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Se não houvesse atas da reunião, ela realmente teria acontecido? Essa questão tem atormentado filósofos e anotadores há décadas. Se você foi designado como o sagrado escrivão da reunião, deve saber como redigir atas e compartilhá-las facilmente com sua equipe. Neste artigo, abordaremos todos os fundamentos sobre como redigir, compartilhar e armazenar atas de reuniões, juntamente com nossos modelos gratuitos de atas de reuniões. Também compartilharemos nossas dicas que irão aprimorar suas habilidades na elaboração de atas de reuniões! 😎
Neste artigo
O básico
Para que você possa lidar com qualquer reunião, abordamos os fundamentos sobre como rastrear, armazenar e compartilhar suas preciosas informações.
As atas de reunião são os registros escritos de uma conferência. Elas são usadas para informar aos participantes e não participantes o que foi discutido na reunião ao vivo. A elaboração de atas de reunião ajuda a documentar decisões e insights importantes, além de formular os próximos passos. As atas de reunião permitem que os membros ausentes da equipe se atualizem sobre o conteúdo, os itens de ação e os próximos passos discutidos.
Quais ferramentas podem ajudar a redigir atas de reuniões de forma fácil e rápida?
Nosso padrão é sempre registrar nossas reuniões com tl;dv. No entanto, cada organização é diferente. Algumas das ferramentas mais comuns para registrar atas de reuniões são:
- Google Docs ou Google Sheets
- O pacote Microsoft: incluindo Onenote, Word e Excel*.
- Noção
- Pages da Apple
- Evernote
- Bloco de notas
- Zoho Docs
- OpenOffice
*Poucas pessoas sabem que a Microsoft também oferece versões online gratuitas desses produtos.
Crie um esboço: Ter uma estrutura baseada em uma agenda (confira nossos modelos abaixo) facilita anotar observações, decisões e outras informações em cada item à medida que você avança.
Marque os membros à medida que eles entram: Se você souber quem participará da reunião, pode marcá-los à medida que chegarem; caso contrário, peça às pessoas que se apresentem no início da reunião.
Não exagere: Se você tentar transcrever o diálogo exatamente, não conseguirá acompanhar, então concentre-se em escrever as informações essenciais.
Registre a ata: se você não quer perder nenhum item de ação importante e deseja que todos os que não participaram tenham total visibilidade da reunião, você pode gravar sua reunião com tl;dv. Isso também libera os participantes de qualquer tarefa de anotação, permitindo que eles estejam mais presentes durante a reunião.
As atas das reuniões do conselho são semelhantes às da maioria das outras reuniões, mas talvez com um nível de importância mais elevado. Isso ocorre porque, muitas vezes, são tomadas decisões de alto nível pela empresa. Para isso, recomendamos gravar a reunião, para que nenhum detalhe seja perdido. Alternativamente, se você preferir redigir as atas manualmente, recomendamos nossos modelos de reunião robustos, que permitem documentar rapidamente os itens da agenda, os palestrantes e os próximos passos.
Três etapas para redigir adequadamente as atas das reuniões do conselho
#1 Planeje com antecedência
Atas de reuniões produtivas exigem alguma preparação prévia. Isso inclui definir os itens da agenda, o objetivo da reunião, os próximos passos e, talvez, distribuir o material de leitura necessário antes da reunião. Isso pode aumentar a eficiência da reunião e o número de itens acionáveis derivados das atas da reunião.
#2 Entenda a agenda e utilize-a
Comece com o essencial ao decidir o que deve ser incluído na ata da reunião. Esteja atento ao tempo e use a pauta da reunião para acompanhar se a reunião está ocorrendo conforme o programado. Você pode reservar um tempo no final para abordar perguntas e pontos de discussão que não estavam na pauta de reunião.
#3 Esclareça pontos e contribuições
Ao redigir as atas das reuniões, certifique-se de que cada etapa seguinte seja atribuída a pelo menos um membro da equipe. Além disso, esclareça os prazos e os recursos necessários para concluí-las.
Por que as atas das reuniões do conselho são importantes?
As atas das reuniões do conselho são importantes por vários motivos. Em primeiro lugar, elas servem como evidência histórica da estratégia de curto e longo prazo do conselho. Como cada reunião tem uma missão e uma visão específicas, o conselho pode utilizar as atas como um banco de dados para acesso futuro, a fim de verificar o progresso alcançado.
Você está em boas mãos com tl;dv! Através da nossa extensão do Google Chrome, você pode facilmente compartilhar o conteúdo que está lendo com seus amigos. extensão do Google Chrome, você pode gravar e transcrever facilmente qualquer Google Meet um clique. Basta instalar a extensão tl;dv Chrome e, quando estiver em uma Google Meet ao vivo Google Meet, convidar tl;dv a reunião. Após o término da reunião, você receberá automaticamente por e-mail sua transcrição e o vídeo com destaques marcados com data e hora. Isso permite que você vincule instantaneamente qualquer nota da reunião ao momento exato da gravação.
Muitos optam por armazenar as atas e notas das reuniões localmente ou em um banco de dados online, como Google Drive, Notion, Dropbox, iCloud ou Onedrive. Normalmente, isso será determinado pela sua equipe e empresa. Se você estiver gravando suas reuniões com tl;dv, os vídeos e transcrições das reuniões serão automaticamente armazenados na sua tl;dv .
Três modelos essenciais gratuitos de atas de reuniões
Criamos nossos três modelos essenciais de atas de reunião (incluindo um modelo simples de ata de reunião)
para equipes que não registram suas reuniões. Todas as informações essenciais estão incluídas nesses modelos, incluindo itens da agenda, itens de ação, palestrantes e próximos passos. Classificamos esses modelos de acordo com seu nível de detalhe e complexidade.
Nível 1: modelo simples de ata de reunião
Para reuniões simples, ou se você desejar um complemento escrito adicional à gravação da sua reunião, recomendamos este modelo simples.
Deseja baixar este modelo simples de ata de reunião? Aqui estão todos os formatos disponíveis:
- Modelo de ata de reunião do Google Sheet. Copie-o para transferi-lo para suas ferramentas favoritas de anotações, como Notion, Evernote, Google Docs e assim por diante.
- Modelo em PDF (.pdf).
- Modelo do Microsoft Excel (.xlsx).
- Modelo de planilha com valores separados por vírgulas (.csv).
- Modelo de planilha OpenDocument (.ods).
Deseja este modelo simples de ata de reunião em outro formato ou tipo de documento? Basta enviar um e-mail para [email protected] com o assunto: “Modelo simples de ata de reunião” e sua solicitação!
Nível 2: modelo de ata de reunião intermediária
Este modelo de reunião concentra-se nas próximas etapas e em quem é responsável por elas. Informações adicionais que você pode querer anotar são as expectativas e os prazos.
Deseja baixar este modelo? Aqui estão todos os formatos disponíveis:
- Modelo de ata de reunião do Google Sheet. Copie-o para transferi-lo para suas ferramentas favoritas de anotações, como Notion, Evernote, Google Docs e assim por diante.
- Modelo em PDF (.pdf).
- Modelo do Microsoft Excel (.xlsx).
- Modelo de planilha com valores separados por vírgulas (.csv).
- Modelo de planilha OpenDocument (.ods).
Nível 3: o modelo robusto de atas de reuniões
Se você deseja ter tudo sob controle, opte pelo nosso robusto modelo de ata de reunião.
Deseja baixar este modelo? Aqui estão todos os formatos disponíveis:
- Modelo de ata de reunião do Google Sheet. Copie-o para transferi-lo para suas ferramentas favoritas de anotações, como Notion, Evernote, Google Docs e assim por diante.
- Modelo em PDF (.pdf).
- Modelo do Microsoft Excel (.xlsx).
- Modelo de planilha com valores separados por vírgulas (.csv).
- Modelo de planilha OpenDocument (.ods).
🔥Dica importante: para redigir atas de reuniões de forma rápida e eficiente, utilize tl;dv. Somos o único provedor de gravação de vídeo e áudio em plataformas como Google Meet. Junto com sua gravação, você também receberá uma transcrição automática!
Como registrar atas de reuniões com tl;dv?
Se você pudesse acompanhar sua reunião em poucos minutos e receber uma transcrição automática, ainda assim continuaria a redigir atas manuais?
Se você respondeu não, então os próximos parágrafos são para você...
Embora inventada em 1989, as videoconferências ao vivo não mudaram significativamente, apesar de serem essenciais para inúmeras empresas. Queríamos capacitar as equipes para que fizessem mais com menos reuniões. Gravar as reuniões era o ponto de partida mais lógico!
Com a extensãotl;dv Chrome, você pode gravar facilmente suas reuniões ao vivo com um clique! O melhor de tudo? Não se trata apenas de vídeos longos, mas também de gravações de reuniões com destaques marcados com data e hora, vinculados ao momento exato em sua transcrição e vídeo. Agora, os momentos críticos não precisam mais se perder em longos documentos de atas ou transcrições de reuniões. Compartilhe facilmente os pontos importantes, totalmente contextualizados em vídeo.
Veja como tl;dv um tl;dv abaixo, em nossa atualização de produto de julho.
Ficamos felizes que você tenha perguntado, porque é super fácil!
- Instale nossa extensão do Google Chrome extensãotl;dv Chrome.
- Participe de qualquer Google Meet .
- Você pode optar por nos testar primeiro criando um Google Meet de teste. Acesse Google Meet e selecione “iniciar reunião instantânea”.
- Selecione “iniciar gravação” para convidar tl;dv a reunião (gravar uma Google Meet ).
- Bônus: escreva na interface da reunião tl;dv para adicionar destaques com marcação de tempo à gravação da sua reunião!
- Quando terminar sua reunião, saia normalmente. Seu tl;dv enviado automaticamente para seu e-mail associado e também poderá ser encontrado em sua biblioteca tl;dv .
Agora você está pronto para acompanhar as reuniões em poucos minutos! 🙌
Como gravar uma Google Meet ?
Ficamos felizes que você tenha perguntado exatamente como gravar uma Google Meet ! É muito parecido com o processo acima, então adicionamos o processo exato abaixo...
É fácil gravar uma Google Meet ! Veja como:
- Instale nossa extensão do Google Chrome extensãotl;dv Chrome.
- Participe de qualquer Google Meet .
- Você pode optar por testar como gravar uma Google Meet criando um Google Meet de teste. Acesse Google Meet e selecione “iniciar reunião instantânea”.
- Selecione “iniciar gravação” para convidar tl;dv a reunião (gravar uma Google Meet ).
- Bônus: escreva na interface da reunião tl;dv para adicionar destaques com marcação de tempo à gravação da sua reunião!
- Quando terminar sua reunião, saia normalmente. Seu tl;dv enviado automaticamente para seu e-mail associado e também poderá ser encontrado em sua biblioteca tl;dv .
É assim que se grava facilmente uma Google Meet ! Agora você está pronto para acompanhar as reuniões em poucos minutos! 🙌
Como transcrever atas de reuniões com tl;dv?
A transcrição das atas das reuniões pode ser feita manualmente ou automaticamente com ferramentas como tl;dv – que também fornece uma gravação da reunião junto com a transcrição. Isso pode facilitar muito o trabalho de transcrever manualmente as atas das reuniões.
As transcrições das reuniões também carecem de contexto, emoção e são frequentemente imprecisas. Tudo isso pode ser evitado com a transcrição automática e a gravação das reuniões. Assim, da próxima vez que gravar uma Google Meet , poderá também desfrutar de uma transcrição...
- Instale nossa extensão do Google Chrome extensãotl;dv Chrome.
- Participe de qualquer Google Meet .
- Você pode optar por nos testar primeiro criando um Google Meet de teste. Acesse Google Meet e selecione “iniciar reunião instantânea”.
- Selecione “Iniciar gravação” para convidar tl;dv a reunião.
- Quando terminar sua reunião, saia normalmente. Seu tl;dv enviado automaticamente para o seu e-mail associado e também para o seu tl;dv .
- Bônus: analise sua transcrição rapidamente com nosso recurso de leitura dinâmica, que destaca automaticamente os pontos mais importantes da reunião.
Agora você está pronto para se atualizar sobre a reunião em poucos minutos! 🙌
Bônus: como compartilhar instantaneamente atas de reuniões sincronizadas? 🤩
As atas das suas reuniões só são boas se forem seguidas de ações concretas! Por isso, queríamos tornar as atas das reuniões o mais práticas e compartilháveis possível! Com nossos destaques marcados com data e hora, quando você compartilha um tl;dv, qualquer pessoa da sua equipe pode ser instantaneamente transportada para o momento relevante em qualquer reunião. Esses destaques marcados com data e hora e links de reuniões são facilmente sincronizados e compartilhados com seus CRMs e ferramentas de anotações favoritos.
Considerações finais sobre como redigir atas de reuniões
Para a elaboração tradicional de atas de reuniões, você pode usar nossos modelos acima. No entanto, acreditamos que a elaboração de atas de reuniões não deve ser uma tarefa enfadonha. As equipes também não devem sacrificar seu tempo para se manterem a par do que aconteceu nas reuniões recentes. Ao vincular suas atas de reuniões ao momento exato em qualquer gravação de reunião, suas atas de reuniões ficam mais práticas e compartilháveis do que nunca! Então, o que você está esperando? Grave uma Google Meet !
Você baixou nosso modelo simples de ata de reunião? Talvez você tenha decidido que gravar as reuniões é o caminho a seguir? De qualquer forma, quaisquer comentários ou feedback podem ser encaminhados para [email protected]
