая цена невидимой записи

Если вы сегодня участвуете в совещании, есть большая вероятность, что в углу будет тихо сидеть заметный бот для записи. Все могут его видеть и все знают, для чего он нужен. Эта простая ясность положительно влияет на атмосферу.

В видео выше Эндрю Свинад, генеральный директор Leo Burnett, объясняет, что люди больше не согласны оставаться в неведении. Они хотят быть в курсе событий, участвовать в них и быть частью диалога. Когда информация скрывается, люди придумывают свои собственные истории. Эта неопределенность вызывает стресс и подрывает доверие.

Тот же принцип применим и к собраниям. Когда запись невидима, люди это чувствуют. Они сдерживаются, гадая, что может быть записано или поделено позже. Скрытая запись вызывает беспокойство и домыслы.

А когда люди этого не чувствуют, они могут говорить свободно, не осознавая, что их записывают. В большинстве случаев такая открытость полезна, но она также может подвергнуть их риску. Случайное замечание о коллеге, ранний вариант идеи, которая еще проходит испытания, или искреннее беспокойство по поводу рабочей нагрузки — все это может звучать совсем по-другому, когда его позже воспроизведут. Без четкого сигнала о том, что ведется запись, люди теряют возможность выбирать, что следует включить в публичную часть разговора, а что должно остаться в данный момент.

Видимый бот устраняет эту неоднозначность. Он дает людям контекст. Они знают, когда обсуждение фиксируется, и могут решить, как внести свой вклад. Речь не идет о цензуре, а о предоставлении возможности участвовать в процессе на основе полной информации.

Когда люди уверены, что от них ничего не скрывают, они чувствуют себя в безопасности и могут открыто высказываться, оспаривать идеи и сотрудничать. Небольшой значок «Ведется запись» не является препятствием для творчества. Он напоминает о том, что прозрачность защищает как компанию, так и ее сотрудников.

Когда люди не делают предположений

Более серьезная проблема возникает, когда люди не предполагают, что их записывают. Большинство по-прежнему так и поступают. Они присоединяются к звонку, делятся экраном, открыто разговаривают и верят, что то, что происходит на этой встрече, останется на этой встрече.

А теперь представьте, что один из этих звонков незаметно записывается коллегой, тестирующим инструмент «без ботов». Остальные участники разговора даже не подозревают, что он работает. Они делятся черновыми документами, внутренними ценами, может быть, даже именами клиентов, которые подпадают под соглашение о неразглашении. Ничего из этого не является злонамеренным. Это обычное сотрудничество. Но если эта запись когда-нибудь просочится, будет загружена в обучающий набор или окажется где-то в небезопасном месте, ответственность за это полностью ляжет на организацию.

GDPR рассматривает голосовой и экранный контент как персональные данные. Это означает, что лицо, запись которого была сделана без его согласия, может потребовать копии, запросить удаление или подать жалобу в регулирующие органы. Если регулирующие органы решат, что компания не предотвратила незаконную запись, последуют штрафы и ущерб репутации. В некоторых отраслях это также может привести к нарушению положений о конфиденциальности или правил финансового поведения.

Сотрудник, который сделал запись, возможно, не имел злого умысла, но намерение не имеет значения. С точки зрения соблюдения нормативных требований, ущерб уже нанесен. А когда эта запись содержит личные комментарии руководителя, обсуждение кадровых вопросов или откровенное замечание о коллеге, последствия могут выйти за рамки конфиденциальности данных. То, что было задумано как момент доверия, становится постоянной записью.

Запись через границы: правовой и культурный патчворк

Большинство инструментов для проведения встреч, не использующих ботов, разработаны в США, где запись рабочих разговоров и сбор данных считаются частью повседневной деловой жизни. Запись разговоров в целях повышения производительности или «обучения» редко вызывает озабоченность. Однако при переносе этой же технологии в Европу или Азию эти предположения теряют свою актуальность.

В Соединенных Штатах федеральное законодательство требует согласия только одной стороны на запись, и многие штаты следуют этому подходу. Небольшая группа штатов, включая Калифорнию, Флориду и Пенсильванию, требует согласия всех участников разговора. Это означает, что скрытая запись может быть совершенно законной в одном месте, но являться уголовным преступлением в другом, в зависимости от местонахождения участников.

В таких странах, как Германия, Франция и большая часть Северной Европы, правила и менталитет более строгие. Запись кого-либо без его явного и осознанного согласия может нарушать как закон о конфиденциальности, так и правила поведения на рабочем месте. В этих регионах к баннерам с уведомлениями о файлах cookie относятся серьезно, и регулирующие органы ожидают прозрачности, а не скрытых отказов от ответственности. Инструмент, не использующий ботов и полагающийся на пользователей в вопросах согласия, вряд ли сможет оправдать эти ожидания.

Законы Японии о конфиденциальности сформированы культурой уважения и сдержанности. Запись без раскрытия информации не только может привести к юридическим проблемам, но и будет расценена как невежливость. Австралия и Канада занимают промежуточное положение. Их правовые рамки в некоторых аспектах напоминают законодательство США, но в вопросах конфиденциальности и мониторинга сотрудников они более близки к европейским стандартам.

Этот глобальный мозаичный характер означает, что не существует единого безопасного правила. Компания может легально использовать «бесботовый» диктофон в одной стране и столкнуться с пристальным вниманием со стороны регулирующих органов в другой. Помимо вопроса законности, культурная реакция может быть столь же разрушительной. В регионах, где ценятся доверие и открытость, невидимые средства записи могут незаметно подрывать и то, и другое.

Правовой прецедент: когда запись переходит границы

Пока еще не было громких штрафов в отношении «бесботовых» инструментов для проведения встреч с использованием ИИ, но юридические предупреждающие знаки уже есть. Регулирующие органы снова и снова демонстрируют, что запись людей без явного согласия, даже внутри компании, является серьезным нарушением закона о защите данных.

В 2020 году Управление по защите данных Гамбурга оштрафовало ритейлера модной одежды H&M на 35 миллионов евро за тайную запись и профилирование своих сотрудников. Менеджеры хранили детали из записанных индивидуальных встреч о здоровье, семейной жизни и религии, используя их при принятии кадровых решений. Данные не собирались с помощью инструментов искусственного интеллекта, но принцип остался тот же: невидимый сбор данных без явного согласия. Этот штраф остается одним из крупнейших, когда-либо наложенных за нарушение конфиденциальности сотрудников в Европе.

В Великобритании также возникли правовые проблемы, связанные с тайными записями на рабочем месте.

Трудовые суды постановили, что тайные записи, даже сделанные самими сотрудниками, могут быть расценены как неправомерное поведение или нарушение доверия, особенно в случаях, когда речь идет о конфиденциальной информации или третьих лицах. 

Тот факт, что никто еще не тестировал «бесботную» записывающую устройство в суде, не является доказательством безопасности, а лишь доказательством времени. Волна правоприменения всегда наступает позже.

Аргументы в пользу сохранения бота

Стоит задаться вопросом, почему люди так отчаянно стремятся удалить бота. От чего именно мы защищаемся? От надписи «Ведется запись» или от напоминания о том, что наши слова могут быть точно запомнены?

Да, это может быть немного раздражающим, когда пять ботов появляются на звонке клиента и все объявляют о своем присутствии, как чрезмерно усердные стенографисты. Но действительно ли это такая проблема? Или это доказательство того, что все открыто говорят о том, что они собирают и почему? Видимый бот — это не слежка, это общий сигнал о том, что запись существует и все могут ее увидеть.

Альтернатива гораздо хуже. Когда запись становится невидимой, она также становится фрагментированной. Разные сотрудники используют разные инструменты, записи хранятся в случайных папках, и никто на самом деле не знает, где находятся данные и кто может к ним получить доступ. Единый, видимый, стандартизированный бот, используемый во всей компании, делает противоположное. Он создает общий источник достоверной информации. Все знают, что записывается, как это хранится и кто за это отвечает.

Если вы работаете в регулируемой отрасли, это крайне важно. Это дает командам по обеспечению соответствия четкий аудиторский след. Это дает юридическим командам записи, которым можно доверять. И это дает сотрудникам уверенность в том, что прозрачность не является опциональной и не зависит от поведения отдельных лиц.

Поэтому, прежде чем отвергать бота как «жуткого», стоит спросить, в чем на самом деле заключается дискомфорт. Ведь если цель — доверие, безопасность и совместная ответственность, то, возможно, видимый бот вовсе не является проблемой. Возможно, это признак того, что вы все делаете правильно.

Часто задаваемые вопросы о записи без ботов

«Запись без ботов» означает использование инструментов для проведения совещаний, которые записывают или транскрибируют разговор без отображения видимого бота в звонке, делая запись невидимой для участников.

Нет, это не так. Команда сосредоточилась на создании функций, которые действительно повышают эффективность встреч и укрепляют доверие, а не на скрытии процесса записи.

Видимые боты сигнализируют о том, что встреча записывается, четко уведомляя об этом участников и помогая компаниям продемонстрировать информированное согласие в соответствии с GDPR.

Это зависит от того, как это делается. GDPR не запрещает запись без использования ботов, но требует четкого, осознанного согласия и законного основания для сбора персональных данных, таких как голос или видео. Если участникам не сообщается явно, что ведется запись, или если нет видимого или задокументированного доказательства согласия, организация рискует нарушить требования.

Бесплатные инструменты для ботов не улучшают конфиденциальность. Они устраняют явный сигнал о том, что встреча записывается, что затрудняет доказательство согласия и значительно упрощает совершение ошибок. Видимый бот держит всех в курсе. Скрытый диктофон полагается на полное раскрытие информации, и в момент, когда это ускользает, вы рискуете недоверием и проблемами с соблюдением нормативных требований.

Ответственность обычно несет компания, а не поставщик программного обеспечения, даже если сотрудник ведет запись без разрешения.

Да. В США в некоторых штатах требуется согласие только одной стороны. В Великобритании и ЕС все участники должны дать явное, осознанное согласие на запись.

Видимые боты обеспечивают прозрачность, укрепляют доверие и создают надежный контрольный след для обеспечения соответствия требованиям. Фактически это превращает запись из секретного действия в совместную ответственность.Нет. Они могут сделать встречи менее прозрачными и более сложными для регулирования. Без видимых сигналов или контрольных журналов риски для конфиденциальности фактически возрастают.