[Modèle gratuit] Comment rédiger efficacement un procès-verbal de réunion 📙

Les comptes rendus de réunion sont les comptes rendus écrits d'une conférence. Ils sont utilisés pour informer les participants et les non-participants de ce qui a été discuté lors de la réunion en direct. La rédaction de comptes rendus de réunion permet de documenter les décisions et les idées importantes, et de formuler les prochaines étapes. Les comptes rendus de réunion permettent aux membres de l'équipe absents de se mettre au courant du contenu, des mesures à prendre et des prochaines étapes discutées.

Quels outils peuvent aider à rédiger facilement et rapidement les comptes rendus de réunion ?

Notre règle par défaut est de toujours enregistrer nos réunions avec tl;dv. Cependant, chaque organisation est différente. Voici quelques-uns des outils les plus couramment utilisés pour la prise de notes lors des réunions :

• Google Docs ou Google Sheets
• La suite Microsoft : comprenant Onenote, Word et Excel*.
• Notion
• Pages d'Apple
• Evernote
• Bloc-notes
• Zoho Docs
• OpenOffice

*Peu de gens savent que Microsoft propose également des versions en ligne gratuites de ces.

Créez un plan : Disposer d'un cadre basé sur un ordre du jour (consultez nos modèles ci-dessous) facilite la prise de notes, la consignation des décisions et autres informations sous chaque point au fur et à mesure.

Marquez les membres à leur arrivée : Si vous savez qui participera à la réunion, vous pouvez les cocher au fur et à mesure qu'ils arrivent ; sinon, demandez aux participants de se présenter au début de la réunion.

N'en faites pas trop : Si vous essayez de retranscrire exactement le dialogue, vous ne pourrez pas suivre, alors concentrez-vous sur les informations essentielles.

Enregistrez le procès-verbal : si vous ne voulez manquer aucune action importante et souhaitez que toutes les personnes absentes aient une visibilité totale sur la réunion, vous pouvez enregistrer votre réunion avec tl;dv. Cela libère également les participants de toute tâche de prise de notes, leur permettant d'être plus présents pendant la réunion.

Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration sont similaires à ceux de la plupart des autres réunions, mais leur importance est peut-être plus grande. En effet, c'est souvent à ce niveau que sont prises les décisions les plus importantes de l'entreprise. Pour cette raison, nous vous recommandons soit d'enregistrer la réunion, afin qu'aucun détail ne soit perdu, soit, si vous préférez rédiger manuellement le procès-verbal, d'utiliser nos modèles de réunion robustes qui vous permettent de documenter rapidement les points à l'ordre du jour, les intervenants et les prochaines étapes. 

Trois étapes pour rédiger correctement le procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration

#1 Planifiez à l'avance

Pour que les comptes rendus de réunion soient productifs, il faut les préparer à l'avance. Cela implique notamment de définir les points à l'ordre du jour, l'objectif de la réunion, les prochaines étapes et éventuellement de distribuer les documents à lire avant la réunion. Cela permet d'accroître l'efficacité de la réunion et le nombre de mesures concrètes issues des comptes rendus.

#2 Comprendre l'agenda et l'utiliser

Commencez par l'essentiel lorsque vous décidez du contenu du procès-verbal de la réunion. Soyez conscient du temps qui passe et utilisez l'ordre du jour pour vérifier si la réunion se déroule comme prévu. Vous pouvez éventuellement réserver du temps à la fin pour aborder les questions et les points de discussion qui ne figuraient pas à l'ordre du jour de la réunion.

#3 Clarifier les points et les contributions

Lorsque vous rédigez le compte rendu d'une réunion, veillez à ce que chaque étape suivante soit attribuée à au moins un membre de l'équipe. Précisez également les dates d'échéance et les ressources nécessaires pour les mener à bien.

Pourquoi les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration sont-ils importants ?

Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration sont importants pour diverses raisons. Tout d'abord, ils constituent une preuve historique de la stratégie à court et à long terme du conseil. Chaque réunion ayant une mission et une vision spécifiques, le conseil peut utiliser les procès-verbaux comme base de données à consulter ultérieurement pour voir où en sont les choses.

Vous êtes entre de bonnes mains avec tl;dv! Grâce à notre extension Google Chrome, vous pouvez facilement enregistrer et transcrire n'importe quelle Google Meet un simple clic. Il vous suffit d'installer l'extension tl;dv Chrome tl;dv , puis, lorsque vous êtes dans une Google Meet en direct, d'inviter tl;dv la réunion. Une fois la réunion terminée, vous recevrez automatiquement par e-mail votre transcription et votre vidéo avec les moments forts horodatés. Cela vous permet de relier instantanément n'importe quelle note de réunion au moment exact de l'enregistrement.

Beaucoup choisissent de stocker leurs comptes rendus et notes de réunion soit localement, soit dans une base de données en ligne telle que Google Drive, Notion, Dropbox, iCloud ou Onedrive. En général, ce choix est déterminé par votre équipe et votre entreprise. Si vous enregistrez vos réunions avec tl;dv, vos vidéos et transcriptions seront automatiquement stockées dans votre tl;dv .