[Kostenlose Vorlage] Wie man effektiv Sitzungsprotokolle erstellt 📙.

Sitzungsprotokolle sind schriftliche Aufzeichnungen einer Konferenz. Sie dienen dazu, Teilnehmer und Nichtteilnehmer über die Inhalte der Live-Sitzung zu informieren. Das Führen von Sitzungsprotokollen hilft dabei, wichtige Entscheidungen und Erkenntnisse zu dokumentieren und die nächsten Schritte zu formulieren. Anhand der Sitzungsprotokolle können abwesende Teammitglieder sich über die Inhalte, Aktionspunkte und besprochenen nächsten Schritte informieren.

Welche Tools helfen dabei, Besprechungsprotokolle einfach und schnell zu erstellen?

Standardmäßig zeichnen wir unsere Besprechungen immer mit tl;dv auf. Allerdings ist jede Organisation anders. Zu den gängigsten Tools für die Erstellung von Besprechungsprotokollen gehören:

• Google Docs oder Google Tabellen
• Die Microsoft-Suite: einschließlich Onenote, Word und Excel*.
• Begriff
• Apples Seiten
• Evernote
• Notizblock
• Zoho-Dokumente
• OpenOffice

*Nicht viele Menschen wissen, dass Microsoft auch kostenlose Online-Versionen davon.

Erstellen Sie eine Gliederung: Mit einem agenda-basierten Rahmen (siehe unsere Vorlagen unten) können Sie ganz einfach Notizen, Entscheidungen und andere Informationen zu jedem Punkt festhalten.

Markieren Sie die Mitglieder bei ihrer Ankunft: Wenn Sie wissen, wer an der Besprechung teilnehmen wird, können Sie die Teilnehmer beim Eintreffen abhaken. Ist dies nicht der Fall, bitten Sie die Teilnehmer, sich zu Beginn der Besprechung vorzustellen.

Übertreiben Sie es nicht: Wenn Sie versuchen, den Dialog wortwörtlich mitzuschreiben, werden Sie nicht mithalten können. Konzentrieren Sie sich daher darauf, die wichtigsten Informationen zu notieren.

Protokollieren Sie das Meeting: Wenn Sie keine wichtigen Aktionspunkte verpassen möchten und allen Nichtteilnehmern einen vollständigen Einblick in die Besprechung ermöglichen möchten, können Sie Ihre Besprechung mit tl;dv aufzeichnen . Dadurch werden die Teilnehmer auch von der Aufgabe des Notizenschreibens befreit, sodass sie sich besser auf die Besprechung konzentrieren können.

Protokolle von Vorstandssitzungen ähneln denen der meisten anderen Sitzungen, sind jedoch möglicherweise von größerer Bedeutung. Dies liegt daran, dass dort häufig Entscheidungen auf höherer Unternehmensebene getroffen werden. Aus diesem Grund empfehlen wir, die Sitzung aufzuzeichnen, damit keine Details verloren gehen. Wenn Sie es vorziehen, das Protokoll manuell zu erstellen, empfehlen wir Ihnen unsere robusten Vorlagen für Sitzungsprotokolle, mit denen Sie Tagesordnungspunkte, Redner und nächste Schritte schnell dokumentieren können. 

Drei Schritte zur ordnungsgemäßen Erstellung von Protokollen für Vorstandssitzungen

#1 Im Voraus planen

Produktive Sitzungsprotokolle erfordern etwas Vorausplanung. Dazu gehören die Festlegung der Tagesordnungspunkte, eines Sitzungsziels, der nächsten Schritte und möglicherweise die Verteilung der erforderlichen Lesematerialien vor der Sitzung. Auf diese Weise können die Effizienz der Sitzung und die Anzahl der aus dem Sitzungsprotokoll abgeleiteten umsetzbaren Punkte erhöht werden.

#2 Verstehen Sie die Agenda und nutzen Sie sie

Beginnen Sie mit den wesentlichen Punkten, wenn Sie entscheiden, was in das Protokoll aufgenommen werden soll. Achten Sie auf die Zeit und verwenden Sie die Tagesordnung, um zu verfolgen, ob die Sitzung wie geplant verläuft. Sie können vielleicht am Ende etwas Zeit einplanen, um Fragen und Diskussionspunkte zu behandeln, die nicht auf der Tagesordnung standen.

#3 Punkte und Beiträge klären

Stellen Sie bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen sicher, dass jeder nächste Schritt mindestens einem Teammitglied zugewiesen wird. Klären Sie außerdem die Fristen und die für die Erledigung erforderlichen Ressourcen.

Warum sind Protokolle von Vorstandssitzungen wichtig?

Protokolle von Vorstandssitzungen sind aus verschiedenen Gründen von Bedeutung. In erster Linie dienen sie als historische Belege für die kurz- und langfristige Strategie des Vorstands. Da jede Sitzung eine bestimmte Aufgabe und Vision hat, kann der Vorstand die Sitzungsprotokolle als Datenbank nutzen, um später darauf zurückzugreifen und zu sehen, wie weit die Dinge vorangekommen sind.

Mit tl;dv sind Sie in guten Händen! Durch unsere Google Chrome-Erweiterungkönnen Sie jedes Google Meet einem Klick ganz einfach aufzeichnen und transkribieren. Installieren Sie einfach die tl;dv Chrome-Erweiterung und laden Sie tl;dv dann in ein Google Meet ein. Nach Beendigung des Meetings erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit Ihrer Transkription und Ihrem Video mit zeitgestempelten Highlights So können Sie jede Besprechungsnotiz sofort mit dem genauen Zeitpunkt in der Aufzeichnung verknüpfen.

Viele entscheiden sich dafür, ihre Besprechungsprotokolle und Notizen entweder lokal oder in einer Online-Datenbank wie Google Drive, Notion, Dropbox, iCloud oder Onedrive zu speichern. In der Regel wird dies von Ihrem Team und Ihrem Unternehmen festgelegt. Wenn Sie Ihre Besprechungen mit tl;dv aufzeichnen, werden Ihre Besprechungsvideos und Transkriptionsaufzeichnungen automatisch in Ihrer tl;dv gespeichert .