[Безкоштовний шаблон] Як ефективно вести протокол засідання 📙

Протокол засідання — це письмовий звіт про хід засідання. Він використовується для інформування учасників та осіб, які не були присутні на засіданні, про те, що обговорювалося під час засідання. Ведення протоколу засідання допомагає зафіксувати важливі рішення та висновки, а також сформулювати наступні кроки. Протокол засідання дозволяє відсутнім членам команди ознайомитися з обговореними питаннями, завданнями та наступними кроками.

Які інструменти можуть допомогти легко і швидко вести протоколи засідань?

За замовчуванням ми завжди записуємо наші зустрічі за допомогою tl;dv. Однак кожна організація є унікальною. Ось деякі з найпоширеніших інструментів для ведення протоколів зустрічей:

• Google Docs або Google Sheets
• Пакет програм Microsoft: включає Onenote, Word та Excel*.
• Поняття
• Сторінки Apple
• Evernote
• Блокнот
• Zoho Docs
• OpenOffice

*Не багато хто знає, що Microsoft також пропонує безкоштовні онлайн-версії цих.

Створіть план: Наявність структури на основі порядку денного (ознайомтеся з нашими шаблонами нижче) спрощує записування нотаток, рішень та іншої інформації під кожним пунктом у міру просування.

Позначайте учасників по мірі їхнього входу: Якщо ви знаєте, хто буде присутній на зустрічі, ви можете відмічати їх по мірі їхнього прибуття; якщо ні, попросіть людей представитися на початку зустрічі.

Не перестарайтеся: Якщо ви будете намагатися точно записати весь діалог, ви не встигнете, тому зосередьтеся на записуванні найважливішої інформації.

Запишіть протокол: якщо ви не хочете пропустити жодного важливого пункту порядку денного і хочете, щоб усі, хто не бере участі в засіданні, мали повне уявлення про його хід, ви можете записати засідання за допомогою tl;dv. Це також звільняє учасників від необхідності робити нотатки, що дозволяє їм бути більш присутніми під час засідання.

Протоколи засідань правління схожі на протоколи більшості інших засідань, але, можливо, мають вищий рівень важливості. Це пов'язано з тим, що на таких засіданнях часто приймаються рішення вищого рівня. Для цього ми рекомендуємо або записувати засідання, щоб не втратити жодної деталі. Якщо ж ви віддаєте перевагу ручному веденню протоколів засідань, то ми рекомендуємо наші надійні шаблони засідань, які дозволяють швидко документувати пункти порядку денного, доповідачів та наступні кроки. 

Три кроки для належного ведення протоколів засідань правління

#1 Плануйте заздалегідь

Для проведення продуктивних нарад необхідно заздалегідь підготуватися. Це включає визначення питань порядку денного, мети наради, наступних кроків і, можливо, роздачу необхідних матеріалів для ознайомлення перед нарадою. Це дозволить підвищити ефективність наради та кількість практичних заходів, що випливають з протоколу наради.

#2 Зрозумійте порядок денний і використовуйте його

Почніть з найважливішого, вирішуючи, що слід включити до протоколу засідання. Слідкуйте за часом і використовуйте порядок денний, щоб відстежувати, чи проходить засідання за розкладом. Можливо, ви можете виділити час наприкінці для обговорення питань і тем, які не були включені до порядку денного засідання.

#3 Уточнити моменти та пропозиції

Під час складання протоколу засідання переконайтеся, що кожен наступний крок призначений принаймні одному члену команди. Також уточніть терміни виконання та ресурси, необхідні для їх виконання.

Чому протоколи засідань правління є важливими?

Протоколи засідань ради директорів мають велике значення з різних причин. Перш за все, протоколи засідань ради директорів слугують історичним свідченням короткострокової та довгострокової стратегії ради. Оскільки кожне засідання має конкретну місію та бачення, рада може використовувати протоколи засідань як базу даних для майбутнього доступу, щоб побачити, наскільки просунулися справи.

З tl;dv ви в надійних руках! Завдяки нашому розширення для Google Chromeви можете легко записувати та транскрибувати будь-яку Google Meet натисканням кнопки. Просто встановіть розширення tl;dv Chrome, а потім, коли ви будете в режимі реального часу на Google Meet, просто запросіть tl;dv зустріч. Після закінчення зустрічі ви автоматично отримаєте електронним листом транскрипт та відео з позначками часу. Це дозволяє миттєво пов'язати будь-яку нотатку з зустрічі з точним моментом у записі.

Багато хто вирішує зберігати протоколи та нотатки з нарад або локально, або в онлайн-базі даних, такій як Google Drive, Notion, Dropbox, iCloud або Onedrive. Зазвичай це визначається вашою командою та компанією. Якщо ви записуєте свої наради за допомогою tl;dv, відеозаписи та стенограми нарад автоматично зберігатимуться у вашій tl;dv .