[Plantilla gratuita] Cómo levantar acta de una reunión de forma eficaz 📙

Las actas de reuniones son los registros escritos de una conferencia. Se utilizan para informar a los asistentes y a los no asistentes sobre lo que se discutió en la reunión en vivo. Tomar actas de las reuniones ayuda a documentar decisiones e ideas importantes, y a formular los siguientes pasos. Las actas de reuniones permiten a los miembros del equipo ausentes ponerse al día con el contenido, las medidas a tomar y los siguientes pasos discutidos.

¿Qué herramientas pueden ayudar a redactar las actas de las reuniones de forma fácil y rápida?

Nuestra opción predeterminada es grabar siempre nuestras reuniones con tl;dv. Sin embargo, cada organización es diferente. Algunas de las herramientas más comunes para tomar actas de reuniones son:

• Google Docs o Google Sheets
• El paquete de Microsoft: incluye Onenote, Word y Excel*.
• Noción
• Pages de Apple
• Evernote
• Bloc de notas
• Zoho Docs
• OpenOffice

*No mucha gente sabe que Microsoft también ofrece versiones gratuitas en línea de estos.

Crea un esquema: Contar con un marco basado en una agenda (consulta nuestras plantillas más abajo) facilita la toma de notas, decisiones y otra información relacionada con cada punto a medida que avanzas.

Marca a los miembros a medida que vayan entrando: Si sabes quiénes asistirán a la reunión, puedes marcarlos a medida que lleguen; si no, pide a los asistentes que se presenten al comienzo de la reunión.

No te excedas: si intentas transcribir el diálogo al pie de la letra, no podrás seguir el ritmo, así que céntrate en escribir la información esencial.

Graba las actas: si no quieres perderte ningún punto importante y deseas que todos los que no hayan asistido tengan una visión completa de la reunión, puedes grabarla con tl;dv. Esto también libera a los participantes de la tarea de tomar notas, lo que les permite estar más presentes durante la reunión.

Las actas de las reuniones de la junta directiva son similares a las de la mayoría de las demás reuniones, solo que quizá tengan un mayor nivel de importancia. Esto se debe a que, a menudo, en ellas se toman decisiones de alto nivel para la empresa. Por ello, recomendamos grabar la reunión, para que no se pierda ningún detalle. Si prefieres tomar notas manualmente, te recomendamos nuestras plantillas para reuniones, que te permiten documentar rápidamente los puntos del orden del día, los ponentes y los siguientes pasos a seguir. 

Tres pasos para redactar adecuadamente las actas de las reuniones de la junta directiva

#1 Planifica con antelación

Las actas de reuniones productivas requieren cierta planificación previa. Esto incluye establecer los puntos del orden del día, el objetivo de la reunión, los siguientes pasos y, quizás, distribuir el material de lectura necesario antes de la reunión. Hacerlo puede aumentar la eficiencia de la reunión y el número de puntos viables que se derivan de las actas de la reunión.

#2 Entender la agenda y utilizarla

Empieza por lo esencial a la hora de decidir qué debe incluirse en el acta de la reunión. Sé consciente del tiempo y utiliza la hoja del orden del día para controlar si la reunión se desarrolla según lo previsto. Quizás puedas reservar un tiempo al final para tratar las preguntas y los puntos de debate que no figuraban en el orden del día de la reunión.

#3 Aclarar puntos y aportaciones

Cuando redactes las actas de la reunión, asegúrate de que cada paso siguiente se asigne al menos a un miembro del equipo. Además, aclara las fechas de vencimiento y los recursos necesarios para completarlos.

¿Por qué son importantes las actas de las reuniones de la junta directiva?

Las actas de las reuniones de la junta directiva son importantes por diversas razones. En primer lugar, las actas de las reuniones de la junta directiva sirven como prueba histórica de la estrategia a corto y largo plazo de la junta. Dado que cada reunión tiene una misión y una visión específicas, la junta puede utilizar las actas de las reuniones como base de datos a la que recurrir en el futuro para ver cuánto se ha avanzado.

¡Con tl;dv estás en buenas manos! A través de nuestra extensión para Google Chrome, puedes grabar y transcribir fácilmente cualquier Google Meet solo hacer clic en un botón. Solo tienes que instalar la extensión tl;dv Chrome y, cuando estés en una Google Meet en directo Google Meet, invitar a tl;dv la reunión. Una vez finalizada la reunión, recibirás automáticamente por correo electrónico la transcripción y el vídeo con los momentos destacados marcados con la hora. Esto te permite vincular al instante cualquier nota de la reunión con el momento exacto de la grabación.

Muchos optan por almacenar las actas y las notas de las reuniones de forma local o en una base de datos en línea, como Google Drive, Notion, Dropbox, iCloud u Onedrive. Por lo general, esto lo determinará tu equipo y tu empresa. Si grabas tus reuniones con tl;dv, los vídeos y las transcripciones de las reuniones se almacenarán automáticamente en tu tl;dv .