Записать от руки 30 минут совещания - задача не из легких, не говоря уже о совещаниях продолжительностью 3 часа и более. Кто-то всегда говорит вместо кого-то, или слишком быстро, или произносит кучу жаргонных слов, за которыми вы не успеваете следить... Не успеете вы оглянуться, как потеряете счет минутам совещания и перестанете участвовать в разговоре. 

Знаете ли вы, что среднее время расшифровки одного часа аудиозаписи составляет около четырех часов. Но некоторые транскрибаторы называют четыре часа минимальным сроком, так как он может достигать и 10 часов.

Беспокоитесь о следующей встрече? Давайте расскажем, как расшифровать встречу самым простым способом. Но прежде всего, что такое транскрипция совещания?

Оглавление

Что такое транскрипция совещания?

Транскрибация совещания - это процесс преобразования устных разговоров(преобразование видео или аудио в текст) с совещания в письменный текст. Это можно сделать вручную (утомительный способ) или автоматически с помощью программного обеспечения с искусственным интеллектом (быстрый и простой способ).

Современное программное обеспечение для транскрипции может расшифровывать и записывать с высокой степенью точности. Транскрипция является обычной практикой при проведении офисных совещаний, заседаний совета директоров, собеседований и даже судебных разбирательств.

Инструменты с искусственным интеллектом облегчают подведение итогов обсуждений, анализ ключевых моментов и обеспечение подотчетности! Более того, многие из этих инструментов расшифровки могут автоматизировать рабочие процессы после разговора, автоматически синхронизируя заметки о встрече с CRM-системой или отправляя последующие напоминания на основе контекста разговора.

Зачем записывать совещания?

Прежде чем мы перейдем к пошаговому руководству, важно знать о преимуществах расшифровки совещаний. Кому-то может показаться, что в этом нет необходимости, но в наше время очень важно рассматривать стенограммы через призму искусственного интеллекта.

С помощью ИИ-аналитики вы можете извлекать информацию из бесед вашей команды с клиентами и использовать ее для быстрого и эффективного построения стратегии, тактики и корректировки приоритетов. Эффективные совещания повышают производительность команды на 25 %, так как четкие цели и практические результаты повышают эффективность, поэтому очень важно правильно подойти к этому вопросу.

Вот четыре основные причины, по которым вам следует записывать свои встречи:

  • Он создает хранилище встреч.
  • Это делает информацию доступной.
  • Это делает данные о встречах доступными для поиска.
  • Это поможет обеспечить соответствие требованиям.

1. Создает хранилище встреч

Расшифровка совещания обеспечивает постоянный учет результатов обсуждения. Таким образом, вы убедитесь, что все важные детали, пункты действий и назначенные обязанности можно будет отследить и легко найти в будущем.

Это позволяет быстро вернуться к предыдущим обсуждениям, что повышает ответственность и поддерживает организованность. Кроме того, это отличный способ прояснить любые недоразумения между членами команды.

2. Это делает информацию доступной

Расшифровка заседаний играет важнейшую роль в обеспечении равного доступа к информации для глухих или слабослышащих людей. Без расшифровки или субтитров многие люди не смогут полноценно участвовать в обсуждениях, что затруднит отслеживание ключевых решений, пунктов действий и общего контекста совещания.

Наличие письменного отчета позволяет вашей команде по-другому подойти к одной и той же информации. Кроме того, стенограммы помогают пользователям просматривать совещания в своем собственном темпе. Это особенно полезная практика, позволяющая просмотреть информацию для тех членов команды, которые по тем или иным причинам не смогли принять участие в совещании в режиме реального времени. Это отличная практика для асинхронных рабочих команд.

3. Это делает данные о встречах доступными для поиска

Стенограммы позволяют пользователям легко находить ключевые моменты, пункты действий и решения на совещании. С резюме и заметками AI это становится еще более удобным, поскольку важные моменты будут выделены и представлены вам с акцентом.

Однако если вы ищете что-то конкретное в ходе встречи, гораздо удобнее иметь стенограмму с записью, поскольку вы можете искать по ключевым словам или темам, чтобы найти конкретные места обсуждения.

4. Помогает обеспечить соответствие требованиям

Слово на букву "С" может напугать, но в профессиональной среде необходимо соблюдать строгие правила, особенно при работе с конфиденциальными данными. К ним относятся юридическая работа, медицинские услуги, а также работа с клиентами.

Им требуются актуальные и точные протоколы заседаний, чтобы обеспечить соблюдение правил обработки данных, таких как GDPR. Стенограммы - это ответ на ваши проблемы с соблюдением нормативных требований, поскольку они помогают вам выполнять юридические и нормативные обязательства.

Как расшифровать встречу: пошаговое руководство

 Как расшифровать встречу?

Расшифровка совещания может быть долгой, нудной и утомительной, а может быть быстрой, простой и эффективной. Все зависит от того, будете ли вы стенографировать совещание вручную или воспользуетесь программным обеспечением с искусственным интеллектом. 

Давайте рассмотрим, как расшифровать встречу с помощью обоих методов, и вы сможете решить, какой из них лучше для вас и вашего бизнеса (хотя, думаем, мы уже знаем!).

Транскрибирование вручную

Ручная транскрипция предполагает, что человек слушает собрание и набирает текст сказанного. Это можно сделать в режиме реального времени во время совещания или после него, используя запись. 

Чтобы записать совещание таким образом, достаточно взять ручку и лист бумаги (или воспользоваться компьютером) и слово в слово переписать ход обсуждения. Если вы ведете стенографирование в прямом эфире, может быть трудно уложиться в отведенное время, поэтому не бойтесь использовать сокращенную речь. Но имейте в виду: люди страдают от усталости. Вы не сможете вечно поддерживать одну и ту же скорость и эффективность. Ошибки, несомненно, будут вкрадываться, особенно во время длительных встреч.

Давайте рассмотрим плюсы и минусы ручной транскрипции.

Плюсы ручной транскрипции

  • Высокая точность. Человек может распознать такие нюансы, как тон, акцент и перекрытие речи, лучше, чем ИИ.
  • Лучшее понимание контекста. Люди могут резюмировать, исправлять ошибки и форматировать текст более естественно.
  • Настраиваемое форматирование. Ручная транскрипция позволяет создать индивидуальную структуру, например, резюмировать ключевые моменты или более четко различать выступающих.

Минусы ручной транскрипции

  • Требует много времени. В зависимости от скорости набора текста, расшифровка часовой встречи может занять 3-4 часа. Если вы пишете от руки, то можете забыть об этом.
  • Трудоемко. Требует высокой концентрации внимания и может быть утомительным при длительных встречах.
  • Дорого. Наем профессиональных транскрипторов или услуг может быть дорогостоящим.

Ручная расшифровка лучше всего подходит для небольших встреч с ограниченным количеством диалогов. Если точность важнее скорости, возможно, стоит пригласить профессионального транскриптора, который проверит ваш текст. Аналогичным образом, для юридических, медицинских или специальных исследовательских областей, где детали имеют решающее значение, ручная расшифровка может быть лучшим вариантом.

Полагаясь на автоматизацию

Автоматизированная транскрипция использует инструменты на основе искусственного интеллекта для преобразования речи в текст в режиме реального времени или из записи. Многие сервисы, основанные на искусственном интеллекте, предлагают распознавание речи, идентификацию диктора и временную привязку. Более продвинутые инструменты могут даже проводить анализ настроения и интонации пользователя.

Но самое лучшее в автоматических стенограммах - это быстрота, экономичность и удобство поиска. Вы можете редактировать их, если заметите проблемы, добавлять комментарии к стенограмме и даже генерировать резюме и заметки о встрече (в специальных шаблонах). Наконец, вы можете использовать их для автоматического заполнения CRM или инструментов документации, чтобы вам не пришлось и пальцем шевелить.

Чтобы расшифровать совещание с помощью автоматизированных инструментов, вам нужно просто присоединиться к совещанию, как обычно, и убедиться, что ваш регистратор тоже присоединился к совещанию. Он автоматически расшифрует вашу дискуссию в фоновом режиме, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на разговоре.

Плюсы автоматизированной транскрипции

  • Быстро и эффективно. Транскрипты создаются за несколько минут, а не часов. ИИ не устает и не допускает небрежности, что позволяет создавать расшифровки в больших масштабах.
  • Экономичность. Многие инструменты ИИ предлагают бесплатные или недорогие планы по сравнению с наймом человека-транскрибатора.
  • Возможность поиска и редактирования. Текст, созданный искусственным интеллектом, можно легко искать, что делает его полезным для документации и рецензирования.

Минусы автоматизированной транскрипции

  • Точность варьируется. ИИ может не справиться с акцентом, фоновым шумом и разговорами нескольких собеседников друг с другом. Он также может пропустить ключевую терминологию, акронимы или отраслевой жаргон, не будучи запрограммированным на их распознавание.
  • Проблемы идентификации диктора. Некоторые инструменты неверно распределяют речь, что требует ручной корректировки.
  • Соображения конфиденциальности. Хранение аудиозаписей и стенограмм в облачных сервисах может быть сопряжено с риском для безопасности, особенно если речь идет о конфиденциальных совещаниях.

Автоматические стенограммы лучше всего подходят для больших совещаний с несколькими докладчиками, где скорость является приоритетом. Компании, которым нужна быстрая документация, но не требуется 100-процентная точность, найдут инструменты искусственного интеллекта чрезвычайно полезными. Они также хороши для рутинных командных встреч, вебинаров и мозговых штурмов.

Использование tl;dv для транскрибирования совещаний

tl;dv - это популярный помощник по организации встреч с искусственным интеллектом, который может бесплатно записывать, транскрибировать и подводить итоги ваших встреч. Он работает, присоединяясь к вашим встречам через популярные платформы для видеоконференций, такие как Zoom, Google Meet и MS Teams. 

Одна из замечательных особенностей tl;dv - возможность создавать собственные шаблоны заметок для совещаний. По сути, вы можете указать искусственному интеллекту tl;dv, как вы хотели бы видеть свои заметки, как они будут отформатированы и структурированы. Это позволяет создавать эффективные заметки для совещаний независимо от ситуации. 

Существует множество шаблонов, которые вы можете использовать, включая такие популярные playbooks продаж, как BANT, SPIN и MEDDIC. Также есть шаблоны для HR, отдела продуктов, отдела исследований пользователей, отдела успеха клиентов и других отделов. Все эти шаблоны можно настраивать, и вы даже можете создать свой собственный с нуля.

Еще лучше автоматически синхронизировать эти заметки о встречах с вашей CRM, чтобы не заполнять их вручную после каждого звонка клиента. Это позволит сэкономить на представителях и агентах смехотворное количество времени, которое можно потратить на заключение следующей сделки.

Пользовательские шаблоны совещаний tl;dv

Если вы хотите расшифровать встречу, чтобы следить за ходом продаж, tl;dv - фантастический инструмент, который вам поможет. В нем есть аналитическая панель, позволяющая отслеживать работу отдела продаж и проверять, точно ли они следуют вашим скриптам продаж. 

Как менеджер по продажам, вы также можете создавать повторяющиеся отчеты, чтобы регулярно получать обновления, охватывающие нужные темы сразу по нескольким звонкам. Например, вы можете получать еженедельный отчет, который охватывает все звонки ваших торговых представителей, содержащие возражения, связанные с ценой. Вы устанавливаете частоту. Вы задаете тему. tl;dv синтезирует звонки вашей команды и предоставляет подробный отчет с временными метками, чтобы вы могли перейти к важным моментам.

Стоит также отметить, что tl;dv может транскрибировать более чем на 40 языках, даже на том, который отличается от того, на котором говорили во время разговора. Это очень удобно, если вы хотите перевести записи Google Meet .

Лучшие практики транскрибирования совещаний

Хорошо структурированная расшифровка совещания - это ясность, точность и удобство навигации. Независимо от того, делаете ли вы расшифровку вручную или используете инструмент с искусственным интеллектом, следование этим лучшим практикам гарантирует, что ваши расшифровки будут полезными и профессиональными.

Обеспечьте ясность и полноту изложения

Стенограмма должна отражать весь ход обсуждения на совещании, оставаясь при этом понятной. Если вы вручную расшифровываете свои звонки, обязательно записывайте их, чтобы можно было вернуться к сложным фрагментам и убедиться в точности.

Убедитесь, что каждый говорящий идентифицирован правильно. Автоматические инструменты транскрипции должны сделать это от вашего имени, но всегда перепроверяйте, так как иногда они допускают ошибки.

По возможности удалите лишние слова, чтобы повысить ясность изложения. Вам не нужно добавлять в стенограмму все "эм" и "ух". Некоторые автоматизированные инструменты для расшифровки автоматически избавляются от лишних слов.

Вычитка и редактирование на предмет точности

Даже в стенограммах, созданных искусственным интеллектом, могут возникать ошибки из-за акцента, фонового шума или наложения речи. Чтобы убедиться в точности расшифровки, просмотрите и исправьте все ошибки.

Проверьте, нет ли пропущенных слов, пробелов или неправильно произнесенных фраз. Если есть пунктуационные или грамматические ошибки, самое время их исправить. Наконец, убедитесь, что технические аббревиатуры расшифрованы правильно. В частности, инструменты искусственного интеллекта могут столкнуться с проблемами при расшифровке аббревиатур.

Форматирование транскриптов для удобства чтения

В конце концов, стенограммы предназначены для того, чтобы их читали. Вы хотите сделать их аккуратными и удобными для сканирования, чтобы ваши коллеги могли извлечь из них максимум пользы.

Четко используйте обозначения выступающих и выделяйте их жирным шрифтом, чтобы по стенограмме было легко ориентироваться. Если кто-то говорит долго, разбейте его текст на абзацы. Длинные абзацы трудно сканировать. 

При необходимости добавьте временные метки для ключевой информации. Чтобы сделать все еще более понятным, вы можете даже разбить стенограмму на заголовки, которые разделят обсуждение на соответствующие части. Инструмент транскрипции AI сам отформатирует стенограмму для удобства чтения, но проверить это никогда не помешает.

Три вещи, которые следует учитывать

Чтобы получить наиболее точную и качественную транскрипцию, необходимо учесть несколько основных моментов. Убедитесь, что следующие пункты соблюдены, и у вас не возникнет никаких проблем:

  1. Точность. Убедитесь, что инструмент, который вы используете для расшифровки, способен улавливать жаргонные слова, которые часто использует ваша команда. Если в нем есть функция пользовательского словаря, еще лучше! Это позволит вам запрограммировать ИИ на новые слова, включая те, которые он раньше не распознавал.
  • Идентификация выступающих. При расшифровке записанной встречи важно обозначить всех выступающих по отдельности. Это позволяет определить, откуда взята информация, и улучшает общую читабельность стенограммы. Автоматические инструменты транскрибирования, такие как tl;dv, помогут в этом, однако важно вносить исправления вручную, если вы знаете, что идентификация выступающих неверна.
  • Вопросы конфиденциальности. И последнее, но ни в коем случае не по значению - наш старый знакомый GDPR. При записи или расшифровке любого совещания вы должны получить согласие всех участников. В конце концов, вы храните важную и конфиденциальную информацию. Без согласия у вас и вашей компании могут возникнуть проблемы с записью.

Вопросы и ответы

Мы собрали здесь несколько наиболее часто задаваемых вопросов о том, как расшифровать совещание, чтобы вы могли получить ответы на них в одном месте. Сотрудники проводят на совещаниях 392 часа в год, поэтому вполне естественно, что возникают вопросы о расшифровке. Сохраните эту страницу в закладках и возвращайтесь, когда вам понадобятся быстрые ответы.

1. Сколько времени занимает транскрипция?

В зависимости от инструмента расшифровка с помощью искусственного интеллекта может быть завершена во время совещания или в течение нескольких минут после окончания разговора. Однако если речь шла о сложном обсуждении, вам может понадобиться отредактировать стенограмму.

Ручная транскрипция - это, как правило, длительный процесс. На расшифровку часовой встречи может уйти 4-6 часов.

2. Как работают автоматические инструменты транскрипции?

Инструменты автоматической транскрипции используют ИИ и NLP (Natural Language Processing) для преобразования устной речи в текст. Эти инструменты обычно разбивают аудио на фонетические компоненты, чтобы идентифицировать слова. Анализируя грамматику и синтаксис, ИИ может понять контекст и даже идентифицировать разных дикторов.

Инструмент искусственного интеллекта отформатирует и расставит знаки препинания, чтобы стенограмма была удобной для чтения, а после разговора уточнит ее, чтобы извлечь заметки, резюме и основные моменты. 

3. Насколько точны транскрипты, созданные искусственным интеллектом?

Точность транскриптов, созданных с помощью ИИ, зависит от нескольких факторов:

  • Качество звука. Четкие записи с минимальным фоновым шумом дают более точные результаты.
  • Четкость речи. Четкая и хорошо поставленная речь улучшает качество транскрипции. Если вы бормочете или говорите слишком быстро, искусственный интеллект может расшифровать текст не так точно.
  • Технический жаргон. Если нет функции пользовательского словаря, ИИ может не справиться с техническим жаргоном.
  • Акценты. В зависимости от программного обеспечения ИИ региональные акценты могут влиять на точность транскрипта.
  • Сложность модели ИИ. Многие инструменты искусственного интеллекта, представленные на рынке, могут достигать точности в 85-90 %, но вам почти всегда придется исправлять мелкие ошибки.

Для юридических, медицинских или корпоративных целей лучше всего просмотреть и отредактировать расшифровку, созданную искусственным интеллектом, чтобы добиться 100% точности.

4. Можно ли редактировать транскрипты заседаний на предмет ошибок?

Да! Большинство инструментов транскрипции позволяют редактировать текст вручную, чтобы исправить любые неточности. Обычно вы можете сравнить фрагменты аудиозаписи с соответствующей частью стенограммы, чтобы отредактировать все, что ИИ сделал неправильно. Также полезно проверить обозначения дикторов и исправить все грамматические и пунктуационные ошибки.

5. Какие отрасли больше всего выигрывают от расшифровки совещаний?

Расшифровка совещаний имеет большое значение в различных отраслях, улучшая документирование, доступность и производительность. Вот некоторые из тех, кто считает ее наиболее полезной:

  • Бизнес и корпорации. Стенограммы помогают компаниям отслеживать решения, создавать резюме и обеспечивать соответствие отраслевым нормам. Кроме того, они отлично подходят для общения с клиентами в отделах продаж и CS.
  • Юриспруденция. Адвокаты используют транскрипцию при даче показаний, судебных слушаниях и встречах с клиентами для ведения точных юридических записей.
  • Здравоохранение. Врачи и медицинские работники используют расшифровки для ведения историй болезни, консультаций и соблюдения требований HIPAA.
  • Образование и исследования. Профессора, исследователи и студенты используют транскрипцию для лекций, интервью и качественных исследований. 

Начните расшифровывать свои встречи уже сегодня

Расшифровка совещаний - это не просто удобство, а мощный инструмент, повышающий производительность, доступность и документирование. Хотя ручная расшифровка, как правило, более точна, она занимает гораздо больше времени и тратит человеческие ресурсы, которые можно было бы лучше использовать в других местах. Используйте ручную транскрипцию только в том случае, если точность абсолютно необходима.

С другой стороны, стенограммы, созданные искусственным интеллектом, обеспечивают молниеносную расшифровку с высокой степенью точности, идентификацию диктора, а также резюме, примечания и основные моменты.

Какой бы способ расшифровки совещания вы ни выбрали, всегда важно иметь письменный отчет, чтобы не потерять ключевые идеи, решения и пункты действий. Следуя приведенным здесь рекомендациям, вы сможете сделать свои стенограммы ясными, точными и удобными для чтения членами вашей команды.

Так чего же вы ждете? tl;dv предлагает неограниченное количество записей разговоров, расшифровок и резюме бесплатно!