[Ücretsiz Şablon] Toplantı Tutanağını Etkili Bir Şekilde Tutma 📙

Toplantı tutanakları, bir konferansın yazılı kayıtlarıdır. Bunlar, katılımcılara ve katılmayanlara canlı toplantıda tartışılan konuları bildirmek için kullanılır. Toplantı tutanakları almak, önemli kararları ve görüşleri belgelemeye ve sonraki adımları belirlemeye yardımcı olur. Toplantı tutanakları, toplantıya katılmayan ekip üyelerinin tartışılan içeriği, eylem maddelerini ve sonraki adımları öğrenmelerini sağlar.

Toplantı tutanaklarını kolay ve hızlı bir şekilde tutmaya yardımcı olacak araçlar hangileridir?

Varsayılan olarak, toplantılarımızı her zaman tl;dv ile kaydederiz. Ancak, her kuruluş farklıdır. En yaygın toplantı tutanakları alma araçlarından bazıları şunlardır:

• Google Dokümanlar veya Google E-Tablolar
• Microsoft paketi: Onenote, Word ve Excel* dahil.
• Notion
• Apple'ın Sayfaları
• Evernote
• Not defteri
• Zoho Dokümanlar
• OpenOffice

*Microsoft'un bu ürünlerin ücretsiz çevrimiçi sürümlerini sunduğunu.

Bir taslak oluşturun: Gündem tabanlı bir çerçeveye sahip olmak (aşağıdaki şablonlarımıza göz atın), her bir madde altında notları, kararları ve diğer bilgileri kolayca not almanızı sağlar.

Katılımcıları geldikçe işaretleyin: Toplantıya kimlerin katılacağını biliyorsanız, geldikçe onları işaretleyebilirsiniz; bilmiyorsanız, toplantının başında katılımcıların kendilerini tanıtmalarını isteyin.

Aşırıya kaçmayın: Diyalogları tam olarak yazmaya çalışırsanız, yetişemezsiniz, bu yüzden önemli bilgileri yazmaya odaklanın.

Toplantı tutanaklarını kaydedin: Önemli eylem maddelerini kaçırmak istemiyorsanız ve toplantıya katılmayanların toplantıyı tam olarak görebilmesini istiyorsanız, tl;dv ile toplantınızı kaydedebilirsiniz . Bu, katılımcıları not alma görevlerinden de kurtararak toplantı sırasında daha fazla odaklanmalarını sağlar.

Yönetim kurulu toplantı tutanakları, diğer çoğu toplantıya benzer, ancak belki daha yüksek bir öneme sahiptir. Bunun nedeni, genellikle daha üst düzey şirket kararlarının alınmasıdır. Bu nedenle, hiçbir detayın kaybolmaması için toplantıyı kaydetmenizi öneririz. Alternatif olarak, toplantı tutanaklarını manuel olarak tutmayı tercih ediyorsanız, gündem maddelerini, konuşmacıları ve sonraki adımları hızlı bir şekilde belgelemenizi sağlayan sağlam toplantı şablonlarımızı öneririz. 

Yönetim kurulu toplantı tutanaklarını uygun şekilde tutmak için üç adım

#1 Önceden plan yapın

Verimli toplantı tutanakları, önceden planlama gerektirir. Bu, gündem maddelerini, toplantı hedefini, sonraki adımları belirlemeyi ve belki de toplantıdan önce gerekli okuma materyallerini dağıtmayı içerir. Bunu yapmak, toplantının verimliliğini ve toplantı tutanaklarından elde edilen eyleme geçirilebilir maddelerin sayısını artırabilir.

#2 Gündemi anlayın ve kullanın

Toplantı tutanağına nelerin dahil edileceğine karar verirken temel unsurlarla başlayın. Zamana dikkat edin ve gündem sayfasını kullanarak toplantının planlandığı gibi ilerleyip ilerlemediğini takip edin. Toplantı gündeminde yer almayan sorular ve tartışma konuları için toplantının sonunda zaman ayırabilirsiniz.

#3 Noktaları ve girdileri netleştirin

Toplantı tutanaklarını alırken, her bir sonraki adımın en az bir ekip üyesine atandığından emin olun. Ayrıca, bu adımları tamamlamak için gereken son tarihleri ve kaynakları netleştirin.

Yönetim kurulu toplantı tutanakları neden önemlidir?

Yönetim kurulu toplantı tutanakları çeşitli nedenlerle önemlidir. Yönetim kurulu toplantı tutanakları, her şeyden önce, yönetim kurulunun kısa ve uzun vadeli stratejisinin tarihsel kanıtı olarak hizmet eder. Her toplantının belirli bir misyonu ve vizyonu olduğundan, yönetim kurulu toplantı tutanaklarını, ilerlemenin ne kadar ilerlediğini görmek için gelecekte erişmek üzere bir veritabanı olarak kullanabilir.

tl;dv ile emin ellerdesiniz! Google Chrome Uzantımızile, tek bir tıklama Google Meet herhangi bir Google Meet kolayca kaydedebilir ve transkripsiyonunu oluşturabilirsiniz. tl;dv Chrome Uzantısını yükleyin ve canlı bir Google Meet toplantısında tl;dv davet edin. Toplantı bittikten sonra, zaman damgası içeren transkript ve videonuz otomatik olarak e-posta ile size gönderilecektir zaman damgalı önemli noktalarla birlikte e-posta ile gönderilir. Bu sayede, herhangi bir toplantı notunu kaydın tam olarak o anına anında bağlayabilirsiniz.

Birçoğu toplantı tutanaklarını ve notlarını yerel olarak veya Google Drive, Notion, Dropbox, iCloud veya Onedrive gibi çevrimiçi bir veritabanında saklamayı tercih eder. Genellikle bu, ekibiniz ve şirketiniz tarafından belirlenir. Toplantılarınızı tl;dv ile kaydediyorsanız, toplantı videolarınız ve transkript kayıtlarınız otomatik olarak tl;dv saklanacaktır .