Перейти к содержанию
Если нет протокола встречи, значит ли это, что встреча действительно состоялась? Этот вопрос десятилетиями мучает философов и стенографистов. Если вас назначили священным писцом встречи, вы должны знать , как вести протокол встречи и легко делиться им со своей командой. В этой статье мы рассмотрим все основные моменты, касающиеся того, как вести, делиться и хранить протоколы встреч, а также предоставим бесплатные шаблоны протоколов встреч. Мы также поделимся нашими секретами, которые помогут вам улучшить качество протоколов собраний! 😎
В этой статье
Основы
Чтобы вы могли справиться с любой встречей, мы рассмотрели основные принципы отслеживания, хранения и обмена ценной информацией, полученной на встречах.
Протокол встречи — это письменный отчет о конференции. Он используется для информирования участников и лиц, не присутствовавших на встрече, о том, что обсуждалось в ходе встречи. Ведение протокола встречи помогает зафиксировать важные решения и выводы, а также сформулировать следующие шаги. Протокол встречи позволяет отсутствовавшим членам команды ознакомиться с обсуждавшимися вопросами, задачами и следующими шагами.
Какие инструменты могут помочь легко и быстро вести протоколы собраний?
По умолчанию мы всегда записываем наши встречи с помощью tl;dv. Однако каждая организация индивидуальна. Некоторые из наиболее распространенных инструментов для ведения протоколов встреч:
- Google Документы или Google Таблицы
- Пакет программ Microsoft: включая Onenote, Word и Excel*.
- Понятие
- Pages от Apple
- Evernote
- Блокнот
- Zoho Docs
- OpenOffice
*Не многие знают, что Microsoft также предлагает бесплатные онлайн-версии этих.
Составьте план: Наличие структуры, основанной на повестке дня (ознакомьтесь с нашими шаблонами ниже), упрощает запись заметок, решений и другой информации по каждому пункту по мере продвижения.
Отмечайте участников по мере их прибытия: Если вы знаете, кто будет присутствовать на встрече, вы можете отмечать их по мере прибытия; если нет, попросите людей представиться в начале встречи.
Не переусердствуйте: если вы будете пытаться точно записывать весь диалог, вы не сможете угнаться за ним, поэтому сосредоточьтесь на записи важной информации.
Ведите протокол: если вы не хотите пропустить какие-либо важные пункты повестки дня и хотите, чтобы все, кто не присутствовал на встрече, получили полную информацию о ее ходе, вы можете записать встречу с помощью tl;dv. Это также освобождает участников от необходимости делать записи, позволяя им быть более внимательными во время встречи.
Протоколы заседаний совета директоров похожи на протоколы большинства других заседаний, только, возможно, имеют более высокую степень важности. Это связано с тем, что на них часто принимаются решения на более высоком уровне. Для этого мы рекомендуем либо записывать заседание, чтобы не упустить ни одной детали. Если же вы предпочитаете вести протокол вручную, мы рекомендуем наши надежные шаблоны для заседаний, которые позволяют быстро документировать пункты повестки дня, выступления и дальнейшие шаги.
Три шага для правильного ведения протоколов заседаний совета директоров
#1 Планируйте заранее
Для составления продуктивного протокола встречи необходимо заранее все тщательно обдумать. Это включает в себя определение повестки дня, цели встречи, дальнейших шагов и, возможно, рассылку необходимых материалов для ознакомления до начала встречи. Такой подход позволяет повысить эффективность встречи и увеличить количество практических рекомендаций, вытекающих из протокола встречи.
#2 Поймите повестку дня и используйте ее
Принимая решение о том, что следует включить в протокол собрания, начните с самого важного. Следите за временем и используйте повестку дня, чтобы отслеживать, идет ли собрание по графику. Возможно, вы сможете выделить время в конце для обсуждения вопросов и тем, которые не были включены в повестку дня собрания.
#3 Уточните моменты и вводные данные
При ведении протокола встречи убедитесь, что каждый следующий шаг назначен как минимум одному члену команды. Кроме того, уточните сроки выполнения и ресурсы, необходимые для их выполнения.
Почему протоколы заседаний совета директоров важны?
Протоколы заседаний совета директоров имеют большое значение по целому ряду причин. Прежде всего, протоколы заседаний совета директоров служат историческим свидетельством краткосрочной и долгосрочной стратегии совета. Поскольку каждое заседание имеет конкретную задачу и цель, совет директоров может использовать протоколы заседаний в качестве базы данных для будущего доступа, чтобы увидеть, насколько продвинулись дела.
С tl;dv вы в надежных руках! Благодаря нашему расширение для Google Chromeвы можете легко записывать и транскрибировать любые Google Meet нажатием кнопки. Просто установите расширение tl;dv Chrome, а затем, когда будете в режиме реального времени Google Meet, просто пригласите tl;dv встречу. По окончании встречи вам автоматически будет отправлена по электронной почте транскрипция и видео с отметками времени. Это позволит вам мгновенно связать любую заметку из встречи с точным моментом в записи.
Многие предпочитают хранить протоколы и записи встреч либо локально, либо в онлайн-базе данных, такой как Google Drive, Notion, Dropbox, iCloud или Onedrive. Обычно это определяется вашей командой и компанией. Если вы записываете свои встречи с помощью tl;dv, видеозаписи и стенограммы встреч будут автоматически сохраняться в вашей tl;dv .
Три основных бесплатных шаблона протоколов собраний
Мы создали три основных шаблона протоколов совещаний (включая простой шаблон протокола совещания)
для команд, которые не ведут записи своих совещаний. В этих шаблонах отражена вся необходимая информация, включая пункты повестки дня, действия, докладчиков и следующие шаги. Мы отсортировали эти шаблоны в соответствии с их уровнем детализации и сложности.
Уровень 1: простой шаблон протокола собрания
Для простых встреч или если вам нужен дополнительный письменный документ к записи встречи, мы рекомендуем этот простой шаблон.
Хотите скачать этот простой шаблон протокола собрания? Вот все доступные форматы:
- Шаблон протокола встречи в Google Sheet. Скопируйте его, чтобы перенести в свои любимые инструменты для ведения заметок, такие как Notion, Evernote, Google Docs и т. д.
- Шаблон PDF (.pdf).
- Шаблон Microsoft Excel (.xlsx).
- Шаблон таблицы с разделителями-запятыми (.csv).
- Шаблон таблицы OpenDocument (.ods).
Вам нужен этот простой шаблон протокола собрания в другом формате или типе документа? Просто отправьте электронное письмо на адрес [email protected] с темой «Простой шаблон протокола собрания» и вашим запросом!
Уровень 2: шаблон протокола совещания среднего уровня
Этот шаблон встречи сосредоточен на следующих шагах и на том, кто за них отвечает. Дополнительная информация, которую вы можете отметить, — это ожидания и сроки выполнения.
Хотите скачать этот шаблон? Вот все доступные форматы:
- Шаблон протокола встречи в Google Sheet. Скопируйте его, чтобы перенести в свои любимые инструменты для ведения заметок, такие как Notion, Evernote, Google Docs и т. д.
- Шаблон PDF (.pdf).
- Шаблон Microsoft Excel (.xlsx).
- Шаблон таблицы с разделителями-запятыми (.csv).
- Шаблон таблицы OpenDocument (.ods).
Уровень 3: надежный шаблон протокола собрания
Если вы хотите, чтобы все аспекты были учтены, вам может понадобиться наш надежный шаблон протокола собрания.
Хотите скачать этот шаблон? Вот все доступные форматы:
- Шаблон протокола встречи в Google Sheet. Скопируйте его, чтобы перенести в свои любимые инструменты для ведения заметок, такие как Notion, Evernote, Google Docs и т. д.
- Шаблон PDF (.pdf).
- Шаблон Microsoft Excel (.xlsx).
- Шаблон таблицы с разделителями-запятыми (.csv).
- Шаблон таблицы OpenDocument (.ods).
🔥Совет: для быстрого и эффективного ведения протоколов собраний используйте tl;dv. Мы единственный поставщик услуг видео- и аудиозаписи на таких платформах, как Google Meet. Наряду с записью вы также получите автоматическую стенограмму!
Как записывать протоколы собраний с помощью tl;dv?
Если бы вы могли за считанные минуты ознакомиться с протоколом встречи и получить его автоматическую транскрипцию, стали бы вы по-прежнему вести протокол вручную?
Если вы ответили «нет», то следующие абзацы для вас…
Хотя изобретены в 1989 году, видеоконференции в реальном времени не претерпели значительных изменений, несмотря на то, что они являются незаменимыми для бесчисленного множества компаний. Мы хотели дать командам возможность делать больше, проводя меньше встреч. Запись встреч была самым логичным началом!
С помощью расширенияtl;dv Chrome вы можете легко записывать свои видеоконференции в режиме реального времени одним нажатием кнопки! Что самое интересное? Это не просто длинные видео, а записи встреч с отметками времени, которые связаны с точным моментом в вашей стенограмме и видео. Теперь важные моменты не теряются в длинных протоколах встреч или стенограммах. Легко делитесь важными выводами, полностью контекстуализированными в видео.
Посмотрите, как tl;dv , ниже, в нашем июльском обновлении продукта.
Мы рады, что вы спросили, потому что это очень просто!
- Установите наше расширениеtl;dv Chrome.
- Присоединяйтесь к любой Google Meet .
- Вы можете сначала протестировать нас, создав тестовую версию Google Meet. Перейдите по ссылке Goolge Meet и выберите «Начать мгновенную встречу».
- Выберите «Начать запись», чтобы пригласить tl;dv встречу (записать Google Meet ).
- Бонус: напишите в интерфейсе tl;dv meeting, чтобы добавить важные моменты с отметками времени к записи вашей встречи!
- После завершения встречи выйдите из нее как обычно. Ваш tl;dv автоматически отправлен на ваш связанный адрес электронной почты, а также будет доступен в вашей библиотеке tl;dv .
Теперь вы готовы за считанные минуты ознакомиться с результатами совещаний! 🙌
Как записать Google Meet ?
Мы рады, что вы спросили, как именно записывать Google Meet ! Это очень похоже на описанный выше процесс, поэтому мы добавили точный процесс ниже...
Записать Google Meet очень просто! Вот краткая инструкция:
- Установите наше расширениеtl;dv Chrome.
- Присоединяйтесь к любой Google Meet .
- Вы можете попробовать записать Google Meet , создав тестовый аккаунт Google Meet. Перейдите на страницу Goolge Meet и выберите «Начать мгновенное совещание».
- Выберите «Начать запись», чтобы пригласить tl;dv встречу (записать Google Meet ).
- Бонус: напишите в интерфейсе tl;dv meeting, чтобы добавить важные моменты с отметками времени к записи вашей встречи!
- После завершения встречи выйдите из нее как обычно. Ваш tl;dv автоматически отправлен на ваш связанный адрес электронной почты, а также будет доступен в вашей библиотеке tl;dv .
Вот как легко записать Google Meet ! Теперь вы готовы за считанные минуты ознакомиться с результатами встреч! 🙌
Как транскрибировать протоколы собраний с помощью tl;dv?
Транскрибирование протоколов собраний может выполняться вручную или автоматически с помощью таких инструментов, как tl;dv , который также предоставляет вам запись встречи вместе с транскриптом. Это может значительно облегчить ручную транскрипцию протоколов встреч.
Стенограммы встреч также лишены контекста, эмоций и часто неточны. Всего этого можно избежать с помощью автоматической транскрипции и записи встреч. Так что в следующий раз, когда вы будете записывать Google Meet , вы также сможете воспользоваться транскрипцией...
- Установите наше расширениеtl;dv Chrome.
- Присоединяйтесь к любой Google Meet .
- Вы можете сначала протестировать нас, создав тестовую версию Google Meet. Перейдите по ссылке Goolge Meet и выберите «Начать мгновенную встречу».
- Выберите «Начать запись», чтобы пригласить tl;dv встречу.
- После завершения встречи выйдите из нее как обычно. Ваш tl;dv автоматически отправлен на ваш связанный адрес электронной почты, а также в ваш tl;dv .
- Бонус: просмотрите свою стенограмму с помощью нашей функции скорочтения, которая автоматически выделяет наиболее важные моменты встречи.
Теперь вы готовы наверстать упущенное за считанные минуты! 🙌
Бонус: как мгновенно поделиться синхронизированными протоколами встреч? 🤩
Протоколы ваших встреч будут эффективны только в том случае, если по ним будут предприняты соответствующие действия! Поэтому мы хотели сделать протоколы встреч максимально практичными и удобными для обмена! Благодаря нашим отметкам времени, когда вы делитесь tl;dv, любой член вашей команды может мгновенно перейти к соответствующему моменту любой встречи. Эти отметки времени и ссылки на встречи легко синхронизируются и передаются в ваши любимые CRM-системы и инструменты для ведения заметок.
Заключительные замечания о том, как вести протокол собрания
Для традиционного ведения протоколов собраний вы можете использовать наши шаблоны, представленные выше. Однако мы считаем, что ведение протоколов собраний не должно быть обременительным занятием. Команды также не должны тратить свое время на то, чтобы быть в курсе того, что происходило на последних собраниях. Связав протоколы собраний с конкретным моментом в любой записи собрания, вы сделаете их более практичными и удобными для обмена, чем когда-либо прежде! Так чего же вы ждете? Начните записывать Google Meet !
Вы скачали наш простой шаблон протокола встречи? Может быть, вы решили, что запись встреч — это путь в будущее? В любом случае, любые комментарии или отзывы можно отправить по адресу [email protected].
