[無料テンプレート] 議事録を効果的に取る方法 📙

会議議事録は会議の書面記録です。これらは、出席者と非出席者に実際の会議で議論された内容を伝えるために使用されます。議事録を作成することで、重要な決定事項や洞察を記録し、次のステップを策定するのに役立ちます。議事録により、欠席したチームメンバーは議論された内容、アクションアイテム、および次のステップについて把握することができます。

会議の議事録を簡単かつ迅速に作成するのに役立つツールはどれですか？

私たちのデフォルト設定は、常にtl;dvで会議を記録することです。ただし、組織によって状況は異なります。最も一般的な議事録作成ツールには以下のようなものがあります：

• Google ドキュメントまたは Google スプレッドシート
• Microsoft Officeスイート：OneNote、Word、Excel*を含む。
• ノーティオン
• AppleのPages
• エバーノート
• メモ帳
• ゾーホー ドキュメント
• オープンオフィス

*あまり知られていませんが、マイクロソフトも 無料のオンライン版を提供していることを。

アウトラインを作成する: 議題に基づいた枠組み（下記テンプレート参照）を用意しておけば、各項目ごとにメモや決定事項、その他の情報をその場で簡単に書き留められます。

出席者が入室したらチェックを入れる： 会議の出席者が事前に分かっている場合は、到着順にチェックを入れてください。事前に把握していない場合は、会議の冒頭で各自自己紹介を行わせてください。

やりすぎないでください： 会話の逐語的な書き起こしにこだわると、対応が追いつかなくなる。重要な情報に集中して書き留めよう。

議事録の作成: 重要なアクションアイテムを見逃したくない場合や、出席できなかった全員に会議内容を完全に把握してもらいたい場合は、tl;dv会議を録音できます。これにより参加者は議事録作成の負担から解放され、会議中により集中して臨むことが可能になります。

取締役会議事録は、他の会議と同様ですが、より重要度が高い場合があります。これは、多くの場合、より高レベルの企業決定が行われるためです。このため、詳細を漏らさないよう、会議の録音をお勧めします。あるいは、手動で議事録を作成することをお好みであれば、議題項目、発言者、次回の対応事項を迅速に記録できる、当社の堅牢な会議テンプレートをお勧めします。 

取締役会議事録を適切に作成するための3つのステップ

#1 事前に計画を立てる

生産的な会議議事録には、事前の準備が必要です。これには議題の設定、会議の目標、次のステップの明確化、場合によっては会議前の事前資料配布が含まれます。こうした準備を行うことで、会議の効率が向上し、議事録から導き出される実行可能な事項の数が増加します。

#2 アジェンダを理解し、活用する

会議議事録に記載すべき内容を決定する際は、基本事項から始めましょう。時間を意識し、議題表を用いて会議が予定通り進行しているかどうかを確認してください。最後に時間を確保し、議題に含まれていなかった質問や議論事項を扱うことも可能です。

#3 ポイントと入力を明確にする

会議の議事録を作成する際は、各次のアクションが少なくとも1人のチームメンバーに割り当てられていることを確認してください。また、期限と完了に必要なリソースを明確にすること。

取締役会議事録はなぜ重要なのか？

取締役会議事録は様々な理由から重要である。何よりもまず、取締役会の短期・長期戦略の史的証拠として機能する。各会議には固有の使命とビジョンがあるため、取締役会は議事録をデータベースとして活用し、今後の参照を通じて進捗状況を把握できる。

tl;dvなら安心してお任せください！当社の Google Chrome拡張機能を使えば、Google Meet 録画と文字起こしが簡単にできます。tl;dv Chrome拡張機能をインストールし、ライブGoogle Meet tl;dv 招待するだけ。ミーティング終了後、タイムスタンプ付きの文字起こしと動画が自動的にメールで届きます。 タイムスタンプ付きのハイライト付きでメール送信されます。 これにより、会議メモを録画内の正確な瞬間に即座に紐付けられます。

多くの場合、会議の議事録やメモはローカルに保存するか、Google Drive、Notion、Dropbox、iCloud、OneDriveなどのオンラインデータベースに保存します。通常、これはチームや会社の判断によります。tl;dv会議を録画している場合、会議の動画と文字起こし記録はtl;dv に保存されます。